2010-2011 III. Gouvernance responsable et efficace

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La gouvernance responsable suppose un ensemble d'engagements et de pratiques par lesquelles les responsables des institutions s'assurent de la gestion rigoureuse des ressources publiques et des relations de travail harmonieuses. Ce qui comprend la gestion du talent et l'engagement des employés, la prestation d'une infrastructure habilitante et sécuritaire, l'obtention d'une rétroaction juste sur les risques opérationnels, les procédés et les contrôles, et ce, tout en assurant de rendre compte au public à l'aide d'instruments de rapports précis et significatifs. La gouvernance efficace commence par une planification stratégique tenant lieu de vision directrice des buts à atteindre, des ressources à utiliser et de la maximisation de leur utilisation. La mise en place du Plan stratégique du Commissariat ainsi que nos succès dans la maximisation de l'utilisation de nos ressources limitées et dans les résultats obtenus malgré les restrictions budgétaires représentent nos plus grandes réussites en matière de gouvernance pour 2010–2011.

Planifier en fonction des résultats et des retombées

À l'été 2010, nous avons mené un exercice de planification stratégique de concert avec des intervenants clés pour établir nos priorités et dresser le plan d'action le plus efficace pour les trois prochaines années, compte tenu des défis à venir et des ressources à notre disposition. L'opération, fondée sur une analyse rigoureuse de l'environnement, a dégagé un consensus axé sur trois points stratégiques : une prestation de service exemplaire à l'intention des Canadiens, un régime d'accès à l'information de premier plan et un milieu de travail exceptionnel.

Les employés du Commissariat ont profité de cet exercice pour cerner les valeurs fondamentales de l'organisme. Ils ont sélectionné quatre principes et énoncés devant guider leurs comportements individuels et organisationnels ainsi que leur prise de décisions.

 

Le Plan stratégique 2011–2014 établit un certain nombre d'objectifs et d'initiatives qui ont déjà été mis en branle afin de produire certains résultats essentiels et interdépendants.

Afin d'offrir une prestation de services exemplaire, nous continuerons de mener des enquêtes efficaces, justes et confidentielles tout en gérant le volume de travail de façon stratégique en fonction de la priorité et de la complexité des cas. Nous devons accroître nos capacités d'analyse et concevoir des outils pour demeurer informés de l'évolution des subtilités de la Loi. Nous utiliserons tous les moyens permis par la législation pour répondre aux cas de non-conformité. Nous tenterons aussi d'optimiser notre capacité à porter les cas complexes et les questions de droit fondamentales devant les tribunaux. Par la poursuite de cet objectif, nous visons le rétablissement du Commissariat en tant que centre d'expertise juridique et d'enquête en matière d'accès.

Pour favoriser un régime d'accès à l'information de premier plan, nous offrons conseils et expertise dans le but de renverser la tendance à la baisse en ce qui à trait au respect des délais et à la divulgation de l'information du secteur public. Une responsabilité centrale est d'aider le Parlement à moderniser la législation et la manière dont elle est administrée. Nous compléterons notre diagnostic des questions relatives aux délais, et en ferons le suivi, par le truchement de nos fiches de rendement et de mesures systémiques. Grâce à notre présence devant les tribunaux, nous voulons favoriser une jurisprudence qui élargit la portée de l'accès à l'information gouvernementale. Dans tout ce que nous faisons, nous entendons maximiser l'incidence de la collaboration et de l'engagement des intervenants dans les efforts visant à améliorer le régime d'accès.

La prestation de services exemplaire commence à l'interne et repose sur la qualité du milieu de travail et des relations de travail. Pour assurer un milieu de travail exceptionnel, nous avons élaboré un plan d'ensemble de la gestion du talent qui intègre la gestion du rendement et la formation pour tous les employés conformément aux exigences opérationnelles. Nous continuerons de développer davantage notre infrastructure afin de fournir à tous l'information, les outils et les systèmes dont ils ont besoin pour planifier, gérer et mener à terme efficacement leurs tâches et fonctions. Par-dessus tout, nous voulons bâtir un milieu de travail qui reflète nos valeurs organisationnelles.

