2012-2013 Bibliothèque et Archives Canada
L'institution Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a été créée en 2004 par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et elle combine les fonds des anciennes Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque nationale du Canada. Son mandat comprend la préservation du patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures, en plus de servir de mémoire continue du gouvernement du Canada et de ses institutions.
En 2012-2013, BAC a reçu 900 demandes, une hausse de 9,6 % par rapport à 2011-2012 (821 demandes). BAC fait également partie des dix institutions principales en matière de demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, représentant près de 1,6 % de l'ensemble des demandes reçues en 2012-2013. Son rendement pour la période 2012-2013 était similaire à celui obtenu en 2011-2012. Malgré la réception d'environ 10 % de demandes supplémentaires et le traitement d'un nombre de pages significativement plus important (augmentation de 101 %), son rendement était supérieur aux résultats pangouvernementaux.
Parmi toutes les demandes courantes (1 037), 874 demandes ont été réglées lors de la période de référence – un taux de traitement de 84 % (par rapport à 86 % en 2011-2012).
La vaste majorité des demandes reçues par BAC chaque année provient de membres du public. Toutefois, la proportion de cette catégorie de demandeurs a lentement diminué : passant d'environ 90 % en 2002-2003 à 69 % en 2012-2013. Néanmoins, la proportion de demandes reçues de la part de membres universitaires a augmenté, passant à 22,2 % en 2012-2013.
Outre les demandes officielles reçues, BAC a fait état du traitement de 5 361 demandes informelles qui ne sont pas mentionnées dans le rapport statistique. Ce chiffre représente une diminution approximative de 24,2 % par rapport à 2011-2012Note de bas de page1.
Tableau 1 : Charge de travail
| Mesures | Période de référence 2011-2012 | Période de référence 2012-2013 | Écart |
|---|---|---|---|
| Nombre de demandes reçues | 821 | 900 | 9,62 % |
| Nombre de consultations reçues (en provenance d'autres institutions gouvernementales) | 31 | 41 | 32,26 % |
| Nombre moyen de pages traitées par demande réglée | 324 | 652 | 328 |
| % de demandes pour lesquelles plus de 1 000 pages ont été traitées | 7,11 % | 17,96 % | 10,85 % |
| Nota Bene : Le nombre moyen de pages traitées par demande réglée et le pourcentage de demandes pour lesquelles plus de 1 000 pages sont traitées sont calculées à partir du total des demandes traitées dont l'information a été divulguée (en partie ou au complet), exemptée/exclue et les demandes abandonnées. Cela ne comprend pas les demandes traitées dans le cas des dispositions suivantes : il n'existe aucun document, les demandes sont transférées ou les demandes sont traitées de manière informelle. | |||
Le volume de pages traitées par BAC a significativement augmenté en 2012-2013 par rapport à la période de référence précédente. Environ 18 % des demandes ont nécessité le traitement de plus de 1 000 pages, comparativement à 7,1 % en 2011-2012. De plus, le nombre moyen de pages traitées par demande pour 2012-2013 était aussi plus élevé qu'en 2011-2012 (652 pages par rapport à 324)Note de bas de page2. Un important nombre de pages traitées en 2012-2013 ont été divulguées (92,5 %).
Délai de traitement
BAC a répondu à 650 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, ce qui représente environ 74,4 % des demandes réglées en 2012-2013. Cette proportion est aussi semblable à celle atteinte en 2011-2012 (74,8 %). Elle est aussi supérieure de 10 % par rapport aux résultats observés à l'échelle pangouvernementale. La proportion de demandes traitées dans un délai de plus de 120 jours a augmenté, passant de 11 % en 2011-2012 à 14 % en 2012-2013.
La proportion de demandes traitées hors délai a diminué en 2012-2013 par rapport à 2011-2012, passant de 5,5 % à 2,8 %. Il s'agit de l'un des plus faibles taux de demandes traitées hors délai atteint par les institutions, ce qui représente une note de « A »Note de bas de page3.
