2014-2015 Comité de vérification et d’évaluation rapport annuel

Commissariat à l'information du Canada

 

1. But

Les membres externes du Comité de vérification et d’évaluation (Comité) du Commissariat à l’information (Commissariat) ont préparé le présent rapport à l’intention de la commissaire à l’information afin de résumer le travail réalisé par le Comité entre avril 2014 et mars 2015.

Le présent rapport permet aussi aux membres externes du Comité de présenter leurs réflexions sur les éléments à améliorer en s’appuyant sur les évaluations et les discussions du Comité au cours de l’année.

2. Rôle et membres du Comité

Le Comité de vérification ne relève pas de la direction du Commissariat; son rôle consiste à offrir des conseils à la commissaire à l’information. Les membres du Comité donnent des conseils objectifs et formulent des recommandations concernant l’adéquation, la qualité et les résultats des activités d’assurance liées aux cadres et aux processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

Le Comité compte trois membres, dont deux qui ne font pas partie du gouvernement fédéral. Les membres externes sont Bernard Bougie et Dyane Adam, qui assure la présidence. Mme Adam a été nommée en octobre 2008 et M. Bougie s’est joint au Comité en février 2013. Ils possèdent un savoir étendu et une vaste expérience dans les domaines de la vérification, des contrôles internes et de la gestion du risque, tant au secteur public qu’au secteur privé. M. Bougie a quitté le Comité en mars 2015^{Note de bas de page1}. La commissaire à l’information, Suzanne Legault, est le troisième membre du Comité.

La dirigeante principale des finances et directrice générale des Services organisationnels du Commissariat et un cadre du Bureau du vérificateur général ont assisté à toutes les réunions de l’année.  

Le Comité est également conscient que le Bureau du contrôleur général (BCG) continue de développer des pratiques de vérification interne au sein du gouvernement fédéral et de les mettre à jour. Dans la mesure du possible, tout en respectant la nécessité de préserver l’indépendance du Commissariat, le Comité se conforme à la préférence du BCG. La Charte du Comité de vérification et d’évaluation, qui établit les responsabilités et le fonctionnement du Comité, et la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada donnent plus de renseignements à ce sujet.

3. Réunions

Entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2015, le Comité de vérification et d’évaluation s’est réuni trois fois en personne et une fois par téléconférence. Des séances à huis clos auxquelles ne participent que la commissaire et les membres externes du Comité se sont tenues à chacune des réunions du Comité.

Les procès-verbaux approuvés de chacune de ces réunions se trouvent sur le site Web du Commissariat – Procès-verbaux.

4. Sommaire des activités

Les prochaines sections présentent le sommaire des activités, qui entrent dans huit catégories. Il faut toutefois remarquer que les secteurs de responsabilité sont liés entre eux de bien des façons. Les membres du Comité en tiennent toujours compte lorsqu’ils font leurs évaluations ou donnent des conseils.

4.1 Valeurs et éthique

Le Comité examine toutes les dispositions prises par la direction du Commissariat pour incarner et promouvoir les valeurs de la fonction publique et garantir le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique.

Au cours de la réunion d’août 2014, les membres du Comité ont discuté du Code de valeurs et d’éthique du Commissariat.

4.2 Gestion du risque

Les évaluations et les stratégies d’atténuation du risque constituent un sujet de préoccupation constant du Comité.

Le Comité a rencontré des représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) afin de discuter des risques de fraude et d’erreur au Commissariat en prévision de la vérification des états financiers annuels de l’organisation. Cela est fait en conformité avec la pratique courante du BVG.  

La commissaire adjointe, Règlement des plaintes et respect de la Loi (RPRL), présente régulièrement, lors des réunions du Comité, une mise à jour du profil de risque lié à l’efficacité et à la qualité du règlement des plaintes. Le risque majeur ciblé est la capacité à toujours garantir des enquêtes efficaces et un règlement de qualité des plaintes.

Au cours de l’exercice 2014–2015, le budget restreint et le fait que le Commissariat n’avait pas de marge de manœuvre financière ni de fonds de prévoyance ont été des sujets de préoccupation constants pour les membres. Ceux-ci estiment que cela représente un risque important pour l’organisation, et les rapports sur le rendement du Commissariat en ont fait état en termes clairs. Le directeur, Services financiers, sécurité et administration (SFSA), a tenu les membres informés en présentant de fréquentes mises à jour sur le budget aux réunions. Pour leur part, les membres ont fait de cette question un point récurrent à l’ordre du jour.

Le Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur les risques a été examiné à la réunion de mai.

4.3 Cadre de contrôle de la gestion

Les activités et les discussions concernant le cadre de contrôle de la gestion, qui est lié à tous les autres secteurs de responsabilité, étaient fréquentes et continues.

Les membres ont été mis au courant du nouveau projet pilote sur la gestion du rendement des enquêteurs à la réunion de mai. Ce point a par la suite fait l’objet de discussion à toutes les autres réunions. L’évaluation du processus de résolution des plaintes a été examinée à de nombreuses occasions durant l’exercice 2014–2015.

4.4 Fonction de vérification interne

Les membres ont passé en revue la charte du Comité de vérification et d’évaluation à la réunion de novembre 2014.

M. Bernard Bougie a présenté son rapport annuel 2013–2014 à titre de dirigeant principal de la vérification. Le rapport a été approuvé par les membres du Comité de vérification. En février 2013, le Commissariat a décidé qu’un membre indépendant de son Comité de vérification prendrait en charge le poste de dirigeant principal de la vérification^{Note de bas de page2}

Dans le cadre de ses responsabilités, le Comité surveille le travail de la fonction de vérification interne.

