2010-2011 2. Enquêtes dignes de mention

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Cette année encore, les efforts que nous avons déployés pour analyser la charge de travail et trouver les stratégies les plus efficaces de gestion des cas ont donné de bons résultats. Nous avons fait plein usage de tous les outils et pouvoirs mis à notre disposition, y compris la conduite d'audiences sous serment et de rapports assortis de recommandations officielles remis aux responsables des institutions. Entre autres stratégies fructueuses, mentionnons l'approche de portefeuille qui met l'accent sur des institutions particulières et le regroupement des plaintes selon leur source, leur sujet ou leur type. Dans la plupart des cas où la plainte était bien fondée, nous avons réussi à négocier un règlement permettant aux demandeurs d'obtenir des renseignements complémentaires ou davantage exhaustifs.

Cette section contient des exemples d'enquêtes dignes de mention qui ont été terminées en 2010–2011. Elles mettent en lumière certaines des stratégies et approches que nous avons utilisées, telles que la conduite d'audiences sous serment, l'envoi de rapports aux responsables des institutions, l'approche de portefeuille ou la négociation de dates d'engagement. D'autres conclusions d'enquête illustrent les principes importants à respecter dans le traitement des demandes d'accès, tels que l'obligation de prêter assistance et l'exercice légitime du pouvoir discrétionnaire dans l'équilibre entre la protection des renseignements personnels et la divulgation dans l'intérêt public. D'autres conclusions décrivent l'issue de notre travail d'enquête ayant facilité l'établissement de solutions « négociées » aux plaintes ou ayant conduit à une divulgation supplémentaire au bénéfice des demandeurs d'accès.

Tirer pleinement parti de nos pouvoirs

Cette année, la commissaire a jugé nécessaire de remettre sept rapports de plaintes bien fondées avec recommandations au responsable de l'institution. Trois de ces cas ont finalement été réglés. Les quatre cas qui n'ont pas été réglés faisaient partie de l'inventaire de nos anciens dossiers et sont maintenant devant les tribunaux. Dans trois de ces cas, la commissaire a introduit un recours en justice au nom du plaignant, et dans le quatrième, c'est le plaignant qui a saisi la cour du dossier.

Rapports de plaintes bien fondées avec recommandations au responsable de l'institution − Réglées

Ingérence dans une demande d'accès

Contexte

À l'été 2009, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a reçu une demande d'accès à l'information qui, selon le personnel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), figurait dans le Rapport sur le contrôle du rendement des biens immobiliers 2007–2008. Le personnel en question a décidé que la version complète du rapport devait être divulguée, mais il a récupéré le document en question dans la salle du courrier après qu'un membre du personnel du ministre ait envoyé un courriel demandant de « ne pas divulguer » la version complète du rapport, mais seulement une partie.

Quatre-vingt-deux jours plus tard, le journaliste qui avait présenté la demande n'a reçu qu'un des 15 chapitres du rapport. Ce n'est que plusieurs mois plus tard, après avoir fait deux autres demandes, qu'il a obtenu la version complète du document. Craignant qu'il y ait eu ingérence, le journaliste a fait une demande supplémentaire concernant le dossier de traitement de sa demande originale, puis, il a déposé une plainte à la commissaire à l'information.

Conclusions

Suite à notre enquête, la commissaire a conclu qu'un membre du cabinet du ministre s'était ingéré dans le processus de divulgation de documents en ordonnant à des fonctionnaires de récupérer le document qui avait été préparé à l'origine et en leur ordonnant ensuite de n'en divulguer qu'un chapitre. Les employés de cabinets ministériels n'ont pas le pouvoir de prendre des décisions en vertu de la Loi ou de donner des directives aux fonctionnaires d'une institution.

La commissaire a aussi établi que les actions et les omissions de certains fonctionnaires de TPSGC avaient entraîné un retard injustifié de plusieurs mois dans la divulgation des renseignements demandés. Cette façon de faire est contraire aux obligations légales de tous les fonctionnaires qui doivent prêter assistance aux demandeurs afin que les renseignements leur soient communiqués en temps utile.

En communiquant ses conclusions, la commissaire a formulé cinq recommandations au ministre. Elle a recommandé au ministre de soumettre l'affaire d'ingérence dans le traitement de la demande à la Gendarmerie royale du Canada, étant donné que la Loi, dans son libellé actuel, n'accorde pas ce pouvoir à la commissaire à l'information. Les autres recommandations concernaient la formation interne, les politiques et les procédures que TPSGC devrait élaborer ou améliorer afin d'éviter la répétition d'un incident semblable. Le ministre a accepté toutes les recommandations et l'institution a élaboré un plan d'action complet visant à éviter la répétition de ce type d'ingérence.

Contexte général

Un certain nombre de facteurs étaient en cause dans la présente enquête, y compris les rôles, les responsabilités et les pouvoirs des personnes visées. Comme le montre la présente affaire, lorsque les membres du personnel politique vont au-delà de leurs attributions et compromettent un processus qui a été conçu pour être objectif et non partisan, ceci peut avoir de graves répercussions sur le droit des demandeurs. Les conséquences du comportement des fonctionnaires qui omettent d'exercer leur devoir de dire « non » à des demandes inappropriées provenant de personnes qui n'ont pas le pouvoir de le faire, sont aussi préoccupantes.

Questions d'ordre juridique

L'enquête sur la présente plainte a fait ressortir les difficultés entraînées par un certain nombre de dispositions de la Loi. Dans les circonstances de la présente affaire, ces dispositions ont empêché la commissaire de divulguer au procureur général du Canada des renseignements concernant la perpétration possible d'une infraction à la Loi par un membre du personnel politique.

Dans un rapport spécial au Parlement qui documente notre enquête et nos conclusions, la commissaire a formulé plusieurs recommandations visant à enrayer les obstacles législatifs contenus dans la Loi. Premièrement, elle recommande une révision générale des obligations en matière de confidentialité énoncées dans la Loi, afin de tenir compte des changements survenus depuis son entrée en vigueur, il y a près de 28 ans. Deuxièmement, elle recommande de supprimer les dispositions qui l'empêchent de divulguer des renseignements au sujet de la perpétration possible d'une infraction à la Loi. Plus précisément, la commissaire recommande qu'elle soit autorisée à divulguer à un organisme compétent d'exécution de la loi les renseignements concernant toute personne commettant une infraction, et non seulement concernant les administrateurs, les dirigeants et les employés d'institutions fédérales, comme le prévoit la Loi présentement. Enfin, la commissaire recommande que les responsables des institutions fédérales soient tenus de l'aviser chaque fois qu'ils sont informés de la perpétration possible d'une infraction à la Loi dans leur institution.

Équité au plan administratif

Contexte

Pêches et Océans Canada a reçu une demande d'accès à l'information sur les permis de pêche aux pétoncles de la baie de Fundy que l'Office des appels relatifs aux permis de pêches de l'Atlantique et le ministre des Pêches et Océans avaient approuvés et renvoyés entre 1988 et 1991.

Le ministère avait refusé de divulguer les documents dans leur intégralité en prétendant qu'ils constituaient des renseignements personnels sur d'autres personnes (article 19). Le demandeur s'est plaint au Commissariat à propos du refus du ministère.

Règlement de la plainte

Le demandeur a indiqué qu'il ne cherchait pas de renseignements personnels dans les causes en appel qui avait été approuvées, mais plutôt le raisonnement et les critères utilisés par le ministre pour arriver à la conclusion de rétablir un permis de pêche. À la suite de notre intervention, le ministère a communiqué plusieurs documents au demandeur, mais a continué de refuser de divulguer des renseignements personnels. Le demandeur nous a ensuite informés qu'il s'intéressait essentiellement à quatre lettres que d'anciens ministres avaient envoyées à des personnes dont les permis avaient été rétablis suite à un appel interjeté devant l'Office. Il voulait s'informer des cas dans lesquels des permis avaient été rétablis, puisque son propre appel pour rétablir son permis avait été refusé. Sur cette base, nous avons continué les discussions et les négociations avec le ministère, mais en vain.

En concluant que la plainte était bien fondée, la commissaire a recommandé au ministre que les quatre lettres en question, qui contenaient des détails et d'autres informations sur les décisions des ministres en ce qui concerne les appels relatifs au permis, soient communiquées au demandeur. Le ministère a divulgué le contenu des quatre lettres à l'exception de certains renseignements personnels, tels que les adresses de domiciles. Le demandeur a été satisfait de cette information supplémentaire et le dossier a été clos.

Leçons apprises

Dans ce cas, le demandeur voulait connaitre les raisons et les critères utilisés par les ministres à l'appui des décisions qu'ils avaient prises de rétablir les permis de pêche de certains candidats, mais pas le sien. En privilégiant la prudence, le ministère n'avait pas appliqué la disposition sur le prélèvement prévue par la Loi (article 25) et divulgué ce que le demandeur était en droit de savoir. Cette affaire souligne l'importance de comprendre les motifs à l'appui de décisions administratives prises par un ministre ou un organisme.

Engagement de communication en temps utile

Contexte

Treize demandes ont été faites par le même demandeur à Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) pour divers documents relatifs au programme Aliments poste. Puisque le ministère n'a pas répondu dans les délais prévus par la Loi, le demandeur s'est plaint au Commissariat au sujet du retard à répondre à toutes ses demandes.

Règlement des plaintes

Trois de ces plaintes de présomption de refus ont été réglées sans que la commissaire n'ait à faire de recommandations au ministre des Affaires indiennes et du Nord. Par contre, ce n'est pas le cas des dix autres plaintes qui demeuraient des présomptions de refus.

Il s'est avèré que les retards découlaient du fait que la Société canadienne des postes (SCP), l'institution consultée, n'avait pas répondu en temps utile aux demandes d'AINC. Par conséquent, AINC a refusé de nous fournir des dates d'engagement sans connaitre les dates auxquelles la SCP répondrait aux consultations. Nous avons aussi appris que même si AINC avait prorogé le délai prévu par la Loi pour la plupart des demandes afin de consulter la SCP, elle n'avait pas entrepris les consultations pour certains des documents pertinents qu'après l'expiration du délai prorogé.

