2010-2011 Comité de vérification et d’évaluation rapport annuel

Commissariat à l’information du canada

But

Le présent rapport annuel à la Commissaire à l’information a été préparé par les membres externes du Comité de vérification du Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat). Il fait le sommaire du travail accompli par le Comité entre avril 2010 et mars 2011.

Selon la Charte du Comité et la Directive sur les comités ministériels de vérification, le Comité doit préparer un rapport annuel qui :

• résume les activités du Comité et les résultats de ses examens;
• fournit une évaluation du système de contrôles internes du Commissariat;
• fait état de toute préoccupation importante que le Comité peut avoir à l’égard des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
• fournit une évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;
• formule, si nécessaire, des recommandations pour l’amélioration des processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations pour l’amélioration de la fonction de vérification interne du Commissariat;

Le présent rapport permet aussi au Comité de présenter ses réflexions sur les éléments à améliorer selon son évaluation du contrôle de la gestion au Commissariat, ce qui regroupe toutes les politiques, les opérations et la gestion de l’organisation.

Membres du Comité

Ce comité est indépendant du cadre hiérarchique du Commissariat et comprend trois membres. Comme le stipule la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, il s’agit de deux membres provenant de l’extérieur du gouvernement fédéral, dont la présidente, et de la commissaire à l’information, Suzanne Legault.

Les membres de l’extérieur sont John McCrea et Dyane Adam, la présidente du Comité. Ils ont été nommés lors de la création du Comité, en octobre 2008. Grâce à leur savoir étendu et à leur vaste expérience, surtout en ce qui concerne la gestion des petits organismes que sont les Agents du Parlement, ils offrent des conseils de grande valeur pour le Commissariat à l’information.

Rôles et responsabilités du Comité

Le Comité joue un rôle consultatif auprès du Commissariat. Il offre des conseils objectifs et formule des recommandations concernant l’adéquation, la qualité et les résultats du processus d’assurance en ce qui a trait à la qualité et au fonctionnement des cadres et des mécanismes de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

Le Comité examine notamment l’évaluation des principaux risques, les plans de vérification, les rapports sur les missions de vérification, les états financiers, les rapports sur les comptes publics et les principaux plans d’action de la direction et les rapports d’étape clé de l’organisation. Il contribue également à faire progresser les pratiques de gestion de cette dernière en adoptant de nouveaux points de vue et en remettant en cause les pratiques courantes. La haute direction peut utiliser cette information pour atténuer les risques et améliorer le rendement.

Plus précisément, en vertu de la Directive sur les comités ministériels de vérification, les principaux secteurs de responsabilité du Comité comprennent les suivants :

• Valeurs et éthique
• Gestion du risque
• Cadre de contrôle de la gestion
• Fonction de vérification interne
• Vérifications menées par le vérificateur général et d’autres organismes
• États financiers et rapports des comptes publics
• Suivi des plans d’action de la direction
• Rapports au Parlement

À l’hiver 2010, le Comité a examiné et mis à jour le document décrivant son rôle, ses responsabilités et son fonctionnement (autrement dit, son mandat) de façon à rendre compte des modifications apportées à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor en juillet 2009. La Charte révisée du Comité a été adoptée et confirmée par la commissaire au cours de la réunion de mai 2011. La Charte se trouve à l’appendice A.

Le nouveau document témoigne de la modification du mandat du Comité de vérification, qui passe d’un rôle de « surveillance » à un rôle « consultatif » portant sur une vaste gamme de pratiques et d’enjeux en matière de gestionⁱ. Il comprend les dispositions de la Politique qui concernent particulièrement les Agents du Parlement. De plus, il tient compte du rôle que joue le contrôleur général dans le domaine des vérifications horizontales des petites organisations et du fait que le Comité doit s’assurer que le Commissariat procède à des autoévaluations en fonction des constatations et des recommandations formulées dans les vérifications horizontales relatives aux petites organisations et produit des rapports à ce sujet. Enfin, ce document établit le profil de compétences des membres du Comité.

