2008-2009 Examens (fiches de rendement)

Nous avons introduit cette année une nouvelle méthode pour l’élaboration de nos fiches de rendement. Lorsque nous avons lancé les fiches au milieu des années 1990 pour mesurer le rendement des institutions, nous avions tendance à nous concentrer sur un seul indicateur de rendement : le taux de présomption de refus d’une institution (à savoir, les demandes auxquelles on n’a pas répondu en 30 jours ou à l’intérieur d’un délai prolongé en vertu de la Loi). Cette approche avait l’avantage d’être simple et objective. Elle ramenait la question du rendement institutionnel à une seule mesure facile à expliquer, à comprendre et à calculer. Le taux de présomption de refus ne perd en rien de sa pertinence aujourd’hui, vu la rapidité de l’environnement numérique. Toutefois, le concept d’un bon rendement aux termes de la Loi comporte plusieurs autres facettes.

Au fil des ans, la publication annuelle des fiches de rendement a entraîné des répercussions positives. Dès le début, nous avons observé une réduction spectaculaire du nombre de plaintes liées aux délais de réponse. Après avoir reçu une faible cote, plusieurs institutions ont fourni un effort extraordinaire pour améliorer leur profil dans les années suivantes. L’efficacité des fiches de rendement a également éveillé l’intérêt de nos homologues provinciaux. En février 2009, le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique a publié son premier rapport sur le rendement des institutions provinciales en vertu de la loi sur l’accès à l’information de la province.

Bien qu’il ne fasse aucun doute que nos examens aient été efficaces dans le passé, leur efficacité a diminué. Cela peut être attribuable au fait que les fiches n’offraient pas un portrait complet du rendement des institutions. Par conséquent, nous avons revu le processus de façon à recueillir de l’information susceptible d’éclairer les facteurs contextuels tout en continuant d’accorder une importance particulière au respect des délais réglementaires. Nous nous sommes notamment intéressés aux données sur le recours aux prorogations de délai et la durée de telles prorogations, sur le nombre croissant de consultations et les niveaux d’approbation, ainsi que sur leurs répercussions sur les retards. Nous avons également relevé les pratiques exemplaires parmi lesquelles les institutions pourraient puiser.

Guidés par notre nouveau modèle de gestion (voir chapitre 2), nous avons fait état des tendances à l’échelle du système qui influent sur la capacité des institutions à s’acquitter de leurs obligations en vertu de la Loi et sur lesquelles elles n’ont souvent aucun contrôle. Nous avons également cherché à améliorer encore davantage notre travail relativement à l’élaboration des fiches de rendement.

Le 26 février 2009, nous avons déposé un rapport spécial devant le Parlement, qui comprenait un compte rendu détaillé des dix institutions que nous avions examinées durant l’exercice (voir tableau)².

² Pour plus d’information, voir le lien suivant : http://www.oic-ci.gc.ca/specialreports/2007-2008_special_report_INSTITUTIONAL_REPORT_CARDS-f.asp

Institution	Notation globale du rendement
Affaires étrangères et Commerce international Canada		Sous la moyenne
Agence des services frontaliers du Canada		Sous la moyenne
Bibliothèque et Archives Canada		Supérieur à la moyenne
Bureau du Conseil privé		Dans la moyenne
Gendarmerie royale du Canada		Sous la moyenne
Ministère de la Défense nationale		Sous la moyenne
Ministère de la Justice du Canada		Exceptionnel
Ressources naturelles Canada		Dans la moyenne
Santé Canada		Sous la moyenne
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada		Sous la moyenne

Comme le démontre le tableau, 6 des 10 institutions évaluées ont accusé un rendement sous la moyenne. Les raisons varient, mais incluent généralement une charge de travail excessive, l’accumulation d’arriérés, le manque de ressources et des processus inefficaces. Notre principale constatation, c’est que le délai de 30 jours que le Parlement a accordé aux institutions pour répondre aux demandes est devenu l’exception plutôt que la norme. Notre analyse confirme ce que les Canadiens ont constaté, à savoir qu’il faut beaucoup de temps pour obtenir de l’information auprès des institutions. Celles-ci répondent en moins de 30 jours dans seulement 48 p. 100 des cas, et règlent la demande dans les délais prolongés permis par la Loi dans 66 p. 100 des cas. Compte tenu des exigences prescrites, nous devrions avoir constaté qu’un grand nombre de demandes trouvent réponse en moins de 30 jours et, dans les cas où il faut une prorogation pour mener à terme le traitement des demandes, que toutes les demandes sont réglées dans les délais réglementaires.

Sur la base de nos constatations, nous avons énoncé un certain nombre de changements à apporter pour faire en sorte que les institutions se conforment à leurs obligations en matière d’accès à l’information. Il faut notamment :

• Attribuer des ressources adéquates et permanentes aux bureaux de l’accès à l’information.
• Respecter l’obligation d’informer le commissaire à l’information de chaque prorogation au-delà de la période de 30 jours.
• Examiner les méthodes de traitement des demandes d’information (y compris les approbations) pour en mesurer l’efficacité et la rapidité.
• Améliorer les mécanismes de suivi et de production de rapports, surtout en ce qui concerne la durée de traitement, les prorogations et les consultations.
• Veiller à ce que les demandeurs soient bien informés de leur droit de porter plainte auprès du Commissariat.

Les institutions ont fourni leur plan d’action pour donner suite à ces recommandations, et nous contrôlerons leurs progrès en 2009–2010.

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Grâce au processus d’élaboration des fiches de rendement, nous avons également cerné plusieurs problèmes systémiques qui ont eu une forte incidence sur l’accès en général et auxquels il faut rapidement remédier. Ces problèmes sont présentés en détail dans notre rapport spécial et comprennent notamment : une gestion de l’information largement défaillante; la fréquence des prorogations; un processus de consultation aux effets pervers; des lacunes chroniques en ressources humaines et en formation; et un manque de leadership en haut lieu.

Telles que formulées dans le rapport spécial, les plus fermes recommandations d’ordre administratif exhortent le Secrétariat du Conseil du Trésor à prendre les mesures suivantes :

• Examiner, pourvoir et améliorer la gestion de l’information dans l’ensemble des institutions gouvernementales.
• Améliorer les données statistiques recueillies pour fournir un tableau plus précis du rendement des institutions.
• Élaborer un plan d’action intégré pour les ressources humaines de façon à remédier aux lacunes actuelles; une partie de la solution consiste à professionnaliser le personnel responsable de l’accès à l’information, notamment par l’établissement d’un programme de formation et de normes d’accréditation.
• Revoir et améliorer, à l’intérieur du Cadre de responsabilisation de gestion, les critères qui servent à mesurer le rendement global des institutions pour ce qui est de satisfaire à leurs obligations en vertu de la Loi.

Finalement, nous publierons un plan triennal pour nos examens du rendement, et ce à compter de 2009–2010. Le processus d’élaboration des fiches de rendement vise à fournir des critiques constructives susceptibles d’encourager la conformité à la Loi. Nous sommes convaincus qu’un plan triennal incitera les institutions fédérales à mener leurs opérations dans le respect de la Loi et, nous le souhaitons, favorisera une certaine auto-discipline au sein du système. Le plan servira à fournir un avis préalable aux institutions de façon à ce qu’elles disposent de suffisamment de temps pour bien se préparer à un examen.