Nous avons cherché à accélérer le processus de consultation. AINC a accepté d'envoyer le plus rapidement possible les documents nécessaires à la SCP. Étant donné le volume important de documents concernés, cela a pris six mois. La SCP n'a pas respecté les dates d'engagement pour certaines des consultations. Nous avons eu plusieurs échanges avec des représentants de la SCP pour les amener à fournir des dates fermes quant aux consultations en cours avec AINC.

Obligation de prêter assistance

En vertu du paragraphe 4(2.1) de la Loi, l'institution fédérale est tenue de prêter assistance au demandeur. Un aspect clé de cette obligation consiste à fournir un accès en temps utile aux documents demandés. En retardant le traitement des demandes, AINC n'a pas, à notre avis, respecté cette obligation.

Si la Loi prévoit des cas dans lesquels les institutions peuvent proroger le délai de traitement d'une demande, elles n'ont pas le droit de retarder la réponse de façon indue et de manière contraire à leur obligation de prêter assistance. En outre, AINC aurait dû commencer le processus de consultation pour la plupart de ces demandes dès que possible et non pas après le début de notre enquête.

Présomption de refus

Nous avons conclu qu'AINC devait répondre à ces demandes et que, même si l'article 9 de la Loi prévoit les cas où des consultations avec d'autres institutions sont nécessaires, les prolongations de délais à cette fin ne doivent pas être déraisonnables. Cela est conforme avec la politique de 2008 du Conseil du Trésor qui invite les institutions à établir des procédures pour s'assurer que les consultations nécessaires soient entreprises dans le respect des dispositions prévues par la Loi.

Dans les fiches de rendement de 2008–2009, le commissaire a recommandé à AINC de s'efforcer de réduire à zéro son taux de présomptions de refus. AINC a répondu qu'il ferait en sorte que les demandes d'accès soient traitées dans les meilleurs délais et, qu'au besoin, les délais seraient prorogés afin d'éviter les situations de présomption de refus. AINC a également informé le Commissariat qu'il entreprendrait une analyse de la charge de travail pour rationaliser le traitement des demandes et en réduire le temps. Nous ferons un suivi des progrès accomplis par l'institution dans nos prochaines fiches de rendement.

Cela dit, même si les délais ont été prorogés pour dix des demandes d'accès, AINC s'est trouvé dans une situation de présomption de refus. Nous l'avons informé qu'il devrait, dans l'élaboration de ses procédures internes, prévoir des mesures pour traiter les prorogations de délai et le processus de consultation afin d'éviter des retards dans le traitement des demandes.

Après examen des observations que nous avons reçues et des autres éléments de preuve dont nous disposons, nous sommes arrivés à la conclusion qu'AINC a omis de s'assurer que les réponses à ces demandes soient fournies en temps utile, sachant qu'il se trouvait ainsi en situation de présomption de refus (article 10(3)).

Étant donné que l'institution n'a pas fourni au demandeur un accès en temps utile à ses dix demandes et le refus de la SCP de donner suite aux consultations d'AINC, la commissaire a indiqué au ministre des Affaires indiennes et du Nord que les dix plaintes étaient bien fondées. Elle a recommandé à AINC des dates d'engagement en vertu desquelles les demandes recevraient des réponses. Ces dates ont été établies d'après les discussions que nous avons eues avec AINC et la SCP, et notre propre évaluation du travail restant à faire à l'époque. AINC a répondu à la première des dix demandes au début de mars 2011. Pour ce qui est des autres demandes, des réponses devraient suivre dans les deux prochains mois.

Leçons apprises

Il incombe à l'institution qui traite la demande de respecter les délais prévus par la Loi. Lorsqu'elle proroge le délai pour procéder à des consultations auprès d'autres institutions, elle doit les faire dès que possible et en suivant les procédures établies par le Conseil du Trésor en 2008. À l'approche de la date d'échéance, elle doit rappeler aux institutions consultées la date de réponse pour faire des recommandations. À défaut de recevoir une réponse, l'institution doit prendre une décision sur la divulgation et répondre à la demande. Les institutions doivent avoir en place des procédures détaillées pour mener ces consultations.

Rapports de plaintes bien fondées avec recommandations au responsable de l'institution - Non réglées

Portée des exceptions

Contexte

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) et le ministère de la Justice ont reçu la même demande d'accès à un protocole mis en place entre les deux institutions et concernant les principes d'inscription et d'examen de documents de la GRC dans le cadre de litiges civils.

Après s'être consultées, les institutions n'ont divulgué que quelques informations générales et ont soustrait le texte du protocole pour le motif selon lequel il contenait des conseils ou des recommandations (alinéa 21(1)a)) et était visé par le secret professionnel qui lie l'avocat à son client (article 23). Le demandeur s'est plaint au sujet des exceptions appliquées par les deux institutions.

Règlement de la plainte

Nous n'avons pas accepté que le protocole constituait un avis ou des recommandations et qu'il était protégé par le secret professionnel qui lie l'avocat à son client. À notre avis, le protocole est une entente qui reflète une décision politique prise par les deux institutions sur la base de conseils ou de recommandations, y compris de conseils juridiques, précédemment fournis.

La commissaire a recommandé au ministre de la Justice et au commissaire de la GRC de divulguer le protocole. Les deux institutions ont refusé et, au nom du plaignant, la commissaire a entrepris à la Cour fédérale un recours en révision de ces décisions. (Voir le chapitre 4, « Une question de protocole »).

Interprétation d'une nouvelle exception ajoutée par la Loi fédérale sur la responsabilité

Contexte

Cette plainte portait sur une demande faite à la Société canadienne des postes (SCP) pour des informations relatives à son coordonnateur de l'accès à l'information. Le demandeur voulait obtenir son nom, son numéro de téléphone, les tâches et fonctions qui lui étaient assignées, son échelle salariale, ses allocations et avantages sociaux ainsi que son contrat de travail.

Le demandeur s'est plaint de la décision de la SCP de caviarder des portions des documents pour les raisons suivantes : à titre de renseignements personnels (article 19), à titre d'information qui pourrait porter préjudice à sa position concurrentielle (alinéa 18b)), et à titre de secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques qui lui appartiennent et qui sont traités par elle de façon confidentielle (alinéa 18.1(1)a)).

Règlement de la plainte

Nous avons convenu que la SCP avait correctement soustrait à la communication le numéro d'identification du coordonnateur et son adresse domiciliaire à titre de renseignements personnels. Nous n'avons pas retenu l'argument de la SCP selon lequel la communication de l'échelle salariale et des avantages sociaux porterait atteinte à sa position concurrentielle ou entraverait ses négociations contractuelles.

Selon la jurisprudence, afin d'établir attente raisonnable de préjudice probable, il doit y avoir des preuves de motifs de croire que la communication des renseignements risquerait vraisemblablement de porter préjudice à l'une des activités protégées par l'exception. Il faut établir un lien clair et direct ou une relation de causalité entre la divulgation d'informations spécifiques et le préjudice invoqué. Nous avons conclu que la SCP n'a pas établi un tel lien.

La SCP a refusé de communiquer l'information sur le salaire et les avantages sociaux à titre d'informations financières et commerciales confidentielles. Nous croyons que le but de l'alinéa 18.1(1)a) est de protéger l'information que détient une société d'État sur ses systèmes d'affaires, opérations et échanges commerciaux. Les échelles salariales et les avantages sociaux de ses employés devraient être divulgués, comme ils le seraient pour tout autre fonctionnaire, étant donné que de telles informations constituent une exception à la définition des renseignements personnels en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nous avons également conclu que les informations visées entrent dans la rubrique « administration générale » et devraient être divulguées en vertu de l'alinéa 18.1(2)a) de la Loi.

La SCP n'a pas accepté la recommandation de la commissaire de divulguer l'information. Avec le consentement du plaignant, la commissaire a demandé à la Cour fédérale d'examiner la question. (Voir le chapitre 4, « Quelle est la portée de l'article 18.1? »)

Portée de l'exception liée à la sécurité nationale

Contexte

Une demande a été présentée au ministère de la Défense nationale (MDN) afin d'obtenir des photos de coiffures (à l'exclusion des caractéristiques faciales et corporelles au besoin) de chaque détenu afghan dont le dossier avait été traité par les Forces canadiennes en 2007.

Le MDN a refusé de divulguer des photographies caviardées puisqu'elles constituaient des renseignements personnels (article 19) et pourraient compromettre la défense du Canada (paragraphe 15(1)). Le demandeur s'est plaint de la réponse du MDN.

Règlement de la plainte

De l'avis du MDN, la divulgation des photographies caviardées ne montrant que les cheveux ou le cuir chevelu permettrait d'identifier les détenus. En outre, le ministère a fait valoir que la présence militaire canadienne en Afghanistan, ainsi que sa sécurité et celle de ses alliés pourraient être compromises.

L'expression « renseignements personnels » est définie à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels comme tout renseignement concernant un individu identifiable. L'article 19 ne s'applique que dans les cas où la divulgation d'informations pourrait permettre d'identifier un individu. Nous n'avons pas été convaincus par l'argument du MDN selon lequel des individus pourraient être identifiés par des photos caviardées ne montrant que les cheveux ou le cuir chevelu ni par son affirmation selon laquelle le fait de voir ces éléments créerait un effet de mosaïque si des demandes supplémentaires étaient faites pour la divulgation d'autres composantes de leur visage. Nous estimons également que le MDN n'a pas offert de preuve convaincante que la divulgation des coiffures risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la capacité de défense du Canada, puisque les détenus ne peuvent pas être identifiés.

Jugeant la plainte bien fondée, la commissaire a recommandé au ministre que les coiffures soient divulguées. Le ministère a refusé et le plaignant a saisi la Cour fédérale de l'affaire. Un avis de demande a été déposé auprès de la Cour fédérale le 23 décembre 2010 (T-2140-10).

