2008-2009 Enquêtes systémiques

En 2008–2009, nous avons investi des efforts considérables dans deux autres enquêtes systémiques. L’une découlait d’une plainte de l’Association canadienne des journaux et l’autre portait sur le Système de coordination des demandes d'accès à l'information.

Les retards sont-ils dus à l’existence de règles secrètes?

En septembre 2008, nous avons publié les conclusions d’une enquête sur des allégations de l’Association canadienne des journaux selon lesquelles les institutions fédérales appliquaient des règles secrètes pour traiter les demandes d’accès aux documents que présentent les médias en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.5 L’Association estimait que ces règles avaient engendré de la discrimination et des retards injustifiables dans le traitement des demandes des médias.

Nous avons d’abord cherché à savoir si les institutions traitaient les demandes de communication des médias selon des règles secrètes ou les soumettaient à une forme quelconque de discrimination systématique. Nous avons également examiné si on retardait de manière injuste et injustifiable les demandes des médias. Notre enquête portait sur la période allant du 1er avril 2003 au 31 mars 2005.

Nous n’avons pas été en mesure de conclure qu’il existait des règles secrètes ou une discrimination généralisée contre les médias. Par contre, nous avons constaté que les institutions qui étiquettent les demandes de communication comme étant « délicates », « d’intérêt » ou « feu jaune », ou leur accordent une autre étiquette entraînant un traitement particulier, ont tendance à retarder les réponses de façon indue. Nous avons également appris que les médias ne sont pas les seuls à subir de tels retards. Il en va de même pour les parlementaires, les organismes, les universités et les cabinets d’avocats.

Pour résoudre la plainte de l’Association, nous avons formulé trois recommandations (voir l’encadré). Le président du Conseil du Trésor et les responsables des 21 institutions visées par l’enquête ont accepté d’appliquer nos recommandations.6 Nous avons également fait un suivi auprès des institutions au début de 2009, ce qui a suscité diverses réponses.

4 For example, Citizenship and Immigration Canada received 11,434 requests in 2007–2008, which represents 37 percent of all access to information requests received in Canada. It only extended 6 percent of these requests.

5 Pour plus d’information, voir le lien suivant : http://www.oic-ci.gc.ca/fra/inv-inv_sys-inv_enq-sys_cna.aspx

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Recommandations

• Que, conformément à l’article 9 de la Loi, les institutions fédérales qui classifient ou étiquettent les demandes de communication de quelque façon que ce soit et dont la classification en question est susceptible de mener à un traitement spécial, s’engagent à ne pas retarder le traitement des demandes en question.
• Que le président du Conseil du Trésor mène une revue sur la façon dont les institutions qui classifient ou étiquettent les demandes de communication en vue d’un traitement particulier, sans que cela n’entrave un traitement rapide des demandes, organisent le processus dans le but de fournir des pratiques exemplaires à toutes les institutions fédérales.
• Que le Secrétariat du Conseil du Trésor commence dès l’exercice 2009–2010 à recueillir des statistiques de toutes les institutions fédérales qui permettront de surveiller ce système de classification des demandes de communication et d’évaluer son incidence sur le délai de réponse.

Certaines institutions ont répété qu’elles n’étiquetaient pas les demandes en vue d’en faire un traitement spécial. D’autres ont confirmé que, bien qu’elles étiquettent les demandes, cette pratique ne retarde en rien la communication de l’information.

