Plainte : Il est possible que des employés du Musée des beaux-arts aient détruit et/ou invité des personnes à détruire des documents qui auraient pu être fournis en réponse à une demande d’accès à l’information (une infraction au titre de l’article 67.1).

Enquête : Le Commissariat a conclu que des documents qui auraient pu être fournis en réponse à la demande d’accès avaient été détruits et que des employés avaient la possibilité (ce qui n’est plus le cas) de supprimer des courriels de manière permanente. De plus, le Commissariat a constaté que des personnes avaient été invitées à supprimer des documents au cours du traitement de la demande.

Résultat : Le Commissariat a renvoyé la question au procureur général du Canada puisqu’il y a eu infraction à la Loi. Le Musée des beaux-arts a modifié ses politiques et procédures sur l’utilisation des ordinateurs et du courriel et les a affichées sur son site intranet. Il a également invité ses cadres à se familiariser avec ces politiques et procédures et à les faire connaître aux employés. Ces politiques font désormais partie de la formation initiale dispensée aux nouveaux employés.

Prise de position de la commissaire à l’information:

• Il incombe aux institutions de donner une formation complète à leurs employés concernant leurs politiques et pratiques en matière d’accès à l’information et de gestion de l’information afin qu’ils connaissent et comprennent leurs obligations en vertu de la Loi. La formation doit être systématiquement dispensée aux employés en place et occuper une place importante dans la formation initiale des nouveaux employés. Une orientation et une surveillance organisationnelles s’imposent.
• Dans l’affaire en cause, la plupart des employés qui ne s’occupent pas de la technologie de l’information n’avaient pas reçu de formation concernant l’emploi d’un ordinateur et l’usage du courriel et ne savaient donc pas comment utiliser correctement le courriel ni ce qu’il convient de conserver ou d’éliminer et n’étaient pas au courant de leurs obligations au titre de la Loi.