Messages clés

Mandat de la Commissaire à l’information

J’ai un mandat très précis : j’enquête sur des plaintes concernant le traitement des demandes d’accès par les institutions fédérales.
Je conseille également le Parlement sur des questions qui ont trait à l’accès à l’information, notamment par l’entremise de rapports spéciaux.
Afin de maximiser la conformité à la Loi sur l’accès à l’information, j’ai à ma disposition divers outils et pouvoirs, dont le pouvoir de rendre des ordonnances.

Ordonnances

Étant donné qu’il reste peu de plaintes datant d’avant 2019 dans l’inventaire du Commissariat, la majorité des autres plaintes qui s’y trouvent peuvent désormais faire l’objet d’une ordonnance.
Depuis que la Loi a été modifiée en 2019, j’ai rendu 451 ordonnances.
Nous publions maintenant sur notre site Web des renseignements sur toutes les ordonnances rendues. Ils se trouvent dans notre base de données des décisions.

Priorités de la Commissaire à l’information

Ma priorité a toujours été axée sur les enquêtes.
J’ai fixé les objectifs suivants pour le Commissariat :
- Maximiser l’utilisation des pouvoirs formels à notre disposition, y compris le pouvoir de rendre des ordonnances;
- Trouver un équilibre avec le traitement des plaintes plus anciennes dans notre inventaire;
- Publier davantage de comptes rendus afin de renforcer notre crédibilité et de faire connaître la position du Commissariat sur des enjeux importants.
Ensemble, le Commissariat et moi sommes toujours à la recherche d’améliorations et de gains d’efficacité.
L’inventaire du Commissariat a diminué de 30 % au cours des douze derniers mois.

État du système d’accès

Le système d’accès s’est détérioré à un point tel qu’il ne remplit plus son but.
Le droit d’accès est un droit quasi constitutionnel. Il se doit d’être traité comme tel.
Nous devons accroître la transparence si nous souhaitons renforcer la confiance dans les sources d’information officielles.

Obligation de documenter et gestion de l’information

Sans document, le droit d’accès n’existe pas. Les responsables des institutions doivent veiller à ce que leurs fonctionnaires et eux-mêmes produisent, sauvegardent et contrôlent les documents dans lesquels sont consignées les décisions et les mesures prises, et à ce que cette information soit bien gérée en tout temps. Cela est d’autant plus important dans un environnement hybride.
Il n’y a actuellement aucune exigence législative en ce qui concerne l’obligation de documenter.
J’ai soulevé cette question en janvier 2021 dans les observations que j’ai présentées dans le cadre de l’examen du système d’accès entrepris par le gouvernement.
L’établissement d’une obligation législative pour les fonctionnaires et la haute direction de créer un registre complet et exact des activités clés renforcera la responsabilité, la transparence, la confiance du public ainsi qu’une bonne gouvernance.
En outre, une telle obligation est conforme à l’un des principaux objectifs de la Loi, soit la responsabilité des institutions.
L’obligation de documenter a aussi fait l’objet d’une résolution conjointe adoptée en 2016 par les commissaires à l’information fédéral, provinciaux et territoriaux.

Leadership

La conformité à la Loi telle qu’elle existe actuellement représenterait un premier pas important en vue d’améliorer la situation. Il faut que le message provienne des hauts dirigeants.
Les hauts dirigeants doivent être tenus responsables du rendement de leur institution en matière d’accès.
Dans les institutions qui obtiennent de meilleurs résultats que les autres, les dirigeants s’impliquent dans activités liées à l’accès et y jouent un rôle actif. Ils savent ce qui se passe au sein de leur ministère ou organisme en matière d’accès. Ils comprennent les difficultés relatives à l’AIPRP et les engorgements au sein de leur institution. Ils demandent à recevoir des rapports et des comptes rendus sur le rendement. Ils comprennent aussi pourquoi il est important d’innover, de mettre à profit la technologie et de gérer efficacement les documents.
Dans les institutions où tout se déroule comme il se doit, on comprend que l’AIPRP est un élément essentiel du travail des fonctionnaires plutôt qu’une distraction par rapport à d’autres responsabilités. En l’absence de la collaboration nécessaire des autres secteurs du ministère pour récupérer les documents, les équipes d’AIPRP ne peuvent répondre aux demandes en temps opportun.

Infractions criminelles

Le Commissariat n’a pas le pouvoir de faire enquête sur des infractions criminelles en vertu de la Loi.
La Loi prévoit deux types d’infractions criminelles : l’article 67 qui interdit d’entraver les enquêtes, et l’article 67.1 qui interdit de détruire, de modifier, de falsifier ou de cacher des documents dans l’intention d’entraver un droit d’accès.
Bien que je ne puisse enquêter sur l’intention derrière la destruction de documents, je peux enquêter sur la destruction elle-même en tant que refus de communication.
Je peux seulement faire part de l’information au procureur général si, à mon avis, il existe des éléments de preuve touchant la perpétration possible d’une infraction par un administrateur, un dirigeant ou un employé d’une institution fédérale [paragraphe 63(2)].
Par le passé, le Commissariat a transmis une telle information six fois au procureur général.
Je ne suis pas au courant de poursuites qui auraient été intentées à la suite d’une dénonciation faite par le Commissariat.
Je vous recommande de communiquer directement avec le Bureau du procureur général pour obtenir de plus amples renseignements.

