2014-2015 Annexe A : Cabinet du ministre et membres du personnel du ministre

Examen des demandes d’accès à l’information et de consultation par le Cabinet du ministre

Les demandes devant être examinées qui ont été ciblées au cours des réunions hebdomadaires sur l’accès à l’information pendant la période visée par l’enquête ont été envoyées au Cabinet du ministre. Il s’agissait de la dernière étape du processus d’examen. Un fonctionnaire du Ministère et deux membres du personnel du ministre ont déclaré que le directeur des Affaires parlementaires était responsable des questions relatives à l’accès à l’information au sein du Cabinet du ministre depuis son arrivée à TPSGC en juillet 2008. Le directeur des Affaires parlementaires a confirmé ce fait.

Le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’il avait reçu les dossiers d’accès à l’information au nom du Cabinet du ministre et qu’ils les avaient transférés à ses collègues aux fins d’examen en fonction de leur portefeuille. Les autres membres du personnel du ministre que nous avons interrogés ont confirmé la véracité de ce témoignage. Ils ont également expliqué qu’ils avaient examiné les demandes d’accès à l’information et de consultation afin de déterminer, de gérer et de préparer les réponses aux questions des médias et d’informer le ministre à cet effet.

Lorsqu’un dossier d’accès à l’information ou de consultation est remis à un membre du personnel du ministre, cette personne doit examiner les renseignements que la Direction de l’AIPRP a décidé de divulguer. Les éléments de preuve ont démontré que, dans certains cas, les membres du personnel du ministre indiquaient au directeur des Affaires parlementaires que les renseignements ne devraient pas être communiqués et donnaient leurs raisons (voir le dossier A-2008-00519). Dans ces cas, le directeur des Affaires parlementaires donnait à la Direction de l’AIPRP des directives qui tenaient compte des conseils de ses collègues.

Les éléments de preuve obtenus au cours de l’enquête ont démontré que les membres du personnel du ministre retournaient généralement les dossiers mauves au directeur des Affaires parlementaires lorsqu’ils approuvaient les renseignements que la Direction de l’AIPRP avait décidé de communiquer. Ainsi, le directeur savait qu’il pouvait signer l’Avis de communication ou l’Avis de réponse au nom du Cabinet du ministre. Il a confirmé qu’il retournait les dossiers à la Direction de l’AIPRP une fois que ses collègues les avaient examinés et qu’il avait signé les avis.

Le directeur des Affaires parlementaires a aussi déclaré qu’il avait signé les avis au nom du Cabinet du ministre parce que c’était la procédure en place lorsqu’il est arrivé à TPSGC.

Parmi les dossiers sur lesquels le Commissariat a enquêté, le directeur des Affaires parlementaires s’est fié aux conseils de ses collègues dans trois cas distincts dans lesquels il avait signé l’Avis de communication ou l’Avis de réponse après avoir admis ne pas connaître le sujet de la demande. Dans ces dossiers, ses collègues avaient indiqué que la portée de la demande devrait être limitée ou que des exceptions devraient être appliquées (voir les dossiers A-2008-00519, A-2008-00588 et AC-2009-00039).

Dans le cas du dossier de consultation de Santé Canada relatif au chrysotile (voir le dossier AC-2009-00039), le directeur des Affaires parlementaires a signé l’Avis de réponse au nom du Cabinet du ministre sans avoir examiné les documents. Interrogé sur le dossier, il a reconnu qu’il ne comprenait pas la nature des documents transmis par le ministère demandant une consultation. Malgré cela, il a donné la directive à la Direction de l’AIPRP d’« exclure » [traduction] certains des renseignements que son collègue qui avait examiné le dossier lui avait conseillé de ne pas divulguer. Le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’il n’avait pas discuté avec le conseiller en politiques des renseignements que ce dernier trouvait préoccupants, même s’il avait signé l’Avis de réponse.

En ce qui concerne la demande visant à obtenir des renseignements concernant la visite du président des États-Unis en sol canadien (voir le dossier A-2008-00519), le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’il avait signé l’Avis de communication sans examiner le dossier. Nous avons été informés par le directeur des Affaires parlementaires que sa collègue au sein du Cabinet du ministre qui avait examiné la demande ne pensait pas que les renseignements que la Direction de l’AIPRP souhaitait communiquer étaient pertinents. Interrogé sur son courriel adressé à la Direction de l’AIPRP dans lequel il a indiqué qu’une seule des 132 pages était pertinente et devrait être diffusée, le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’il y exposait le point de vue de sa collègue concernant ce dossier. Il a ajouté qu’il faisait confiance à sa collègue et que c’était sur ses conseils qu’il avait envoyé un courriel à la Direction de l’AIPRP.