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Gestion du talent

L'année 2010–2011 a marqué la conclusion réussie d'une importante campagne de recrutement qui avait été entreprise en 2009 pour répondre aux exigences opérationnelles et combler les postes d'enquêteur au sein d'un groupe professionnel en forte demande. Par conséquent, l'organisation est presque entièrement pourvue en personnel et les objectifs fixés dans notre Plan intégré des RH pour 2011–2014 sont pratiquement atteints. Le Commissariat compte à présent 98 employés nommés pour une période indéterminée qui représentent 92 % des 106 équivalents temps plein. En comparaison, moins de 75 % des postes étaient pourvus en 2009.

Cet accomplissement a été couronné par la rétroaction positive reçue en septembre 2010 sur notre Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) 2009–2010. Chaque année, la Commission de la fonction publique (CFP) examine les RMORCD institutionnels pour évaluer et améliorer la performance en matière de dotation dans la fonction publique et pour faire rapport sur la santé du système de nomination. L'évaluation pour l'année au cours de laquelle nous avons entrepris les initiatives de recrutement les plus intensives indique que notre système de dotation est en très bonne santé et qu'il respecte la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ainsi que les valeurs fondamentales de la dotation. La CFP n'a pas trouvé de domaine de gestion clé nécessitant des améliorations.

Dans le cadre de notre processus de planification stratégique, une analyse de nos effectifs actuels a démontré le besoin d'un plan général de gestion du talent. En janvier 2011, seulement 19 % des employés étaient avec l'organisation depuis plus de cinq ans. Parmi les enquêteurs, 57 % comptent moins de trois années d'expérience au Commissariat. De plus, le groupe des enquêteurs compte le plus grand nombre de personnes qui seront admissibles à la retraite dans les prochaines années (31 %). La formation et le transfert des connaissances sont donc capitaux afin d'étendre et de maintenir l'expertise propre aux fonctions et aux outils d'enquête du Commissariat.

Infrastructure de GI/TI habilitante

Nous avons poursuivi la mise en œuvre de notre stratégie pluriannuelle visant à renouveler notre infrastructure de gestion de l'information et de technologie de l'information. Cette fois, nous mettons l'accent sur le développement et la mise à l'essai d'un nouveau système de gestion des documents et des cas pour les enquêtes (InTrac) ainsi que sur le déploiement d'un répertoire de dossiers électroniques (SGDDI) au sein de l'organisme.

Le projet InTrac, un important moteur de notre succès, comprend diverses activités visant à normaliser les procédures opérationnelles ainsi qu'à concevoir et à développer des fonctions d'établissement de rapports. En avril 2011, le système InTrac devrait améliorer le déroulement des opérations, assurer la cohérence des procédures et améliorer les capacités d'établissement de rapports et d'analyse. Ce système aidera à la prise de décisions sur des questions opérationnelles importantes. Comme condition préalable au SGDDI, nous avons ciblé et décrit tous les documents du Commissariat dans un système universel de classification. Tant InTrac que le SGDDI ont demandé une quantité appréciable de programmation, de tests et de soutien technique. Nous avons aussi effectué d'importantes mises à jour du réseau qui ont permis une réduction de 30 % des appels au service d'assistance en TI.

Une formation en gestion de l'information et en classification a été offerte à tous les employés et aux gestionnaires. Le module de formation a été mis en ligne sur le site Web du Commissariat pour tous les utilisateurs intéressés. Nous avons amorcé des discussions avec un certain nombre de petits organismes et avec le Secrétariat du Conseil du Trésor relativement aux possibilités de partager nos solutions de GI/TI et notre expérience. Nous avons participé à la IM Days Conference d'Ottawa où nous avons fait une présentation intitulée Gérer l'information aux fins de transparence.

Pour la première fois, en conformité avec les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents de l'Archiviste national, nous avons disposé de plus de 20 000 dossiers d'enquête et avons commencé à disposer de documents administratifs communs. Nous avons commencé à transférer des documents à valeur archivistique à Bibliothèque et Archives Canada afin de préserver le patrimoine documentaire de la population canadienne.

La Division de la GI/TI a aussi contribué à l'élaboration d'approches novatrices pour améliorer la capacité de l'organisme à faire face aux divers changements et exigences opérationnels. Compte tenu de la diminution des demandes d'AIPRP au cours de la dernière année, les analystes d'AIPRP ont été mis à contribution pour nous aider dans nos fonctions d'enquête et pour maximiser l'efficacité. Ils ont également participé à l'examen des avis de prorogation de délai, à la compilation des données et à la création d'un modèle électronique pour les avis de prorogation de délai (voir le chapitre 3).