4.5 Soutien aux vérifications effectuées par le BVG ou d’autres organismes

On a présenté les résultats de la vérification financière annuelle 2013–2014 du BVG aux membres du Comité de vérification. Ce dernier a reconnu le professionnalisme de la directrice principale du BVG et de son équipe.

4.6 Suivi des plans d’action de la direction

À chaque réunion, les membres reçoivent le compte rendu de la réunion précédente et une mise à jour sur les mesures de suivi qui en découlaient. Le secteur des ressources humaines a fait l’objet d’une vérification de la fonction publique en 2011; un plan d’action sur la revue des contrôles internes – RH a ensuite été élaboré. Les membres du Comité ont été tenus au courant des mesures de suivi et des résultats. À la réunion de novembre, toutes les mesures avaient été mises en œuvre.

4.7 États financiers et rapports des comptes publics

Les résultats de la vérification financière du BVG pour l’exercice 2013–2014 ont été présentés à la réunion d’août 2014. Les membres étaient satisfaits du bon travail effectué par l’équipe des SFSA relativement à la vérification et à la préparation des états financiers.

Les membres du Comité ont examiné les états financiers du Commissariat pour l’année ayant pris fin le 31 mars 2014, et ils ont recommandé leur approbation. Le Bureau du vérificateur général (BVG) a présenté un rapport de vérification comprenant une opinion non modifiée, car il n’a trouvé aucune lacune grave relativement aux contrôles internes nécessitant des modifications importantes. Depuis que le BVG a commencé à vérifier le Commissariat, c’est‑à‑dire depuis l’exercice 2003-2004, ce dernier a toujours reçu un rapport de vérification des états financiers comprenant une opinion non modifiée.

Le plan du BVG pour la vérification des états financiers de l’exercice 2014–2015 a été présenté à la réunion de janvier 2014.  

4.8 Rapports concernant les risques et la responsabilité

Au cours de diverses réunions, le Comité a révisé plusieurs rapports et outils de responsabilisation et en a discuté, dont les suivants :

• Rapport ministériel sur le rendement 2013–2014
• Rapport sur les plans et les priorités 2015–2016
• Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques 2014–2018

5. Évaluation globale de la gestion du risque, du contrôle et de la gouvernance

Selon les examens et les discussions qu’il a menés tout au long de 2014–2015, le Comité est raisonnablement convaincu que les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat fonctionnent généralement bien.

Le Comité apprécie la diligence raisonnable dont le Commissariat a fait preuve en ce qui concerne l’élaboration de processus et de pratiques solides, et il se réjouit du fait que la direction cherche sans cesse des améliorations.

6. Efficacité du Comité

Les membres externes sont satisfaits de l’évolution constante du Comité et de la maturité de son rôle consultatif. Les membres ont recueilli de l’information pertinente et transparente qui a permis au Comité de s’acquitter de son mandat. Les membres étaient ravis du professionnalisme des membres du personnel, de leur franchise par rapport aux enjeux auxquels ils font face et de leur empressement à appliquer les suggestions.

Le Comité est devenu une partie intégrante du régime de gouvernance du Commissariat. Malgré les contraintes découlant de priorités concurrentes et les multiples tâches qui sont confiées aux employés, comme c’est souvent le cas dans les petites organisations, les cadres supérieurs et les analystes fonctionnels ont fait preuve d’un engagement et d’une détermination inestimables afin d’aider le Comité à remplir son mandat. Compte tenu des observations effectuées l’an dernier, le Comité conclut que le Commissariat semble avoir une approche systématique et rationnelle quant à l’exécution de son mandat, à la surveillance des résultats et à la publication de rapports.

7. Planification à long terme

Le Comité devrait se rencontrer quatre fois en 2015–2016. Il souhaite continuer de fournir des conseils qui sont harmonisés avec les principes de base du secteur public, de tenir compte de l’indépendance des agents du Parlement et d’apporter des perspectives novatrices et créatrices.

Les membres ont quelques priorités pour le prochain exercice :

• continuer de surveiller la situation financière du Commissariat;
• avoir davantage de discussions sur les valeurs et l’éthique, et examiner comment la direction cible les efforts en vue de promouvoir des valeurs et des règles d’éthique solides au Commissariat.

Appendice A : Calendrier 2014–2015 des activités du Comité de vérification

	28 mai 2014	7 août 2014	5 novembre 2014	21 janvier 2015 (Téléconférence)
1. Questions organisationnelles
Charte du Comité de vérification et d’évaluation			I
Calendrier annuel des activités à venir		R	A
Rapport annuel du Comité de vérification	A
2. Responsabilités clés
Valeurs et éthique		R
Gestion du risque, cadre de contrôle, suivi	R		R
Rapport sur l’inventaire des plaintes	I	I	I	I
Rapport d’actes répréhensibles	Tel qu’il est indiqué dans les rapports
États financiers		A
Plan de vérification des états financiers du BVG				I
Rapport de vérification du BVG sur les états financiers et plan d’action de la direction		R
Autres rapports de vérification du BVG ou d’organismes centraux (y compris vérifications horizontales du BCG), autoévaluations et plans d’action du Commissariat	À mesure que les vérifications sont planifiées (I) et que les plans d’action sont élaborés (R)
Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques	R
Rapport de vérification interne, plan d’action de la direction, suivis	I
Rapport sur les plans et les priorités				R
Rapport ministériel sur le rendement		R
Rapports trimestriels et annuel du dirigeant principal de la vérification	I	A	I	I
Réunions à huis clos	I	I	I	I
3.  Contexte opérationnel, planification et mise en œuvre
Plan stratégique	I
Plan opérationnel intégré	I
4.  Autres questions
Activités parlementaires – calendrier annuel	I	I	I	I

Légende

A – Approbation/Mesures requises

R – Révision/Approbation recommandée

I – Information/Discussion