2013-2014 Bureau du Conseil privé (BCP)

Le mandat du Bureau du Conseil privé (BCP) est de servir le Canada et les Canadiens en fournissant des conseils professionnels et non partisans et de soutenir le Premier ministre, les ministres du portefeuille et le Cabinet. L’organisme relève du Premier ministre. Le BCP soutient le développement des politiques et des programmes législatifs gouvernement, coordonne les réponses aux questions qui touchent le gouvernement et le pays, et soutient le fonctionnement efficace du Cabinet.

Le BCP a reçu 907 demandes^{Note de bas de page 1} durant la période de référence 2013‑2014, ce qui représente une hausse de 16 % par rapport à 2012‑2013 (780). Le BCP s'est classé au dixième rang des institutions en termes de demandes reçues en 2013-2014, celles-ci ayant représenté environ 1,5 % de l'ensemble des demandes reçues. Depuis 2010‑2011, les demandes soumises au BCP ont augmenté de 70 %.

De manière générale, le rendement du BCP en 2013‑2014 a été inférieur à celui de 2012-2013, en particulier pour ce qui est du délai de traitement.

Bien que le BCP ait complété 772 demandes en 2013‑2014, soit un nombre supérieur à celui complété au cours de l'exercice précédent, le taux de traitement a diminué de 83 % à 73 %. Un grand nombre de demandes dans l'inventaire ont donc dû être reportées au prochain exercice financier.

Plus de la moitié des demandes (64,8 %) sont venues des médias. Le public (13 %) et le secteur privé (11,4 %) ont été d'autres sources fréquentes de demandes. Ces pourcentages sont comparables à ceux de la période de référence précédente.

En 2013‑2014, le BCP a également complété 652 demandes concernant des trousses d'accès à l'information publiées précédemment, comparativement à 60 en 2012‑2013.

Tableau 1. Charge de travail

En 2013‑2014, le BCP a traité un plus grand nombre de pages, le nombre moyen de pages par demande complétée ayant été légèrement supérieur à 100, alors qu'il avait été de 78 en 2012‑2013. La plupart des demandes (78 %) ont toutefois nécessité le traitement de moins de 100 pages. Seulement neuf demandes ont nécessité le traitement de plus de 1 000 pages (comparativement à cinq demandes en 2012‑2013).

Délai de traitement

Le BCP a répondu à 390 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, ce qui représente environ 50,5 % des demandes complétées en 2013-2014, soit une baisse d'environ 7,5 % par rapport à 2012‑2013. La proportion de demandes complétées dans un délai de plus de 120 jours a augmenté pour une deuxième période de référence consécutive, passant de 1,9 % en 2011‑2012 à 10,6 % en 2012‑2013 et à 14,8 % en 2013‑2014. Le délai de traitement moyen a lui aussi augmenté de dix jours, passant de 60 jours en 2012‑2013 à 70 jours en 2013‑2014^{Note de bas de page 2}.

La proportion de demandes complétées au-delà du délai prescrit ou prorogé est toutefois demeurée faible, celle-ci s'établissant à 2,2 % (17) de l'ensemble des demandes complétées. Ce résultat correspond à la note « A »^{Note de bas de page 3}. Bien que cette proportion soit supérieure à celle observée en 2012‑2013, elle est bien en deçà de la proportion pangouvernementale (14 % de demandes traitées en retard).

Quant aux motifs expliquant le traitement des demandes en retard, la charge de travail a été invoquée pour 15 des 17 demandes concernées en 2013-2014.

Prorogations de délai

Les résultats obtenus montrent que le BCP a demandé de nombreuses prorogations de délai en 2013‑2014. De fait, 432 prorogations ont été demandées, ce qui représente environ 0,56 prorogation par demande complétée. Cela peut avoir contribué au faible taux de présomption de refus de la part du BCP.

Les prorogations en 2013‑2014 ont également eu tendance à porter sur des périodes plus longues, seulement 14,6 % d'entre elles visant des périodes de 30 jours ou moins. Cette proportion avait été de 24,5 % en 2012‑2013.