L'engagement par les communications dynamiques

Nous avons renouvelé notre site intranet afin de le rendre plus pertinent et convivial comme outil d'engagement et de référence. Ce guichet unique permet maintenant aux employés d'être informés des sujets d'intérêt et des initiatives, de partager des renseignements et des idées tout en stimulant l'esprit d'équipe et la collaboration au sein de l'organisation.

À la suite du lancement du nouveau site Web du Commissariat en mars 2010, nous avons ajouté de nouvelles fonctions, dont la capacité de consultation qui permet au Commissariat de recueillir des commentaires sur diverses questions. Par exemple, nous avons mené une consultation sur les prorogations de délai et les avis en vertu de l'alinéa 9(1)a) et du paragraphe 9(2) de la Loi. Les réponses ont contribué à la conception de notre note d'information et de notre suggestion de modèle d'avis (voir le chapitre 3).

Notre page Facebook a été un ajout bien accueilli parmi nos outils de réseautage cette année. Bien qu'elle ne soit pas interactive pour le moment, cette page nous permet de transmettre rapidement des renseignements importants aux utilisateurs de Facebook en cette ère de diffusion de l'information 24 heures sur 24 et des attentes suscitées par le Web 2.0.

L'année a été plus occupée qu'en moyenne pour ce qui est des relations avec les médias. Nous avons répondu à plus de 50 appels des médias pour des questions portant sur le régime d'accès du Canada. La commissaire a accordé plus de 30 entrevues dans les médias et tenu deux conférences de presse pour discuter de ses rapports spéciaux au Parlement.

Initiatives en matière de sécurité

En tant qu'employeur, la haute gestion doit s'assurer que le personnel et les visiteurs soient à l'abri des risques de violence, de harcèlement et d'intimidation. Comme gestionnaire de ressources publiques et fournisseur de services, nous avons une double obligation de protéger les biens sous notre contrôle contre le vol, les bris ou les pannes. Par ailleurs, comme organisme d'enquête, nous avons aussi la responsabilité de préserver la confidentialité et l'intégrité des renseignements personnels et classifiés qui nous sont confiés.

En 2010–2011, nous avons mené une évaluation générale de la gestion de toutes les composantes de la sécurité en fonction de la Politique sur la sécurité du gouvernement de 2009 du Conseil du Trésor. Cette évaluation a confirmé notre pleine conformité avec la Norme de sécurité et de gestion des marchés du SCT mais a aussi révélé de nombreuses lacunes dans d'autres domaines. Nous nous sommes donc empressés de mettre en place certaines mesures correctives pour améliorer l'infrastructure de sécurité, y compris la création d'un programme de sécurité à l'échelle de l'organisation.

Par conséquent, nous sommes désormais en pleine conformité avec la Norme sur la sécurité du personnel du SCT. Nous avons terminé la mise en œuvre de notre base de données sur la sécurité du personnel. Nous représentons également les petits organismes au sein du Groupe de travail interministériel sur la sécurité du personnel.

Compte tenu de nos ressources et de nos besoins, nous avons atteint les exigences de base en matière de sécurité en ce qui concerne la sécurité physique. Nous avons effectué un certain nombre d'améliorations et de mises à niveau afin de sécuriser notre établissement et de prévenir tout risque et toute menace à l'endroit des employés. Nous avons renforcé les mesures de sécurité dans nos espaces de conservation des documents. Grâce à une infrastructure et des procédures améliorées, y compris le dénombrement des stocks et le suivi de l'inventaire, nous avons accru la protection des biens et de l'intégrité de l'information.

Nous avons aussi mis au point une stratégie pour affronterles défis plus complexes et plus coûteux, incluant la mise en place d'un plan des mesures d'urgence et de la continuité des activités et l'amélioration de la sécurité de nos technologies de l'information. Notre Plan de vérification axé sur les risques mis à jour propose un mandat de vérification pour examiner et évaluer les mesures prises, leurs résultats, leur état et leur conformité globale à la politique de sécurité. Nous visons être en conformité avec la Directive sur la gestion de la sécurité ministérielle pour l'échéance du 30 juin 2012.

Rigueur dans les contrôles et responsabilité

De récentes améliorations apportées aux rapports financiers nous permettent de surveiller nos dépenses de près et de faire la meilleure utilisation possible de nos ressources limitées en cette période de restriction budgétaire. Notre contrôle serré et continu de la gestion financière nous a également permis de présenter une analyse convaincante devant le Parlement et le Conseil du Trésor pour l'obtention de fonds additionnels visant à répondre à la demande croissante de la charge de travail et aux pressions financières associées aux actions en justice et aux enquêtes prioritaires en 2010–2011.