Comme les Agents du Parlement le mentionnent dans une lettre conjointe adressée aux présidents des comités parlementaires en février 2011ⁱⁱ, les comités de vérification contribuent grandement à améliorer la responsabilité devant le Parlement. Pour ce faire, le Comité de vérification du Commissariat produit des rapports sur le travail de celui-ci, y compris des évaluations de la fonction de vérification interne de l’organisation, à l’intention du Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la Chambre des communes, et il informe le Bureau du contrôleur général.

Réunions

Au cours de la période de référence, le Comité s’est réuni à trois reprises et tous les membres ont participé à chacune des réunions, en personne ou par téléconférence. La présidente Dyane Adam a dirigé deux d’entre elles, tandis que la troisième a été présidée par le membre externe John McCreaⁱⁱⁱ.

La deuxième réunion, d’abord prévue pendant la première semaine de juin 2010, a dû être reportée en août 2010 en raison des comparutions de la commissaire par intérim Legault devant le Parlement dans le cadre du processus de dotation du poste de commissaire à l’information^iv.

Les comptes rendus de chacune des réunions régulières ont été approuvés par les membres du CV à la réunion suivante^v. Toutes les réunions comportaient également des séances à huis clos avec des vérificateurs ou entre les membres du Comité pour favoriser les discussions franches et privées sur des sujets préoccupants ou des questions confidentielles.

En plus des réunions, les membres du Comité ont formulé des commentaires sur divers projets ou documents, selon les besoins. Ils ont notamment participé, le 29 septembre 2010, à une téléconférence avec le dirigeant principal des finances et le chef de l’équipe de vérification afin de discuter de la portée et du calendrier de la vérification de la Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi (RPRL) qui était prévue^vi.

En plus des membres, le dirigeant principal de la vérification du Commissariat^vii, le dirigeant principal des finances par intérim et commissaire adjoint responsable des services internes, les chef(s) des équipe(s) de vérification et le directeur de la Planification stratégique, des finances et de l’administration, qui offre les services de secrétariat dans le cadre des réunions du Comité, ont assisté aux réunions. Des cadres du Bureau du vérificateur général (BVG) ont été invités à toutes les réunions dans le but de discuter des plans de vérification, des constatations et d’autres questions d’intérêt commun. D’autres cadres supérieurs du Commissariat et experts fonctionnels ont aussi été invités pour formuler des commentaires sur des enjeux précis.

Orientation et perfectionnement

Pour être très efficaces, les membres du Comité doivent bien comprendre leurs rôles et leurs responsabilités ainsi que les activités, les problèmes et les priorités de l’organisation.

Depuis leur arrivée, les membres externes ont assisté à un certain nombre d’exposés sur le Commissariat, la procédure d’enquête, le modèle de gestion de la charge de travail, l’inventaire de plaintes, les stratégies de gestion de cas et les statistiques sur le nombre de cas. Ils ont examiné d’importants documents de planification comme le Plan stratégique en GI et TI 2009-2014, le Plan intégré en RH pour2009-2014 et, plus récemment, le Plan stratégique 2011-2014.

Ces membres examinent tous les outils liés à l’établissement de rapports, ce qui constitue l’un des principaux secteurs de responsabilité (voir la section 6.8 intitulée Rapports au Parlement). Ils sont régulièrement informés des activités et des comparutions parlementaires dignes d’intérêt. En outre, ils reçoivent des renseignements et sont consultés au sujet des décisions et des stratégies importantes, comme la présentation au Conseil du Trésor de 2010 visant à obtenir des fonds de prévoyance afin de travailler sur des litiges et des questions complexes. Ils ont accès à tous les documents financiers du Commissariat sur demande, sans exception.

Les membres ont aussi assisté à des exposés du Bureau du vérificateur général (BVG), y compris à des discussions sur les principaux changements relatifs aux normes de comptabilité et de vérification et leur incidence sur le Commissariat. Ils ont aussi participé à des activités d’apprentissage offertes par le Bureau du contrôleur général, dont l’atelier sur les cadres de contrôle de la gestion en septembre 2010 et le colloque annuel des comités de vérification des ministères et organismes (CVMO) en novembre de la même année. Ce colloque portait notamment sur l’évolution des comités de vérification des ministères au cours des quatre dernières années et sur les résultats préliminaires d’une étude indépendante concernant leur efficacité^viii.

Sommaire des activités et des évaluations

Cette section présente le sommaire des activités et des évaluations du Comité par secteur de responsabilité clé. Ces secteurs ne sont pas indépendants, mais souvent liés entre eux d’une certaine façon. Le Comité tient toujours compte de ces liens; il fournit des évaluations intégrées qui donnent plus de valeur à son rôle consultatif.

Valeurs et éthique

Le Comité est chargé d’examiner les dispositions prises par la direction pour incarner et promouvoir les valeurs de la fonction publique et garantir le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique.

Durant la réunion de février 2011, le Comité a pris connaissance du travail d’un groupe représentatif d’employés qui a mené au choix et à la définition des valeurs organisationnelles du Commissariat. Le Comité était satisfait du processus et du choix de ces valeurs. Il a constaté que le défi pour l’organisation consistait maintenant à conserver son élan et à opérationnaliser efficacement ces valeurs. Des propositions ont été faites, comme la création d’un comité permanent sur les valeurs qui produirait régulièrement des rapports au cours des réunions de l’ensemble du personnel ou la remise d’un prix à la personne ou aux responsables d’un projet qui incarnent le mieux les valeurs de base.

Gestion du risque

Les évaluations et les stratégies d’atténuation du risque font constamment l’objet de discussions entre les membres du Comité et les représentants du Commissariat. Le Comité joue un rôle clé puisqu’il fournit des conseils stratégiques visant à atténuer les risques et à mettre en œuvre des stratégies appropriées et efficaces pour diminuer l’incidence des risques les plus néfastes et les plus difficiles à éviter.

En 2010-2011, le Comité a toujours été mis au courant des nouveaux risques et contraintes financières auxquels le Commissariat était confronté, y compris les mesures d’atténuation des coûts adoptées pour la première fois dans le budget de 2010, qui intensifiaient les risques inhérents à l’imprévisibilité de la charge de travail. Afin d’atténuer les risques et les contraintes, les membres ont surveillé étroitement la situation budgétaire et les examens périodiques du Commissariat et ils ont fourni des conseils selon les besoins. Ils ont également fait le suivi de développement et de propositions visant à diminuer les coûts des services administratifs. Ces propositions pourraient potentiellement bénéficier tant au Commissariat qu’aux autres Agents du Parlement.

À la réunion d’août 2010, le Comité a reçu l’ébauche du plan de vérification axé sur les risques 2010-2013, qui comprenait une évaluation des plus grands risques pour le Commissariat^ix. Le Comité a discuté de l’évaluation des risques et il était généralement d’accord avec elle. Les cinq risques les plus importants sont les suivants :

• Efficacité et rapidité du règlement des plaintes
• Capacité à conserver la mémoire institutionnelle et l’élan organisationnel advenant un roulement du personnel de gestion
• Respect de la Politique sur la sécurité du gouvernement
• Efficacité des pratiques de gestion de l’information et de la technologie de l’information
• Conformité avec les outils destinés à appliquer la politique de gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor

Compte tenu de ces risques, le Comité a recommandé l’approbation du plan de vérification le 20 août 2010 après avoir discuté de façon plus approfondie et avoir reçu les derniers commentaires des cadres. Ce plan propose trois missions de vérification sur trois ans qui seraient fondées sur la vérifiabilité, les priorités de gestion et le niveau de risque inhérent. En plus du suivi de la vérification sur l’Unité de réception et de règlement rapide, les trois vérifications envisagées pour la période 2010-2013 sont les suivantes :

• Vérification « globale » de la RPRL
• Vérification du respect par le Commissariat de la Politique de 2009 sur la sécurité du gouvernement
• Vérification suivant la mise en œuvre du nouveau système de gestion des cas aux fins d’enquête (InTrac)

Cadre de contrôle de la gestion

Le contrôle de la gestion étant lié à tous les autres secteurs de responsabilité, il peut difficilement être évalué comme un secteur indépendant. Les activités et les discussions concernant le cadre de contrôle de la gestion sont fréquentes et continues.

Par exemple, une des principales exigences des Normes canadiennes d’audit pour la vérification des états financiers consiste à obtenir une connaissance exhaustive des contrôles concernant les fraudes et les erreurs, les opérations entre apparentés et l’évaluation des estimations de la gestion. Au cours de la réunion de février 2011, les membres du Comité ont eu l’occasion de discuter des risques de fraude et d’erreur au sein du Commissariat. À leur avis, les risques sont peu élevés. Les risques de fraude et d’erreur importante étaient jugés encore plus faibles ou presque nuls en raison des facteurs suivants :

• Le Commissariat est une organisation de petite taille dont le budget est relativement petit et qui ne mène aucune activité génératrice de revenus
• Le BVG vérifie les états financiers et les transactions chaque année
• Les responsables de la gestion financière du Commissariat sont compétents, fiables et dignes de confiance
• La direction a prouvé qu’elle était déterminée à disposer d’une solide fonction de vérification interne
• La diffusion proactive des rapports financiers et des rapports de vérification atténue les risques de fraude ou d’erreur
• Les membres du CV considèrent qu’ils disposent des moyens et de l’information nécessaires pour remplir pleinement leur rôle en matière de gestion des risques, de contrôle et de rapports financiers
• La restructuration prévue des services organisationnels favorisera une surveillance encore plus étroite et une responsabilisation accrue

En outre, comme l’explique plus en détail le rapport annuel au Comité présenté en mars 2010, le Commissariat a adopté un certain nombre de mesures pour améliorer les rapports financiers et les mécanismes de suivi internes. En 2010-2011, dans le but d’assurer le respect de la Politique sur le contrôle interne, il a recensé, évalué et amélioré, le cas échéant, les principaux processus et contrôles financiers. Il s’est d’abord attaqué aux salaires et aux dépenses de fonctionnement, à la gestion du matériel et aux processus comptables en fin de période. Toutes les améliorations recommandées étaient mineures et ont été mises en œuvre.

Les résultats et les recommandations de cet examen mené par une entreprise indépendante ont été à l’ordre du jour de la réunion de février 2011. Le Comité a félicité la direction pour ses efforts et les résultats obtenus. Pour ce qui est de l’inventaire des biens, les membres ont fait une mise en garde contre le fardeau que pourrait constituer le processus de catalogage et de suivi des articles ayant peu de valeur, qui risque de ne pas être viable au fil du temps.

Pendant cette même réunion, le Comité a aussi reçu un rapport d’étape sur le travail destiné à évaluer la conformité du Commissariat avec l’ensemble des politiques du Conseil du Trésor et à garantir l’efficacité des contrôles. Le Comité se réjouit de cette initiative et attend les prochaines mises à jour avec impatience.

Fonction de vérification interne

La fonction de vérification interne a pour but de fournir des services indépendants et objectifs d’assurance et d’experts-conseils conçus pour améliorer les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance et les rendre plus efficaces. Lors de leur première réunion en octobre 2008, les membres ont examiné la Charte de vérification interne du Commissariat, en ont discuté et ont recommandé son approbation.

Depuis, le Commissariat a grandement amélioré sa capacité de vérification interne et son rendement (voir la section 7 sur l’évaluation de la capacité et du rendement), en partie grâce au leadership solide et à la culture de conformité et d’amélioration continue qui caractérisent l’organisation. Les membres du Comité invitent le Commissariat à poursuivre dans cette voie.

