Documents et renseignements pertinents dans le cadre des enquêtes

Mise à jour : mars 2023

Lorsque le Commissariat à l’information conclut qu’une plainte est recevable et que la Commissaire à l’information a l’intention de faire enquête sur celle-ci, le Greffe du Commissariat avise l’institution visée par la plainte (conformément à l’article 32 de la Loi sur l’accès à l’information). Le Greffe en informe aussi la partie plaignante.

Le Greffe demande ensuite à l’institution les documents et renseignements nécessaires pour entamer l’enquête. Ces documents dépendront des allégations de la partie plaignante (par exemple, si elles portent sur un retard, une exception ou autre chose qu’une demande d’accès).

Veuillez noter que l’enquêteur pourrait demander davantage de renseignements et de documents au cours de l’enquête.

Les institutions devraient conserver tous les renseignements suivants pour chacune des demandes d’accès qu’elles traitent. Ceux-ci faciliteront l’enquête si une demande fait l’objet d’une plainte. Lorsque cela se produit, les institutions doivent conserver ces renseignements jusqu’à ce que l’enquête sur la plainte et tout recours judiciaire subséquent soient terminés.

Renseignements pertinents dans le cadre de nombreuses enquêtes

Demande d’accès originale
Lettre de réponse, le cas échéant
Rapport du système de gestion des cas sur la demande d’accès (imprimé de l’écran des activités dans APCM ou l’équivalent)
Courriels de la part et à l’intention des secteurs de programme au sujet de la demande d’accès (p. ex. attributions de tâches et suivis)
Communications écrites (p. ex. courriels et lettres) de la part et à l’intention de la personne qui a fait la demande au sujet de la demande d’accès
Échanges avec les organisations consultées au sujet de la demande d’accès

Autres renseignements que pourrait demander le Commissariat

Autres renseignements que pourrait demander le Commissariat
Enquêtes au sujet de retards dans la réponse aux demandes d’accès ou de prorogations de délai	Avis de prorogation envoyé à la personne qui a fait la demande Justification écrite de la prorogation, s’il y en a une
Enquêtes au sujet d’un refus de communiquer des renseignements en vertu d’exceptions ou de la raison pour laquelle la Loi ne s’applique par à certains renseignements (exclusions)	Tous les documents répondant à la demande d’accès (copies de travail). Dans le cas d’une plainte, le Commissariat demandera qu’on lui indique les renseignements qui ont été caviardés. Justification écrite du recours à une exception pour refuser de communiquer des renseignements ou de la raison pour laquelle la Loi ne s’applique pas aux renseignements (s’il existe déjà une justification écrite) Noms et coordonnées des responsables des principaux secteurs de programme Noms des tiers que l’institution a avisés au sujet de la demande d’accès en vertu du paragraphe 27(1) ou qu’elle aurait avisés si elle avait eu l’intention de divulguer des renseignements de tiers (conformément à l’article 33) ainsi que leurs coordonnées Pour les plaintes relatives à l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet Les renseignements ci-dessus ainsi que les suivants : Lettre de consultation initiale envoyée à l’unité des services juridiques ministériels et réponse à celle-ci (dans laquelle les renseignements auxquels la Loi ne s’applique pas ont été prélevés) Liste décrivant les documents exclus et les conclusions au sujet de l’application de la Loi à ceux-ci (voir section 13.4.8 du Manuel de l’accès à l’information du SCT) Lettre de confirmation signée par le coordonnateur de l’AIPRP (voir section 13.4.7 du Manuel de l’accès à l’information du SCT)