2011-2012 Annexe – Plan d’action relatif à la vérification de la DRPRL

Recommandation 1 :
Des directives sur le niveau de détails à inclure dans les « événements documentés » devraient être élaborées à l’intention des enquêteurs, afin d’assurer une information uniforme dans les dossiers. Ces directives permettront d’améliorer l'efficacité du contrôle de qualité au cours de l'examen de la gestion.

1. Élaborer des directives sur les événements à documenter, consulter le personnel sur l’ébauche, la finaliser et offrir de la formation. Ajouter des lignes directrices à InTrac (système de gestion des dossiers d’enquête).

Directeur de l’Équipe de règlement des plaintes (ERP)
6 septembre 2011

2. Sensibiliser à l'importance de décrire en détail les discussions et les activités dans les événements documentés.

Direction de la DRPRL
En cours

3. Les chefs d’équipe surveilleront le contenu des événements documentés dans les dossiers et présenteront des recommandations aux enquêteurs si des lacunes sont repérées.

Chefs d’équipe
En cours

Recommandation 2 :
La structure des dossiers devrait être uniforme, notamment par l’utilisation d’onglets et le classement des documents, afin que les vérificateurs ou toutes les autres personnes qui consulteraient les dossiers puissent le faire le plus efficacement possible.

Un nouveau processus a été mis en œuvre en juin 2010 à la suite d’une consultation auprès des enquêteurs et des gestionnaires dans le but d’améliorer l’organisation des dossiers d'enquête. Les employés ont été informés que les trousses de documents transmises par les institutions fédérales ne seraient plus démontées, mais que les documents continueraient d’être marqués par des onglets.

Les employés de l'Unité de réception ont reçu une formation sur l’organisation des dossiers, et une procédure écrite a été élaborée à l’intention des agents actuels et des nouveaux agents de réception des plaintes (incluse dans le guide sur les procédures de réception des plaintes de juillet 2010).

1. Transmettre un courriel aux employés de la DRPRL afin de leur rappeler que l’organisation des dossiers suit un nouveau processus, différent de l’organisation des anciens dossiers de plainte (avant juin 2010).

Directeur de l’Unité de réception et de règlement rapide (URRR)
2 août 2011

2. Les gestionnaires et directeurs effectueront un suivi et s’assureront que l'organisation des dossiers est conforme au processus en vigueur.

Gestionnaire, Réception
et Direction de la DRPRL
En cours

Recommandation 3 :
Un plan d’enquête devrait être systématiquement utilisé pour le traitement des plaintes dues à un refus d’accès, mais pas nécessairement dans le cas des plaintes administratives courantes. La complexité des plaintes est très variable, mais les enquêteurs devraient inclure dans le rapport d'enquête le contexte propre au dossier, les questions soulevées par l'enquête ainsi que la chronologie des événements. Ces détails devraient être consignés dès le début de l’enquête. Ces pratiques documenteraient au départ les enjeux associés aux plaintes de refus et pourraient corriger certaines incohérences dans la structure des dossiers. Il serait avantageux de se doter d’un plan applicable à tous les dossiers, comportant toutefois différents niveaux de détails. Cela permettrait d’établir les échéanciers relatifs à l'achèvement du travail et de prévoir plus précisément les ressources requises.

Pour les dossiers prioritaires, l’établissement d’un échéancier de six mois—avec la possibilité d’apporter des ajustements dans les cas particulièrement complexes—rehausserait la vigilance portée à la rapidité et à la mesure du rendement.

Utilisation d’un plan d’enquête distinct pour les cas complexes.

Le rapport d'enquête est modifié en fonction des nouveaux éléments. Des modèles de rapports d'enquête distincts sont disponibles pour les plaintes administratives et les plaintes de refus.

1. Réviser et harmoniser les modèles des plans d'enquête et des rapports d'enquête pour inclure la date d'échéance, le contexte, la chronologie, les éléments à examiner, la stratégie, les sources des éléments de preuve et les ressources nécessaires pour le traitement, tant pour les plaintes administratives que pour les plaintes de refus. Les détails devraient être consignés dans le rapport dès le début de l’enquête.

Directeurs de l’ERP et de l’URRR
6 septembre 2011

2. Revoir le modèle du plan d'enquête utilisé pour les plaintes complexes qui exigent plus de détails. Terminer la préparation du plan au début de l'enquête.

Directeurs de l’ERP et de l’URRR
6 septembre 2011

3. Consulter le personnel avant de finaliser les modèles et de les ajouter à InTrac. Offrir une formation aux enquêteurs.

Directeurs de l’ERP et de l’URRR
6 septembre 2011

4. Mener un projet pilote visant à déterminer la faisabilité de compléter les dossiers prioritaires à l’intérieur de six mois.

Direction de la DRPRL

Assignation des dossiers prioritaires
En cours

Évaluation préliminaire du projet pilote
31 mars 2012

Recommandation 4 :
Une analyse périodique de l'environnement devrait être effectuée à l’aide des capacités de recherche par mot clé du nouveau système de gestion des dossiers InTrac dans le but de repérer les plaintes susceptibles de changer de priorité en raison de l'évolution de facteurs environnementaux qui n'existaient pas au moment de la réception.

La Division des communications stratégiques et des affaires parlementaires produit un rapport mensuel sur les faits saillants de la couverture médiatique pertinente; des résumés hebdomadaires des nouvelles et des faits saillants parlementaires; des résumés quotidiens des affaires parlementaires ainsi qu’une surveillance quotidienne de la couverture médiatique. Depuis juillet 2011, une réunion a lieu chaque semaine avec les directeurs de la DRPRL et un représentant des Services juridiques pour examiner la couverture médiatique et parlementaire, examiner l’évolution de l’intérêt porté aux questions faisant l’objet de demandes d’accès à l’information et identifier les mots clés permettant de rechercher des coupures de presse pertinentes aux dossiers d’enquête.

1. En consultation avec la Division des communications, entreprendre un projet permettant de faire de la recherche par mot clé dans InTrac en lien avec les coupures de presse.

Directeur des Communications
Revue et analyse de la couverture médiatique
En cours

Directeurs de la DRPRL et de la TI
Fonction InTrac de surveillance de l’environnement
30 juin 2012