Messages-clés

Financement – plaintes et inventaire

Compte tenu de notre financement actuel, nous prévoyons de fermer 4 400 dossiers par année.
Depuis le 1er avril 2022, nous avons enregistré près de 3 500 plaintes et avons déjà réussi à fermer plus de 3100 dossiers de plainte, ce qui représente 45 % de dossiers de plainte fermés de plus que l’exercice dernier au cours de la même période.
Le Commissariat à l’information aura besoin de ressources supplémentaires pour réduire le nombre de plaintes dans son inventaire, tout en veillant à ce que les nouvelles plaintes soient traitées en temps opportun.
Nous travaillons actuellement sur une proposition budgétaire en vue d’obtenir des ressources supplémentaires pour nous permettre de remplir notre mandat et de faire respecter le droit d’accès, ce droit quasi constitutionnel.

Financement – indépendance

Une autre problématique sous-jacente à nos pressions financières concerne le processus par lequel le Commissariat, tout comme les bureaux des autres agents du Parlement, reçoit son financement.
Le fait que des ministères et organismes sur lesquels nous menons des enquêtes participent à la détermination du montant des fonds qui nous sont alloués n’est pas compatible avec notre indépendance ou notre obligation de rendre des comptes uniquement au Parlement.
Par exemple, nous menons des enquêtes sur le ministère des Finances ou le Secrétariat du Conseil du Trésor, qui participent tous deux à l’appui des décisions gouvernementales concernant notre financement. Cela n’a aucun sens.

Le leadership et la culture au sein des institutions fédérales

Les dirigeants mènent la voie par leurs paroles, mais plus important encore, par leurs actions.
La conformité à la loi telle qu’elle existe actuel lement représenterait un premier pas important en vue d’améliorer la situation. Il faut donc que le message vienne des hauts fonctionnaires.
Des directives claires concernant la divulgation de renseignements, davantage de divulgations proactives et volontaires, plus de ressources ainsi que plus d’innovation aideraient grandement à garantir la communication de l’information en temps opportun. Les plus hauts responsables du gouvernement ont le pouvoir de prendre de telles mesures.
Les hauts dirigeants doivent être tenus responsables du rendement de leur institution en matière d’accès.
Dans les institutions qui obtiennent de meilleurs résultats que les autres, les dirigeants s’impliquent dans les activités liées à l’accès et y jouent un rôle actif. Ils savent ce qui se passe au sein de leur ministère ou organisme en matière d’accès. Ils comprennent les difficultés relatives à l’AIPRP et les défis au sein de leur institution. Ils demandent à recevoir des rapports et des comptes rendus sur le rendement. Ils comprennent aussi pourquoi il est important d’innover, de mettre à profit la technologie et de gérer efficacement les documents.
Dans les institutions où tout se déroule comme il se doit, le message selon lequel l’AIPRP est un élément essentiel du travail d’un fonctionnaire, plutôt qu’une distraction par rapport à d’autres responsabilités, a été entendu. En l’absence de la collaboration nécessaire des autres secteurs du ministère pour récupérer les documents, les équipes d’AIPRP ne peuvent répondre aux demandes en temps opportun.

Besoin d’innovation et de ressources

Depuis le début de mon mandat, je ne cesse de demander à ce que des ressources supplémentaires soient consacrées au système.
L’augmentation marquée des demandes d’accès constatée au fil du temps n’a pas été suivie par une hausse proportionnelle des ressources ou des outils et processus nécessaires à la gestion de cette augmentation des demandes.
La solution ne consiste pas uniquement à injecter des fonds. Il faut aussi innover.

L’expérience démontre que l’adoption d’outils technologiques spécialisés permet une utilisation plus efficace des ressources financières et humaines. Autrement dit, si la technologie existe, nous devons l’utiliser.

Obligation de consigner l’information et gestion de l’information

Sans document, le droit d’accès n’existe pas. Les ministres et sous-ministres doivent veiller à ce que leurs fonctionnaires et eux-mêmes produisent, sauvegardent et contrôlent les documents dans lesquels sont consignées les décisions et les mesures prises, et à ce que cette information soit bien gérée en tout temps. Cela est d’autant plus important alors que nous apprenons à travailler dans un environnement hybride.
Il n’y a actuellement aucune exigence législative en ce qui concerne l’obligation de consigner. La Loi devrait l’exiger.

