Une phase critique pour le système d’accès à l’information

28 avril 2020

L’honorable Jean-Yves Duclos
Président du Conseil du Trésor
Jean-Yves.Duclos@parl.gc.ca

Objet : Une phase critique pour le système d’accès à l’information

Ministre Duclos :

Dans ma déclaration publique du 2 avril 2020, l’accès à l’information en cette période extraordinaire, j’ai souligné l’importance de bien documenter les décisions du gouvernement durant la crise de la COVID‑19 afin de préserver le droit quasi constitutionnel d’accès à l’information. Il est largement accepté que la confiance des Canadiens en leur gouvernement repose sur l’ouverture et la transparence. Aujourd’hui, je vous écris pour vous signaler que le système d’accès à l’information, un pilier essentiel pour conserver cette confiance, se trouve actuellement dans une phase critique et il pourrait bientôt se trouver dans un état irréparable si certains enjeux courants et émergents demeurent non réglés. Cela dit, grâce à un leadership adapté et à quelques choix novateurs, cette période difficile pourrait se révéler comme étant le catalyseur d’un véritable renouvellement du système d’accès, lequel est réclamé par tant d’intervenants.

Contexte

Même avant la pandémie et l’adoption massive de modalités de travail flexibles, le manque de ressources chronique a créé des arriérés dans les demandes d’accès et les plaintes qui croissent d’année en année. Les fonctionnaires travaillent actuellement de la maison en grand nombre et ont un accès limité aux dossiers papier, à l’information protégée et à d’autres ressources. Je sais que cette situation nuit à une bonne partie de la collecte des documents demandés et, par conséquent, à la capacité des équipes d’accès à l’information de traiter les demandes et de répondre aux plaintes. Mon bureau prévoit que plus les modalités de travail flexibles vont durer, plus les retards qui existent déjà vont empirer. En outre, nous prévoyons que certaines équipes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) seront complètement débordées lorsqu’elles reprendront l’ensemble de leurs fonctions.

Vu l’ampleur de la réponse à la pandémie, les institutions peuvent s’attendre à une hausse du nombre de demandes d’accès liées à la gestion de la réponse du gouvernement par rapport à la COVID‑19. À défaut d’un leadership remarquable et d’une bonne planification, nous anticipons que le nouvel arriéré généré par la crise actuelle deviendra un fardeau supplémentaire pour le système, qui est déjà aux prises avec des difficultés importantes. En d’autres termes, cela ne peut pas devenir la « nouvelle normalité ».

Mesures recommandées

Je recommande fortement que le gouvernement mette davantage l’accent sur la divulgation proactive des données et des décisions liées à la pandémie dans le but d’atténuer une partie du fardeau qui incombera aux institutions en réaction à la hausse inévitable du nombre de demandes d’accès. Qui plus est, une divulgation proactive accrue et en temps opportun de renseignements fiables et corrects sur la COVID‑19 permettra sans aucun doute de combattre aussi la désinformation et les mythes, un défi particulièrement important à relever dans le contexte de cette pandémie.

Je note avec approbation votre soutien à l’accès journalistique, évoqué lors d’une conférence de presse tenue le 23 avril. Je salue également le travail mené par les représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor au cours des dernières semaines afin d’appuyer la communauté de l'AIPRP. La collecte de renseignements axée sur les répercussions des mesures en milieu de travail touchant la capacité des bureaux d’AIPRP constitue une étape initiale importante. J’incite le gouvernement à tenir compte de ces données et à mettre en place des mesures d’atténuation lorsque possible afin de composer avec les répercussions opérationnelles des modalités de travail actuelles sur ces équipes. Le gouvernement doit débloquer des fonds pour le système afin de remédier aux retards attribuables à la pandémie elle-même et à la hausse imminente. Il est donc important d’agir maintenant. Il est presque certain que les retards liés à l’affectation de ressources adéquates entraîneront des arriérés, et qu’il faudra des années pour s’en remettre. Les Canadiens s’attendent à une réponse efficace et prospective.

Or, l’argent ne suffira pas à régler le problème dans son ensemble. En ces moments particuliers, une direction ferme peut orienter la mise à l’essai et appuyer l’effort de modernisation et d’innovation. Par exemple, la désignation du traitement des demandes d’AIPRP en tant que service prioritaire, même dans des conditions de travail exceptionnelles semblables à ce que nous vivons de nos jours, pourrait constituer l’une de ces innovations. Il faudrait notamment doter les équipes d’AIPRP de processus moins lourds, d’une meilleure infrastructure et de nouveaux outils pour gérer l’inventaire de demandes et de plaintes, dans l’environnement opérationnel actuel et dans l’avenir. En faisant entrer les institutions pleinement dans l’ère numérique, il sera non seulement possible de réaliser d’importants gains d’efficacité, mais aussi d’accroître la productivité des employés travaillant selon des modalités de travail flexibles.

Conclusion

Je tiens à rappeler que la transparence au gouvernement est cruciale pour maintenir le lien de confiance entre les citoyens et leur gouvernement. Afin de préserver l’ouverture et la transparence, il incombe au gouvernement de faire preuve de leadership ainsi que d’élaborer une nouvelle vision et une nouvelle stratégie de modernisation du système d’accès, une stratégie qui comprend l’innovation, qui veille à ce que les équipes d’AIPRP disposent des ressources et des outils nécessaires dans toutes les institutions et qui permettent une plus grande divulgation proactive. À la lumière des préoccupations que j’ai soulevées, je suis confiante que vous conviendrez que le défaut de prendre des mesures sur tous ces fronts pourrait avoir de graves conséquences.

En terminant, je vous invite à prendre en considération l’introduction d’un récent article rédigé par Kathryn May, paru dans la publication numérique Options politiques :

[Traduction]

La pandémie de la COVID-19 fournit à la fonction publique une occasion en or de mettre à l’épreuve de nouvelles façons d’exercer ses activités […] Ce que les fonctionnaires apprendront au cours des prochains mois en travaillant à distance et en période de crise pourrait bien secouer la bureaucratie de telle sorte que les pratiques et la culture soient renouvelées, ce que les réformateurs n’ont pu faire en 25 ans.

En effet, la crise actuelle apporte son lot de nouveaux défis, mais je crois aussi qu’elle nous donne l’occasion d’apporter des changements essentiels au modèle opérationnel du gouvernement et à la culture qui le sous-tend. J’espère sincèrement que le gouvernement saisira l’occasion et s’attellera à cette tâche. Je serai ravie de m’entretenir avec vous pour explorer en quoi un changement au système d’accès à l’information pourrait consister et comment nous pourrons y parvenir.

Cordialement,

Caroline Maynard
Commissaire à l’information du Canada

c.c. :   Secrétaire du Conseil du Trésor,
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada