2008-2009 Détermination des problèmes

Pour en arriver à cerner les problèmes systémiques, il nous faut être au fait des tendances et des schèmes répétitifs dans le système d’accès à l’information. Afin de recueillir les données pertinentes, nous analysons diverses sources, comme les plaintes que nous recevons, les avis de prorogation et les réponses écrites à nos fiches de rendement. Nous combinons ces données aux observations et conclusions tirées de notre propre expérience et de celle des intervenants pour aller au-delà des symptômes et comprendre les problèmes sous-jacents.

Exemple : les prorogations de délai

Les institutions fédérales doivent répondre aux demandes de communication dans les 30 jours après les avoir reçues ou demander une prorogation de délai. Les institutions ne peuvent demander des prorogations qu’en vertu des circonstances particulières décrites dans l’article 9 de la Loi. En outre, les prorogations doivent constituer un délai raisonnable. Il n’existe aucune autre contrainte quant au recours aux prorogations ou à leur durée.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a préparé pour 2007–2008 des statistiques sur l’utilisation des prorogations qui donnent à réfléchir, sans pourtant être alarmantes : dans l’ensemble, les institutions prorogent le délai de réponse pour 27 p. 100 des demandes³. Cette constatation fait contraste avec les preuves que nous avons recueillies lors de l’élaboration de nos fiches de rendement, ou en analysant les plaintes reçues et la rétroaction des intervenants. Nous avons constaté que les prorogations deviennent la norme plutôt que l’exception.

Selon nos données, 52 p. 100 des plaintes que nous avons reçues en 2008–2009 étaient des plaintes administratives, concernant notamment des prorogations de délai, des présomptions de refus ou les frais exigés. Comme l’illustre la figure ci-dessous, les plaintes relatives aux prorogations de délai représentent la proportion la plus grande des plaintes administratives. En outre, un ratio élevé de plaintes administratives résolues sont fondées (voir figure 4, chapitre 3).

³ Pour plus d’information, voir le lien suivant :http://www.infosource.gc.ca/bulletin/2009/b/bulletin-b03-fra.asp

Figure 1. Répartition des plaintes administratives en 2008–2009

Le processus d’élaboration des fiches de rendement a mis en lumière une tendance troublante vers une utilisation accrue des prorogations et pour des délais de plus en plus longs. Une telle hausse pourrait être le résultat d’un sous-effectif chronique des bureaux de l’accès à l’information, de lacunes dans la gestion des documents, de stratégies pour prévenir les présomptions de refus ou simplement d’un modèle de conformité médiocre avec des freins et contrepoids limités.

Compte tenu des incohérences dans les données sur les prorogations, nous avons examiné plus étroitement les statistiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et constaté, par le biais d’un contrôle des valeurs extrêmes, qu’environ 40 p. 100 des demandes restantes avaient fait l’objet d’une prorogation. 4 Ces statistiques confirment ce que nous avons observé jusqu’ici : il faut plus de temps aujourd’hui pour traiter les demandes de communication qu’auparavant, en partie parce que la plupart des prorogations s’étirent sur plus de 30 jours.

Par conséquent, nous contrôlerons étroitement les avis que les institutions doivent nous présenter relativement aux prorogations de délai qui s’étirent sur plus de 30 jours, et nous ferons enquête sur l’utilisation et la durée de telles prorogations.