Enfin, dans la demande visant à obtenir une note d’information concernant un projet de recherche sur l’opinion publique (voir le dossier A-2008-00588), le directeur des Affaires parlementaires a signé l’Avis de communication au nom du Cabinet du ministre. Dans le dossier retourné à la Direction de l’AIPRP, trois papillons adhésifs roses étaient apposés sur la note d’information concernant le projet de recherche sur l’opinion publique. Ils faisaient référence aux valeurs monétaires qui avaient été encerclées à l’encre rouge dans la note d’information. Le directeur des Affaires parlementaires a reconnu avoir écrit les notes sur les trois papillons adhésifs, mais il a indiqué qu’il ne pensait pas être la personne qui avait encerclé les valeurs monétaires. Le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’il en savait très peu au sujet de la recherche sur l’opinion publique et qu’il ne savait pas pourquoi il avait écrit ces notes.

Processus administratif de traitement des demandes au Cabinet du ministre

Les éléments de preuve recueillis au cours de l’enquête ont démontré que pendant la période visée par celle-ci, une fois que l’Avis de communication ou l’Avis de réponse était signé par le directeur des Affaires parlementaires, l’adjointe administrative dans son bureau, qui était une employée du Ministère, coordonnait la réception et le renvoi des dossiers mauves au Ministère. L’adjointe a décrit son rôle d’adjointe administrative du directeur des Affaires parlementaires. Il convient de noter que, dans son témoignage, l’adjointe administrative a fait référence à quatre reprises au rôle que jouait le directeur des Affaires parlementaires dans l’« approbation » [traduction] des dossiers d’accès à l’information transmis au Cabinet du ministre aux fins d’examen. Pour leur part, les membres du personnel du ministre n’arrivaient pas à se souvenir de la nature exacte des responsabilités de l’adjointe administrative, à l’exception du fait qu’elle était une employée du Ministère qui offrait du soutien administratif à l’équipe des communications du Cabinet du ministre. Les éléments de preuve révèlent également que l’adjointe administrative envoyait un courriel aux fonctionnaires ministériels et aux fonctionnaires de l’AIPRP pour leur indiquer que l’Avis avait été signé et que le dossier était renvoyé à la Direction de l’AIPRP.

Ces courriels ressemblaient généralement à ce qui suit : « Veuillez noter que la demande d’AIPRP susmentionnée a été signée et renvoyée à la Direction de l’AIPRP. » [traduction] Ce type de courriel a été envoyé à la Direction de l’AIPRP dans quatre des huit dossiers que nous avons examinés.

Dans un dossier (dossier A-2008-00519), l’adjointe administrative a envoyé un différent type de courriel pour indiquer que la demande d’AIPRP était renvoyée à la Direction de l’AIPRP « aux fins de modification ». [souligné dans la version originale] [traduction] Interrogée sur le sens qu’elle donnait à l’expression « aux fins de modification », l’adjointe administrative a expliqué qu’elle avait repris les termes écrits et mis en évidence par le directeur des Affaires parlementaires sur le papillon adhésif qu’il avait apposé sur le dossier mauve qu’il lui avait renvoyé. Interrogé sur le dossier, le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’il ne pouvait se souvenir des détails entourant l’examen de cette demande. Il a ajouté qu’il n’avait pas demandé à l’adjointe administrative d’envoyer le courriel comprenant l’expression « aux fins de modification » ni tout autre courriel visant à connaître l’état d’avancement de la demande d’accès à l’information.

Formation sur l’accès à l’information donnée aux membres du personnel du ministre

La conseillère stratégique du sous-ministre a déclaré que TPSGC donnait de la formation sur les questions relatives à l’accès à l’information aux nouveaux membres du personnel du ministre. Cette formation a été donnée par des employés du Cabinet du sous-ministre et de la Direction de l’AIPRP. Elle comprenait un exposé PowerPoint qui était généralement présenté par la chef de l’AIPRP.