Le Comité a convenu de repousser la mise à jour de la Charte de vérification interne destinée à harmoniser celle-ci avec la Politique sur la vérification interne révisée jusqu’au parachèvement de la restructuration des services organisationnels.

Vérifications menées par le vérificateur général et d’autres organismes

En tant qu’Agent du Parlement, le Commissariat doit faire vérifier ses transactions et ses états financiers par le Bureau du vérificateur général chaque année. Le Comité a rencontré des représentants du BVG afin de discuter des états financiers vérifiés du Commissariat pour la période ayant pris fin le 31 mars 2010. Les membres ont aussi reçu de nombreux renseignements sur les nouvelles exigences des Normes canadiennes d’audit qui seront en vigueur à partir de 2010-2011.

La vérification du BVG a permis de formuler des recommandations pour améliorer davantage les contrôles internes du Commissariat. Il n’a cependant pas été nécessaire de modifier substantiellement les états financiers. Pour la quatrième année consécutive depuis que le Commissariat fait l’objet de vérifications du BVG, le rapport du vérificateur au Parlement a confirmé que la situation financière du Commissariat a été présentée équitablement, que les résultats de ses opérations et de ses flux de trésoreries étaient tout à fait en accord avec les principes comptables généralement reconnus et que, pour tous les aspects importants, les états financiers « sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements et à la Loi sur l’accès à l’information ». S’appuyant sur l’attestation du BVG et sur la recommandation du Comité, la commissaire a approuvé les états financiers du Commissariat pour l’exercice terminé le 31 mars 2010.

Le Comité a aussi discuté des vérifications horizontales des petits ministères et organismes effectuées récemment par le Bureau du contrôleur général. La présidente a recommandé d’ajouter les autoévaluations du Commissariat relatives aux recommandations et aux constatations que l’on trouve dans de telles évaluations à la liste des points permanents du calendrier d’activités du Comité.

États financiers et rapports des comptes publics

Le Comité a examiné les états financiers du Commissariat et a formulé des conseils à ce sujet. Les membres se sont penchés sur les premiers états financiers prospectifs non vérifiés du Commissariat qui ont été présentés en même temps que le Rapport sur les plans et priorités pour 2011-2012. Ils ont aussi régulièrement fourni des conseils au sujet du processus d’élaboration et de production des rapports financiers trimestriels qui sera lancé en août 2011. Le Comité est convaincu que le Commissariat assume ses responsabilités et fournit des états et des rapports financiers exacts et complets.

Suivi des plans d’action de la direction

À la réunion d’août 2010, le Comité a reçu un rapport de situation détaillé sur les progrès réalisés grâce à une vérification antérieure des processus de réception et de règlement rapide des plaintes. Les membres se réjouissent du fait que la plupart des plans d’action ont été réalisés et ont donné des résultats encourageants.

Rapports au Parlement

Durant la période de référence, le Comité a discuté de divers rapports et instruments de responsabilisation, dont les suivants :

• Rapport ministériel sur le rendement de 2009-2010
• Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012
• Plan de vérification axé sur les risques 2010-2013
• Plan stratégique 2011-2014

Les membres du Comité ont fait des suggestions pour améliorer le contenu et le format des rapports au Parlement. Ils ont aussi formulé des commentaires sur le cadre de mesure du rendement dans le contexte du processus d’examen et de mise à jour visant à harmoniser les résultats attendus et les indicateurs de rendement de l’organisation avec le Plan stratégique. L’examen de ces rapports a aidé les membres externes à mieux connaître les objectifs et les priorités du Commissariat et a créé des possibilités d’amélioration.

Évaluation de la Politique sur la vérification interne

À titre d’intervenants clés, les membres du Comité ont été consultés dans le cadre de l’examen quinquennal obligatoire de la Politique sur la vérification interne. Le Conseil du Trésor a lancé cette évaluation en septembre 2010 pour évaluer la pertinence et le rendement de la Politique.

