Transparence par défaut – Les autorités de contrôle en matière d’accès à l'information réclament une nouvelle norme pour les services gouvernementaux

Toronto (Ontario) 8-10 octobre 2024

Contexte

• L’accès à l’information est d’une importance cruciale pour le bon fonctionnement de la société canadienne et de notre démocratie. Elle aide à rendre les gouvernements à l’échelle du Canada responsables de leurs décisions et de leurs actions. En plus de favoriser une gouvernance efficace et responsable, elle contribue également à assurer une utilisation efficiente des fonds publics.
• L’information gouvernementale appartient au public. Le fait d’obliger les institutions et organismes publics à faire preuve de transparence dans leurs décisions et dans leurs actions contribue à renforcer la confiance des Canadiens et Canadiennes envers leurs gouvernements et leur donne les moyens de participer davantage aux processus décisionnels.
• Afin de pleinement profiter de l’ouverture et de la transparence offertes par les systèmes d’accès à l’information dans l’ensemble du pays, la population canadienne doit pouvoir compter sur des institutions et organismes publics qui sont intrinsèquement et opérationnellement transparents
• Les actions et décisions des gouvernements doivent être documentées correctement et communiquées dans un esprit de transparence afin d’éviter la mésinformation et la désinformation.
• Les efforts visant à renforcer la confiance des citoyens et citoyennes envers leurs gouvernements doivent promouvoir la transparence et la responsabilité dans l’élaboration, la gestion et la prestation de services publics.

Par conséquent

Les commissaires à l’information et les ombuds du Canada demandent à leurs gouvernements respectifs à tenir compte de la transparence dès les premières étapes de la conception de nouveaux systèmes, processus administratifs, procédures et modèles de gouvernance, et de l’intégrer à leurs opérations quotidiennes afin de respecter les principes suivants :

1. La culture des institutions et organismes publics doit reposer sur le principe fondamental selon lequel les renseignements qui relèvent d’eux doivent être accessibles aux personnes au service desquelles ils travaillent. À titre d’organisations offrant des services à la population, les institutions et organismes publics des quatre coins du pays ont la responsabilité essentielle de documenter leurs décisions et leurs actions, de gérer leurs documents de manière adéquate et efficiente, et de fournir l’information qui est dans l’intérêt public.
2. La transparence doit être la norme. Les exceptions au droit d'accès doivent être précises et limitées; les institutions et organismes publics doivent les considérer comme constituant l'exception plutôt que la règle. Tout le monde, sans discrimination, devrait pouvoir avoir accès à l’information facilement et rapidement.
3. La transparence devrait faire partie intégrante de la création et la gestion des nouveaux systèmes et processus administratifs, y compris veiller à ce que l’information critique soit facilement accessible par défaut, et que les données sensibles et non sensibles soient bien distinctes afin de faciliter la recherche d’information. Les Canadiens et Canadiennes doivent pouvoir avoir accès facilement à l’information produite ou gérée par les institutions et les organismes publics.
4. La transparence devrait faire partie des opérations quotidiennes des institutions et organismes publics – autant la collecte et la consignation d’information que le fait de donner accès à celle-ci proactivement ou sur demande. La transparence ferait ainsi partie intégrante de leurs activités quotidiennes à tous les échelons, de la haute direction aux services de première ligne.
5. L’information devrait être facile d’accès et disponible sur différents supports, notamment parce que l'accès à l'information ne se limite pas aux seuls dossiers papier. Elle peut en effet prendre la forme de photographies, de vidéos ou de croquis. Quelle que ce soit sa forme première, l’information devrait être disponible sur support numérique et sur d’autres supports accessibles pour les personnes qui n’ont pas accès à la technologie numérique.
6. Les institutions et organismes publics devraient répondre aux demandes d’accès à l’information dans les délais prévus par la loi ainsi que publier et mettre à jour proactivement l’information clé afin de favoriser la transparence et l’efficience dans l’administration publique, et ainsi encourager la participation éclairée du public. Cela comprend de l’information sur la prestation des fonctions et services, la gestion des ressources et des contrats, les dépenses de fonds et la prise de décisions.
7. À moins que la loi l’exige, les institutions et organismes publics devraient éviter d’inclure des clauses relatives à la confidentialité ou au secret dans les contrats et autres documents publics.
8. Les institutions et organismes publics devraient investir davantage dans la formation et la sensibilisation afin que l'ensemble du personnel des services publics, y compris le personnel politique chargé des affaires gouvernementales, comprenne son rôle et ses responsabilités en matière de rétention et de conservation des documents.