Foire aux questions - Mise en oeuvre du projet de loi C-58

Si la Commissaire à l’information détermine qu’une plainte est fondée, elle peut rendre n’importe quelle ordonnance qu’elle juge indiquée à l’égard d’un document. Ses ordonnances peuvent porter sur les sujets suivants : 

• Refus de communication, notamment pour ordonner la communication de documents ou ordonner à une institution de revoir sa décision de refuser la communication 
• Frais
• Délais
• Support sur lequel les documents sont fournis ou langue dans laquelle ils sont fournis
• Publication par les institutions de leurs fonds de renseignements (c.-à-d. Info Source)

Si la Commissaire prend la décision de rendre une ordonnance, c’est parce qu’elle n’est pas convaincue que l’institution a appliqué la loi correctement. Dans ces cas, l’ordonnance signifie que le dossier n’a pas pu être réglé. Afin de fermer la plainte, la Commissaire n’hésitera pas à rendre une ordonnance s’il est impossible de régler le dossier.

La Commissaire conserve le pouvoir de formuler des recommandations.

Si, à la suite d’une enquête, la Commissaire à l’information conclut au bien-fondé d’une plainte, elle enverra un rapport initial à l’institution fédérale. Le rapport initial peut contenir toute ordonnance que la Commissaire a l’intention de rendre ou toute recommandation qu’elle a l’intention de formuler, s’il y a lieu. Ce document remplace la lettre en vertu de l’article 37. 

Toutes les plaintes sont conclues par un rapport final, qui remplace le rapport de conclusions. Le rapport final présente les résultats de l’enquête. Il peut également contenir l’ordonnance et/ou les recommandations de la Commissaire.

Le plaignant et l’institution recevront une copie du rapport final. Dans certains cas, les tiers et le Commissaire à la protection de la vie privée pourraient également recevoir une copie.

Au sein des institutions, les rapports finaux sur les plaintes non fondées ou réglées seront généralement envoyés au coordonnateur de l’AIPRP ou à l’adresse de courriel générique de l’AIPRP (ou à tout autre destinataire qui était désigné par l’institution pour recevoir les rapports de conclusions du Commissariat auparavant).

Les rapports finaux sur les plaintes fondées seront envoyés au responsable de l’institution et le bureau de l’AIPRP en recevra une copie.

Les ordonnances rendues par la Commissaire à l’information sont juridiquement contraignantes, conformément à l’article 100 (auparavant l’article 76) de la Loi sur l’accès à l’information et à la règle de droit.

La Loi sur l’accès à l’information prévoit deux options lors de la réception d’une ordonnance :

1. exécuter l’ordonnance;
2. exercer devant la Cour un recours en révision de toute question dont traite l’ordonnance, ce qui a pour effet de suspendre l’exécution de l’ordonnance.

Plusieurs dates sont importantes, selon les parties impliquées dans l’enquête :

• La date à laquelle l’institution est réputée avoir reçu le rapport final
  • Le cinquième jour ouvrable après la date du rapport final
• La date à laquelle le plaignant et l’institution peuvent exercer un recours en révision devant la Cour 
  • Le délai de 30 jours ouvrables suivant la date à laquelle l’institution est réputée avoir reçu le rapport final
• La date à laquelle les tiers et le Commissaire à la protection de la vie privée peuvent exercer un recours en révision devant la Cour
  • Le délai de 10 jours ouvrables suivant l’expiration du délai initial de 30 jours ouvrables dont disposent les institutions et les plaignants pour exercer un recours en révision devant la Cour 
• La date à laquelle l’ordonnance de la Commissaire prend effet
  • Le 31^e ou 41^e jour ouvrable après la date à laquelle l’institution est réputée avoir reçu le rapport final, si aucune des parties n’a exercé un recours en révision

Il y aura toujours un rapport final s’il y a une enquête sur une plainte, même si la plainte est réglée. Toutefois, quand les plaintes seront réglées, le rapport ne contiendra pas d’ordonnance ou de recommandation, car des mesures auront été prises de sorte que ce ne sera pas nécessaire d’émettre une ordonnance ou recommandation. 

Non, les ordonnances seront incluses dans les rapports finaux. Toutefois, ce ne sont pas tous les rapports finaux qui contiendront des ordonnances. 

De façon générale, les rapports finaux seront divisés en rubriques telles que « Faits », « Objet », « Analyse », « Conclusion » et, lorsqu’il y a lieu, « Ordonnance » ou « Recommandation ».  Comme c’est actuellement le cas pour les rapports de conclusions, les rapports seront rédigés de sorte qu’aucun renseignement ne soit divulgué lorsqu’une institution est autorisée à refuser de divulguer des renseignements ou à indiquer s’ils existent ou non. 

L’ouverture et la transparence de son travail sont des priorités pour le Commissariat. Autant que possible, les raisons et les principes sur lesquels reposent nos décisions seront rendus publics.

