Recherche raisonnable de documents
Table des matières
- Le devoir d’effectuer une « recherche raisonnable »
- Qu’est-ce qu’un « document »?
- Qu’est-ce qu’une « recherche raisonnable »?
- Qu’est-ce qui constitue une preuve suffisante d’une recherche raisonnable?
- Que doivent faire les institutions après avoir effectué une recherche raisonnable?
- Décisions de la Commissaire
Le devoir d’effectuer une « recherche raisonnable »
Les institutions sont tenues d’effectuer une « recherche raisonnable » de documents en réponse aux demandes d’accès.
Cette exigence n’est pas énoncée explicitement dans une disposition de la Loi. Elle découle plutôt d’un certain nombre de dispositions, notamment les suivantes :
Paragraphe 4(1)
4(1) Sous réserve des autres dispositions de la présente partie mais nonobstant toute autre loi fédérale, ont droit à l’accès aux documents relevant d’une institution fédérale et peuvent se les faire communiquer sur demande :
a) les citoyens canadiens;
b) les résidents permanents au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.
L’article 2 du décret d’extension no 1 étend le droit d’accès à toutes les personnes et à toutes les sociétés présentes au Canada.
Paragraphe 4 (2.1)
Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé.
Article 6
La demande de communication d’un document se fait par écrit auprès de l’institution fédérale dont relève le document; elle doit être rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux.
Qu’est-ce qu’un « document »?
Un « document » est défini dans l’article 3 de la Loi comme des « éléments d’information, quel qu’en soit le support ». Il peut s’agir de textes, de lettres, de feuilles de calcul, de courriels, de photos, de vidéos, de messages textes, etc.
Si un document demandé n’existe pas, mais que l’institution dispose des informations brutes demandées et qu’il est possible de préparer ces informations à partir d’un document informatisé en utilisant le matériel, le logiciel et les compétences techniques normalement à la disposition de l’institution, le document est considéré comme relevant de l’institution, en vertu du paragraphe 4(3) de la Loi.
Le terme « documents » se rapporte aux éléments d’information relevant de l’institution qui sont visés par la demande d’accès (consultez le document d’orientation de la Commissaire à l’information sur les Documents relevant d’une institution pour plus de renseignements à ce sujet).
« Visé » signifie « pertinent ». C’est ainsi que l’on décrit tout élément d’information qui est raisonnablement lié à la demande d’accès.
Qu’est-ce qu’une « recherche raisonnable »?
Les institutions sont tenues d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la portée de la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.
Dans le cas où cela entraverait sérieusement son fonctionnement, une institution n’a pas à produire un document qui n’existe pas à partir d’un document informatisé (article 3 du Règlement sur l’accès à l’information).
Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.
Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.
Les institutions doivent documenter les efforts déployés pour chercher, repérer et récupérer les documents visés.
Qu’est-ce qui constitue une preuve suffisante d’une recherche raisonnable?
Il incombe aux institutions de fournir une preuve suffisante pour démontrer qu’elles ont effectué une recherche raisonnable pour les documents visés. Il faut notamment prendre en considération les points suivants :
- les mesures précises prises par l’institution pour repérer et localiser tous les documents visés, notamment les mots-clés utilisés pour localiser ceux-ci et les dépôts où les recherches ont été effectuées (ainsi que la manière dont l’institution a décidé que c’étaient les bons, dans les deux cas);
- la portée de la recherche (p. ex. les emplacements physiques, les secteurs de programme, les bases de données précises ou les aires d’entreposage hors site dans lesquels la recherche a été effectuée);
- les calendriers de conservation et d’élimination qui s’appliquent aux documents;
- la personne ou les personnes qui ont effectué la recherche;
- la raison pour laquelle l’institution croit qu’il n’existe aucun document visé ou qu’il n’existe pas d’autres documents que ceux qui ont été trouvés.
Que doivent faire les institutions après avoir effectué une recherche raisonnable?
Qu’est-ce qu’une réponse à une demande d’accès?
La réponse à une demande d’accès doit être écrite et elle doit indiquer si l’institution communique les documents demandés, en tout ou en partie.
- Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle communique les documents, en tout ou en partie, l’institution doit les communiquer.
- Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle refuse de communiquer les documents, en tout ou en partie, l’institution doit expliquer que les documents n’existent pas ou qu’elle refuse de les communiquer, en tout ou en partie, en vertu d’une disposition précise de la partie 1 de la Loi, et elle doit identifier cette disposition.
Dans des circonstances précises, dans sa réponse, l’institution peut refuser de confirmer ou de nier l’existence des documents, en vertu du paragraphe 10(2).
Une fois que les institutions ont effectué une recherche raisonnable, elles doivent fournir une réponse à la demande d’accès.
Lorsque la recherche a permis de repérer des documents visés, les institutions doivent les communiquer, à moins de pouvoir en refuser la communication en vertu de dispositions précises de la partie 1 de la Loi.
Si les documents visés ne sont pas repérés ou localisés durant la recherche, les institutions devraient, à titre de pratique exemplaire, indiquer dans leur réponse comment et où elles ont effectué la recherche ainsi que la raison pour laquelle elles n’ont pas repéré ou localisé les documents visés.
Décisions de la Commissaire
Vous pouvez consulter les décisions de la Commissaire sur le site Web du Commissariat.