Réponse du gouvernement aux préoccupations soulevées par la commissaire à l’information

R. Je suis heureuse que le ministre Duclos ait souligné à ses collègues du Cabinet l’importance de maintenir la transparence pendant cette crise. J’aimerais connaître les mesures que le gouvernement mettra en œuvre pour veiller au respect des droits des Canadiens en application de la Loi.

Lors d’une conversation récente avec un membre de son personnel, j’ai soulevé plusieurs points dont il faut tenir compte en ce qui a trait à l’examen législatif :

Le Commissariat ne peut pas faire le travail à la place du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), mais nous sommes heureux de donner suite à ce qu’il propose.

Nous sommes impatients de leur parler de l’expérience que nous avons acquise au cours de ces 35 années ainsi que de notre expérience des nouvelles dispositions adoptées dans le cadre du projet de loi C‑58.

Nous ne voulons pas que les consultations (inutilement longues) soient un prétexte pour causer d’autres retards. Les fonctionnaires du SCT ont déjà beaucoup de renseignements, d’analyses et de rapports à leur disposition, et les intervenants ont déjà formulé de nombreux commentaires; nous ne voulons donc pas revenir sur les mêmes questions et mener les mêmes consultations et analyses pendant un an. Le moment est venu d’agir.

Autres points :

• Consultations constructives auprès des groupes autochtones;
• Examen des exceptions et des exclusions;
• Rapidité d’exécution.

R. Plus tôt cette semaine, le SCT a fourni au Commissariat des statistiques qui révèlent que, à l’exception de Patrimoine canadien, tous les ministères et organismes affirment qu’ils ont une capacité totale ou partielle leur permettant de répondre aux demandes en ce moment. Pour obtenir une ventilation complète, c’est probablement à eux qu’il faut le demander. Je peux cependant affirmer que la pandémie a déjà été invoquée comme une raison de ne pas instituer les recommandations formulées.

Si l’on demande de plus amples renseignements :

• Selon les renseignements fournis par le SCT, Patrimoine canadien est la seule institution qui n’a pas la capacité de répondre aux demandes d’accès à l’heure actuelle.
• D’après les renseignements fournis par le SCT, 46 institutions affirment qu’elles fonctionnent à plein rendement.
• Il est inquiétant de constater que seulement quatre grands ministères et organismes – le MDN, Services partagés Canada, Infrastructure Canada et IRCC – font partie de cette catégorie.
• Les 46 institutions fonctionnant à plein rendement ne représentent que 25 % des enquêtes sur des plaintes faisant actuellement partie de l’inventaire du Commissariat, soit 3 800 plaintes administratives et de refus (ou 9 %, si vous ne tenez pas compte d’IRCC).
• La majorité des ministères et organismes fédéraux, plus particulièrement la plupart des grands ministères et organismes, continuent de fonctionner avec une capacité limitée.
  • Les institutions qui font partie de cette catégorie doivent relever de nombreux défis différents : certaines offrent des services de « première ligne » dans le cadre de la réponse à la pandémie de COVID; d’autres ont tendance à posséder dans leurs archives davantage de documents classifiés qui ne peuvent pas être hébergés sur leurs réseaux; d’autres travaillent encore beaucoup sur support papier et ne peuvent donc pas accéder aux documents dans des bureaux fermés. De plus, nous avons appris de certains ministères et organismes que leur logiciel de caviardage d’AIPRP est hébergé sur leur réseau sécurisé, ce qui signifie qu’il peut être totalement inaccessible à distance ou seulement accessible pendant les heures creuses. Les professionnels de l’AIPRP ne peuvent pas traiter les documents, quelle que soit leur classification, s’ils n’ont pas accès au logiciel permettant de le faire. De plus, le problème des documents surclassés persiste, et les difficultés de stockage, de récupération et de traitement sont amplifiées lorsqu’on travaille à domicile.
• Un certain nombre de ministères et organismes nous ont dit que, depuis mars, ils ont essayé de passer au système Connexion postel de Postes Canada pour le transfert et l’envoi de documents, mais qu’ils ne peuvent le faire en raison des exigences du gouvernement qui leur impose d’effectuer leur propre évaluation de la menace et des risques. Le SCT nous a informés que la Cybersécurité du SCT, le Centre canadien pour la cybersécurité et Postes Canada continuent de valider la situation de la sécurité du service Connexion postel afin de confirmer que cette solution peut être utilisée pour envoyer par voie électronique des renseignements « Protégé B » du gouvernement du Canada.

R. Mis à part la plainte déposée de ma propre initiative auprès de Patrimoine canadien, je n’ai pas encore lancé d’enquêtes sur d’autres institutions fédérales en raison de leurs activités pendant la pandémie. Nous surveillons la situation de près, et je ne peux pas exclure de manière définitive qu’il n’y aura pas d’enquêtes à l’avenir.