Deux institutions ont clairement démontré leur volonté d’éviter les retards. Citoyenneté et Immigration Canada a révisé ses processus et éliminé plusieurs étapes d’examen et d’approbation. Le pouvoir a été délégué à divers échelons au sein du bureau de l’accès à l’information pour accélérer le processus décisionnel. L’institution mène également des vérifications et des analyses des dossiers en retard pour élaborer des stratégies visant à cerner les lacunes et à améliorer la conformité. Affaires indiennes et du Nord a réalisé une vérification et a pu confirmer que la préparation d’une trousse de communication ne retarde pas la date de transmission de l’information au demandeur, que la demande est menée à terme peu importe si l’équipe des communications a terminé ou non la trousse en question. En revanche, Santé Canada a mis en œuvre des solutions qui ne feront que diminuer les retards. En d’autres mots, l’institution continuera de ne pas respecter les délais prescrits dans le cas de ses dossiers « très délicats ». Nous entendons faire un suivi auprès de Santé Canada en 2009–2010.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor se prépare à publier une liste de pratiques exemplaires. Il revoit également les statistiques gouvernementales qu’il recueille pour y intégrer des données qui permettront de déterminer plus facilement la manière dont la catégorisation des demandes de communication a une incidence sur le délai de réponse.

À notre avis, il n’y a pas de mal en soi à étiqueter des demandes de communication comme étant « délicates », « d’intérêt » ou « feu jaune », ou à leur accorder une autre étiquette entraînant un traitement particulier. Toutefois, si les institutions fédérales choisissent de gérer certaines demandes de communication de façon spéciale, les suggestions suivantes devraient prévenir les retards dans la communication de l’information.

• Le traitement particulier des demandes de communication ne devrait pas engendrer des niveaux additionnels d’approbation. Une telle situation risque non seulement d’engendrer des retards, mais aussi peut faire entrave au pouvoir délégué au directeur de l’accès à l’information. Même si les directeurs de l’accès à l’information ont des pouvoirs délégués, il peut arriver que des cadres supérieurs en fassent fi.
• Le contenu de la demande devrait être le seul facteur à prendre en considération au moment d’apposer une étiquette indiquant qu’elle mérite un traitement spécial. Les institutions ne devraient pas faire de discrimination en fonction du demandeur ou de la source de la demande.
• L’institution devrait définir d’une manière restrictive les catégories de demandes jugées d’intérêt de manière à ce qu’elles représentent l’exception plutôt que la norme.
• Il ne faudrait pas déterminer la source de la demande de communication à l’extérieur du bureau de l’accès à l’information à moins que la chose ne soit nécessaire pour repérer des documents.
• Il faudrait clairement établir que les exigences liées aux communications, comme la préparation d’un plan de communication ou d’infocapsules, ne devraient pas retarder la transmission des documents.
• Il faudrait aussi indiquer de façon claire qu’on devrait expédier les documents au demandeur dès le traitement terminé, puisqu’il est possible que cette étape prenne fin avant les délais réglementaires.

Nous continuerons de contrôler la situation. Nous pourrions décider d’approfondir l’enquête si les institutions n’améliorent pas leurs pratiques dans ce domaine.

Une mine de renseignements dont les Canadiens pourraient profiter

En fin d’exercice, nous nous trouvions aux dernières étapes de notre enquête sur des plaintes déposées par suite de la décision du Secrétariat du Conseil du Trésor de ne plus exiger des institutions qu’elles mettent à jour le Système de coordination des demandes d’accès à l’information (SCDAI). L’enquête déterminera si cette décision a causé préjudice au public et à son droit à l’information.

L’abandon du SCDAI a engendré beaucoup de réactions négatives. Les médias ont présenté cette décision comme étant un autre exemple du manque d’engagement du gouvernement envers l’ouverture et la transparence. Les utilisateurs réguliers du système ont demandé son rétablissement. Dans son Sixième rapport au Parlement présenté à la Chambre le 7 mai 2008, le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique a déploré l’abandon du SCDAI et demandé qu’on le rétablisse en le rendant accessible gratuitement à grande échelle en tant qu’outil pour promouvoir la transparence et la responsabilisation. 7

Nous diffuserons les conclusions de notre enquête en 2009–2010.

7 Pour plus d’information, voir le lien suivant :www2.parl.gc.ca/HousePublications/Publication.aspx?DocId=3471409&Language=F&Mode=1&Parl=39&Ses=2