Leçons apprises

Cette demande illustre la notion de prélèvement raisonnable en vertu de la Loi. Les allégations d'effet mosaïque et de préjudice continu à la sécurité nationale doivent être dûment motivées dans la décision de refuser la divulgation les renseignements demandés.

Approche de portefeuille : Agence du revenu du Canada

Comme il a été expliqué au chapitre 1, nous avons opté pour une approche de portefeuille pour traiter le grand nombre de plaintes reçues ces dernières années concernant l'Agence du revenu du Canada. Les deux prochaines affaires concernent l'utilisation de l'article 24 de la Loi, exception qui renvoit à d'autres lois qui interdisent ou restreignent la divulgation de certaines informations et qui sont énumérés à l'Annexe II de la Loi. La disposition sur la divulgation restrictive dont il était question dans les deux cas concerne l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Interprétation des exceptions d'une manière limitée et spécifique

Cas n° 1 : Contexte

L'Agence du revenu du Canada (ARC) a reçu une demande visant à obtenir la liste des escompteurs d'impôt enregistrés en vertu de la Loi sur la cession du droit au remboursement en matière d'impôt, y compris leur adresse commerciale des deux dernières années.

L'ARC a invoqué l'article 24 de la Loi qui renvoit à d'autres lois qui interdisent ou restreignent la communication de certaines informations. Dans ce cas, l'ARC se reportait à l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu qui limite la divulgation de renseignements sur les contribuables.

Règlement de la plainte

L'objectif de la Loi sur la cession du droit au remboursement en matière d'impôt est de permettre aux personnes enregistrées de préparer des déclarations de revenus au nom de leurs clients et d'offrir à ces derniers un remboursement immédiat.

L'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu protège la confidentialité des renseignements des contribuables. Dans ce cas, les informations pertinentes à la demande ne se rapportaient pas aux contribuables, mais plutôt aux entreprises traitant avec ces derniers. Le demandeur voulait simplement la liste de ces entreprises et leur adresse. La divulgation de cette liste ne révélait aucune information protégée par l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu. À notre demande, l'ARC a accepté de communiquer les documents. À la suite de cette enquête, l'ARC nous a informés qu'elle était prête à divulguer ce type d'information si on lui en faisait la demande. La plainte, qui était bien fondée, a été réglée sans que la commissaire soit obligée de formuler des recommandations au responsable de l'institution.

Cas n° 2 : Contexte

Une personne a demandé à l'Agence du revenu du Canada (ARC) l'ensemble de son dossier d'entreprise qui avait été saisi par l'ARC, y compris le dossier de vérification, les documents relatifs à la dette actuelle, les intérêts et les pénalités, les documents de paiements sur la dette, la correspondance avec le bureau du shérif et le privilège enregistré sur une propriété.

L'ARC a refusé de divulguer les informations pour le motif que, lorsqu'une société est dissoute, nul n'a le droit d'obtenir des informations sur l'impôt sur le revenu en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Le demandeur s'est plaint de la réponse de l'ARC.

Règlement de la plainte

Dans ce cas, l'ARC a invoqué l'article 24 avec renvoi à l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu pour refuser de divulguer les renseignements sur les contribuables. Notre enquête a fait ressortir une exception énoncée à l'alinéa 241(4)b) de la Loi qui prévoit de « fournir à une personne un renseignement confidentiel qu'il est raisonnable de considérer comme nécessaire à la détermination de quel qu'impôt, intérêt, pénalité ou autre montant payable par la personne, ou pouvant le devenir, ou de quelque crédit d'impôt ou remboursement auquel elle a droit, ou pourrait avoir droit, en vertu de la présente loi, ou de tout autre montant à prendre en compte dans une telle détermination ». Nous avons demandé à l'ARC de prendre en considération cette exception dans ce cas particulier. L'ARC a accepté et récupéré environ 700 pages qui ont été diffusées en partie, certaines exceptions s'appliquant. La plainte, qui était bien fondée, a été réglée sans que la commissaire soit obligée de formuler des recommandations au responsable de l'institution.

Leçons apprises

Dans ces deux cas, l'ARC a interprété de façon très large de l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu. Bien que cet article ait une vaste portée, il doit être interprété de façon compatible avec le principe fondamental de la Loi sur l'accès à l'information. Selon l'article 2 de la Loi, les exceptions nécessaires au droit d'accès doivent être précises et limitées.

Approche de portefeuille : Bureau du Conseil privé

Cette année, nous nous sommes également intéressés au traitement des demandes d'accès par le Bureau du Conseil privé (BCP) dans deux domaines particuliers : les consultations obligatoires avec le BCP pour l'examen des documents confidentiels du Cabinet et l'obligation de prêter assistance.

Consultations concernant les documents confidentiels du Cabinet

Les institutions peuvent se prévaloir d'une prorogation en vertu de la Loi pour consulter les conseillers juridiques du BCP relativement aux renseignements confidentiels du Cabinet (BCP-CJRCC) dans le cas de documents considérés comme des documents confidentiels du Cabinet. Ce type de consultation est obligatoire en vertu de la politique du gouvernement. Toutefois, les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor ne définissent pas ce qu'est un délai raisonnable pour mener une telle consultation.

D'après les plaintes que nous avons reçues à propos des prorogations et des présomptions de refus ainsi que nos discussions avec les bureaux de l'AIPRP, ces consultations sont généralement longues. Le BCP-CJRCC exige maintenant jusqu'à 180 jours pour traiter les demandes de consultation. Les institutions prennent ce facteur en considération pour mener à bien le traitement de la demande et prennent de longues prorogations en vertu de la Loi. Si le BCP-CJRCC répond à la demande de consultation en retard, c'est l'institution qui a reçu la demande d'accès qui en est responsable et doit répondre du retard. Lorsque nous recevons une plainte concernant ce type de retard, nous intervenons auprès du BCP pour connaître la date à laquelle il compte répondre à la consultation.

Les consultations obligatoires ne devraient pas rendre l'institution et, finalement, le demandeur, otages du processus. En enquêtant sur plusieurs de ces plaintes cette année, nous sommes remontés jusqu'à la haute direction du BCP, et avons réussi à obtenir des dates précises auxquelles les réponses aux demandes de consultations seraient fournis aux institutions en question. L'enquête systémique que nous menons sur l'utilisation des prorogations, y compris celles qui sont demandées pour des consultations obligatoires, devrait nous permettre de mieux comprendre les causes profondes des problèmes et de faire des recommandations appropriées pour assurer la communication en temps utile et la conformité à la Loi.

Obligation de prêter assistance

Nous avons étudié un certain nombre de plaintes pour lesquelles nous avons constaté que le BCP a manqué à son obligation de prêter assistance en vertu la Loi. En effet, on s'est plaint à plusieurs reprises d'une phrase se trouvant dans l'accusé de réception qui requiert des demandeurs de confirmer s'ils désiraient que le BCP traite les documents confidentiels du Cabinet. Nous avons porté l'affaire en hauts lieux et cette nouvelle pratique a été abandonnée. Dans un cas, le BCP a fait faire au demandeur le travail qui lui revenait. Dans un autre, le BCP a interprété de façon si étroite les termes utilisés par le demandeur que ce dernier n'a rien reçu, même si le BCP avait récupéré les documents. Enfin, pour une autre demande, le BCP a refusé de communiquer des parties de documents qui contenaient des informations non pertinentes, et ce, contrairement à une règle établie depuis longtemps.

Qui détermine ce qu'est un document confidentiel du Cabinet?

Contexte

Le Bureau du Conseil privé (BCP) a reçu une demande de commande subséquente à une offre à commandes (formulaire TPSGC 942 ou l'équivalent ministériel délivré conformément aux SPICT (Services professionnels en informatique centrés sur les tâches). Dans son accusé de réception, le BCP a informé le demandeur que, étant donné la nature du travail du ministère, les documents du BCP comprennent souvent des informations qui ne sont pas assujetties à la Loi sur l'accès à l'information, car ils sont considérés comme des documents confidentiels du Cabinet. Il ajoutait que pour accélérer le suivi, il ne traiterait pas l'information susceptible d'être considérée en tant que renseignement confidentiel du Cabinet en vertu de l'article 69 de la Loi.

Le demandeur s'est plaint de cet énoncé du BCP. Il soutenait que le BCP est tenu de traiter tous les dossiers correspondant à la demande jusqu'à ce qu'un fonctionnaire qualifié détermine qu'il s'agisse d'une exclusion en vertu de l'article 69. Il a affirmé que cet énoncé était contraire au processus prévu par la Loi et que c'est le greffier du Conseil privé et non le directeur du bureau d'accès à l'information qui décide en la matière.

Règlement de la plainte

Le BCP nous a dit que la formulation employée dans l'accusé de réception s'inscrivait dans le cadre d'un projet pilote, amorcé pendant l'exercice financier, dans le but de fournir des réponses plus rapides aux demandeurs. Il a insisté sur le fait qu'il s'agissait d'un accusé de réception et que la dernière phrase offrait au demandeur l'occasion de manifester son désaccord avec cette démarche : « Si vous n'êtes pas d'accord avec cette approche ou que vous avez des questions sur le traitement de votre demande, n'hésitez pas à prendre contact avec…(nom de l'analyste, numéro de téléphone) ».

Le BCP a soutenu que si le demandeur avait souhaité que les documents soient traités dans leur intégralité, il l'aurait fait. Il a également soutenu que cette approche était conforme à son obligation de prêter assistance, puisqu'elle visait à répondre rapidement aux demandes d'accès en évitant les délais que prennent les examens menés par les conseillers juridiques du BCP pour les renseignements confidentiels du Cabinet (BCP-CJRCC).

Notre enquête a porté sur l'approche adoptée par le BCP relativement à ces « accusés de réception », y compris la volonté apparente d'invoquer une exclusion en vertu de l'article 69. Nous avons aussi cherché à savoir si cela était conforme à son obligation de prêter assistance prévue au paragraphe 4(2.1) de la Loi.