La Loi sur l’accès à l’information a été modifiée afin de donner au Commissaire à la protection de la vie privée deux occasions de participer aux enquêtes lorsque l’exception visant les renseignements personnels fait l’objet d’un litige :

1. Durant une enquête, la Commissaire à l’information peut, si elle l’estime indiqué, consulter le Commissaire à la protection de la vie privée.
2. Le Commissariat à l’information doit donner au Commissaire à la protection de la vie privée une possibilité raisonnable de formuler des observations chaque fois que la Commissaire à l’information a l’intention d’ordonner la divulgation de renseignements que l’institution considère « des renseignements personnels ».

Le commissaire à la protection de la vie privée a également le droit d’exercer devant la Cour fédérale un recours en révision relativement à l’article 19, une fois l’enquête du Commissariat à l’information terminée, ou de se joindre à un recours déjà exercé, lorsqu’il a été impliqué dans une enquête. 

Non, les tiers ne peuvent pas porter plainte à la Commissaire à l’information au sujet de l’application par une institution d’exceptions à leurs renseignements. La procédure selon laquelle les institutions doivent aviser et consulter les tiers durant le traitement d’une demande en vertu des articles 27 et 28 de la Loi n’a pas changé avec l’adoption du projet de loi C-58. L’article 44 donne toujours aux tiers le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale après qu’ils ont reçu un avis en vertu de l’article 28 de la décision d’une institution de divulguer leurs renseignements.

Les institutions doivent aviser les demandeurs lorsqu’elles demandent à la Commissaire à l’information l’autorisation pour ne pas donner suite à leur demande d’accès. Cela doit se faire en même temps que l’institution communique avec nous pour la première fois. 

Le Commissariat à l’information communiquera au demandeur tous les arguments et éléments de preuve (les représentations) présentés par l’institution pour appuyer sa demande d’autorisation pour ne pas donner suite à la demande d’accès si la Commissaire à l’information détermine qu’elle mérite d’être étudiée. C’est une question d’équité, afin que le demandeur ait l’occasion de fournir une réponse complète. De même, si la Commissaire à l’information estime que c’est indiqué, les institutions pourront prendre connaissance de toutes les représentations présentées par le demandeur. La communication des représentations sera facilitée par l’utilisation du service Connexion postel. 

Si la Commissaire à l’information autorise une institution à ne pas donner suite à demande d’accès, c’est parce qu’elle estime que l’institution satisfait aux critères établis à l’article 6.1. 

Si l’institution n’est pas d’accord avec la décision de la Commissaire à l’information, elle devrait demander un avis juridique sur les options qui s’offrent à elle.

Si une institution ne donne pas suite à une demande même si elle n’a pas reçu l’autorisation de la Commissaire à l’information, le demandeur peut soumettre une plainte au Commissariat à l’information au sujet de ce refus

Pour l’instant, il n’y a pas de formulaire ou de gabarit pour présenter à la Commissaire à l’information une demande d’autorisation pour ne pas donner suite à une demande d’accès. Le Commissariat à l’information pourrait créer un formulaire en ligne plus tard. 

Le Commissariat a créé un document décrivant la procédure pour présenter une demande d’autorisation pour ne pas donner suite à une demande d’accès.

Les demandes d’autorisation doivent inclure les informations suivantes :

• une copie de la demande d’accès en question;
• le nom et les coordonnées du demandeur;
• la date à laquelle l’institution a reçu la demande d’accès;
• le numéro de demande d’accès de l’institution;
• une confirmation que l’institution a avisé le demandeur par écrit en même temps qu’elle a communiqué avec la Commissaire à l’information pour demander l’autorisation de ne pas donner suite à la demande d’accès, conformément au paragraphe 6.1(1.3) de la Loi;
• toutes les observations et preuves que l’institution souhaite utiliser pour démontrer que la demande d’accès satisfait aux critères établis au paragraphe 6.1(1) de la Loi;
• des observations et toute pièce justificative attestant des efforts déployés par l’institution pour respecter son obligation de prêter assistance en ce qui concerne la demande d’accès.

C’est l’institution qui décide. Le Commissariat communiquera avec l’adresse de courriel à partir de laquelle la demande d’autorisation originale été envoyée, peu importe qui administre le compte. 

L’institution devrait demander un avis juridique afin de déterminer si les renseignements personnels qu’elle souhaite communiquer au Commissariat à l’information dans le cadre d’une demande d’autorisation pour ne pas donner suite à une demande d’accès sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au sujet de leur utilisation appropriée. 

Oui, il est possible de soumettre des preuves datant d’avant le 21 juin 2019, à condition qu’elles se rapportent directement à la demande d’accès en jeu. Cependant, une institution peut demander l’autorisation de la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès seulement pour les demandes d’accès présentées à compter du 21 juin 2019.