16 mai 2019

Réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)

16 mai 2019
9h00 à 11h45
30, rue Victoria
Gatineau, Québec

Salle 201

Présidente de la réunion : Dyane Adam
Secrétaire du Comité : Manon Durand

Participants

Membres Dyane Adam, présidente; Caroline Maynard, commissaire à l’information; David Rattray, membre externe ; Graham Fraser, membre externe. 

Participants habituels : France Labine, sous-commissaire, Service Corporatif, Planification stratégique et services de transformation et dirigeante principale des finances; Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance, Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques; Stephen Campbell, dirigeant principal de la vérification par intérim.

Invités:

Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général, Mathieu Farley, Samson & associés; James Ellard, Directeur, Affaires publiques.

Compte rendu des décisions

Résumé de la réunion

Approbation du procès-verbal et des mesures de suivi de la réunion du 17 janvier 2019

Approbation du calendrier des activités de 2019

Discussions sur le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR)

Discussions sur le rapport d’audit 2018-19 de l’approvisionnement et des contrats

Informations transmises par le Bureau du vérificateur général, les Finances, les Enquêtes, les Services juridiques, les Affaires parlementaires et Communications

Accueil et mot d’ouverture

La présidente souhaite la bienvenue à tous les participants et une bienvenue particulière à Graham Fraser en tant que nouveau membre du comité ainsi qu’à France Labine nouvellement nommée en tant que sous-commissaire Service Corporatif, Planification stratégique et services de transformation et dirigeante principale des finances.

Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 17 janvier 2019

Les membres approuvent le procès-verbal de la réunion du 17 janvier 2019.

Une correction est demandée à la section Plan de vérification - Bureau du vérificateur général (BVG).

Il n’y a pas de questions ni de commentaires concernant les mesures de suivi en cours.

Action requise : publication du procès-verbal de la réunion du 17 janvier 2019 sur le site Web du Commissariat à l’information

Approbation du calendrier 2019

Le calendrier des rencontres pour 2019 est discuté et approuvé.

Une proposition pour le calendrier de 2020 sera présentée lors du prochain comité.

Action requise : préparer une proposition de calendrier pour l’année 2020

Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) - Présenté par S. Campbell

Le calendrier des audits planifiés dans le PVEAR a été discuté. À la lumière des informations reçues, il est entendu qu’un nouveau calendrier de plan d’audit sera proposé lors de la prochaine rencontre afin de tenir compte des enjeux et de la réalité du commissariat.

Action requise : préparer une proposition de nouveau calendrier de plan d’audit pour le prochain comité

Mise à jour - Bureau du vérificateur général (BVG) – Présenté par R. Abgrall

Riowen Abgrall fait part au comité que les travaux pour la vérification intérimaire de mars sont terminés et que tout s’est très bien déroulé. Ils ont reçu une très bonne collaboration du personnel du commissariat. La prochaine étape sera la vérification annuelle prévue en juin prochain et le rapport final en août. Il mentionne la nomination de M. Sylvain Ricard à titre vérificateur général par intérim depuis mars 2019 suite au décès de M. Michael Ferguson.

Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Services corporatifs – Présenté par F. Labine

France Labine présente les résultats financiers pour l’année financière 2018-2019 ainsi que l’allocation budgétaire pour 2019-2020.

Elle fait part au comité de ses principaux projets et enjeux auxquels elle désire s’attaquer dans les prochaines années tel que la gouvernance et la planification stratégique 5 ans.

Action requise : aucune action requise

Audit 2018-19 de l’approvisionnement et des contrats : Rapport de Samson – M. Farley

M. Farley présente un résumé du mandat qui a été donné à son équipe, des objectifs de l’audit, de la méthode utilisée et des principales recommandations du rapport suite à l’audit des services d’approvisionnement et des contrats.

Des ajustements au rapport final sont demandés par un membre externe afin de faciliter la lecture et la compréhension du rapport.

Le rapport est discuté et accepté par le comité.

Action requise : obtenir le rapport final corrigé et mettre en place les recommandations du rapport d’audit

Mise à jour - Enquêtes – Présenté par L. Michaud

La sous-commissaire, Enquêtes et gouvernance a présenté les statistiques sur les plaintes. Le commissariat a connu son année record en terme de nombre de dossiers fermés.

Elle a fait part des différentes stratégies mise en place au cours de la dernière année qui ont permis à son équipe de fermer un nombre record de dossiers en 2018-19. Mise en place de plus petites équipes, plus grande collaboration avec l’équipe des services juridiques, meilleure implication des directeurs, prise de décision plus rapide, révision des processus, emphase sur les discussions avec les plaignants, rencontres de la commissaire avec les ministères etc.

Elle a mentionnée le changement de culture organisationnelle qui est actuellement vécue au commissariat et qui apporte de belles améliorations dans plusieurs sphères. De nouvelles initiatives seront mises en place en 2019-20 et l’équipe se prépare aussi activement à mettre tout en place dans l’éventualité de la mise en application de la loi C-58 au cours de la prochaine année. Le recrutement fera aussi partie des enjeux au cours des prochaines années avec les départs à la retraite prévus.

Les membres ont examiné et discuté des informations présentées.

Action requise : aucune action requise

Mise à jour – Services juridiques– Présenté par G. Grondin

Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques a présenté au comité une mise à jour des dossiers de litige en cours du Commissariat à l’information et des prochaines étapes.

Il fait part qu’au cours de l’année 2018-2019, les dossiers ont été davantage traités à l’interne par l’équipe des services juridiques plutôt que par des bureaux d’avocats externes. Cette initiative s’est avérée plus efficace et appréciée de tous.

Action requise : informer les membres lorsqu’une décision de la cour pouvant affecter la responsabilité ou l’intégrité du commissariat est en jeu.

Mise à jour – Activités parlementaires et les communications - Présenté par J. Ellard

Le directeur des affaires publiques a présenté une mise à jour sur les politiques et les affaires parlementaires, les différentes activités de sensibilisation, les conférences et présentations auxquels ont participé et participeront dans les prochain mois la haute direction tel que le Sommet mondial 2019 du Partenariat pour un gouvernement ouvert, la remise du prix de la Commissaire à l’information, la visite de nos homologues internationaux du  Royaume-Uni et de L’Écosse ainsi que les grands projets en cours notamment le lancement du nouveau site web, la refonte de l’intranet, le changement de l’image de marque et l’organisation de la prochaine rencontre du tout le personnel du 26 septembre prochain; Il a aussi été mentionné que le service de demande en ligne du Secrétarait du Conseil du Trésor a été intégré avec succès.

Action requise : aucune

Huis clos

Une brève discussion à huis clos se poursuit avec la commissaire, la présidente et les membres externes.

Prochaine réunion

La prochaine réunion est prévue pour 15 août 2019.