Nous avons trouvé leur démarche problématique à certains égards. À notre avis, l'enoncé selon lequel le BCP ne traitera pas les informations qui, selon lui, seraient considérées comme étant des renseignements confidentiels du Cabinet en vertu du paragraphe 69(1) n'est pas conforme à ses obligations en vertu de la Loi. Le traitement adéquat implique qu'une institution fédérale identifie et examine les documents demandés jusqu'à ce que quelqu'un habilité à le faire invoque une exclusion. Il exige également une notification écrite au demandeur de la décision prise par l'institution fédérale au sujet de la demande et de toutes les exceptions appliquées ou exclusions invoquées. La façon dont le BCP traite l'information demandée est également contraire à la directive du 1^er avril 2010 du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) intitulée Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

La directive énumère un certain nombre de principes qui devraient être utilisés pour aider les demandeurs, notamment :

• – Faire tous les efforts raisonnables pour trouver les documents relevant de l'institution fédérale qui permettent de répondre à la demande.

• – Appliquer les exceptions aux documents demandés de façon précise et limitée.

Si la directive du SCT ne s'applique pas à l'information qui en est exclue en vertu de la Loi, nous sommes d'avis que tant qu'une autorité compétente ne détermine pas qu'un document est exclu, tous les documents relevant d'une institution fédérale doivent être traités de la manière prévue par la Loi et conformément avec la directive du SCT. Nous notons que le directeur du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du BCP n'a pas le pouvoir d'invoquer l'article 69.

Nous sommes également d'avis que l'exigence de confirmation pour traiter la demande n'est pas appropriée, ne satisfait pas aux exigences de notification (articles 7 et 10) et n'est pas conforme à l'obligation de prêter assistance en vertu de la Loi.

Le BCP a tenté de justifier cette manière de procéder en disant que c'était une façon d'assurer un « accès rapide » aux documents en évitant les longs délais qu'exige l'examen approfondi des documents par le BCP-CJRCC. Bien que l'accès rapide aux documents soit un élément important de l'obligation de prêter assistance, ce n'est pas le seul.

Les institutions doivent également répondre de façon précise et complète et offrir toute l'aide raisonnable dans le cadre de la demande. À notre avis, le fait d'exiger des demandeurs qu'ils contactent le BCP à défaut de quoi, ils perdent leur droit au traitement adéquat de leur demande, est tout à faire contraire à l'obligation de prêter assistance.

Le BCP a insisté sur le fait que l'énoncé dans l'accusé de réception n'était pas une réponse à la demande, mais bien un accusé de réception de la demande. En fin de compte, il a informé le demandeur qu'une recherche approfondie avait été entreprise et qu'aucun des documents pertinents à sa demande n'avait été trouvé.

Au cours de l'enquête, il est devenu évident que l'approche du BCP constituait une abdication inadmissible de ses obligations envers les demandeurs. Demander à ces derniers de prendre contact avec lui s'ils ne sont pas d'accord avec le traitement proposé de leur demande les oblige à prendre les devants pour s'assurer que leur droit à l'accès à l'information soit respecté, conformément à l'article 4. Essentiellement, un tel mécanisme exige que la demande soit faite deux fois, à défaut de quoi le BCP estime que les demandeurs ont renoncé à demander les documents qu'une personne sans délégation de pouvoir « peut » considérer comme des documents confidentiels du Cabinet.

Nous avons conclu que le BCP n'avait pas traité la demande du requérant conformément aux exigences de la Loi et, en particulier, celle de prêter assistance. D'ailleurs, cette obligation ne peut pas être invoquée pour surmonter des obstacles administratifs internes, à savoir le temps qu'il faut au BCP-CJRCC pour examiner les documents qui pourraient être des documents confidentiels du Cabinet. Cela est particulièrement vrai lorsque les mesures proposées pour augmenter la rapidité du traitement sont prises au détriment des autres composantes de l'obligation de prêter assistance.

À la suite de notre intervention, un haut fonctionnaire du BCP nous a confirmé que l'énoncé concernant l'article 69 avait été retiré des accusés de réception. La plainte a été estimée bien fondée et réglée sans que la commissaire n'ait à faire de recommandations au responsable de l'institution.

Leçons apprises

Dans leur souci de trouver des moyens d'accélérer le traitement des demandes, les institutions devraient garder à l'esprit qu'elles ne peuvent pas passer outre à leurs obligations en vertu de la Loi, ni ignorer les procédures énoncées dans la Directive du SCT.

Les institutions devraient examiner soigneusement les conséquences des nouvelles procédures qu'elles souhaitent mettre en œuvre. Dans le cas du BCP, l'objectif du projet pilote peut avoir été de donner un service rapide aux demandeurs, mais le résultat final a été un mauvais service qui est à l'opposé de l'obligation de prêter assistance.

Faire faire le travail par le demandeur

Contexte

Quelqu'un a demandé au Bureau du Conseil privé (BCP) les registres des dépenses présentées par le personnel du Cabinet du premier ministre (CPM) ou du Bureau du Conseil privé pour le voyage du premier ministre à Edmonton, le 16 juin 2006.

Les documents de remboursement des dépenses des employés du BCP ont été récupérés et certains renseignements ont été soustraits à titre de renseignements personnels (paragraphe 19(1)). Le demandeur s'est plaint de la réponse du BCP en faisant valoir qu'il devait y avoir plus de documents.

Règlement de la plainte

Le demandeur s'est plaint que le BCP n'avait fourni que les documents relatifs à deux employés du BCP en ne présentant pas ceux du personnel exonéré du CPM. Au lieu de cela, le BCP a invité le demandeur à consulter son site Web. Or, ce dernier estime que le site Web ne fournit pas suffisamment de détails.

Les Services financiers du BCP ont été dans l'incapacité de retrouver l'information relative au personnel du CPM, puisque les dépenses ne pouvaient pas être recherchées par code de projet, le voyage ayant eu lieu au Canada. Les services financiers ont déclaré qu'il leur fallait le nom des voyageurs du personnel exonéré pour retrouver les documents. Dans sa plainte, le demandeur nous les a fournis, après les avoir trouvés sur le site Web du BCP. Nous nous sommes alors demandés pourquoi le BCP n'avait pas consulté son site Web au moment de la demande. Avec le consentement du plaignant, nous avons fourni les noms au BCP et une nouvelle recherche a été effectuée. Les documents ont été localisés et des informations supplémentaires ont été communiquées au demandeur. La plainte était bien fondée et la commissaire n'a pas eu à faire de recommandation au responsable de l'institution.

Leçons apprises

L'article 6 de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que les demandes d'accès doivent être faites par écrit à l'institution dont relève le document. Celles-ci doivent contenir suffisamment de détails pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l'institution de le retrouver avec un effort modéré.

En l'occurrence, le demandeur avait rédigé sa demande en des termes suffisamment précis, même s'il n'avait pas fourni le nom des employés.

Lorsque les institutions reçoivent des demandes d'accès, elles doivent effectuer une certaine recherche, afin de voir si les documents pertinents existent et où ils se trouvent. Puisque le demandeur a pu trouver les noms sur le site Web du BCP, les employés de ce dernier auraient dû être en mesure de les trouver sans trop d'efforts et proposer de le faire. Cela aurait permis, tant au BCP qu'au Commissariat, d'économiser des ressources et d'accélérer la divulgation des documents au demandeur.

Interpréter une demande d'accès

Contexte

Une demande a été déposée auprès du Bureau du Conseil privé (BCP) afin d'obtenir tous les procès-verbaux et transcriptions des conférences téléphoniques tenues en août et septembre 2008 lors de la crise de la listériose. Le BCP a prorogé le délai de réponse de 120 jours pour consulter une autre institution. Dans sa réponse, le BCP a informé le demandeur que les documents identifiés initialement n'étaient pas pertinents à la demande et qu'aucun document ne serait divulgué. Le demandeur s'en est plaint.

Règlement de la plainte

Le plaignant a affirmé que les documents existaient et que le BCP avait manqué à son obligation de prêter assistance, puisqu'il ne lui a donné ni l'occasion de discuter de sa décision ni la possibilité de continuer à traiter la demande. Il s'est aussi dit inquiet du refus apparent du BCP de coopérer avec le Commissariat pour assurer une réponse plus rapide.

Nous avons appris que les documents récupérés par le BCP étaient des notes manuscrites. Selon le BCP, ils n'étaient pas pertinents à la demande, puisqu'ils ne constituaient pas des « transcriptions » ou des « procès-verbaux » selon la définition habituelle de ces termes. Nous n'étions pas d'accord et avons demandé au BCP de traiter les notes. À notre avis et selon la définition du terme « transcription », nous avons conclu que ces termes étaient suffisamment semblables et interchangeables et pouvaient être interprétés comme s'appliquant aux documents identifiés par le BCP. Par conséquent, le BCP a accepté de traiter les documents, ce qui a pris plusieurs mois de plus en raison d'un certain nombre de consultations, dont une pour déterminer s'il s'agissait de documents confidentiels du Cabinet, ainsi que du long processus d'approbation du BCP.

À notre avis, le BCP a manqué à son obligation de prêter assistance au demandeur conformément au paragraphe 4(2.1) de la Loi en ne lui répondant pas en temps voulu et en interprétant de façon étroite les termes utilisés dans sa demande. Le BCP aurait dû informer le demandeur de l'existence de ces notes et lui demander s'il voulait qu'on les traite. La plainte était bien fondée et a été réglée sans que la commissaire n'ait eu à faire de recommandations au responsable de l'institution.

Leçons apprises

L'objectif de la Loi sur l'accès à l'information tel qu'énoncé à l'article 2 est « d'élargir l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication ». La Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor oblige les institutions à adopter une interprétation large d'une demande d'accès et à communiquer avec le demandeur pour clarifier sa demande si celle-ci n'est pas claire ou trop générale afin de comprendre l'information demandée sans retarder inutilement son traitement (article 6.2.5). En interprétant la demande de façon étroite, le BCP a manqué à son obligation de prêter assistance et a omis de respecter l'article 2 de la Loi.

