2011-2012 5. Assurer l’intégrité opérationnelle et fournir une solution opérationnelle aux enquêtes

Au fil des ans, nous avons continué à mettre en pratique une gouvernance et une intendance avisées de nos ressources limitées. Notre travail dans ces domaines a fourni une base solide à notre activité principale – enquêtes – et il nous permettra d’assurer une intégrité opérationnelle permanente.

Vérification

La vérification interne s’est révélée cruciale pour nos efforts continus en vue d’améliorer notre rendement. En 2011-2012, nous avons effectué une vérification interne détaillée de notre fonction d’enquête et nous avons préparé un plan global destiné à prendre en charge les résultats (voir le chapitre 1). Nous avons aussi continué à répondre aux résultats de la vérification de 2010 de notre Unité de réception et de règlement rapide, et nous peaufinons les processus et approches qui en découlent.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter le rapport annuel de la commission de vérification sur notre site Web.

Nous avons effectué une autoévaluation par rapport aux résultats et aux recommandations des vérifications horizontales de 2011 des petits ministères et organismes du Bureau du contrôleur général. Celle-ci s’est avérée un exercice précieux, et nous avons partagé les résultats avec les membres de notre commission de vérification externe. Selon leur recommandation, nous avons poursuivi cette autoévaluation, étant donné qu’elle nous permet de juger du caractère adéquat des contrôles, processus et cadres de gouvernance internes, qu’elle entretient le processus d’évaluation des risques et qu’elle peut écarter la nécessité de mener des vérifications semblables nous-mêmes.

La Commission de la fonction publique a réalisé une vérification de nos pratiques de dotation en personnel à l’automne 2011. Nous publierons les résultats à l’automne 2012.

Ressources

Le gel du budget des opérations présenté avec le budget 2010 a éliminé la flexibilité financière limitée que le Bureau devait respecter auparavant. Notre examen des programmes et des dépenses mené dans le cadre du Plan d’action pour la réduction du déficit a indiqué que les réductions de nos crédits budgétaires existants auraient des répercussions significatives sur les résultats de programme. Néanmoins, notre budget global a été réduit de 5 % et, par conséquent, notre effectif global devra être réduit de 11 % d’ici la fin de 2013.

Lesdites réductions compromettraient notre capacité à gérer les demandes de notre inventaire actuel et à répondre à d’autres obligations générales, notamment le respect des politiques. Tout événement imprévu qui aurait une incidence sur notre charge de travail créerait des pressions financières importantes sur l’organisation.

Milieu de travail exceptionnel

Dans le cadre de notre nouvelle situation fiscale, la création et le maintien d’un milieu de travail exceptionnel demeure un objectif important (voir le Plan stratégique 2011-2014). Dans le but d’établir nos méthodes de réalisation de ce plan, nous mettrons au point à l’automne 2012 un nouveau plan d’activités intégré en matière de ressources humaines pour les années 2012 à 2014.

La gestion des talents constitue clairement notre exigence la plus importante afin de combler les besoins opérationnels et de favoriser la satisfaction des employés. Elle comporte la définition, le perfectionnement et l’utilisation efficace des talents d’une personne, d’après les examens du rendement, les évaluations des compétences, les objectifs d’apprentissage et les aspirations professionnelles.

Valeurs et éthique

En 2010, nos employés ont pris les devants en matière de définition de nos valeurs collectives et de nos énoncés de valeurs. En 2012-2013, nous intégrerons ces valeurs à notre nouveau code de conduite organisationnel, qui sera fondé sur le Code de valeurs et d’éthiquedu secteur public de 2012 et qui comprendra des lignes directrices au sujet des conflits d’intérêts et de l’après-emploi. Notre code de conduite entrera en vigueur en 2012-2013.

Gestion de l’information/technologie de l’information

Depuis 2009-2010, la modernisation et le renforcement continus de notre infrastructure de technologie et d’information nous fournissent des outils et des systèmes destinés à planifier, à gérer et à effectuer nos tâches de manière efficace.