Les membres ont notamment donné leur opinion sur ce qui constituerait un processus de nomination approprié des membres externes des comités de vérification. Ils ont également convenu que les Agents du Parlement devraient entrer dans la catégorie des « grands ministères et organismes », sous réserve de modifications apportées à la politique générale, afin de tenir compte de leur caractère particulier et de leur indépendance par rapport au gouvernement.

Un rapport a été présenté au Bureau du contrôleur général en janvier 2011. Le Comité a fait les constatations suivantes au sujet du Commissariat :

• La Politique donne beaucoup plus d’indépendance à la fonction de vérification interne en exigeant que les comités de vérification comptent des membres externes et en obligeant les dirigeants principaux de la vérification à rendre des comptes aux administrateurs généraux.
• La Politique a grandement contribué à améliorer la gestion des risques, la gouvernance, le contrôle et l’administration.
• Les administrateurs généraux ont confiance dans les conseils des comités de vérification.
• La Politique accroît l’efficacité et la capacité de la fonction de vérification interne de manière substantielle.
• La mise en œuvre de la Politique a fait en sorte que la direction a pris beaucoup plus de mesures concernant les recommandations des rapports de vérification internes.
• La Politique a grandement renforcé le professionnalisme de la fonction de vérification interne.

Évaluation de la capacité et du rendement de la vérification interne

Évaluation de la capacité

Une des responsabilités du Comité consiste à évaluer la capacité et le rendement de la fonction de vérification interne et à rendre des comptes à ce sujet dans le rapport annuel. Dans ce domaine, le Commissariat doit composer avec une capacité interne limitée en raison de la taille et des ressources de l’organisation.

La capacité de vérification interne comprend le directeur de la Planification stratégique, des finances et de l’administration et l’entreprise externe avec laquelle le directeur partage les responsabilités du dirigeant principal de la vérification interne. Le directeur du Commissariat assume les responsabilités administratives de la fonction de vérification interne et, à ce titre, il relève directement de la commissaire à l’information. L’entreprise externe est chargée de préparer et de mettre à jour le Plan de vérification axé sur les risques du Commissariat et d’effectuer les vérifications subséquentes prévues par le plan. Cette formule permet au Commissariat de conserver le contrôle sur la fonction tout en bénéficiant de l’expertise d’une plus vaste gamme de professionnels en vérification, au besoin.

Depuis novembre 2009, les services de secrétariat pour le Comité ont été confiés à une analyste principale qui remplit également les fonctions^x de planification stratégique et de production de rapports au sein de l’Unité de la planification stratégique, des finances et de l’administration du Commissariat. Cette attribution aide à maintenir la séparation entre la fonction de secrétariat et celle de gestion de la fonction de vérification interne par le Commissariat. Par ailleurs, la double responsabilité de l’analyste principal facilite l’harmonisation entre la vérification interne et la planification stratégique. Elle garantit que les constatations et les recommandations du CV servent à orienter la planification stratégique.

Le secrétaire du Comité planifie et organise les réunions du CV et les activités connexes, prépare les ordres du jour et les comptes rendus et coordonne la préparation et la distribution des documents requis ou pertinents. L’analyste prépare aussi divers rapports et effectue d’autres tâches, au besoin.

Vulnérabilité causée par la charge de travail et les contraintes financières

En septembre 2010, les membres du Comité ont appris que la direction songeait à remettre au prochain exercice financier la vérification sur la Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi de 2010-2011. Cette mesure était envisagée en raison des contraintes financières imprévues découlant de procédures judiciaires importantes et d’enquêtes complexes et prioritaires. En outre, le chef de l’équipe de la vérification considérait que le quatrième trimestre ne serait pas un moment propice pour effectuer la vérification puisque les gestionnaires et les enquêteurs s’emploieraient à terminer le plus de cas possible avant la fin de l’année financière.

Les membres du Comité craignaient que le report de la vérification interrompe l’élan généré depuis l’établissement de la fonction de vérification interne par le Commissariat. Ils ont invité la direction à réexaminer toutes les autres options afin de préserver l’intégrité du plus récent Plan de vérification axé sur les risques.

