Présenter des observations au cours d’une enquête

Au cours d’une enquête, la Commissaire à l’information doit donner aux parties à une plainte la possibilité raisonnable de présenter des observations [paragraphe 35(2) de la Loi sur l’accès à l’information].

Le Commissariat considère généralement la partie plaignante et l’institution visée par l’enquête comme les parties à la plainte. Les tiers et le commissaire à la protection de la vie privée sont aussi des parties à la plainte dans certaines circonstances.

Les observations présentées en vertu du paragraphe 35(2) comprennent les documents, les renseignements et les faits que recueille le Commissariat à l’information au cours des enquêtes, de la part des parties plaignantes, des institutions et d’autres parties, de même que les points de vue de toutes les parties sur les questions faisant l’objet de l’enquête. Par exemple, dans ses observations, une institution pourrait expliquer pourquoi elle refuse de communiquer un document en vertu d’une exception prévue par la Loi, alors qu’une partie plaignante pourrait énumérer les raisons pour lesquelles un document n’est pas visé par une exception.

En plus des observations qu’elles font en réponse aux demandes des enquêteurs, les parties plaignantes et les institutions peuvent également en présenter de leur propre chef à tout moment avant que la Commissaire à l’information formule ses conclusions sur la plainte.

Bien que les parties à une plainte n’aient pas le droit de recevoir communication des observations des autres parties, le Commissariat pourrait décider de communiquer une partie ou la totalité des observations d’une partie aux autres, s’il estime qu’il est nécessaire de le faire pour mener l’enquête. Cependant, en vertu de l’article 64, le Commissariat doit prendre toutes les précautions pour éviter que soient divulgués des renseignements que l’institution pourrait légitiment refuser de communiquer, y compris des renseignements personnels ou toute information faisant état de l’existence ou non d’un document lorsque l’institution n’a pas indiqué si celui-ci existait ou non.

Observations des tiers et du commissaire à la protection de la vie privée

Dans certaines circonstances, la Commissaire à l’information doit donner aux tiers et au commissaire à la protection de la vie privée la possibilité raisonnable de présenter des observations :

Tiers (comprennent les entreprises privées et les personnes autres que celle qui a fait la demande d’accès)
- Lorsque la Commissaire à l’information a l’intention d’ordonner à une institution de communiquer des renseignements qui pourraient être visés au paragraphe 20(1) (renseignements de tiers) ou de formuler une recommandation à cet effet, elle doit donner aux tiers la possibilité raisonnable de présenter des observations [alinéa 35(2)(c)].
- La Commissaire à l’information doit également donner aux tiers la possibilité de présenter des observations quant aux raisons pour lesquelles l’institution ne devrait pas communiquer les renseignements en question lorsqu’elle les avise de son intention d’ordonner à l’institution de les communiquer (article 36.3).
Commissaire à la protection de la vie privée
- Lorsque la Commissaire à l’information a l’intention d’ordonner à une institution de communiquer des renseignements que celle-ci a refusé de communiquer en vertu du paragraphe 19(1) (renseignements personnels), elle doit consulter le commissaire à la protection de la vie privée et lui donner la possibilité raisonnable de présenter des observations.

La Commissaire à l’information pourrait également décider, en vertu du paragraphe 36(1.1), de consulter le commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête et lui donner la possibilité raisonnable de présenter des observations.

Le fait de donner la possibilité aux parties de présenter des observations est un aspect important des enquêtes. Les observations utiles permettent aux enquêteurs de couvrir tous les aspects de la plainte de façon exhaustive.

Lorsque les parties fournissent des observations rapides et complètes, elles contribuent à faire avancer l’enquête dans les délais.

Coordonnées

Le Commissariat communique avec les parties en utilisant les coordonnées que celles-ci lui fournissent.

Il incombe aux parties de tenir leurs coordonnées à jour afin que le Commissariat puisse les joindre en tout temps. Par conséquent, si leurs coordonnées changent, les parties doivent en aviser rapidement le Commissariat en envoyant un courriel au Greffe (Greffe-Registry@oic-ci.gc.ca) ou à l’enquêteur.