On a invoqué la consultation externe comme raison principale justifiant le non-respect des délais (dans 18 des 24 cas).
Chaque année, le Commissariat reçoit des avis concernant le recours à des prorogations pour plus de 30 jours et il regroupe ces renseignements afin de produire des statistiques. En 2012-2013, le Commissariat a reçu 223 avis de prorogation de la part de BAC, ce qui représentait au total 304 prorogations distinctes.
Prorogations
Au total, l'ARC a pris 265 prorogations pour régler les 874 demandes traitées en 2012-2013. En comparaison, 223 prorogations ont été prises en 2011-2012 pour traiter 833 demandes.
Ces prorogations étaient relativement pour des périodes longues, puisque plus de la moitié d'entre elles prises en 2012-2013 (59,6 %) étaient de plus de 120 jours. En comparaison, cette proportion était de 39 % en 2011-2012.
Les prorogations prises en vertu de l'article 9(1)(b) (consultations autres que l'article 69) représentaient environ 64 % de l'ensemble des prorogations prises en 2012-2013 (par rapport à 73 % en 2011-2012).
Divulgation
Sur les 874 demandes traitées, les documents ont été entièrement divulgués dans 34 % d'entre elles, ce qui représente une hausse de 1,6 % par rapport à l'année de référence 2011-2012. Ce pourcentage est également 12 % plus élevé que le taux de divulgation à l'échelle pangouvernementale.
Tableau 2 : Rendement
| Mesures | Période de référence 2011-2012 | Période de référence 2012-2013 | Écart |
|---|---|---|---|
| Traitement des demandes | |||
| Taux de traitement | 85,96 % | 84,28 % | -1,68 % |
| Délai de traitement | |||
| % des demandes réglées dans un délai de 30 jours | 74,79 % | 74,37 % | -0,42 % |
| % des demandes traitées hors délai | 5,52 % | 2,75 % | -2,77 % |
| % des consultations provenant d'une institution gouvernementale réglées dans un délai de 30 jours | 96,77 % | 100 % | 3,23 % |
| % des prorogations de 30 jours ou moins | 8,07 % | 9,06 % | 0,99 % |
| Niveau de divulgation | |||
| % des pages traitées qui ont été divulguées | 89,69 % | 92,52 % | 2,83 % |
| % des demandes réglées dont les documents ont été entièrement divulgués | 32,41 % | 33,98 % | 1,57 % |
| Nota Bene : Le taux de traitement représente le nombre de demandes traitées divisé par le nombre total de demandes en main. Cela comprend les nouvelles demandes reçues et les demandes reportées de la période de référence précédente. | |||
Plaintes
Le Commissariat a reçu 12 plaintes contre BAC en 2012-2013. Cela représente quatre plaintes de plus que lors de l'exercice précédent.
La proportion des plaintes administratives a augmenté, passant de 37,5 % (3) en 2011-2012 à 50 % (6) en 2012-2013.
En 2012-2013, un nombre semblable de plaintes était fondé (4), discontinuées (4) et non fondé (3). En date du mois de mai 2014, deux plaintes étaient toujours en cours de traitement.
Note de bas de pages
- Note de bas de page 1
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Selon BAC, on peut attribuer cette diminution des demandes informelles reçues à l'augmentation des demandes officielles et au départ d'employés.
- Note de bas de page 2
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À titre de référence, BAC a déclaré avoir reçu une demande concernant plus de 6 000 pages d'information archivistique restreinte et une demande qui comprenait plus de 5 000 pages.
- Note de bas de page 3
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Le système de notes utilisé dans la fiche de rendement du Commissariat à l'information du Canada (CI) 2007-2008 a servi pour déterminer les notes : A = de 0 à 5 %, B = de 5 à 10 %, C = de 10 à 15 %, D = de 15 à 20 %, F = plus de 20 %.