Faciliter l’accès des Canadiens et Canadiennes aux documents gouvernementaux en vue de rétablir la confiance à l’égard de nos institutions

Considérant que :

Partout au Canada, les systèmes d’accès à l’information sont fréquemment incapables de fournir des réponses en temps utile aux demandes d’accès à l’information, et doivent être complétés par d’autres mécanismes appropriés ou efficaces d’accès aux documents, dont la divulgation proactive;

Les appels précédents à la réforme législative, dont une résolution publiée par les soussignés en 2019, n’ont généralement pas entraîné les changements nécessaires pour améliorer concrètement le droit d’accès du public aux documents gouvernementaux;

L’accès aux documents gouvernementaux est devenu encore plus important en cette époque de mésinformation — et de désinformation — qui exacerbe les clivages et le durcissement des idées et points de vue, mine la confiance à l’égard de la légitimité des institutions démocratiques et cause un tort considérable aux populations les plus vulnérables;

Afin de rétablir un esprit de cohésion sociale et la confiance à l’égard des institutions publiques, les Canadiens et les Canadiennes doivent pouvoir compter sur une source exacte et fiable de faits et de preuves au sujet des événements passés et futurs;

L’accès aux dossiers historiques permet au Canada de comprendre son passé, de continuer d’avancer sur la voie de la réconciliation et d’envisager l’avenir;

Le transfert en temps utile des documents gouvernementaux historiques aux organisations d’archives permet de protéger le patrimoine documentaire et d’y faciliter l’accès et, par le fait même, de le faire connaître aux Canadiens et aux Canadiennes;

Les commissaires à l’information et les ombuds des quatre coins du pays pressent donc leur gouvernement respectif à moderniser les textes législatifs, les politiques et les pratiques de gestion de l’information en fonction des principes suivants :

1. La culture des institutions et organismes publics doit reposer sur le principe fondamental selon lequel les renseignements qu’ils détiennent appartiennent aux personnes au service desquelles ils travaillent et que ces renseignements devraient être accessibles par défaut, notamment au moyen d’une divulgation proactive, en reconnaissant que le recours aux exceptions et exclusions au droit d’accès doit être limité et précis;
2. Les institutions et organismes publics doivent veiller à la création et à la conservation de documents faciles d’accès, quel qu’en soit le support, pour documenter les faits et décisions historiques, protéger la vérité au profit des générations futures et lutter contre les sources croissantes de mésinformation ou de désinformation;
3. Les institutions et organismes publics doivent reconnaître les obstacles à l’accès qui sont propres aux peuples et groupes autochtones, et favoriser la réconciliation en respectant le principe de la souveraineté des données et en assurant un accès complet et en temps opportun aux documents qui leur appartiennent;
4. Les institutions et organismes publics doivent prioriser la bonne gestion de l’information en investissant dans des systèmes et programmes robustes de gestion de l’information, en dotant leurs unités de gestion de l’information de ressources adéquates et en leur donnant les moyens de veiller à ce que les calendriers de disposition soient respectés par tous;
5. Les institutions et organismes publics doivent investir davantage dans une formation et une sensibilisation adéquates afin que tout le personnel de la fonction publique, y compris le personnel politique qui exerce des activités gouvernementales, comprennent leurs rôles et responsabilités à l’égard de la conservation et la préservation des documents;
6. Les institutions et organismes publics doivent veiller à ce que les frais à payer pour faire une demande, le cas échéant, n’entravent pas le droit d’accès aux documents gouvernementaux d’une personne, puisque les coûts imposés peuvent avoir une incidence disproportionnée sur les groupes ou les personnes vulnérables qui souhaitent faire valoir leur droit d’accès;
7. Les institutions et organismes publics doivent transférer en temps opportun les renseignements ayant une importance historique à leur organisation d’archives respective, en déclassifiant les documents au besoin avant le transfert afin d’en faciliter le traitement et l’examen, favoriser leur préservation et faciliter l’accès du public au patrimoine documentaire du Canada.