Des discussions subséquentes et l’attribution de fonds d’urgence par les ministres du Conseil du Trésor pour assumer les frais des litiges et des cas complexes ont permis de déclencher la vérification de la RPRL en mars 2011. Celle-ci a été réalisée en même temps que la vérification de suivi de l’URRR en vue d’optimiser l’efficience. Les membres du Comité ont discuté d’un plan de travail de haut niveau au cours de leur réunion de février 2011.

Évaluation du rendement

Prestation relative au Plan de vérification en fonction du risque pour 2008-2010

Selon le Plan de vérification en fonction du risque pour 2008-2010, la vérification interne des processus de réception des plaintes et de règlement rapide est un élément crucial du nouveau modèle opérationnel instauré en 2008. Des processus efficaces dans ce domaine sont nécessaires pour garantir le traitement des dossiers en temps opportun, l’application de la diligence requise et l’atténuation du risque d’accumuler un nouvel arriéré au fil du temps. L’objectif était d’évaluer le cadre de gestion du risque et de contrôle qui est en place et de cerner les améliorations pouvant être apportées au processus.

Deloitte & Touche LLP a effectué la vérification sur l’Unité de réception et de règlement rapide (URRR) à l’hiver 2009. Après le dépôt du rapport de la vérification^xi et certaines discussions sur les constatations et les recommandations présentées dans celui-ci, le Comité a recommandé l’approbation du plan d’action^xii correspondant de la direction lors de la réunion de septembre 2009.

Au cours de la réunion d’août 2010, on a fait le point sur les progrès réalisés par l’URRR avec les membres du Comité. Ces derniers se réjouirent du fait que la plupart des éléments du plan d’action étaient parachevés et avaient donné des résultats encourageants, notamment en ce qui a trait au temps nécessaire pour régler des plaintes administratives. Le nouveau système de gestion des cas aux fins d’enquête, qui a été conçu pour satisfaire à plusieurs exigences importantes, devait être adopté en avril 2011.

Mise à jour de l’évaluation des risques et du plan de vérification 2010-2013

Le Plan de vérification axé sur les risques du Commissariat a été mis à jour à l’hiver 2010. Le Comité a discuté de l’évaluation des risques et a proposé des missions de vérification lors de sa réunion d’août 2010 (voir la section 6.2 – Gestion du risque). Il a recommandé l’approbation du plan de vérification le 20 août 2010.

Progression de la mise en œuvre de la Politique sur la vérification interne

Le Commissariat a réalisé des progrès considérables en ce qui concerne la mise en œuvre de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, sans oublier qu’il est indépendant par rapport au gouvernement, comme l’a établi le Groupe de travail des Agents du Parlement. Plus précisément, le Commissariat :

• a formé une fonction de vérification interne mature et stable;
• a créé un comité de vérification indépendant qui possède maintenant une connaissance et une compréhension approfondies des besoins et des défis opérationnels du Commissariat;
• a respecté les engagements pris dans le premier plan de vérification axé sur les risques en effectuant une vérification « à point nommé » sur la nouvelle unité d’enquête et le plan d’action de la direction qui avait été entièrement mis en œuvre;
• a élaboré un deuxième plan de vérification axé sur les risques prévoyant une vérification globale et essentielle de la Direction des enquêtes, qui est maintenant parachevée;
• a élaboré et mis en vigueur un processus efficace permettant de trouver et d’embaucher rapidement des spécialistes au besoin.

Évaluation globale de la gestion du risque, du contrôle et de la responsabilisation

La principale responsabilité du Comité est de fournir des conseils indépendants et objectifs, une orientation et une assurance en matière de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance. À la lumière de ses examens et des discussions qui ont eu lieu tout au long de 2010-2011, le Comité conclut avec une assurance raisonnable que les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat ne comportent pas de graves lacunes. Plus particulièrement, les membres du Comité n’ont relevé aucune défaillance dans le système de contrôle interne de l’organisation. Ils apprécient la diligence raisonnable dont le Commissariat a fait preuve en ce qui concerne l’élaboration de processus et de pratiques solides et il se réjouit du fait que la direction tente constamment de s’améliorer.