À tout moment, si le Commissariat est incapable de joindre une partie plaignante parce qu’il n’a pas ses coordonnées les plus récentes, il peut faire une dernière tentative de communiquer avec elle par écrit et lui donner un délai de 15 jours (civils) pour répondre. Si la partie plaignante ne répond pas, l’enquêteur recommandera que la Commissaire à l’information cesse de faire enquête sur la plainte.

Le Commissariat fera des efforts raisonnables pour trouver les tiers lorsqu’il sera temps de leur donner la possibilité de présenter des observations. Si le Commissariat est incapable de trouver un tiers, il poursuivra l’enquête et la Commissaire à l’information formulera ses conclusions sans les observations du tiers.

Les parties plaignantes peuvent autoriser quelqu’un à agir en leur nom durant une enquête. Dans cette situation, le Commissariat a besoin des coordonnées de la personne ainsi que de l’autorisation écrite de la partie plaignante pour que cette personne agisse en son nom. Les tiers peuvent également demander à une partie externe (comme un cabinet d’avocat) d’agir en leur nom au cours d’une enquête. Si c’est le cas, le Commissariat a également besoin des coordonnées de la partie externe ainsi que de l’autorisation écrite du tiers pour que la partie externe agisse en son nom.

Processus

Début de l’enquête : l’enquêteur examine généralement tous les renseignements et documents reçus de la part de la partie plaignante et de l’institution, puis communique avec ces dernières pour leur demander des observations initiales.Il peut s’agir de leur demander des observations écrites quant aux raisons pour lesquelles on ne devrait pas refuser de communiquer les renseignements de tiers en vertu du paragraphe 20(1).
Autres étapes de l’enquête : l’enquêteur peut demander d’autres observations, y compris des renseignements et des documents, à la partie plaignante, à l’institution et aux autres parties pour faire avancer l’enquête.

La Commissaire à l’information peut aussi décider, en vertu du paragraphe 36(1.1), de consulter le commissaire à la protection de la vie privée et lui donner la possibilité raisonnable de présenter des observations.

Dans chaque cas, l’enquêteur fixe un délai de réponse. Lorsqu’une partie ne fournit pas d’observations dans ce délai, le Commissariat peut décider de poursuivre l’enquête sans ces observations.
Une fois que l’enquêteur a formulé des conclusions préliminaires : le Commissariat peut envoyer aux parties une demande écrite d’observations finales concernant les conclusions préliminaires de l’enquêteur sur les questions faisant l’objet de la plainte et toute autre question en suspens.

Cependant, lorsque la Commissaire à l’information a l’intention d’ordonner la communication de documents qui, selon elle, pourraient contenir des renseignements décrits au paragraphe 20(1) (renseignements de tiers), ou de formuler une recommandation à cet effet, elle doit donner aux tiers que les renseignements concernent la possibilité raisonnable de présenter des observations sur ses conclusions préliminaires et l’analyse sur laquelle elles se fondent.

La Commissaire à l’information doit aussi faire tous les efforts raisonnables pour aviser les tiers que les renseignements concernent de son intention d’ordonner à l’institution de les communiquer (article 36.3). L’avis doit décrire les renseignements et indiquer que les tiers peuvent, dans un délai de 20 jours suivant la transmission de l’avis, présenter des observations quant aux raisons pour lesquelles l’institution ne devrait pas communiquer les renseignements.

Lorsque la Commissaire à l’information a l’intention d’ordonner à l’institution de communiquer des renseignements que celle-ci a refusé de communiquer en vertu du paragraphe 19(1), elle doit consulter le commissaire à la protection de la vie privée et lui donner la possibilité raisonnable de présenter des observations.
Une fois que le délai pour présenter des observations finales est passé : l’enquêteur conclut l’enquête et la Commissaire à l’information formule ses conclusions sur la plainte, que les parties aient présenté des observations ou non.