Communication de renseignements non pertinents avec des informations pertinentes

Contexte

Le Bureau du Conseil privé (BCP) a reçu une demande de documents relatifs à des séances de formation du conseil d'administration de Radio-Canada tenues entre 2005 à 2007, y compris les rapports du personnel de formation du BCP ainsi que des factures émises à Radio-Canada. Les documents ont été divulgués avec des portions retenues à titre de renseignements personnels (article 19). Le demandeur s'est plaint de la réponse indiquant que des parties avaient été retranchées, puisqu'elles étaient considérées comme « non pertinentes ».

Règlement de la plainte

Nous avons discuté du traitement de la demande avec le BCP et lui avons dit que l'accès à des parties de documents ne pouvaient pas être refusé sous prétexte qu'elles n'étaient pas pertinentes. Le BCP a accepté de réexaminer les documents. Des parties de documents ont été soustraites à la communication à titre de renseignements personnels et le BCP n'a plus utilisé le prétexte que l'information était non pertinente pour retenir des informations. Des informations supplémentaires ont été communiquées au demandeur. La plainte était bien fondée et a été réglée sans que la commissaire ait à faire de recommandations au responsable de l'institution.

Leçons apprises

Selon une règle bien établie, les institutions ne peuvent pas retrancher de l'information qu'elles considèrent non pertinente, lorsque celle-ci se trouve dans le même document que des informations pertinentes. La Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information le précise et ajoute que le manque de pertinence n'est pas un motif d'exception en vertu de la Loi (article 6.2.25). Les documents doivent être traités dans leur intégralité et les seules parties qui peuvent être retranchées sont celles pour lesquelles une institution invoque une exception ou une exclusion.

Dates d'engagement

En enquêtant sur une plainte selon laquelle une institution n'a pas répondu à une demande dans le délai prescrit, le Commissariat cherche à négocier une date à laquelle l'institution s'engageait à répondre à la demande. Les institutions doivent prendre cet engagement au sérieux et répondre à la date convenue, puisqu'elles se trouvent déjà dans une situation de présomption de refus. Le rapport de la commissaire sur une plainte bien fondée avec des recommandations de dates d'engagement pour dix demandes d'accès d'AINC concernant le programme Aliments-poste a permis d'obtenir une communication en temps plus opportun (voir ci-dessus).

Nous avons également adopté d'autres approches et de récentes décisions judiciaires ont confirmé que la commissaire disposait de différentes options dans les enquêtes sur les plaintes de présomption de refus. Elle peut conserver le dossier de plainte ouvert jusqu'à ce que la réponse soit donnée ou le fermer en fonction de la date d'engagement prévue.

Comme l'illustre le cas suivant, la commissaire peut déposer une plainte pour refus d'accès (et non une plainte concernant un second retard) lorsqu'une date d'engagement n'a pas été respectée, en vue d'assurer la communication en temps utile.

Maintien d'un engagement grâce à une plainte de la commissaire

Contexte

Cette plainte se rapporte à une demande faite en 2009 à l'Agence du revenu du Canada (ARC) au sujet de documents ayant trait à la vérification fiscale d'une société pour les années 2002 et 2003.

Ne recevant pas de réponse de l'ARC, le demandeur s'est plaint du retard au Commissariat. Nous avons négocié une date d'engagement avec l'ARC selon laquelle elle s'engageait à répondre à la demande avant la fin de janvier 2010. Nous avons ensuite fermé le dossier. Au printemps suivant, le plaignant nous a informés que l'ARC n'avait toujours pas répondu à sa demande. Plusieurs échanges avec l'ARC se sont avérés infructueux pour obtenir une date d'engagement rapprochée. L'ARC a indiqué qu'elle avait besoin de plusieurs mois pour traiter la demande, ce qui signifiait que le demandeur aurait attendu au moins un an de plus que de la date convenue initialement. Étant donné la longueur du délai, la commissaire a décidé de déposer une plainte concernant le refus de l'ARC de fournir l'accès à l'information demandée.

Règlement de la plainte

Au moment d'amorcer l'enquête, nous savions que la demande portait sur un grand nombre de documents. Toutefois, nous avons ensuite appris que ce nombre avait presque doublé pour atteindre environ 10 000 pages. Pour accélérer le processus, l'enquêteur a examiné les documents et analysé les exceptions et exclusions au fur et à mesure que le bureau de l'AIPRP avait traité les documents. Trois mois plus tard, l'ARC a fait une divulgation partielle et a fourni sa réponse finale au demandeur le mois suivant.

Bien que le plaignant n'ait rien eu à redire à propos des exceptions et exclusions revendiquées par l'institution, nous avons revu la demande puisqu'il s'agissait d'une plainte pour refus. Nous avons conclu que l'ARC avait soustrait des informations admissibles à des exceptions, parce qu'il s'agissait de renseignements personnels(article 19) et de renseignements sur les contribuables (article 24 avec renvoi à l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu). Des informations ont également été exclues à titre d'informations publiées ou de matériel disponible à l'achat par le public (alinéa 68a)). Pour aider le demandeur à obtenir l'information, l'ARC a donné les titres des documents, le nom de leurs auteurs, ainsi que les numéros de page et de volume dans lesquels l'information se trouvait.

Leçons apprises

La décision de la commissaire d'initier et d'enquêter sur une plainte concernant un refus, étant donné que l'institution n'avait pas respecté sa date d'engagement, ne peut être appliquée dans tous les cas, puisque nous disposons de ressources limitées. Cette option s'offre à la commissaire dans les cas extraordinaires de retard excessif. Bien que cette démarche ait mobilisé un enquêteur à temps plein, nous estimions qu'une telle enquête s'avérait nécessaire afin de s'assurer que l'institution complète le traitement de la demande sur une base prioritaire, puisque cela avait déjà trop tardé.

Obligation de prêter assistance

Comment ne pas traiter une demande d'accès

Contexte

En mars 2010, un demandeur s'est plaint du retard dans le traitement de sa demande à l'Agence canadienne de développement international (ACDI). Sa demande portait sur les courriels et les communications par BlackBerry entre le chef du cabinet du premier ministre et des représentants de l'ACDI en 2006. Le demandeur craignait aussi que le Bureau du Conseil privé (BCP) avait retardé la demande d'accès pour des raisons politiques.

Règlement de la plainte

Notre enquête nous a permis d'apprendre que le retard extraordinaire pris dans cette affaire résultait d'un concours de circonstances, de procrastinations et d'erreurs humaines. Au départ, l'ACDI a demandé une prorogation de 60 jours afin de consulter le BCP. Néanmoins, cette prorogation n'était pas valide, puisqu'elle avait été réclamée après le délai de 30 jours. En novembre 2006, la demande s'est donc trouvée en situation de présomption de refus. Puis, pendant plusieurs mois, l'ACDI a mis la demande de côté. Cette inaction peut être essentiellement attribuée à la charge de travail du Bureau de l'AIPRP de l'ACDI, qui a presque doublé cette année-là. L'ACDI a pris 22 mois pour déterminer quels documents étaient pertinents et a ensuite envoyé quelque 150 pages au BCP à des fins de consultation en novembre 2008.

Tout comme l'ACDI, le BCP ne s'est pas empressé de répondre à cette demande. Même si le BCP a communiqué avec l'ACDI lors des deux premiers mois de la consultation, il a mis de côté le dossier pendant 14 mois et personne à l'ACDI n'a fait de suivi. Pourtant, sa politique stipule de le faire lorsqu'une consultation prend du retard. En mars 2010, un analyste de l'ACDI nouvellement affecté à la demande a contacté le BCP pour connaître l'état de la consultation. Par conséquent, le BCP a commencé à travailler sur le dossier et a répondu à l'ACDI deux mois plus tard.

Étant donné les préoccupations du plaignant concernant le BCP, nous avons examiné la consultation qui avait été menée auprès du Bureau de l'AIPRP du BCP. Bien que le BCP n'ait pas traité la demande avec diligence, nous avons constaté qu'il n'y avait aucune preuve d'obstruction de sa part. Le dossier avait été constamment mis de côté au profit d'autres demandes jugées plus urgentes. Pour ce qui est de l'ACDI, on nous a dit que leur charge de travail avait presque doublé à cette époque et qu'il a fallu attendre jusqu'en 2008 pour que d'autres analystes soient embauchés.

Leçons apprises

La disposition concernant l'obligation de prêter assistance (paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l'accès à l'information) est entrée en vigueur au cours du traitement de la présente demande. En raison de son inaction, l'ACDI a manqué à son obligation de prêter assistance en laissant traîner la demande au lieu d'y répondre dans les meilleurs délais. L'institution qui reçoit une demande d'accès est ultimement responsable de respecter le délai, et ce, même si elle a doit consulter une autre institution. Comme modèle de pratiques exemplaires à cet égard, mentionnons la négociation ou la demande d'une date d'échéance à l'institution consultée avant l'envoi des documents, la surveillance et le suivi pour s'assurer que la réponse à la consultation soit donnée en temps et, enfin, la prise de décisions concernant les documents consultés advenant un retard lié à la consultation.

Publié ou du domaine public

Information rendue publique en vertu d'une autre loi

Contexte

L'entreprise du plaignant a fait affaire avec l'Office Canada- Nouvelle-Écosse des hydrocarbures extracôtiers (l'Office), une institution fédérale assujettie à la Loi sur l'accès à l'information. L'Office met en œuvre un régime établi par la loi lorsque des personnes demandant des permis de prospection de pétrole lui fournissent des informations techniques à l'appui de leur demande. En vertu de la Loi de mise en œuvre de l'Accord Canada - Nouvelle-Écosse sur les hydrocarbures extracôtiers, cette information demeure confidentielle pour une période de temps variant selon la nature de l'information, après quoi l'Office la rend publique. Les demandeurs de permis en sont conscients.

Le plaignant avait écrit à maintes reprises au Commissariat, alléguant que l'Office avait divulgué des renseignements appartenant à son entreprise et protégés en vertu de l'article 20 de la Loi. Nous l'avons avisé que ses plaintes étaient de nature générale et ne se rapportaient pas à une demande particulière et que, par conséquent, nous ne pouvions pas accepter ses allégations comme une plainte. Il a ensuite décidé de demander à l'Office de l'information qui avait été fournie à ce dernier par une autre société. Le demandeur estime que l'information devrait être retenue en vertu de l'article 20. L'Office a exclu l'information à titre d'information qui est disponible au public aux termes de l'alinéa 68a). Cette réponse a conduit à la présente plainte.

Règlement de la plainte

Essentiellement, le plaignant faisait valoir que les renseignements n'avaient pas été convenablement exclus en vertu de l'alinéa 68a), puisqu'ils n'auraient pas dû être considérés comme des renseignements « accessibles au public ». Cette affirmation était fondée sur le fait que l'Office ne pouvait pas légalement rendre l'information publique, car cette dernière était la propriété des demandeurs de permis qui la lui avaient soumise en vertu de sa législation. Ces informations sont, selon le plaignant, des renseignements exclusifs provenant de tiers qui ne peuvent être divulgués qu'après examen en vertu de l'article 20 de la Loi sur l'accès à l'information. En ce qui concerne le paragraphe 2(2) de la Loi, le plaignant a maintenu que les règles d'interprétation des lois exigent que cette disposition soit lue conjointement avec le reste de la Loi, qui comporte des dispositions, telles que l'article 20, destinées à protéger les tiers contre la communication inappropriée de leurs renseignements. A son avis, l'Office aurait dû envisager de refuser de communiquer les documents demandés en vertu de l'article 20, au lieu de lui faire savoir que l'information était accessible au public conformément à l'article 122 de la Loi de mise en œuvre de l'Accord Canada - Nouvelle-Écosse sur les hydrocarbures extracôtiers (1988, chap. 28).

Bien que nouveau, l'argument du plaignant n'a pas été accepté par le Commissariat. L'essence de la plainte était que le régime législatif de l'Office violait les droits de propriété en divulguant des informations au public et que nous devrions empêcher une telle divulgation.

Nous avons conclu qu'il n'était pas dans le mandat du Commissariat de déterminer si les renseignements demandés étaient correctement mis à la disposition du grand public en vertu de la loi et des politiques qui régissent l'Office et ses procédures. Nous avons informé le plaignant que, compte tenu des dispositions du paragraphe 2(2) de la Loi, le Commissariat n'était pas disposé à intervenir dans une procédure destinée à fournir l'accès à l'information gouvernementale et que cette disposition impose que notre rôle soit de compléter, plutôt que de remplacer, une telle procédure d'accès. Par conséquent, nous n'utiliserions pas les dispositions d'exception de notre propre loi pour limiter l'accès à l'information en vertu d'un régime législatif différent.

En conséquence nous avons conclu que, dans le cadre de la Loi sur l'accès à l'information, l'Office a correctement identifié les documents demandés comme des documents mis à la disposition du public et s'est acquitté de manière exemplaire de son obligation de prêter assistance. La plainte était donc non fondée.

Leçons apprises

Les arguments du plaignant équivaudraient à affirmer que la Loi sur l'accès à l'information est destinée à limiter l'accès à l'information qui est normalement à la disposition du grand public. De tels arguments sont contraires à l'objectif et à l'article 2 de la Loi.

L'un des principaux objectifs du Commissariat est de promouvoir la transparence gouvernementale et de faciliter l'accès du public aux termes de toutes les procédures du gouvernement destinées à fournir l'accès à l'information. À notre avis, le paragraphe 2(2) de la Loi précise que notre fonction n'est pas de réglementer d'autres mécanismes qui permettent l'accès en vertu de diverses législations.

Articles de journaux obtenus par service d'abonnement

Contexte

Une demande a été faite à la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) afin d'obtenir un document mentionné par la présidente de la CCDP dans un article du 22 juin 2009 du National Post. La CCDP a publié quelques renseignements, mais a retenu des documents en faisant valoir que cette divulgation pourrait nuire à la sécurité des personnes (article 17) et était visée par l'exception pour les renseignements personnels (article 19). L'information a été exclue à titre d'information publiée ou mise en vente (article 68).

Règlement de la plainte

Nous avons pris connaissance des observations faites par la CCDP en ce qui concerne sa décision de retrancher le nom d'individus afin de protéger leur sécurité (article 17). Dans certains cas, nous étions d'accord avec la décision de l'institution. Dans d'autres cas, nous n'étions pas d'accord puisque leur nom avait été rendu public, soit dans des articles de journaux ou en raison de leur intervention auprès du Tribunal canadien des droits de la personne. La CCDP s'est dit d'accord et a publié quelques noms. Nous sommes convaincus que la CCDP a soustrait à bon droit les renseignements personnels concernant d'autres personnes (article 19).

La CCDP a également exclu certains articles de journaux à titre de documents publiés ou mis en vente (alinéa 68a)).Ces informations ne relèvent pas du champ d'application de la Loi, car elles peuvent être obtenues par d'autres moyens sans avoir à faire une demande d'accès. Les articles de journaux qui correspondaient à la demande sont protégés par la Loi sur le droit d'auteur et publiés par les détenteurs respectifs de ces droits. La plupart des articles ont été obtenus grâce à une entente de service d'abonnement qui limite la divulgation. Afin d'aider le demandeur, la CCDP a consulté les entreprises de presse afin d'obtenir leur autorisation de divulguer les articles. Une seule (le Hill Times) a répondu et a décidé de communiquer ses articles. Tous les autres articles ont été exclus et la CCDP a fourni au demandeur une liste contenant le titre, la date de publication, le journal et l'auteur pour chaque article exclu de la Loi.

La CCDP a publié des informations supplémentaires et la plainte a été considérée comme étant bien fondée et réglée sans que la commissaire soit obligée de formuler des recommandations au responsable de l'institution.

Renseignements personnels vs intérêt public dans la communication

L'exercice du pouvoir discrétionnaire et le rôle de la commissaire

Contexte

Cette plainte résulte d'une demande faite auprès de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), afin que tout document concernant le statut de la citoyenneté canadienne d'un individu en particulier soit divulgué. Dans sa réponse, CIC a indiqué ne pas pouvoir répondre à la demande, puisque que le demandeur n'avait fourni aucune documentation montrant qu'il représentait la personne concernée ou qu'il avait obtenu son consentement écrit, conformément à la politique en matière de consentement du ministère. CIC a également affirmé au demandeur qu'il ne pouvait confirmer ou nier l'existence du document, mais que le cas échéant, le document serait soustrait à la communication à titre de renseignements personnels (article 19). CIC s'est fondé sur une disposition de la Loi qui prévoit que les institutions ne sont pas tenues de faire état de l'existence du document demandé (paragraphe 10(2)).

Le demandeur a alors invité CIC à utiliser son pouvoir discrétionnaire et à communiquer les renseignements demandés dans l'intérêt public. CIC a répondu au demandeur qu'il n'avait pas fourni de preuves ni de motifs sérieux démontrant que la communication des renseignements était dans l'intérêt public et avait préséance sur l'atteinte à la vie privée qui en résulterait.

Règlement de la plainte

Le Commissariat a convaincu CIC que le paragraphe 10(2) ne devait pas être appliqué dans ce cas, puisque certains renseignements sur la personne concernée étaient déjà connus du public et que des documents avaient déjà été retrouvés.

Nous avons observé plusieurs lacunes dans la démarche utilisée par CIC pour répondre à la demande d'accès, d'autant plus que CIC a fait défaut à son obligation d'aider le demandeur durant le processus. Depuis, l'institution a pallié ces lacunes. Premièrement, ayant jugé la demande incomplète, CIC a décidé de ne pas rechercher les documents, puisque le demandeur n'avait pas prouvé qu'il représentait la personne nommée ou qu'il avait obtenu son consentement écrit, conformément à la politique du ministère. Nous avons expliqué au ministère que sa politique en matière de consentement ne s'appliquait pas dans ce cas-ci, puisqu'un demandeur peut présenter une demande d'accès pour des renseignements personnels concernant un autre individu qu'il ne connaît pas ou qu'il ne représente pas. À notre avis, la demande était complète, car le demandeur avait rempli toutes les exigences prévues par la Loi pour présenter une demande d'accès. CIC a alors accepté de récupérer les documents.

Deuxièmement, CIC a omis de communiquer avec le demandeur avant d'envoyer sa réponse. Lorsque le ministère a communiqué avec celui-ci, c'était pour l'informer qu'il n'avait pas démontré que la communication des renseignements personnels dans l'intérêt public l'emportait sur l'atteinte à la vie privée qui en résulterait. Tel qu'il a été établi dans l'arrêt Dagg c. Canada (ministre des Finances) [1997] 2 R.C.S. 403, paragr. 16, il incombe à l'institution, et non pas au demandeur, de tenir compte de l'intérêt public.

Troisièmement, nous avons découvert que CIC avait refusé de communiquer les renseignements dans l'intérêt public sans l'approbation du représentant de CIC ayant le pouvoir délégué de prendre une telle décision en vertu de la Loi. À la suite de notre intervention, le sous-ministre, en tant qu'autorité déléguée de CIC, a examiné cette demande et a déterminé qu'elle n'était pas dans l'intérêt public.

L'exception prévue à l'article 19 a pour objet de protéger les renseignements personnels. Toutefois, une institution peut communiquer des renseignements personnels, à condition que certaines conditions soient remplies. Une de ces conditions, qui est énoncée au sous-alinéa 8(2)m)i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, permet la communication de renseignements personnels lorsque l'intérêt public justifie une éventuelle atteinte à la vie privée.