Aucune disposition de la Loi sur l’accès à l’information (ou de toute autre loi d’ailleurs) ne permet aux institutions de mettre des demandes en suspens ou d’en retarder le traitement en raison de la pandémie. Il incombe aux responsables de ces institutions de tout mettre en œuvre pour veiller au respect de la législation applicable, y compris la Loi.

R. Les responsables des institutions sont chargés de surveiller les activités de leurs institutions respectives, tandis que le SCT veille à l’administration générale de la Loi et à l’orientation des pratiques en matière de gestion de l’information.

Tous les dirigeants d’institutions fédérales doivent faire tout ce qu’il faut pour veiller à ce que leur organisation respecte les exigences de la Loi et que les renseignements soient gérés conformément aux pratiques exemplaires.

Les employés doivent être conscients de leurs obligations et veiller à ce qu’ils consignent leurs décisions.

R. Des problèmes de longue date dans le système, notamment un manque de ressources, des pratiques archaïques et une culture du secret qui perdure au sein de l’administration fédérale, occasionnent déjà de longs délais.

Les journalistes, qui présentent des demandes d’accès dans le cadre de leur travail, affirment depuis un certain temps que le système d’accès à l’information ne fonctionne pas.

Traditionnellement, il y a souvent une augmentation des demandes à la suite d’un événement majeur ou d’une crise comme celle que nous connaissons actuellement. Une augmentation soudaine des demandes attribuable à la pandémie de COVID‑19 ne fera qu’empirer les choses. Les équipes de l’AIPRP travaillent d’arrache-pied, mais elles ne peuvent pas tout faire.

R. Nous savons que le SCT a choisi d’adopter Connexion postel parce qu’il est en train de mettre au point un système d’envoi de documents par l’entremise du portail en ligne de l’AIPRP et que ce portail sera bientôt hébergé dans le nuage. Il s’agit d’un projet s’échelonnant sur plusieurs années; si l’on ne peut pas en accélérer la mise en œuvre, il faut une solution provisoire qui est meilleure que les CD. Si ce n’est pas Connexion postel, il faudra une autre méthode similaire pour transmettre les documents en toute sécurité.

Le gouvernement devrait anticiper une hausse des demandes d’accès à l’information. Il sait ce que les Canadiens veulent savoir. Pourquoi attendre une demande d’accès à l’information? Il faut être proactif et fournir ces renseignements.

Si l’on demande de plus amples renseignements :

Un certain nombre de ministères et organismes nous ont dit que, depuis mars, ils ont essayé de passer au système Connexion postel de Postes Canada pour le transfert et l’envoi de documents, mais qu’ils ne peuvent le faire en raison des exigences du gouvernement qui leur impose d’effectuer leur propre évaluation de la menace et des risques. Le SCT nous a informés que la Cybersécurité du SCT, le Centre canadien pour la cybersécurité et Postes Canada continuent de valider la situation de la sécurité du service Connexion postel afin de confirmer que cette solution peut être utilisée pour envoyer par voie électronique des renseignements « Protégé B » du gouvernement du Canada.

R. Je n’effectue pas la surveillance de la divulgation proactive, qui est couverte par la partie 2 de la Loi, mais je pense que, par principe, le gouvernement devrait faire tout ce qu’il peut pour fournir aux Canadiens les renseignements qu’ils veulent et ne pas attendre de recevoir des demandes d’accès.

Cela dit, la divulgation proactive ne remplace pas un système d’accès à l’information qui fonctionne bien et qui est adapté aux besoins.

R. Les employés de l’AIPRP de certaines institutions ne disposent pas du matériel nécessaire pour travailler à distance. Ils n’ont pas accès à leurs réseaux.

Mauvaises pratiques en matière de gestion de l’information.

De nombreuses institutions hébergent leur logiciel de caviardage sur leur réseau sécurisé, de sorte qu’il est pratiquement inaccessible à distance (p. ex. le BCP).

Il nous faut revoir la façon dont les documents sont classifiés; à l’heure actuelle, la surclassification des documents crée un obstacle à l’accès à l’information.

Certaines institutions doivent examiner attentivement les conséquences d’une surclassification et fournir des directives claires aux responsables des programmes dans le cadre de la classification des documents.

Voici quelques conséquences possibles : des documents papier devant être envoyés par courrier interne aux unités d’AIPRP pour être numérisés afin qu’ils puissent être traités, des CD envoyés par la poste et d’autres exigences opérationnelles qui occasionneront des retards.

R. Je suis toujours en faveur de l’objectif visant à accroître la transparence et j’encourage le gouvernement à divulguer le plus de renseignements possible.

C’est, bien sûr, sous réserve de la protection des renseignements personnels, le cas échéant.

Si l’on insiste sur la protection des renseignements personnels :

R. Les commissaires fédéral et provinciaux à la protection de la vie privée examinent actuellement ces questions de plus près.

Si l’on insiste sur d’autres éléments comme l’ombudsman de la COVID‑19, la dénonciation, l’éducation et la sensibilisation :

R. Ces sujets ne relèvent pas de mon mandat.