Déclassification

Dans la situation actuelle, le traitement de l’information classifiée est un processus extrêmement long et compliqué. Toute initiative visant à déclassifier ou à déclasser les documents facilitera le traitement des demandes d’accès et améliorera l’accès en général.
En déclassifiant les documents lorsqu’il est raisonnable de le faire, les institutions faciliteraient l’accès à l’information qui n’est plus sensible, car il est plus facile de traiter des documents déclassifiés.
Une solide stratégie de déclassification pour les documents liés à la sécurité nationale et au renseignement doit être considérée comme un moyen de contribuer aux objectifs de responsabilisation, de transparence et de pratiques démocratiques, tout en offrant des avantages en matière d’amélioration du rendement à la communauté de la sécurité et du renseignement elle-même.
J’ai soulevé cette question à maintes reprises par le passé, et tout récemment dans le cadre de mon enquête systémique concernant BAC.

Examen législatif

Nous pouvons convenir que 35 ans, c’était trop long. La Loi avait grandement besoin d’être mise à jour avant les modifications de 2019; celles-ci constituent donc un pas dans la bonne direction.
La Loi sur l’accès à l’information ne tient toujours pas compte de notre réalité, soit l’ère du gouvernement numérique. La Loi doit régulièrement faire l’objet d’un examen, et c’est pourquoi il est essentiel qu’il y ait des examens obligatoires.
Il est très encourageant de constater que le Comité ETHI a pris l’initiative d’entreprendre une étude sur le système d’accès à l’information.
La portée de l’examen qu’effectue le SCT, lequel est en cours depuis maintenant deux ans, ne porte pas seulement sur les dispositions législatives, mais aussi sur l’examen des moyens visant à améliorer la publication proactive et à rendre l’information accessible au public, de même que sur les processus et les systèmes visant à améliorer le service et à réduire les retards
En janvier 2021, j’ai présenté mes observations et recommandations dans le cadre de cet examen. Elles se présentent en deux parties :
Partie I : la façon d’améliorer le système d’accès à l’information au Canada en fonction de quatre aspects fondamentaux à l’égard desquels des mesures concrètes peuvent être prises dès maintenant, sans attendre la fin de l’examen législatif (p. ex. le leadership et des directives claires relativement à la transparence et aux attentes en matière de divulgation; le besoin d’innover et d’affecter suffisamment de ressources au système d’accès; la déclassification des documents en temps opportun).
Partie II : traite du renouvellement du cadre législatif.

Questions et réponses

Examen législatif

Q1. À quelles modifications législatives devrait-on accorder la priorité?

Les retards sont le principal problème en ce qui concerne l’accès. La Loi devrait prévoir la durée maximale des consultations qui sont nécessaires pour donner suite à une demande d’accès. (Recommandation 1, tirée de mes observations dans le cadre de l’examen du système d’accès à l’information au sein du gouvernement du Canada)
Les cabinets du premier ministre et des ministres devraient être assujettis à la partie 1 de Loi. (Recommandation 3, tirée de mes observations dans le cadre de l’examen du système d’accès à l’information au sein du gouvernement du Canada)
Les renseignements confidentiels du Cabinet devraient être assujettis à la Loi et ils devraient être visés par une exception plutôt qu’une exclusion afin de permettre une révision indépendante. (Recommandations 7 et 8, tirées de mes observations dans le cadre de l’examen du système d’accès à l’information au sein du gouvernement du Canada)
Le paragraphe 21(2) de la Loi devrait être modifié pour y ajouter une liste de catégories de renseignements qui ne sont pas protégées par l’exception. La période de 20 ans prévue au paragraphe 21(1) de la Loi devrait être réduite à 10 ans. L’exception actuelle est trop vaste. (Recommandation 9, tirée de mes observations dans le cadre de l’examen du système d’accès à l’information au sein du gouvernement du Canada)

Q2. Est-il réaliste de s’attendre à ce qu’il soit possible de changer le système?

Durant la pandémie, nous avons vu que certains responsables des institutions sont prêts à accepter des limitations opérationnelles importantes, y compris le non-respect de leurs obligations en matière d’accès. Ce n’est pas acceptable, et cela dénote un manque de leadership.
Il est essentiel que les responsables des institutions veillent à ce que celles-ci soient dotées des ressources, des processus et des outils nécessaires pour respecter ses obligations en vertu de la Loi. C’est à eux qu’incombe la responsabilité ultime à cet égard.
La population canadienne s’attend, à juste titre, à ce que son gouvernement, qui est responsable de l’adoption de lois du pays, les respecte lui-même.

Plaintes et enquêtes

Q3. Comment expliquez-vous le grand nombre de plaintes que vous avez reçues en 2021-2022 et que vous continuez à recevoir cette année?

Les conséquences de la pandémie : Certaines institutions se sont servies de la pandémie pour justifier les retards dans le traitement des demandes. (Problèmes avec les demandes d’accès = plus de plaintes)
Lorsque les institutions ne fournissent pas l’information au demandeur ou qu’il y a un retard injustifiable, il y a un risque de plainte.
Le Commissariat reçoit encore un grand nombre de plaintes concernant IRCC (65 % des plaintes).
Une partie de la hausse constatée est probablement attribuable à l’intérêt porté aux décisions prises par le gouvernement pendant la pandémie sur des sujets tels que la vaccination et les programmes d’aide gouvernementale aux entreprises et aux particuliers.