Lorsqu'il doit décider de communiquer ou non des renseignements personnels dans l'intérêt public, le responsable de l'institution doit soupeser si l'intérêt public prédomine sur l'atteinte à la vie privée de l'individu. Pour ce faire, il doit se fonder sur les critères selon lesquels il faut évaluer les attentes de l'individu, la nature des renseignements personnels demandés et les conséquences éventuelles de leur communication pour l'individu.

Dans Usage et communication de renseignements personnels, le Secrétariat du Conseil du Trésor présente des directives précises sur l'application des critères et, ce faisant, insiste sur le fait qu'« il est important de toujours faire la différence entre la curiosité du public et l'intérêt public. » Il ajoute : « (i)l s'agit de déterminer si l'intérêt public, qui doit être soupesé par rapport à la violation de la vie privée, est spécifique, actuel et probable (de façon analogue aux critères de violation énoncés à l'item 2.1.1 du chapitre 2-9). » À titre d'exemples de cas où la communication de renseignements personnels dans l'intérêt public l'emporte sur la violation éventuelle de la vie privée, mentionnons les urgences, les accidents, les catastrophes naturelles, les actes de guerre ou de terrorisme ou encore pour l'application d'une ordonnance d'un tribunal.

La préséance de l'intérêt public prévue dans la Loi sur la protection des renseignements personnels ne confère aucun droit d'accès aux renseignements personnels. Elle permet seulement la communication de renseignements si, de l'avis du responsable de l'institution (ou du responsable délégué), les conditions sont remplies. À cet égard, le rôle du Commissariat est de déterminer si l'autorité déléguée a soupesé les différents intérêts en jeu eu égard au principe de la primauté des raisons d'intérêt public. Toutefois, la manière de s'y prendre relève de l'autorité déléguée. Nous ne pouvons déterminer si la décision prise était bonne ou mauvaise. Nous ne pouvons que déterminer si la décision prise était raisonnable dans les circonstances et si tous les facteurs pertinents ont été pris en considération.

La commissaire doit continuellement chercher à savoir si le pouvoir, clairement conféré par la Loi, de communiquer ou non des renseignements a été exercé à bon droit. La question se pose sans cesse : s'agit-il de renseignements que le gouvernement doit protéger ou communiquer, compte tenu des intérêts opposés voulant, d'une part, qu'ils soient divulgués et, d'autre part, que la confidentialité soit préservée? Si la preuve ou les circonstances révèlent que le pouvoir de refuser la communication a été exercé à des fins autres que celles mentionnées dans la disposition de la Loi en question, cet exercice du pouvoir discrétionnaire pourrait être contesté devant la Cour fédérale pour cause d'exercice non autorisé du pouvoir exécutif. La Loi confère à la commissaire à l'information le mandat d'entreprendre un examen poussé de toutes les circonstances pertinentes.

Dans le cas présent, nous étions satisfaits de voir que l'autorité déléguée avait examiné les facteurs pertinents et soupesé les différents intérêts en jeu avant d'en arriver à la décision raisonnable de ne pas communiquer les renseignements personnels. CIC a appliqué les critères et exercé à bon droit son pouvoir discrétionnaire pour en arriver à sa décision. La plainte a donc été jugée non fondée.

Leçons apprises

Le fait que le demandeur n'avait pas obtenu le consentement de l'individu sur lequel il cherchait à obtenir des renseignements n'était pas une raison pour ne pas traiter la demande. Dès qu'un demandeur remplit toutes les exigences relatives à la présentation d'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, il faut rechercher et examiner les documents demandés et ce, avant même d'invoquer des exceptions. De plus, les décisions doivent toujours être prises par les agents ayant les pouvoirs délégués.

En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable de l'institution ou le responsable délégué est habilité à rendre des décisions sur des questions en matière d'accès à l'information. La raisonnabilité dépend du contexte, et on l'évalue différemment selon les circonstances pertinentes. La raisonnabilité porte sur la justification, la transparence et l'intelligibilité du processus décisionnel. Elle vise également à déterminer si la décision figure au nombre des Enjeux possibles acceptables qui étaient ouvertes à l'institution. Le rôle de la commissaire n'est pas d'exercer son pouvoir discrétionnaire à la place du responsable de l'institution ou de son délégué, mais de s'interroger sur la raisonnabilité de la décision prise par l'institution, en tenant compte de tous les facteurs pertinents.

− « RÉSOLUE » − Notre expérience avec la nouvelle catégorie de décision

C'est la première année que nous utilisons de nouvelles catégories de décision pour les plaintes. La catégorie « résolue » signifie que le Commissariat a contribué à la négociation d'une solution sans devoir rendre une décision officielle en vertu de la Loi. L'expérience nous permettra de définir l'applicabilité de cette catégorie, que nous entendons utiliser de façon sélective. Cette catégorie englobe des questions administratives mineures, comme lorsqu'un demandeur se plaint d'avoir reçu une copie illisible d'un document. Comme on le verra dans les exemples ci-dessous, on peut utiliser la catégorie « résolue sans conclusion » pour différents types de plaintes. Le principal critère est que toutes les parties soient satisfaites de la résolution informelle de la plainte.

Création d'un document pour donner suite à la demande

Contexte

Radio-Canada a reçu trois demandes portant sur des contrats d'emploi, de services du personnel ou de consultation accordés à un rentier de Radio-Canada pour les années 2005, 2006 et 2007, chaque année faisant l'objet d'une demande distincte. Radio-Canada a informé le demandeur de sa décision de retenir l'information à titre de renseignements personnels (article 19). Le demandeur s'est plaint au Commissariat de la réponse de Radio-Canada.

Règlement de la plainte

Au cours de l'enquête, Radio-Canada nous a présenté des observations et a accepté qu'elles soient transmises au plaignant. Comme Radio-Canada ne compile pas le nombre de contrats, mais plutôt le nombre de personnes ayant un contrat ou un emploi à court terme, le plaignant a accepté de recevoir des renseignements sur le nombre de personnes, le nombre de personnes ayant obtenu plus d'un emploi à court terme ou un contrat à l'intérieur d'une même année et le nombre de personnes ayant obtenu un seul contrat d'emploi à court terme dans une même année. Le plaignant a également confirmé qu'il n'avait pas besoin des copies des contrats.

Le plaignant tenait à savoir combien de rentiers étaient retournés à Radio-Canada pour un emploi à court terme ou un contrat. Radio-Canada a créé un document contenant les renseignements convenus et l'a diffusé dans son intégralité. Par conséquent, la question de savoir s'il fallait refuser la communication de renseignements personnels pour les trois demandes ne se posait plus. La plainte a donc été réglée à la satisfaction de toutes les parties concernées, sans que nous ayons à rendre une décision officielle en vertu de la Loi.

Renseignements demandés disponibles sur le site Web

Contexte

La Banque du Canada a reçu une demande l'invitant à communiquer des notes sur les résultats d'un modèle économique du dollar canadien. La Banque du Canada a refusé de communiquer les renseignements en invoquant divers articles de la Loi. Le demandeur s'est plaint de l'application des exceptions.

Règlement de la plainte

Notre enquête a révélé que les renseignements étaient déjà disponibles sur le site Web de la Banque, nous avons donc orienté le plaignant vers le site. Lorsque celui-ci a confirmé avoir trouvé les renseignements demandés sur le site Web, nous avons clos le dossier à titre de plainte « résolue sans conclusion ».

Entente sur l'application future d'un barème tarifaire

Contexte

Ce cas porte sur 77 plaintes déposées par un demandeur contre l'Agence du revenu du Canada (ARC). Le demandeur avait présenté un certain nombre de demandes pour accéder à des courriels du ministère en deux phases distinctes. La phase 1 portait sur les lignes objet des courriels envoyés par une personne donnée. Après avoir reçu les documents, le demandeur a sélectionné les objets d'intérêt et, dans la phase 2, a demandé à obtenir le corps des courriels. Le demandeur s'est plaint au Commissariat que l'ARC exigeait qu'il paie des frais de demande pour l'ensemble des demandes de la phase 2. Selon lui, même si les demandes étaient présentées en deux étapes, elles faisaient quand même partie d'une demande globale, et l'ARC ne devrait facturer des frais de demande qu'une seule fois.

Règlement de la plainte

Notre but n'était pas seulement de régler ces plaintes, mais de trouver une solution à long terme puisque le demandeur demande régulièrement à l'ARC des copies de courriels. Nous avons obtenu des observations de la part du plaignant et de l'ARC. Après plusieurs réunions et échanges téléphoniques, l'enquêteur a réussi à conclure une entente à la satisfaction du plaignant et de l'institution. L'ARC a convenu d'accorder au demandeur un crédit de 680 $ qui couvrait les frais de demande pour 136 demandes. Le crédit sera appliqué à ses demandes futures. L'institution a également accepté de retirer les frais de demande de 5 $ pour les demandes futures faites dans la phase 2. Une fois que le demandeur aura utilisé le crédit, l'ARC n'imposera des frais qu'à la phase 1 des demandes. Ces plaintes ont été jugées résolues sans conclusion.

Leçons apprises

Le règlement de cette affaire est à l'avantage des deux parties ainsi que du Commissariat. Au lieu de demander des copies complètes de tous les courriels envoyés par une personne donnée, le demandeur ne sélectionne que ceux qu'il juge importants. Par le fait même, l'ARC n'a pas besoin de traiter tous les courriels, y compris ceux qui n'intéressent pas le demandeur. Maintenant que l'ARC n'imposera pas de frais pour la phase 2, les demandes ne seront plus aussi coûteuses. Par ailleurs, cette approche fera en sorte que le Commissariat ne reçoive plus de plaintes sur cette question dans l'avenir.

Faciliter une méthode d'accès

Contexte

Une personne a fait une demande au Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) en vue d'obtenir tous les documents à son sujet. L'institution a répondu qu'elle ne pouvait confirmer ou nier l'existence des documents pertinents (paragraphe 10(2)) et que le cas échéant, de tels documents seraient soustraits à la communication aux termes de plusieurs exceptions invoquées par le SCRS. Le demandeur s'est plaint de la réponse.

