15 août 2019
Réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)
15 août 2019
9h00 à 12h00
30, rue Victoria
Gatineau, Québec
Salle 724
Président de la réunion : Graham Fraser
Secrétaire du Comité : Manon Durand
Participants
Membres :
Graham Fraser, président
Caroline Maynard, commissaire à l’information
Dyane Adam, membre externe
David Rattray, membre externe
Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Service Corporatif, Planification stratégique et services de transformation et dirigeante principale des finances et Dirigeante principale de la vérification
Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance de Programme
Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
Stephen Campbell, directeur - finance, contrats et vérification (absent)
Invités:
Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général.
Angelle Moore, Gestionnaire, accès à l’information et protection des renseignements personnels
Chantal Laberge, Gestionnaire - Services financiers
Amy Heron, Réviseure/Rédactrice
Compte rendu des décisions
Résumé de la réunion
- Approbation du procès-verbal et des mesures de suivi de la réunion du 16 mai 2019
- Approbation du Rapport du comité de vérification 2018-19
- Approbation du calendrier du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR)
- Discussion sur les états financiers vérifiés et les annexes
- Discussion sur le Rapport de l’auditeur et la lettre de représentation du Bureau du vérificateur général
- Discussion sur le Rapport sur les résultats ministériels 2018-19
- Informations transmises par les Finances, les Enquêtes, les Services juridiques, les Affaires parlementaires et Communications
Accueil et mot d’ouverture
Le président souhaite la bienvenue à tous les participants.
Le président et la commissaire soulignent le départ de Mme Adam en tant que présidente du comité de vérification et d’évaluation et la remercie pour sa grande contribution au cours des 10 dernières années.
Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 16 mai 2019
Les membres approuvent le procès-verbal de la réunion du 16 mai 2019.
Les mesures de suivi en cours ont été discutées, aucun changement n’est demandé.
Action requise : transmission de la version anglaise du procès-verbal de la réunion du 16 mai 2019 aux membres du comité et publication du procès-verbal de la réunion du 16 mai 2019 sur le site Web du Commissariat à l’information
Rapport du comité de vérification et d’évaluation 2018-19 – présenté par Dyane Adam et David Rattray
Le rapport 2018-19 du comité d’audit et d’évaluation est discuté et approuvé.
Action requise : transmettre la version française du rapport du comité de vérification et d’évaluation 2018-19 aux membres du comité et publication du rapport annuel du comité d’audit et de vérification sur le site Web du Commissariat à l’information
Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) - Présenté par F. Labine
Le nouveau calendrier des audits planifiés dans le PVEAR a été présenté et approuvé.
Action requise : publication du PVEAR révisé sur le site Web du Commissariat à l’information.
États financiers et annexes - Présenté par Chantal Laberge
La gestionnaire – services financiers remercie l’équipe du Bureau du vérificateur général (BVG) pour leur collaboration et présente une revue détaillée des états financiers pour l’année 2018-19 et de l’annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers.
Les principaux éléments sont présentés et discutés.
Le président propose que la Commissaire accepte les états financiers. La commissaire accepte.
Action requise : transmettre la version française de l’annexe aux états financiers aux membres du comité et publication des états financiers vérifiés signés et de l’annexe sur le site Web du Commissariat à l’information lorsque la date du dépôt du rapport sur les résultats ministériel sera officiellement connue.
Rapport au comité de vérification et d’audit du Bureau du Vérificateur général (BVG) et Lettre de représentation – Présenté par Riowen Abgrall
Le directeur du BVG a remercié l’équipe des finances pour leur collaboration dans le dossier de vérification annuelle et a présenté le rapport du BVG contenant les résultats annuels de l’audit, les risques et les mesures d’atténuation.
Action requise : aucune action requise
Rapport sur les résultats ministériels 2018-19 – présenté par Amy Heron
Le rapport sur les résultats ministériels de 2018-19 a été présenté et discuté.
Aucun commentaire substantiel n’est demandé particulièrement au message de la Commissaire.
Action requise : Faire parvenir la version française du rapport aux membres du comité et dépôt du rapport au Secrétariat du Conseil du trésor dès que la date sera officiellement déterminée, la date tentative actuelle étant le 2 décembre 2019 mais pourrait être modifié avec les élections.
Mise à jour – Services corporatifs – Présenté par F. Labine
La sous-commissaire présente les différents dossiers en cours au sein des services corporatifs. Notamment, la vérification de fin d’année, les comptes publiques, la soumission au Conseil du Trésor déposée et le projet de soumission à venir, les sujets de la gouvernance et de la planification stratégique sont aussi abordés et discutés.
Une proposition de nouvelle structure de gouvernance est présentée et discutée.
Action requise aucune action requise
Mise à jour - Enquêtes – Présenté par L. Michaud
La sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance a présenté les dernières statistiques sur les dossiers d’enquêtes. Une analyse de l’évolution des plaintes identifiées à l’arriéré des plaintes et des plaintes actives a été présentée.
Les différentes stratégies mises en place pour diminuer l’arriéré de plaintes fonctionnent, en date du 12 août 2019, 70% des plaintes reliées à l’arriéré ont été fermées. Les énergies sont actuellement déployées pour adresser les plaintes restantes dans cet arriéré.
Le défi demeure aussi avec les nouvelles plaintes reçues, à ce jour 55% des plaintes ont été fermées. Toutefois le manque de ressources ne permet pas d’assigner tous les dossiers. Autre élément à considérer, en date du 12 août, le commissariat a déjà reçu 800 plaintes de plus qu’à pareille date l’an passé. L’année 2019-20 s’annonce donc très occupée.
La sous-commissaire a souligné l’excellent travail de ses gestionnaires et de leurs équipes d’enquêteurs ainsi que la belle collaboration instaurée avec l’équipe des services juridiques.
Les membres ont examiné et discuté des informations présentées.
Action requise aucune action requise
Mise à jour – Services juridiques– Présenté par G. Grondin
Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques a présenté au comité une mise à jour des dossiers de litige en cours et des dernières décisions rendues par les tribunaux ayant un impact sur le Commissariat à l’information et des prochaines étapes qui seront entreprises.
Action requise aucune action requise
Mise à jour – Activités parlementaires et les communications - Présenté par Angelle Moore
La gestionnaire, accès à l’information et protection des renseignements personnels a présenté une mise à jour sur les politiques et les affaires parlementaires, les différentes activités de sensibilisation, les conférences et présentations tel que le Sommet mondial 2019 du Partenariat pour un gouvernement ouvert, la remise du prix de la Commissaire à l’information, la visite de nos homologues internationaux du Royaume-Uni et de L’Écosse ainsi que les grands projets en cours notamment le lancement du nouveau du site web, la refonte de l’intranet, le changement de l’image de marque du commissariat, le plan de communication pour la semaine du droit à l’information et l’organisation de la prochaine rencontre de tout le personnel du 26 septembre prochain.
Il a aussi été mentionné que l’unité de l’accès à l’information et protection des renseignements personnel (AIPRP) a intégré avec succès le service de demande en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor et qu’ils continent à implanter les changements provenant de la mise en œuvre du projet de loi C-58.
Action requise : aucune action requise
Huis clos
Une brève discussion à huis clos se poursuit avec la commissaire, la présidente et les membres externes.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue pour 7 novembre 2019