Travail du Comité

Le Comité est devenu une partie intégrante du régime de gouvernance du Commissariat. Malgré les contraintes découlant de priorités concurrentes et les multiples tâches qui sont confiées aux employés, comme c’est souvent le cas dans les petites organisations, l’engagement et la détermination des cadres supérieurs et des analystes fonctionnels ont énormément aidé le Comité à remplir son mandat.

En tant qu’Agent du Parlement, le Commissariat a besoin d’une fonction de vérification interne forte et crédible, ce qui est essentiel à la mise en œuvre de la Politique sur la vérification internedu Conseil du Trésor. Le Comité a grandement aidé le Commissariat à établir une fonction de vérification interne indépendante de la hiérarchie qui a la capacité d’exécuter les plans de vérification axés sur les risques de l’organisation et de remplir d’autres exigences stratégiques. Le Comité continuera de surveiller le travail de la fonction de vérification, ce qui fait partie de ses responsabilités.

Planification à long terme

Le Comité devrait se rencontrer quatre fois en 2011-2012. Il souhaite continuer de fournir des conseils qui sont harmonisés avec les principes de base du secteur public, tiennent compte de l’indépendance des Agents du Parlement et apportent des perspectives novatrices et créatrices.

Entre autres responsabilités, les membres examineront les résultats de la vérification de la RPRL, donneront des conseils sur les améliorations nécessaires et superviseront l’application des recommandations. De plus, ils surveilleront étroitement l’incidence des politiques de compression budgétaire et offriront des conseils, au besoin, concernant l’examen stratégique et opérationnel du Commissariat et toute initiative de services partagés. Les membres du Comité examineront également comment l’organisation promeut, met en œuvre et intègre les valeurs et l’éthique de la fonction publique dans chaque domaine d’activité.

De plus, on a prévu des discussions sur certains sujets précis en 2011-2012, comme le Plan stratégique, le nouveau programme de sécurité et un aperçu complet sur les ressources humaines – ce qui comprend le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation et les commentaires de la Commission de la fonction publique, les données démographiques du Commissariat, les relations de travail, le programme de rendement, les initiatives en milieu de travail et le cadre de gestion des talents. Les membres ont aussi ajouté une quatrième section à leur calendrier des activités à venir de façon à inclure des séances d’information et des discussions régulières sur le contexte opérationnel, la planification et la mise en œuvre au Commissariat.

Calendrier d’activités du Commissariat à l’information, 2010-2011

	Juin 20101	Août 2010	Janvier2010	Février 2010
1. Questions organisationnelles
Charte du Comité de vérification				R
Calendrier annuel des activités à venir				R
Rapport annuel du Comité de vérification2		A
2. Responsabilités clés
Valeurs et éthique
Gestion des risques, cadre de contrôle et suivi		R	R	R
Rapports d’actes répréhensibles	Tel que rapporté
États financiers et rapports des comptes publics		R		R
Plan de vérification des états financiers du BVG			I
Rapport de vérification des états financiers du BVG et plan d’action de la direction		R
Autres rapports de vérification du BVG ou d’organismes centraux et plans d’action de la direction	Comme les vérifications prévues (I) et les plans d’action élaborés (A)
Charte de vérification interne
Plan de vérification en fonction du risque3		R
Rapports de vérification internes, plans d’action de la direction et mesures de suivi		I		I
Rapport sur les plans et les priorités			R
Rapport ministériel sur le rendement		R
Réunions à huis clos	I	I	I	I
3. Autres responsabilités
Activités parlementaires – calendrier annuel	I	I	I	I

Légende
A – Approbation/Mesures requises
R – Révision
I – Information/Discussion

Nota :