Les éléments de preuve ont démontré que les membres du personnel du ministre visés par l’enquête avaient tous reçu une formation d’une heure environ sur les questions relatives à l’accès à l’information. Deux membres du personnel du ministre ont participé à la même séance de formation le 7 novembre 2008, soit peu de temps après leur arrivée au sein du Cabinet du ministre de TPSGC.

L’exposé PowerPoint intitulé « Aperçu de la Loi sur l’accès à l’information » [traduction] portait, entre autres, sur l’article 67.1 de la Loi, les rôles et les responsabilités de la Direction de l’AIPRP ainsi que des gestionnaires et des employés de TPSGC, les délais de traitement des demandes d’accès à l’information, l’instrument de délégation, la disposition sur l’obligation de prêter assistance et le traitement des documents au sein du Cabinet du ministre. Lorsqu’on lui a demandé si, pendant la formation, il y avait eu des discussions concernant le fait que les membres du personnel du ministre n’ont pas de pouvoirs délégués pour ce qui est des questions relatives à l’accès à l’information, la fonctionnaire de l’AIPRP qui a présenté l’exposé a répondu ce qui suit : « Non, je disais juste que nous assurions un traitement centralisé des demandes et que les décisions étaient prises par notre Cabinet. C’était très clair. Je n’ai pas dit qu’ils n’avaient aucun pouvoir, non. » [traduction]

Un membre du personnel du ministre a déclaré qu’on avait donné aux participants un aperçu général des questions relatives à l’accès à l’information au sein du Ministère. Cependant, il ne pouvait se rappeler si la question des exceptions avait été abordée au cours de la formation. Il a indiqué se souvenir qu’une discussion s’était engagée sur le type d’information qui tombait sous le coup de la Loi (ATIP-able) au sein du Cabinet du ministre. Lorsqu’on lui a demandé ce qu’il entendait par ce genre d’information, il a expliqué faire référence aux renseignements assujettis à la Loi. Son témoignage a été corroboré par un autre membre du personnel du ministre, qui a indiqué que le concept a été abordé au cours d’une séance de formation analogue sur ladite Loi.

Le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’au cours de la séance de formation, on avait présenté à ses collègues du Cabinet du ministre et à lui-même le rôle qu’ils jouent dans l’examen des renseignements et le rôle de la fonction publique dans la communication de renseignements au public. Lorsqu’on lui a demandé ce qu’on avait dit aux membres du personnel du ministre concernant leur rôle dans le processus d’examen des renseignements, le directeur des Affaires parlementaires a répondu qu’on leur avait dit qu’ils pouvaient examiner les renseignements à communiquer et que s’ils pensaient que certains renseignements ne devaient pas être diffusés, ils pouvaient alors faire part de leurs commentaires aux fonctionnaires de l’AIPRP, qui les passeraient en revue avant de prendre une décision. Il a expliqué qu’on lui avait dit « qu’il serait préférable de citer un nouvel article de la Loi avec tout ce qu’ils croyaient qui devait être exclu ou ajouté » [traduction]. Enfin, il a expliqué que leur formateur leur avait dit, à ses collègues et à lui-même, au cours de la séance de formation que la Direction de l’AIPRP préférait que le Cabinet du ministre signe les avis avant la communication de renseignements. Le directeur des Affaires parlementaires a déclaré que quelqu’un lui avait dit qu’il pouvait soumettre des commentaires sur les renseignements qui, selon lui, ne devaient pas être communiqués et l’exception applicable, mais qu’il ne se souvenait pas de l’identité de cette personne.

Deux fonctionnaires du Ministère, le premier ayant assisté à la séance de formation donnée par le second le 7 novembre 2008, ont indiqué que les membres du Cabinet du ministre n’avaient pas été informés lors de la séance qu’ils pouvaient suggérer des exceptions s’appliquant aux documents à la Direction de l’AIPRP. Cependant, ils ont signalé qu’il était possible que des membres du personnel du ministre aient posé une question sur les mesures à suivre s’ils décelaient un élément douteux dans le cadre du processus d’examen des dossiers d’accès à l’information. Toutefois, la fonctionnaire qui a donné la formation a soutenu n’avoir jamais dit aux membres du personnel du ministre qu’ils pouvaient invoquer des articles de la Loi qui s’appliqueraient, selon eux, au dossier en question. Quand on lui a demandé si une autre personne avait pu donner cette information au cours des séances de formation sur l’AIPRP, elle a répondu qu’elle était la seule personne qui donnait la formation à l’automne 2008 et que de tels renseignements n’émanaient pas de la Direction de l’AIPRP.

