Processus : demander l’autorisation de la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès en vertu de l’article 6.1

En vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable d’une institution fédérale peut demander à la Commissaire à l’information l’autorisation écrite de ne pas donner suite à une demande d’accès si, à son avis, la demande est l’une ou plusieurs des choses suivantes :

• vexatoire;
• entachée de mauvaise foi;
• un abus du droit de faire une demande d’accès.

Les institutions ne peuvent pas refuser de donner suite à une demande d’accès pour la simple raison que les renseignements demandés ont déjà été publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la Loi [paragraphe 6.1(1.1)].

Comment présenter une demande d’autorisation

Pour demander l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès, une institution doit présenter une demande écrite à la Commissaire, en envoyant une copie conforme à la personne qui a fait la demande d’accès. Il faut suivre les instructions ci-dessous.

La Commissaire peut diverger de ces instructions et de ces délais lorsque c’est justifié.

Quand une institution demande l’autorisation de ne pas donner suite à plus d’une demande d’accès faite par la même personne, elle peut présenter une seule demande d’autorisation pour toutes les demandes d’accès. 

Quand présenter une demande d’autorisation

Les institutions devraient présenter leur demande d’autorisation dans le délai de 30 jours ou le délai prorogé prévu à l’article 7 pour répondre à une demande d’accès. Lorsqu’une demande d’autorisation comprend plus d’une demande d’accès, le délai pour la présenter commence à la date à laquelle l’institution reçoit la dernière des demandes d’accès en question.

Contenu de la demande d’autorisation

La demande d’autorisation doit comprendre les éléments suivants, le tout par écrit et dans la même langue officielle que la ou les demande(s) d’accès:

• une copie de la ou des demande(s) d’accès;
• le nom et les coordonnées de la personne qui fait la ou les demande(s) d’accès;
• la date à laquelle l’institution a reçu la ou les demande(s) d’accès;
• le ou les numéro(s) de demande d’accès de l’institution;
• une preuve que l’institution a avisé la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès par écrit qu’elle a demandé l’autorisation de ne pas y donner suite, conformément au paragraphe 6.1(1.3);
• des observations écrites au sujet des questions suivantes :
  • pourquoi la ou les demande(s) d’accès satisfont à l’un ou plusieurs des critères du paragraphe 6.1(1);
  • pourquoi la Commissaire devrait accorder l’autorisation de ne pas y donner suite;
• des copies d’autres demandes d’accès pertinentes et les réponses à celles-ci, le cas échéant;
• des copies des communications pertinentes entre la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès et l’institution;
• des copies de tout autre document que l’institution considère comme pertinent.

Les institutions n’auront pas d’autre occasion de fournir des renseignements au sujet de la demande d’autorisation, à moins que la Commissaire demande des renseignements supplémentaires ou des précisions.

Les institutions doivent envoyer la demande d’autorisation par courriel au Commissariat à l’information (permission@oic-ci.gc.ca) et à la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès, en même temps.

Suspension du délai de réponse à la ou aux demande(s) d’accès

Le délai pour répondre à la ou aux demande(s) d’accès est suspendu jusqu’à ce que l’institution reçoive la décision écrite de la Commissaire au sujet de la demande d’autorisation [paragraphe 6.1(1.2)].

La suspension commence le jour où l’institution envoie la demande d’autorisation par courriel au Commissariat. Le délai de réponse à la ou aux demande(s) d’accès recommence le lendemain du jour où l’institution reçoit la décision de la Commissaire.

Examen préliminaire de la demande d’autorisation

La Commissaire examine la demande d’autorisation afin de décider si elle mérite d’être considérée.

La Commissaire peut refuser une demande d’autorisation si elle n'est pas présentée en temps utile ou qu'elle est incomplète ou ne contient pas assez d'information pour lui permettre de décider si elle accorde ou non l’autorisation.

Quand la Commissaire décide qu’une demande d’autorisation mérite d’être considérée, le Commissariat avise l’institution et la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès qu’elle considérera la demande d’autorisation.

Quand la Commissaire décide que la demande d’autorisation ne mérite pas d’être considérée, le Commissariat envoie sa décision écrite par courriel à l’institution et à la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès.

Réponse de la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès

Quand la Commissaire décide que la demande d’autorisation ne mérite pas d’être considérée, aucune réponse n’est requise de la part de la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès.

Quand la Commissaire décide qu’elle considérera la demande d’autorisation et en avise les parties, la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès dispose de 10 jours ouvrables après avoir reçu l’avis pour répondre par écrit à la demande d’autorisation.

La réponse doit comprendre les éléments suivants :

• des observations écrites au sujet des questions suivantes :
  • pourquoi la ou les demande(s) d’accès ne satisfont pas à l’un ou plusieurs des critères du paragraphe 6.1(1);
  • pourquoi la Commissaire ne devrait pas accorder l’autorisation de ne pas y donner suite;
• des copies des communications pertinentes entre la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès et l’institution;
• des copies de tout autre document que la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès considère comme pertinent.

La personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès n’aura pas d’autre occasion de fournir des renseignements au sujet de la demande d’autorisation, à moins que la Commissaire demande des renseignements supplémentaires ou des précisions.

La personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès doit envoyer sa réponse écrite par courriel au Commissariat (permission@oic-ci.gc.ca) et à l’institution, en même temps.

Décision de la Commissaire

La Commissaire rend sa décision en fournissant les motifs de celle-ci et une déclaration indiquant si elle accorde ou non l’autorisation.

Le Commissariat envoie la décision par courriel à l’institution et à la personne qui a fait la ou les demande(s).

Avis de l’institution à la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès

Lorsque l’institution reçoit la décision de la Commissaire, elle doit aviser par écrit la personne qui a fait la ou les demande(s) d’accès en fournissant les renseignements suivants, selon la décision rendue :

Questions

Si vous avez des questions au sujet du processus de demande d’autorisation pour ne pas donner suite à une demande d’accès, communiquez avec le Commissariat à l’adresse permission@oic-ci.gc.ca.

Avez-vous besoin de mesures d’adaptation afin de participer au processus?

Pour demander des mesures d’adaptation en raison d’un besoin lié à l’un des motifs de distinction illicite prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne ou pour toute question se rapportant à la demande de mesures d’adaptation durant le traitement d’une demande d’autorisation présentée à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès, consulter d’abord la Politique : mesures d’adaptation dans la prestation de services par le Commissariat à l’information, puis communiquer avec le Commissariat en envoyant un courriel à permission@oic-ci.gc.ca.