Réponses aux demandes d’accès par les institutions : quand et comment?

Quand les institutions devraient-elles répondre?

L’article 7 de la Loi sur l’accès à l’information exige que les institutions répondent aux demandes d’accès ans un délai de 30 jours après les avoir reçues, à moins de faire l’une de ces deux choses :

• transmettre la demande à une autre institution;
• prendre une prorogation de délai valide parce qu’elle satisfait aux critères de l’article 9.

Le délai de 30 jours ou le délai prorogé commence le jour suivant la date à laquelle l’institution reçoit la demande d’accès.

Lorsqu’une institution ne répond pas à une demande dans ce délai, elle est réputée avoir refusé de communiquer les documents en vertu du paragraphe 10(3) (ce qu’on appelle une « présomption de refus »).

Lorsqu’elles ne reçoivent pas de réponse dans le délai de 30 jours ou le délai prorogé, les personnes qui font une demande disposent de 60 jours pour déposer une plainte au Commissariat à l’information. Ce délai commence le jour suivant la date à laquelle elles prennent connaissance du fait qu’elles n’ont pas reçu de réponse. Il s’agit généralement du jour suivant l’échéance du délai de 30 jours ou du délai prorogé. Pour en savoir plus : Délai de dépôt d’une plainte

L’institution est toujours tenue de fournir une réponse. C’est le cas même si la personne qui a fait la demande dépose une plainte concernant l’absence de réponse ou si une enquête permet de conclure que l’institution n’a pas répondu dans le délai de 30 jours ou le délai prorogé.

Qu’est-ce qu’une réponse?

Pour satisfaire aux critères de l’article 7, la réponse à une demande d’accès doit être écrite et elle doit indiquer si l’institution communique les documents demandés, en tout ou en partie.

• Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle communique les documents, en tout ou en partie, l’institution doit les communiquer.
• Lorsque la réponse de l’institution indique qu’elle refuse de communiquer les documents, en tout ou en partie, l’institution doit expliquer que les documents n’existent pas ou qu’elle refuse de les communiquer, en tout ou en partie, en vertu d’une exception précise, et elle doit identifier cette disposition.

Dans des circonstances précises, l’institution peut refuser de confirmer ou de nier l’existence des documents, en vertu du paragraphe 10(2).

Les communications courantes que les personnes qui font une demande peuvent recevoir des institutions, comme l’accusé de réception de la demande d’accès ou l’avis de prorogation du délai de réponse, ne constituent pas des réponses aux fins de l’application de l’article 7.