Le Commissariat a examiné l’exposé PowerPoint de la séance de formation du 7 novembre 2008. Une diapositive mentionnait le rôle et les responsabilités de la Direction de l’AIPRP, la première puce indiquant : « Pleins pouvoirs en vertu des Lois (accès et vie privée) délégués par le ministre. » [traduction] Les diapositives 24 à 26 couvraient les pratiques exemplaires pour les membres du personnel du ministre, y compris la séparation des documents institutionnels dans le Cabinet du ministre et le traitement de renseignements de nature délicate. Aucune des diapositives n’indique que le Cabinet du ministre pouvait commenter ou examiner les demandes d’accès à l’information ou de consultation. La diapositive 23 mentionne que les gestionnaires et les employés « doivent effectuer un examen préliminaire des documents et informer la Direction de l’AIPRP des répercussions de la divulgation et de la formulation de recommandations appropriées. » [traduction]

D’après les éléments de preuve fournis par les fonctionnaires du Ministère qui ont donné la formation et les documents de formation examinés, la commissaire n’est pas prête à accepter que les fonctionnaires du Ministère aient dit au directeur des Affaires parlementaires pendant la séance de formation qu’il pouvait demander que des renseignements ne soient pas communiqués au cours du traitement d’une demande d’accès à l’information.

La conseillère stratégique du sous-ministre, qui a coordonné la formation, a déclaré qu’en plus de cette formation, les membres du personnel du ministre ont également été invités à assister à d’autres séances de « remise à niveau » (refresher), au besoin.

Le témoignage présenté au cours de l’enquête démontre aussi que la Direction de l’AIPRP et la conseillère stratégique du sous-ministre ont joué un rôle éducatif lorsque des membres du personnel du ministre étaient visés par des questions relatives à l’accès à l’information. La conseillère stratégique a déclaré qu’elle exerçait une fonction d’éducation non officielle dans le cadre de ses responsabilités d’agente de liaison. Elle a expliqué qu’il lui arrivait souvent de discuter avec les membres du personnel du ministre et de les informer lorsqu’ils fournissaient leur interprétation de la Loi à la Direction de l’AIPRP. À titre d’exemple, elle a mentionné deux dossiers dans le cadre desquels elle avait communiqué avec des membres du personnel du ministre à cet égard (voir les dossiers A-2008-00519 et AC-2009-00039).

Généralement, lorsque les avis étaient signés par des responsables de l’examen de tous les niveaux, ils étaient renvoyés à la Direction de l’AIPRP par l’intermédiaire du Cabinet du sous-ministre. À ce moment-là, la conseillère stratégique était mise au courant de toute préoccupation ou directive du Cabinet du ministre. La conseillère stratégique a déclaré que lorsque cela arrivait, elle discutait avec les membres du personnel du ministre et leur expliquait qu’ils pouvaient faire part de leurs préoccupations, le cas échéant, mais que la décision ultime était prise par la Direction de l’AIPRP. En ce qui concerne les réunions sur l’accès à l’information, la conseillère stratégique du sous-ministre a déclaré qu’elle avait dit au directeur des Affaires parlementaires à plusieurs reprises que pendant l’examen des dossiers, les membres du personnel du ministre pouvaient faire une suggestion ou une recommandation à la Direction de l’AIPRP, mais sans nécessairement l’imposer. Elle a précisé qu’elle avait réitéré verbalement à plusieurs reprises que la Direction de l’AIPRP jouissait d’un pouvoir décisionnaire concernant les questions relatives à l’accès à l’information.

Rôles et responsabilités des membres du personnel du ministre concernant les questions relatives à l’accès à l’information

Du 22 juillet 2008 au 19 janvier 2010, deux documents de politique principaux définissaient le rôle des membres du personnel du ministre concernant les questions relatives à l’accès à l’information. Le premier était les Politiques et lignes directrices à l’intention des cabinets des ministres (2008) du Conseil du Trésor. Le deuxième était le document Pour un gouvernement responsable – Guide du ministre et du ministre d’État (2008) du Bureau du Conseil privé. Cette politique ministérielle prévoyait que le respect du guide était une condition de nomination des titulaires de charges publiques (y compris les ministres et les membres de leur personnel).