Figure 1. Durée des prorogations (de 2011-2012 à 2013-2014)

En 2013‑2014, la plupart des prorogations (56 %) ont été demandées en vertu de l'alinéa 9(1)a) (entrave au fonctionnement de l'institution) en raison du « nombre de documents ». Cependant, ainsi qu'il a été mentionné précédemment, seulement neuf demandes ont nécessité le traitement de plus de 1 000 pages^{Note de bas de page 4}. Par ailleurs, 37 % des prorogations ont été prises à des fins de consultations en vertu de l'alinéa 9(1)b). En ce qui a trait aux prorogations demandées en vertu de l'alinéa 9(1)c), 79,3 % l'ont été pour des périodes de plus de 60 jours. La Commissaire estime que les consultations de tiers prennent habituellement environ 60 jours^{Note de bas de page 5}.

Il convient de souligner que, dans son rapport annuel, le BCP mentionne une amélioration sensible du délai de traitement nécessaire pour les conseillers juridiques du BCP pour les renseignements confidentiels du Cabinet (BCP-CJRCC) aux fins de l'examen et de l'approbation des documents confidentiels du Cabinet. De plus, moins de réponses ont été reçues après le délai prévu (de 77 % en 2012‑2013 à 12 % en 2013‑2014). D'après le rapport, 86 % des consultations ont été réalisées dans un délai de 30 jours ou moins.

Divulgation

Il y a eu entière communication des documents dans 2,1 % des 780 demandes complétées, ce qui représente une baisse de 4,8 % par rapport à l'année de référence 2012‑2013. Il s'agit du taux de divulgation le plus bas atteint par le BCP sur une période de dix ans. Cette proportion est également inférieure à la proportion pangouvernementale (26,9 %).

Le nombre de demandes pour lesquelles il n'existait aucun dossier a représenté 23,4 % des demandes complétées en 2013-2014. Bien que cette proportion soit comparable à celle observée en 2012‑2013, elle est nettement supérieure à la proportion pangouvernementale (10,5 %).

Plus de la moitié des pages traitées (57,6 %) ont été communiquées en 2013‑2014, ce qui représente une hausse de 3,3 % par rapport à 2012‑2013. Enfin, il convient de préciser que toutes les réponses fournies par le BCP l'ont été sur format papier. Aucune ne l'a été par voie électronique.

Exceptions et exclusions

En 2013‑2014, le BCP a invoqué 1 226 exceptions et 229 exclusions, ce qui représente un taux de 1,88 par demande complétée. En 2012‑2013, le taux avait été de 1,38 exceptions/exclusions par demande complétée.

La plupart des exceptions prises en 2013‑2014 l'ont été en vertu de l'article 21 (558 fois), de l'article 19 (267 fois) ou de l'article 15 (166 fois).

Tableau 2. Rendement

Autres activités

En mars 2013, le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du BCP a mené un exercice de cinq jours axé sur la résolution de problèmes (« kaizen » de gestion au plus juste [lean]), qui avait pour but d'améliorer le service à la clientèle. À la suite de cet atelier, des modifications ont été apportées au processus d'AIPRP « afin d'améliorer le respect des délais, de réduire les erreurs et la consommation de papier, et d'alléger la tâche des bureaux qui détiennent les documents ».

Plaintes

Le nombre de plaintes à l'endroit du BCP^{Note de bas de page 6} a diminué de quatre, passant de 52 plaintes en 2012‑2013 à 48 en 2013‑2014.

La proportion de plaintes de refus a elle aussi diminué, s'établissant à 68,8 % de l'ensemble des plaintes reçues en 2013‑2014, comparativement à 76,9 % en 2012‑2013.

Parmi les plaintes reçues en 2013‑2014 et traitées en date d'avril 2015 (19 étaient toujours en suspens), 18 étaient fondées, neuf ont été discontinuées, une était non fondée et une a été réglée.