30 janvier 2020
Réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)
30 janvier 2020
9 h à 11h45
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
Salle 201
Président de la réunion : Graham Fraser
Secrétaire du Comité : Manon Durand
Participants
Membres :
Graham Fraser, président
Caroline Maynard, commissaire à l’information
David Rattray, membre externe
Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances et dirigeante principale de la vérification
Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques (absent)
Stephen Campbell, directeur, Finance, contrats et vérification
Invités:
Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général
Natacha Bernier, intérim/sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
James Ellard, directeur, Communications et Affaires publiques
Serge Galipeau, directeur, GI/TI
Compte rendu des décisions
Résumé de la réunion
Approbation du compte rendu et des mesures de suivi de la réunion du 7 novembre 2019
Approbation de la charte du comité de vérification et d’évaluation
Approbation du calendrier modifié du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR)
Discussion du plan de vérification 2019-2020 du Bureau du Vérificateur général du Canada
Discussion sur l’Évaluation de la menace et des risques (EMR) et l’Évaluation de la menace et la vulnérabilité (EMV)
Informations transmises par les Finances, les Services corporatifs, les Enquêtes, les Services juridiques et les Affaires publiques
Accueil et mot d’ouverture
Le président souhaite la bienvenue à tous les participants et leur souhaite la bonne année.
Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 7 novembre 2019
Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 7 novembre 2019
Les mesures de suivi en cours ont été revues et discutées.
Les membres approuvent la charte du comité de vérification et d’évaluation.
Action requise : publication du compte rendu de la réunion du 7 novembre 2019 et de la charte du comité de vérification et d’évaluation sur le site Web du Commissariat à l’information
Plan de vérification BVG – présenté par R. Abgrall
Le directeur principal du BVG a présenté le plan de vérification pour 2019-2020 en mettant l’accent sur les risques identifiés, les réponses de la direction et la réponse prévue du BVG. Il n’y a aucune nouvelle norme comptable qui pourrait avoir un impact sur le Commissariat. Le directeur principal a également présenté les changements mineurs au seuil de signification.
Les membres ont examiné et discuté des informations présentées.
Le comité a confirmé au BVG qu’il n’y avait aucun changement aux responsabilités de la direction en matière de prévention et de détection de la fraude et qu’il n’a pas connaissance d’aucune fraude.
Action requise : aucune action requise
Évaluation de la menace et des risques (EMR) et Évaluation de la menace et de la vulnérabilité (EMV) – présenté par S. Galipeau
Le directeur GI/TI a présenté l’état actuel de la sécurité du Commissariat à l’information en regard de l’évaluation des menaces et des risques qui avaient été identifiés dans le Plan d’audit basé sur les risques de 2018-2019. Le directeur a notamment présenté tout le travail qui a été effectué par son équipe au cours des 18 derniers mois ainsi que les étapes à venir.
Les membres ont examiné et discuté des informations présentées. L’excellent travail effectué par l’équipe des TI a été souligné par les membres du comité.
Action requise : aucune action requise
Mise à jour Finance – présenté par S. Campbell
Le directeur, Finance, contrats et vérification a présenté les résultats de la revue budgétaire du troisième trimestre de 2019-2020. Un surplus budgétaire est anticipé en fin d’année au-delà du montant reportable de 5%. Différents scénarios et stratégies sont discutés pour le report de ces sommes à un exercice budgétaire subséquent.
Les membres ont examiné et discuté des informations présentées.
Action requise : aucune action requise
Mise à jour – Services corporatifs – Présenté par F. Labine
La sous-commissaire présente les différents dossiers en cours au sein des Services corporatifs.
Elle souligne le nombre d’actions effectuées par les ressources humaines depuis le 1 er avril 2019,
la réorganisation de la direction des Finances suite à l’annonce du départ à la retraite de Stephen Campbell en avril 2022, le demande budgétaire pour 2020-2021 qui a été déposée au Ministère de la Justice le 22 janvier dernier, la planification stratégique qui poursuit son cours et qui sera présentée le 4 février à l’ensemble des employés du Commissariat et dont les membres ont reçu copie de l’ébauche à titre d’information.
Une modification au calendrier du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) est proposée, soit d’étendre la durée de l’Évaluation des Enquêtes prévue durant l’exercice 2019-2020 à l’exercice 2019-2020 et 2020-2021 et de modifier le coût de 25 000$ à 50 000$.
La modification est discutée et acceptée par les membres.
Action requise : mettre à jour le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) sur le site web du Commissariat à l’information.
Mise à jour – Enquêtes – Présenté par L. Michaud
La sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance a présenté les dernières statistiques au niveau des enquêtes. La tendance à la hausse observée depuis l’été dernier du nombre de plaintes reçues se maintient, 5 403 plaintes ont été reçues en date du 28 janvier 2020 comparativement à 1 612 à pareille date l’an passé, portant ainsi l’inventaire à 5 679 dossiers.
D’un autre côté, le nombre de plaintes fermées à ce jour dépasse déjà le nombre record de dossiers fermés de l’année 2018-19, soit 3 148 dossiers fermées en 19-20 contre 2 600 dossiers fermés pour l’année totale de 2018-19. L’équipe d’enquêteur effectue un très bon travail, toutefois le manque de ressources pour être en mesure d’assigner plus rapidement les dossiers reçus demeure un des grands enjeux auquel le département fait face. Les différentes stratégies mises en place au cours de la dernière année afin d’optimiser la fermeture de dossier se poursuivent.
Les plus vieux dossiers datant d’avant le 1er avril 2018, représentant 1 309 dossiers (près de 25% de l’inventaire actuel), demeurent aussi très préoccupants et font l’objet d’une attention particulière. Différentes stratégies sont à l’étude pour continuer à adresser la situation et tenter d’accélérer leur traitement.
Le premier Rapport final, depuis la mise en vigueur de la nouvelle loi C-58, a été émis par la Commissaire. Et il y a actuellement deux enquêtes systémiques en cours dont une qui sera finalisée sous peu et une troisième qui devrait débuter dans les prochains mois.
Les membres ont examiné et discuté des informations présentées.
Action requise : aucune action requise
Mise à jour – Services juridiques – Présenté par N. Bernier
La sous-commissaire par intérim, Services juridiques et Affaires publiques a présenté au comité la dernière décision rendue par les tribunaux ayant un impact sur le Commissariat à l’information soit la décision de la cour d’appel fédérale rendue dans le dossier de Transport Canada c Air Transat Inc., 2019 CAF 286. La décision a été discutée et les différents éléments à retenir de cette décision ont été présentés.
Les membres ont examiné et discuté des informations présentées.
Action requise : aucune action requise
Mise à jour – Affaires publiques – Présenté par J. Ellard
Le directeur, Communications et Affaires publiques a présenté une mise à jour sur les différentes stratégies de communications utilisées, les activités et projets en cours au niveau des politiques, des affaires parlementaires et des communications. Les conférences et présentations auxquelles le Commissariat a été présent ont aussi été présentées. Il a aussi été mentionné que le taux de conformité de l’AIPRP est de 100% avec aucune plainte ni présomption de refus.
Action requise : aucune action requise
Huis clos
Une brève discussion à huis clos se poursuit avec la commissaire, le président et les membres externes.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue pour le 21 mai 2020.