Le directeur des Affaires parlementaires du ministre a déclaré qu’il connaissait l’existence du document Pour un gouvernement responsable et a convenu qu’il était lié par les principes qui s’y trouvaient. Un autre membre du personnel du ministre ne connaissait pas l’existence du document, mais a convenu que les membres du personnel du ministre n’étaient pas censés donner des directives aux fonctionnaires en vertu de la politique.

Participation accrue des membres du personnel du ministre aux questions relatives à l’accès à l’information

Selon les témoignages, avant la nomination du ministre Paradis au cours de l’été 2008, les membres du personnel du ministre de TPSGC ne participaient pas autant au traitement des demandes d’accès à l’information. Les fonctionnaires du Ministère ont déclaré que le niveau de participation des membres du personnel du ministre avait augmenté après la nomination du ministre Paradis, que les membres du personnel de ce dernier avaient commencé à assister aux réunions hebdomadaires sur l’accès à l’information à l’automne 2008 et qu’ils démontraient un intérêt accru envers les questions relatives à l’accès à l’information.

Les éléments de preuve ont démontré une augmentation de la participation des membres du personnel du ministre au printemps et à l’été 2009, lorsqu’ils ont commencé à inclure des déclarations dans les dossiers qu’ils renvoyaient à la Direction de l’AIPRP. Ces déclarations portaient généralement sur la façon dont les exceptions devaient être appliquées et dont la portée de la demande devait être limitée. Les membres du personnel du ministre faisaient les choses de deux façons. La première consistait à écrire directement sur les documents pertinents, puis à renvoyer les dossiers à la Direction de l’AIPRP (voir les dossiers A-2009-00033). La deuxième consistait à apposer des notes manuscrites (p. ex. des papillons adhésifs ou post-it notes) directement sur les documents pertinents ou à écrire directement sur l’Avis de communication ou l’Avis de réponse (voir les dossiers A-2008-00519, AC-2009-00039, A-2009-00169 et A-2008-00588).

Les éléments de preuve ont également démontré qu’en 2009, les membres du personnel du ministre ont commencé à communiquer avec la Direction de l’AIPRP par courriel pour discuter des demandes d’accès à l’information et de consultation. S’ils remettaient en question la communication de certains renseignements ou si l’Avis de communication ou l’Avis de réponse était signé et comportait des commentaires, l’adjointe administrative du directeur des Affaires parlementaires envoyait un courriel aux fonctionnaires du Ministère et aux fonctionnaires de l’AIPRP, et mettait en copie les membres du personnel du ministre, qui étaient tous inscrits sur une liste de distribution, pour les en informer. Ensuite, des communications directes entre le Ministère et le Cabinet du ministre avaient lieu.

L’adjointe administrative du Cabinet du ministre a déclaré qu’elle n’avait pas créé la liste de distribution, mais qu’on lui avait demandé d’envoyer des courriels aux personnes inscrites sur cette liste. Le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’il n’avait pas demandé à l’adjointe administrative d’envoyer ces courriels (voir la section « Processus administratif de traitement des demandes au Cabinet du ministre »).

Il a été prouvé que le directeur des Affaires parlementaires, en copie des courriels envoyés, leur répondait, même s’ils étaient principalement destinés aux fonctionnaires de l’AIPRP. Les éléments de preuve ont également démontré qu’il arrivait parfois que le directeur des Affaires parlementaires permette à ses collègues du Cabinet du ministre de participer à l’échange et qu’il ouvre la communication entre ces derniers et le personnel du Ministère. Au fil du temps, ces échanges ont incité les membres du personnel du ministre à communiquer directement avec les fonctionnaires de l’AIPRP par courriel ou par téléphone pour discuter des dossiers d’accès à l’information. Un fonctionnaire de l’AIPRP a déclaré qu’aucune communication directe n’avait eu lieu entre les membres du personnel du ministre et les fonctionnaires de l’AIPRP avant l’arrivée du ministre de TPSGC de l’époque, Christian Paradis. Comme le déclarait dans son témoignage un fonctionnaire de l’AIPRP : « Mais jamais auparavant, on avait eu des contacts directs avec le personnel exonéré. C’était particulier ».