Pour assurer une saine gestion financière et être en conformité avec la Politique sur le contrôle interne, nous avons entrepris de documenter les procédures et les contrôles clés et d'évaluer leur efficacité. Nous avons mandaté un organisme externe afin qu'il procède à un examen préliminaire de nos contrôles du salaire, des dépenses de fonctionnement et de la gestion du matériel. À l'exception de la gestion des biens, qui sont actuellement répertoriés, seules des améliorations mineures ont été recommandées et mises en place. Le Commissariat a aussi entrepris l'évaluation de sa conformité avec diverses politiques, directives et normes du Conseil du Trésor pour garantir que les contrôles en place soient adéquats.

En tant qu'agent du Parlement, nos opérations et nos états financiers font l'objet d'une vérification annuelle du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). À nouveau, pour l'année se terminant le 31 mars 2011, le BVG a produit un rapport sans réserve, fournissant une assurance raisonnable que nous suivons les normes comptables de manière appropriée et que nos opérations financières soient conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux autres règlements dans tous les aspects importants.

Finalement, nous avons conçu et présenté des états financiers orientés vers l'avenir, qui sont préparés selon la comptabilité d'exercice, en commençant par le Rapport sur les plans et les priorités 2011–2012. L'introduction de la comptabilité d'exercice est l'aboutissement d'une série de recommandations émises par les parlementaires et la vérificatrice générale du Canada. Les états financiers prospectifs généraux fournissent des informations sur les actifs et passifs ainsi que des renseignements complets sur les revenus et les dépenses. Cette information supplémentaire est destinée à aider les parlementaires dans leur examen du Budget des dépenses et des demandes ministérielles de pouvoir de dépenser.

Gérer les risques, ajouter de la valeur

En tant qu'agent du Parlement, le Commissariat a une obligation de maintenir une fonction de vérification interne forte. La vérification interne offre une assurance indépendante et objective conçue pour ajouter de la valeur et améliorer les opérations. Éclairés par notre exercice de planification stratégique, nous avons mis à jour la liste des principaux risques auxquels l'organisme pourrait devoir faire face dans le Plan de vérification axé sur les risques 2010–2013.

Ce plan propose trois vérifications importantes axées sur les domaines de risques les plus importants, à savoir l'efficacité des processus opérationnels pour les enquêtes, la conformité aux exigences en matière de sécurité, comme il a été mentionné précédemment, et l'efficacité de nos systèmes de technologie de l'information et de nos pratiques de gestion de l'information, notamment le nouveau système de gestion de cas InTrac. Nous effectuerons aussi un examen de suivi de nos réalisations à la suite d'une vérification de notre unité de réception et de règlement rapide (URRR) et du plan d'action de la gestion subséquent. Cette vérification a déjà largement contribué à nos gains d'efficacité dans les délais de résolution des plaintes administratives.

La vérification de la Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi était en cours au moment de mettre sous presse. Elle évaluera la mesure dans laquelle les processus opérationnels, les paramètres de rendement et la documentation pour la prise de décisions contribuent à une gestion de cas efficace et opportune. Elle établira aussi le degré de conformité avec la législation et les directives stratégiques dans le traitement des enquêtes.

Le Comité de vérification du Commissariat supervise la vérification interne et constitue une composante essentielle de la structure de gouvernance. En plus de la commissaire, le Comité compte deux experts en gestion financière et institutionnelle qui ne proviennent pas du gouvernement fédéral, dont le président. Tout au long de l'année, le Comité a offert des conseils indépendants et objectifs concernant la gestion de risque, les contrôles et les mécanismes de gouvernance, y compris l'établissement de rapports. Il a aussi permis de faire avancer nos pratiques de gestion en apportant de nouvelles perspectives pour mieux atténuer les risques et améliorer le rendement.

Le Comité a présenté son premier rapport annuel en 2009–2010 à la fois au contrôleur général du Canada et au président du Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique. Le rapport décrit les activités du Comité depuis sa formation en octobre 2008 jusqu'à la fin mars 2010. Mis en ligne sur le site Web du Commissariat pour augmenter la reddition de compte et la transparence, le rapport évalue l'efficacité des contrôles internes et illustre en quoi le régime de vérification opportun et fondé sur le risque du Commissariat a augmenté l'efficacité opérationnelle.

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