Q4. Vous avez reçu 4 198 plaintes concernant IRCC en 2021-2022 (sur un total de 6 945 plaintes. Cela représente une grande partie des plaintes. Les mesures prises par IRCC à la suite de l’enquête systémique permettent-elles de régler le problème?

La quasi-totalité (98,9 %) des demandes d’accès que reçoit IRCC est liée à des dossiers de demande d’immigration.
La majorité provient de représentants de ressortissants étrangers et d’avocats spécialisés en immigration qui cherchent à obtenir des informations sur le dossier d’immigration de leurs clients. La seule façon pour eux de recevoir des informations relatives à leur dossier est de faire une demande d’accès – voilà où se trouve le problème.
Le Commissariat reçoit des plaintes parce que l’IRCC n’a pas les ressources nécessaires pour répondre dans les 30 jours. Par conséquent, la plupart des plaintes que nous recevons de l’IRCC sont des plaintes administratives.
Afin que le Commissariat puisse constater une réduction du nombre de plaintes, IRCC devra respecter le délai de 30 jours.
Cela dit, à la suite de mon enquête systémique, IRCC s’emploie à mettre au point divers outils, dont un qui vise à améliorer la communication avec les clients au sujet de l’état d’avancement des dossiers d’immigration par l’entremise de MonDossier.

Financement

Q5. Le Commissariat a reçu un financement permanent (3 M$) en 2020-2021. Ce financement suffit-il pour exécuter son mandat?

Il l’était à l’époque. Toutefois, le nombre de plaintes a plus que doublé depuis.
Afin de répondre adéquatement au nombre croissant de plaintes (soit une augmentation de 70 % / 6 900 plaintes en 2021-2022), le Commissariat demandera un financement supplémentaire (environ 6,6 M$). Selon le financement actuel, le Commissariat devrait fermer 4 400 dossiers de plainte par année, mais il prévoit d’en recevoir plus de 7 700 au cours du présent exercice et 8 200 l’exercice suivant.
Le financement supplémentaire serait investi dans l’embauche d’enquêteurs, d’avocats et de personnel de soutien organisationnel (46 ETP au total), dans le renforcement de nos infrastructures de sécurité et de cybersécurité, dans le soutien des projets obligatoires de la GI/TI et des outils de collaboration (y compris un important projet migration vers l’infonuagique pour fournir aux enquêteurs les outils nécessaires afin de travailler efficacement en mode hybride), ainsi que dans la publication de comptes rendus à l’issue des enquêtes.

Q6. Que se passera-t-il si vous ne recevez pas de ressources supplémentaires?

Comme je l’ai mentionné au mois de mai, lors de ma dernière comparution devant ce comité, nous courons le risque de ne pas être en mesure d’offrir de fournir le service le plus élémentaire à la population canadienne.
Si le nombre de plaintes continue de croître, l’arriéré pourrait atteindre 20 000 plaintes d’ici 2025-2026. Cela surchargerait les activités du Commissariat et entraînerait des retards encore plus longs pour les parties plaignantes qui attendent le résultat de leur plainte.

Innovation

Q7. Pouvez-vous nous donner des exemples d’institutions qui ont fait preuve d’innovation?

Les progrès réalisés par IRCC dans le domaine de la communication avec les clients sont les suivants :
- Pour aider les clients à assurer un suivi de leur demande, IRCC a commencé à utiliser un outil de suivi de l’état des dossiers pour les secteurs d’activité de la citoyenneté et de la résidence permanente de la catégorie du regroupement familial. Cet outil est conçu pour améliorer la communication avec les clients au sujet de l’état d’avancement des dossiers d’immigration par l’entremise de MonDossier;
- La conception, le développement, la mise en œuvre et l’intégration de l’automatisation robotisée des processus (ARP ou « inforobots ») dans le traitement des demandes d’AIPRP. Il s’agit de cibler les processus courants, basés sur la saisie de données et à fort volume, de sorte qu’une solution automatisée puisse accomplir les tâches requises.
Agence de revenu du Canada : Lancement d’une initiative de réingénierie pour s’attaquer à leur arriéré. Dorénavant sans papier. Des équipes spécialisées ont été mises sur pied pour s’attaquer aux arriérés importants; la technologie a été utilisée pour automatiser les processus; de nouveaux processus ont été mis en place pour limiter les erreurs.
Santé Canada / Agence de santé publique : Pendant la pandémie, les demandes reçues par l’Agence ont augmenté de 393 %. Mise en œuvre d’un certain nombre d’initiatives visant à réduire les temps d’attente pour obtenir des informations clés liées à la gestion continue de la pandémie.
- Facteurs de réussite : Recrutement postsecondaire ciblé; programme d’intégration et de formation des recrues; rapports automatisés en temps réel pour les bureaux de première responsabilité.
Secrétariat du Conseil du Trésor : Nouvelle initiative du Bureau de développement de la communauté de l’AIPRP. La communauté le demande depuis de nombreuses années.