Après la mise en œuvre réussie de notre nouveau système de gestion des documents électroniques au printemps 2011, nous avons entamé le renouvellement du système de gestion des cas des services juridiques. Nous avons également donné le coup d’envoi à la modernisation de l’architecture de nos réseaux et poursuivi le renforcement de la sécurité de nos systèmes en vue de protéger l’information sensible recueillie auprès des institutions.

Un projet majeur pendant l’année était la modernisation, à l’issue d’une décision judiciaire, de la manière dont nous présentons le matériel sur notre site Web. Celui-ci garantira que tout ce que nous publions est entièrement accessible à tous les membres du public, y compris les personnes qui ont besoin d’appareils et d’accessoires fonctionnels pour accéder au contenu Web.

Sécurité

Une idée maîtresse de nos efforts au cours des deux dernières années était l’instauration d’un programme de sécurité à part entière conforme à la Politique de 2009 sur la sécurité du gouvernement. Le programme englobe une vaste gamme d’activités, y compris la planification de la continuité des activités, la sécurité personnelle, la sécurité physique, la sécurité de la passation de contrats, la sécurité des technologies, ainsi que la sensibilisation et la formation.

À ce jour, nous avons réalisé plusieurs évaluations des risques et de la conformité et mis en œuvre différentes mesures correctives. En 2011-2012, nous avons travaillé en vue de finaliser notre cadre stratégique en matière de sécurité et nous avons mis au point des plans et procédures connexes. En 2012-2013, nous allons entreprendre une formation en sécurité pour le personnel.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Depuis que nous sommes devenus assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels il y a cinq ans, nous avons toujours tenté de fournir un service exemplaire à la population canadienne désirant obtenir des renseignements auprès de nous.

Notre charge de travail en matière d’accès à l’information est assez différente chaque année depuis 2007 (voir le tableau ci-bas). Toutefois, nous avons pu compléter presque toutes les demandes dans l’année de leur dépôt.

En 2011-2012, nous avons achevé 44 demandes au cours de l’exercice financier ou avant la fin de celui-ci. Une plainte a été déposée (voir l’annexe A, pour consulter le rapport annuel du commissaire à l’information ad hoc). Au cours des deux années précédentes, il n’y avait eu qu’une seule autre plainte. Le commissaire à l’information ad hoc, qui enquête sur les plaintes à notre encontre, puisque nous n’enquêtons pas sur nous-mêmes, a conclu que le bien-fondé des deux plaintes n’était pas prouvé.

Les 48 nouvelles demandes que nous avons reçues cette année sont légèrement supérieures aux 46 demandes reçues en 2010-2011. Toutefois, le nombre de pages que nous devions examiner pour achever ces demandes a plus que triplé, en passant de 7 206 en 2010-2011 à 25 187 en 2011-2012. Même avec cette augmentation du volume de pages, et certaines demandes complexes, nous avons maintenu les délais de traitement moyens sous les 16 jours. Nous avons reporté deux demandes de 2010-2011, et six sont arrivées juste à la fin de l’année. Nous les avons reportées à 2012-2013. Nous avons eu au total six prolongations, dont quatre de 30 jours ou moins, et deux de 31 à 60 jours.

Sur le plan de la protection des renseignements personnels, nous avons reçu 5 demandes, soit une de moins qu’en 2010-2011, et nous avons terminé ces 5 demandes dans la limite des 30 jours prévue par la loi.

Nous avons évalué le projet pilote que nous avions lancé en 2010-2011 pour déroger aux frais de cinq dollars liés à la soumission d’une demande d’accès, et nous avons décidé de le rendre permanent. Nous avons aussi continué à publier des résumés de nos demandes terminées, ainsi qu’un lien servant à demander les dossiers publiés. En 2011-2012, les demandeurs ont tiré parti de ce service 19 fois.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter nos rapports annuels au Parlement relatifs à nos activités en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

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