Règlement de la plainte

Le paragraphe 10(2) de la Loi permet à une institution de refuser de confirmer ou de nier l'existence de documents dans des situations où la connaissance de l'existence ou de la non-existence d'un document pourrait causer un préjudice prévu à une exception. Lorsqu'une institution décide d'invoquer cette disposition, elle doit toujours citer les exceptions aux termes desquelles les renseignements seraient soustraits, le cas échéant.

Nous avons appris que le SCRS avait communiqué avec le demandeur et lui avait proposé de faire une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En vertu de cette Loi, le SCRS serait tenu d'énumérer les fichiers de renseignements personnels consultés et, dans la plupart des cas (à l'exception des fichiers inconsultables), il confirmerait s'il détient l'information. Nous avons communiqué avec le demandeur et réitéré l'offre de l'institution. Celui-ci a convenu que cette approche pourrait régler l'affaire. Le SCRS a donc envoyé une autre réponse comme s'il avait reçu une demande aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutes les parties concernées étant satisfaites de cette approche, nous avons jugé la plainte résolue sans conclusion.

Communication de renseignements supplémentaires

Dans chacun des cas suivants, nous avons convaincu les institutions de communiquer des renseignements supplémentaires au cours de l'enquête.

Article 23 - Le temps consacré par les avocats du gouvernement à un litige est-il protégé par le secret professionnel qui lie un avocat à son client?

Contexte

Le ministère de la Justice a reçu une demande en vue d'une comptabilisation des heures consacrées par ses avocats pour représenter son client, l'Agence du revenu du Canada (ARC), dans la préparation et la conduite d'un litige.

Le ministère de la Justice a refusé de communiquer les documents en vertu de l'article 23 de la Loi portant sur les renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client. Le demandeur s'est plaint au Commissariat que le secret professionnel ne pouvait être invoqué pour soustraire à la communication le nombre d'heures que les avocats et les agents de Justice ont consacrées à la conduite du litige.

Règlement de la plainte

Les documents refusés au demandeur concernaient neuf pages provenant du système électronique des activités du ministère (iCase), dans lesquelles sont indiqués le nombre d'heures et les tâches exécutées par chaque avocat et son nom. À l'exception du titre et des rubriques à la page 1, les renseignements ont été soustraits à la communication en vertu de l'article 23. Dès le début de l'enquête, le ministère de la Justice a accepté de communiquer les rubriques des pages 2 à 9, mais a quand même refusé de divulguer le nombre total d'heures. À la suite de discussions et d'une demande pour des observations écrites, le Commissariat a convaincu le ministère de révéler le nombre total d'heures au demandeur. La plainte, qui était bien fondée, a été réglée sans que la commissaire soit obligée de formuler des recommandations au responsable de l'institution.

Leçons apprises

Au moment d'appliquer l'exception relative au secret professionnel qui lie un avocat à son client, les institutions ne doivent pas oublier que le client est une institution fédérale et que les frais sont payés à même les fonds publics. Par conséquent, il faut tenir compte de l'intérêt public dans le cadre de la reddition de comptes. Il est important de s'assurer que la portée du secret professionnel n'est pas trop large et que le pouvoir discrétionnaire de communiquer des renseignements a été exercé à bon droit, afin de maximiser la reddition de comptes à la population.

Article 25 - Application de prélèvements aux renseignements manuscrits

Contexte

Le ministère de la Justice a reçu une demande pour tous les documents relatifs aux bénéficiaires du « Fonds d'aide aux victimes » ayant répondu à un bref sondage. Ce fonds fournit de l'aide financière aux victimes d'actes criminels, afin qu'elles puissent assister aux audiences de la Commission nationale des libérations conditionnelles. La demande portait sur les copies de tous les sondages complétés jusqu'à présent. Le ministère a invoqué des exceptions en disant que les documents contenaient des renseignements personnels
(article 19), des avis ou recommandations (alinéa 21(1)a)) ainsi que des comptes rendus de discussions ou délibérations (alinéa 21(1)b)). Le demandeur s'est plaint des exceptions appliquées en vertu de l'article 19.

Règlement de la plainte

La plupart des renseignements soustraits à la communication à titre de renseignements personnels l'ont été parce qu'ils étaient rédigés à la main. Pour que les documents soient considérés comme des renseignements personnels, ils doivent être associés à une personne identifiable. Les notes manuscrites ne peuvent pas, à elles seules, révéler l'identité des personnes. Par conséquent, nous avons demandé au ministère de prélever des parties de documents et de soustraire à la communication uniquement des renseignements tels que le nom des personnes, les dates, les détails des crimes et les détails familiaux qui permettraient l'identification des personnes ayant rempli le sondage. Le ministère de la Justice a accepté de procéder ainsi et a communiqué beaucoup plus de renseignements. La plainte, qui était bien fondée, a été réglée sans que la commissaire soit obligée de formuler des recommandations au responsable de l'institution.

Leçons apprises

L'article 25 de la Loi permet aux institutions de prélever des parties de documents afin de communiquer le plus d'information possible. Le personnel chargé de l'accès devrait ne pas perdre de vue cette obligation au moment d'examiner les documents.

Article 19 - Les signatures d'employés ne sont pas des renseignements personnels

Contexte

Une personne a demandé au Bureau du Conseil privé (BCP) de lui fournir des renseignements sur toutes les commandes (demandes de livraison conformément à un bon d'achat ou un contrat en vigueur) traitées par l'institution dans la région de la capitale nationale dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement pour services d'aide temporaire en septembre 2008. Le BCP a retenu, à titre de renseignements personnels (article 19), les signatures des employés fédéraux qui apparaissaient sur les documents demandés. Le demandeur s'est plaint de l'application de cet article.

Règlement de la plainte

Après avoir examiné les renseignements retenus par le BCP, nous avons conclu que ceux-ci n'étaient pas des renseignements personnels. Nous avons alors demandé au BCP de revoir sa position. Le BCP a ensuite décidé de divulguer les signatures. La plainte, qui était bien fondée, a été réglée sans que la commissaire soit obligée de formuler des recommandations au responsable de l'institution.

Ni renseignements de tiers (article 20), ni avis (article 21)

Contexte

Une demande a été présentée à Industrie Canada (IC) pour la communication de tous les documents liés à un rapport intitulé « L'incidence du téléchargement de musique et du partage de fichiers poste à poste sur les ventes de musique : étude préparée pour Industrie Canada ».

IC a communiqué plus de 1 150 pages au demandeur, à l'exception de 230 pages divulguées en partie et d'environ 50 pages non divulguées, citant plusieurs articles de la Loi. Le demandeur s'est plaint des exceptions invoquées.

Règlement de la plainte

Nous avons examiné les exceptions invoquées par IC et convenu que le ministère avait refusé à bon droit de communiquer des renseignements personnels (article 19), des renseignements dont la communication risquerait de nuire à la compétitivité d'une institution fédérale
(alinéa 18b)) et des comptes rendus de consultations ou délibérations (alinéa 21(1)b)). Toutefois, nous n'étions pas d'accord pour dire que la plupart des renseignements soustraits à la communication faisaient l'objet d'une exception à titre de renseignements confidentiels de tiers (alinéas 20(1)b) et c)) ou d'avis et de recommandations (alinéa 21(1)a)). À la suite de notre intervention, IC a communiqué d'autres renseignements au demandeur et a continué de retenir seulement quelques portions des renseignements sur sept pages. La plainte, qui était bien fondée, a été réglée sans que la commissaire soit obligée de formuler des recommandations au responsable de l'institution.

Article 2 - Une demande ne devrait pas être interprétée de façon étroite

Contexte

Radio-Canada a reçu une demande l'invitant à communiquer des documents relatifs au remboursement des frais de scolarité, des manuels et d'autres documents connexes réclamés par un haut fonctionnaire pour assister à un cours de deux mois à l'Université Harvard. Certaines parties des documents divulgués par Radio-Canada ont été soustraites à la communication parce qu'elles pouvaient faciliter la perpétration d'une infraction
(paragraphe 16(2)) et qu'elles contenaient des renseignements personnels (article 19).

Règlement de la plainte

Radio-Canada a refusé de communiquer des renseignements sur une page, puisqu'elle jugeait que ceux-ci pourraient faciliter la perpétration d'une infraction. Ayant déterminé que ces renseignements auraient dû être communiqués, nous avons demandé à Radio-Canada de communiquer la page en question, ce qu'elle a fait. Quant aux renseignements retenus à titre de renseignements personnels, le plaignant nous a dit qu'il n'était pas nécessaire d'enquêter sur l'application de cette exception.

La dernière question portait sur le fait qu'aucun document relatif au remboursement des frais de scolarité n'avait été retrouvé et traité. Radio-Canada nous a dit qu'elle ne détenait pas ce genre de documents, puisqu'elle avait payé les frais directement à l'Université. À notre avis, Radio-Canada a interprété la demande de façon très étroite. Nous lui avons donc demandé de communiquer les renseignements demandés. Radio-Canada a accepté de le faire si le demandeur présentait une nouvelle demande. En retour, Radio-Canada renoncerait aux frais de demande de 5 $. Le plaignant a accepté cette offre et a obtenu une réponse distincte de Radio-Canada. La plainte, qui était bien fondée, a été réglée sans que la commissaire soit obligée de formuler des recommandations au responsable de l'institution.

Leçons apprises

Lorsque le demandeur a demandé à obtenir des renseignements liés au remboursement de frais, il aurait dû être évident que celui-ci cherchait à savoir combien Radio-Canada avait dépensé pour le cours. Il ne pouvait pas savoir que les frais avaient été payés directement à l'Université. Conformément à l'article 2, la Loi a pour objet « d'élargir l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur
communication ». En interprétant la demande de façon si étroite, Radio-Canada n'a pas tenu compte de l'article 2 de la Loi et ne l'a pas respecté.

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