Q8. Savez-vous si les ministères et organismes assujettis à la Loi ont tenté d’utiliser l’intelligence artificielle ou d’autres moyens non humains pour traiter les demandes, c’est-à-dire pour repérer les documents avant de les examiner? Cela est-il conforme à la Loi?

J’ai été informé que certaines institutions ont commencé à se servir de l’intelligence artificielle ou d’autres moyens non humains, mais je ne suis pas au courant des détails précis.
Afin de se conformer à la Loi, il incombe aux institutions de fournir tous les documents pertinents, quelle que soit la méthode utilisée pour traiter ces demandes.
Les logiciels d’intelligence artificielle pourraient être l’un des outils utilisés pour traiter les demandes d’accès afin de permettre à une institution de se conformer à la Loi, mais il ne peut s’agir que d’un moyen pour y parvenir.
Pour les responsables des institutions, l’objectif doit être d’assurer la conformité à la Loi et d’assumer les responsabilités législatives, que ce soit par l’utilisation de l’intelligence artificielle ou par tout autre moyen.

Demande d’autorisation pour ne pas donner suite à une demande d’accès

Q9. Les institutions reçoivent des demandes volumineuses et dont la portée est vaste. Certaines sont entachées de mauvaise foi. Les unités de l’AIPRP sont donc submergées par ces demandes. Comment le Commissariat peut-il aider avec cette situation?

Je comprends que les institutions reçoivent des demandes volumineuses et dont la portée est vaste. Il est possible de proroger le délai de traitement en vertu de l’article 9 lorsque la demande d’accès satisfait aux critères de cet article.
En vertu de l’article 6.1 de la Loi, les institutions peuvent demander l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès. Les motifs pour ne pas donner suite à une demande sont les suivants : la demande doit être vexatoire, faite de mauvaise foi ou constituer autrement un abus du droit de faire une demande de communication.
Les institutions peuvent présenter une telle demande seulement après avoir fait tous les efforts raisonnables pour aider le demandeur, conformément à l’obligation de prêter assistance. Cela comprend le fait d’aider les demandeurs à clarifier le fond de leur demande d’accès et, si nécessaire, à en réduire la portée.
Si je ne suis pas d’avis que l’institution s’est acquittée de son obligation, je peux conclure que la demande d’autorisation est prématurée.
Le processus relatif à l’article 6.1 est complètement ouvert : les deux parties ont accès aux documents soumis.

Pouvoir de rendre des ordonnances

Q10. Pourquoi n’avez-vous pas rendu davantage d’ordonnances depuis juin 2019 ?

J’ai le pouvoir de rendre des ordonnances depuis juin 2019
Je ne peux utiliser le pouvoir de rendre des ordonnances que pour les plaintes déposées le 19 juin 2019 ou après cette date.
J’ai rendu 67 ordonnances depuis l’entrée en vigueur du projet de loi C-58 (en date du 28 septembre 2022).
Plus de la moitié de mes ordonnances (55 %) ont été rendues au cours de l’exercice actuel.
La grande majorité des plaintes reçues depuis le 19 juin 2019 ont été réglées avant d’atteindre l’étape de l’ordonnance.

Q11. Est-ce que des institutions qui ont fait l’objet d’une ordonnance l’ont contesté devant la Cour fédérale?

Deux recours en révision en vertu du paragraphe 41(2) ont été exercés par des institutions relativement à mes ordonnances.
Dans le premier cas, il s’agit de déterminer si le retard continu dans la réponse à une demande d’accès est raisonnable. J’ai conclu que ce n’était pas raisonnable et j’ai ordonné qu’une réponse finale soit fournie à la mi-août 2022. L’institution n’a pas respecté cette ordonnance et a déposé un recours en révision devant la Cour.
Le second concerne l’application d’exceptions précises à l’égard d’un document. J’ai conclu que certains des renseignements ne justifiaient pas le recours à l’exception prévue par la Loi et j’ai ordonné la divulgation de renseignements précis. L’institution a fait savoir qu’elle mettrait en œuvre mon ordonnance en ce qui concerne un certain type de renseignements contenus dans les documents, mais a déposé un recours en révision en vertu du paragraphe 41(2) pour contester le reste de l’ordonnance.