Trois façons de réparer le système d’accès dès maintenant

Changement de culture: on peut avoir la meilleure législation qui soit, mais elle ne sera pas efficace si les leaders du gouvernement ne s’engagent pas à faire de l’accès une priorité en fixant des objectifs clairs, en octroyant des ressources, en fournissant de la formation et en innovant, notamment en gestion de l’information.
Modifications législatives: un cadre législatif solide est le fondement d’un système d’accès à l’information solide.
Investissements: dans les ressources, la formation, les outils et la technologie nécessaires pour moderniser le système.

Trois modifications législatives nécessaires dès maintenant

Lorsque la Loi a été modifiée en 2019, j’ai souligné que ces modifications représentaient un pas dans la bonne direction, mais que d’autres modifications seraient également nécessaires.
À mon avis, les modifications suivantes devraient être considérées comme étant prioritaires :
élargir l’application de la Loi sur l’accès à l’information afin d’inclure les cabinets du premier ministre et des ministres;
assujettir les documents confidentiels du Cabinet à la Loi;
limiter le recours à certaines exceptions, comme celle prévue à l’article 21 qui se rapporte aux avis et aux recommandations, et ajouter une disposition prévoyant la primauté de l’intérêt public.

Modèle de financement indépendant

L’indépendance est cruciale pour jouer mon rôle en tant qu’agente du Parlement. Le processus de financement du Commissariat doit refléter cette indépendance.
Les institutions sur lesquelles nous menons des enquêtes participent au processus visant à décider si et quand des fonds sont alloués au Commissariat ainsi que le montant alloué. Une telle pratique ne cadre pas avec mon indépendance ni avec mon obligation de rendre des comptes au Parlement.
Comme je l’ai souligné dans ma lettre du 5 février 2024 à l’intention du président du Comité, un modèle de financement indépendant pour le Commissariat et pour d’autres agents du Parlement ne constitue pas une nouveauté.
Certains de mes collègues opèrent déjà selon un tel modèle. Ils ont largement démontré qu’en respectant les normes les plus élevées en matière de gestion des fonds publics et en incluant les mesures de contrôle nécessaires, ils peuvent garantir une utilisation optimale des ressources à leur disposition.
Ce n’est par ailleurs pas la première fois que le Parlement s’intéresse à cette question. Tout récemment, dans son rapport sur le système d’accès à l’information du Canada déposé en juin 2023, le Comité ETHI a recommandé « que le Gouvernement du Canada mette en place un mécanisme de financement indépendant pour le Commissariat à l’information du Canada ».
Votre comité pourrait examiner ce qui pourrait s’avérer être l’approche qui convient le mieux.
Le facteur le plus important pour le maintien de mon indépendance, c’est que le modèle choisi soit indépendant du gouvernement au pouvoir.

Plaintes concernant un retard

Le délai moyen de traitement des plaintes relatives aux demandes d’accès dépend du type de plainte, de la demande d’accès ainsi que de la collaboration avec l’institution visée par la plainte.
Les plaintes administratives sont normalement résolues plus rapidement, en moins de trois mois.
En ce qui concerne les plaintes de refus, le volume de documents à traiter, la classification des documents ainsi que les exceptions appliquées jouent un rôle dans le délai de traitement.
En général, les plaintes de refus sont traitées dans un délai de six à douze mois. Toutefois, certains dossiers nécessitent une enquête plus approfondie.

Attribution des plaintes aux enquêteurs

Le Commissariat attribue les dossiers en fonction de nombreux facteurs, dont
le domaine d’expertise;
le degré de complexité;
le type de plainte;
les contraintes de la charge de travail;
les commentaires des parties plaignantes;
le caractère urgent de l’information demandée.

Activités du Commissariat à l’information

Nous avons actuellement 99 équivalents temps plein sur 129 qui travaillent sur des enquêtes. Cela comprend entre autres le personnel du Greffe, qui est responsable de recevoir les plaintes, et les avocats qui appuient directement l’équipe des Enquêtes.
Les ressources organisationnelles sont nécessaires pour payer les employés et les fournisseurs, embaucher de nouveaux membres de l’équipe, assurer une infrastructure de TI sécuritaire ainsi qu’appuyer l’équipe des Enquêtes et, par définition, l’exécution de notre mandat.
Afin de réduire au minimum les coûts associés aux services internes, le Commissariat a pris certaines mesures, notamment collaborer avec d’autres organisations offrant des services à un coût moindre. Par exemple, Santé Canada (Programme d’aide aux employés, résolution informelle de conflits) et la Commission canadienne des droits de la personne (approvisionnement).