En plus du prochain examen annoncé du système d’accès à l’information, des mesures immédiates sont requises pour rétablir le système d’accès fédéral
Gatineau (Québec,) le 10 juillet 2020 —Le prochain examen du système d'accès à l'information que s’apprête à effectuer le gouvernement du Canada constitue une excellente occasion d’examiner attentivement la gouvernance et le fonctionnement de ce système ainsi que son cadre législatif, la Loi sur l’accès à l’information. Je me réjouis à l’idée de contribuer au processus d’examen législatif et à toute autre activité que le gouvernement entreprendra en vue d’améliorer ce système.
Cela dit, un leadership ferme et des mesures concrètes de la part des institutions et du gouvernement sont nécessaires dès maintenant, malgré l’annonce d’un examen, pour résoudre non seulement les problèmes de longue date du système d’accès, mais aussi les nombreux problèmes que j’ai soulevés dans le contexte de la pandémie, notamment :
- La réponse du gouvernement à la pandémie ne doit pas suspendre le droit d’accès ni la nécessité de faire preuve de transparence.
Les institutions fédérales doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour continuer de traiter les demandes d’accès de même que consigner adéquatement les décisions et les processus décisionnels conformément à la Politique sur la gestion de l'information. À lire : Déclaration du Commissariat à l’information concernant l’incidence de la pandémie de COVID-19, 20 mars 2020.
- Les institutions doivent répondre aux défis que pose le télétravail pour l’accès.
Les responsables des institutions fédérales doivent fournir une orientation claire aux fonctionnaires sur la façon de gérer l’information alors qu’ils travaillent à distance, et ce, parfois en dehors des réseaux du gouvernement. Les circonstances exigent également des institutions qu’elles intensifient la divulgation proactive des informations que les Canadiens recherchent. À lire : L’accès à l’information en cette période extraordinaire, 2 avril 2020.
- L’innovation et les nouvelles solutions technologiques sont désormais indispensables.
Le gouvernement doit définir une nouvelle vision pour le système d’accès, qui autrement risque de s’effondrer. La modernisation doit être axée sur l'innovation, les nouvelles technologies et des unités d'accès dotées de ressources et d'équipements adéquats dans toutes les institutions. À lire : Une phase critique pour le système d’accès à l’information : lettre au président du Conseil du Trésor, l'hon. Jean-Yves Duclos, 28 avril 2020.
Dans l’intervalle, de nombreux responsables d’institutions doivent s’attaquer au fait qu’ils n’ont pas pris toutes les mesures indiquées pour veiller à ce que leur organisation puisse maintenir correctement les droits d’accès, comme l’exige la Loi. Ainsi, le personnel d’accès travaillant à distance ne se trouve pas toujours sur le réseau de son institution, ce qui ralentit les activités ou, dans quelques cas inquiétants, les paralyse. Par ailleurs, des pratiques archaïques, telles qu’envoyer des documents par la poste ou sur CD‑ROM, photocopier et numériser des documents papier, doivent cesser. À lire : L'importance de l'accès à l'information durant la pandémie de COVID-19 (comparution devant le Comité permanent de la Chambre des communes sur les opérations gouvernementales et les prévisions budgétaires), 19 juin 2020.
Les Canadiens méritent que des mesures audacieuses et décisives soient prises.
Bien mené, et avec le temps qui s'impose, l'examen du système d'accès et de la Loi par le gouvernement devrait renforcer le droit d'accès et la façon dont il est géré.
Toutefois, des modifications législatives ne sont pas nécessaires pour régler bon nombre des problèmes pratiques qui nuisent au système d'accès. Des changements sont nécessaires dès maintenant. Les responsables de l'accès doivent disposer des ressources et des outils nécessaires pour répondre de manière efficace et efficiente aux demandes d'accès. La culture du secret doit cesser. Le droit d'accès doit être maintenu.
J’invite les institutions et le gouvernement à prendre des mesures immédiates afin de rétablir le système d’accès et de protéger ce droit démocratique fondamental.
Caroline Maynard
Commissaire à l'information du Canada