Chronologie – Déclarations et mesures prises durant la pandémie
Le 20 mars 2020 – Déclaration du Commissariat à l’information concernant l’incidence de la pandémie de COVID-19
- Déclaration publiée sur le site Web du Commissariat
Alors que de nombreux fonctionnaires fédéraux font du télétravail, on rappelle aux institutions qu’elles doivent continuer de bien consigner leurs décisions et leurs processus de prises de décisions conformément à la Politique sur la gestion de l’information.
Le 2 avril 2020 – L’accès à l’information en cette période extraordinaire
- Article d’opinion publié dans le Hill Times et le site Web du Commissariat
« La semaine dernière, le premier ministre a dit aux Canadiens que, pour rendre des comptes au Parlement et conserver la confiance du public, la transparence est cruciale.
Lorsque le moment viendra, et il viendra, de rendre compte de toutes les mesures prises et des vastes ressources financières déployées par le gouvernement durant cette urgence, les Canadiens s’attendront à avoir un portrait complet des données, des délibérations et des décisions sur les politiques qui ont déterminé la réponse globale du Canada à la COVID-19. »
« [L]es institutions gouvernementales doivent assurer dès maintenant que des mesures de sauvegarde et des pratiques des décisions adéquates sont mises en place. »
Le 28 avril 2020 – Lettre à l’intention du président du Conseil du Trésorde l’époque, Jean-Yves Duclos
- Envoyée au ministre Duclos et publiée sur le site Web du Commissariat
« Je recommande fortement que le gouvernement mette davantage l’accent sur la divulgation proactive des données et des décisions liées à la pandémie dans le but d’atténuer une partie du fardeau qui incombera aux institutions en réaction à la hausse inévitable du nombre de demandes d’accès. Qui plus est, une divulgation proactive accrue et en temps opportun de renseignements fiables et corrects sur la COVID‑19 permettra sans aucun doute de combattre aussi la désinformation et les mythes, un défi particulièrement important à relever dans le contexte de cette pandémie. »
Le 5 mai 2020 – Rencontre avec le président Duclos
- Le ministre Duclos s’est engagé à maintenir des systèmes de gestion de l’information solides pour s’assurer que le gouvernement respecte ses obligations envers les Canadiens et Canadiennes.
Le 27 mai 2020 – Lettre du président à ses collègues du Cabinet
- Publié sur le site Web du SCT.
« Bien que notre attention se concentre à juste titre sur la réponse à la pandémie et sur l’atténuation de ses répercussions sur les Canadiens et notre économie, nous ne devons pas perdre de vue l’importance de documenter les décisions du gouvernement en cette période sans précédent, de façon à assurer la responsabilisation et à respecter nos valeurs en matière d’ouverture et de transparence. »
« Le droit d’accès et le besoin de transparence ne sont pas suspendus durant la pandémie. Au contraire, dans le contexte exceptionnel actuel, la transparence et le bien-être du système d’accès importent plus que jamais.
- D’importantes décisions ayant des répercussions budgétaires majeures sont prises tous les jours.
- De nouvelles mesures et de nouveaux programmes en matière d’économie, de santé publique et de sécurité sont mis en œuvre presque chaque jour.
- Les Canadiens ont besoin d’information sur la façon dont les enjeux, les politiques et les programmes sont gérés et élaborés, afin de demander des comptes au gouvernement. »
Le 10 juillet 2020 – En plus du prochain examen annoncé du système d’accès à l’information, des mesures immédiates sont requises pour rétablir le système d’accès fédéral
- Publié sur notre site Web
« Les responsables des institutions fédérales doivent fournir une orientation claire aux fonctionnaires sur la façon de gérer l’information alors qu’ils travaillent à distance, et ce, parfois en dehors des réseaux du gouvernement. Les circonstances exigent également des institutions qu’elles intensifient la divulgation proactive des informations que les Canadiens recherchent. »
Le 16 décembre 2020 – Compte rendu de la Commissaire à l’information : enquête dont la Commissaire a pris l’initiative contre Patrimoine canadien
- Publié sur notre site Web
« Une pandémie ou, en fait, toute situation d’urgence, ne suspend pas le droit d’accès des Canadiens ni la nécessité de faire preuve de transparence. »
« La transparence du gouvernement est la pierre angulaire d’une solide démocratie. Son importance n’a jamais été aussi cruciale que durant cette crise.
En termes simples, nous devons tous nous efforcer de mettre en place un système d’accès à l’information dans le cadre duquel les demandes d’accès sont traitées sans interruption et en temps utile, les décisions sont documentées de manière adéquate et l’information est bien gérée. »
« Lorsque vous faites une demande d’accès à l’information, les textos provenant des téléphones professionnels fournis par l’institution à ses fonctionnaires sont assurément couverts. Le seul problème est qu’il est beaucoup plus difficile de sauvegarder ces documents. Cela dépend du système informatique de l’institution.
Pour notre part, nous n’encourageons pas du tout l’utilisation des textos et du clavardage pour le travail. Cependant, si les gens y ont recours, ils doivent absolument, selon nous, prendre des mesures pour conserver l’information qui concerne le travail et qui est d’une importance pour le gouvernement.
Présentement, il n’y a pas d’obligation légale de le faire. Ce sont simplement des directives. Établir cette obligation légale est d’ailleurs une autre de mes recommandations. »
Le 14 mai 2021 – Comparution de la Commissaire à l’information devant le Comité ETHI
« C’est le ministère qui décide. Il y a une politique actuellement au sein du gouvernement selon laquelle il n’y a aucune obligation légale de documenter ce qui se passe pendant les réunions. Je ne pense pas qu’il y ait quelqu’un qui enregistre des vidéos, mais il devrait y avoir des notes ou des procès-verbaux. C’est la même chose que lorsque nous travaillions au bureau et que nous avions un groupe de personnes en réunion. À la fin de la réunion, il était tout à fait normal d’avoir un compte rendu de toutes les discussions et des décisions qui avaient été prises. »
« Il ne fait aucun doute que le gouvernement doit bien gérer l’information, surtout que nous travaillons maintenant à la maison. Il doit bien documenter les décisions et limiter la duplication. Il doit aussi réduire les chaînes de courriels, comme on en voit souvent dans le cadre des demandes d’accès à l’information. Ces courriels contiennent peut-être un peu d’information pertinente, mais le reste n’est pas utile. Si le gouvernement améliorait la gestion de l’information, cela réduirait le temps de réponse aux demandes d’accès à l’information. »
« Je recommande en effet qu’on rende obligatoire la documentation de toute décision, que ce soit par vidéo, notes ou procès-verbal. Les organisations et les ministères prennent d’importantes décisions, des décisions audacieuses et des décisions qui produisent des effets sur la vie des Canadiens. Il faut par conséquent un moyen de suivre ces décisions, que ce soit par écrit ou par différentes méthodes d’enregistrement. »
« Les dirigeants des institutions doivent donner une orientation et des directives claires sur l’importance de continuer à gérer l’information dans ce nouveau contexte opérationnel, lequel peut comprendre le travail à distance. La documentation appropriée à la fois des décisions institutionnelles et des mesures qui en découlent ainsi que l’organisation et la conservation de cette documentation d’une manière qui permet d’y accéder rapidement sont au cœur des principes d’un gouvernement ouvert, transparent et responsable. »