Ministère de la Défense nationale (MDN) 2013-2014

Le ministère de la Défense nationale (MDN), qui complète le rôle des Forces canadiennes, est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense. Les Forces canadiennes assument la responsabilité du commandement, du contrôle et de l'administration de la stratégie, des plans et des exigences militaires.

En 2013-2014, le MDN a reçu 2 231 demandes, ce qui représente une hausse de 9,2 % par rapport à 2012-2013 (2 044 demandes). Le MDN était aussi l'institution classée au quatrième rang en matière de demandes reçues en 2013-2014, représentant près de 4 % de l'ensemble des demandes reçues. De façon générale, le rendement du MDN en 2013-2014 était inférieur aux résultats pangouvernementaux, particulièrement en matière de délai de traitement des demandes.

Le MDN a complété 79,8 % de l'ensemble des demandes de son inventaire en 2013-2014, ce qui est similaire au taux de traitement atteint en 2012-2013 (79,98 %). La Défense nationale a commencé la période de référence 2013-2014 avec un arriéré important (550 demandes). Bien que le ministère ait complété environ 21 %  plus de demandes en 2013-2014 et qu'il ait connu une baisse de 19,4 % du nombre de demandes de consultation, 562 demandes ont été reportées à la période de référence 2014-2015.

Le délai moyen de traitement des demandes a été de 79,9 jours en 2013-2014, une hausse de près de 17 jours par rapport à la moyenne atteinte en 2012-2013^{Note de bas de page 1}.

Un peu plus de la moitié des demandes reçues en 2013-2014 provenait des médias (1 105 ou 49,5 %), suivies des demandes du public (594 ou 31,9 %). On a observé des proportions similaires en 2012-2013.

Tableau 1. Charge de travail

Le volume de pages traitées a augmenté, passant de 156 813 pages en 2012-2013 à 234 134 en 2013-2014, soit une hausse de 49 %. En général, les demandes complétées en 2013-2014 ont nécessité le traitement d'un volume de pages plus élevé. Le nombre moyen de pages traitées par demande a augmenté de 19 pages, passant de 104 pages par demande en  2012-2013 à 123 en 2013-2014.

Délai de traitement

Le MDN a répondu à 922 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, ce qui représente 41,6 % du nombre total de demandes complétées en 2012-2013. Ce chiffre est faible par rapport à la proportion pangouvernementale (61 %). Le nombre de demandes complétées après plus de 120 jours était aussi supérieur en 2013-2014 (21,6 %) par rapport à la période de référence précédente (13,3 %).

La proportion des demandes complétées après l'échéance prévue ou le délai prorogé a aussi augmenté en 2013-2014 par rapport à 2012-2013, passant de 5,8 % à 9,4 % (94,3 % des demandes en retard étaient des demandes prorogées). Cette proportion donne une note de « B »^{Note de bas de page 2}.

La charge de travail a été indiquée comme raison principale justifiant le non-respect des échéances prescrites ou prorogées (dans 38,3 % des cas).

De plus, une proportion plus élevée de demandes complétées après les échéances avait un retard de plus de 120 jours en 2013-2014 (30,6 %) par rapport à 2012-2013 (28 %).

Prorogations

Il a fallu au MDN 1 462 prorogations de délai pour compléter 2 219 demandes en 2013-2014. Cela représente une proportion de 0,66 prorogation de délai par demande. Cette proportion est comparable à celle de l'exercice précédent, mais elle est largement supérieure à la moyenne pangouvernementale.

Près de la moitié des prorogations de délai (56,5 %) en 2013-2014 ont été requises en vertu de l'alinéa 9(1)a) (interférence avec les activités). Cette proportion était semblable en 2012-2013. Même si le MDN souligne que le recours à l'alinéa 9(1)a) est attribuable à une augmentation de la charge de travail combinée à la disponibilité des ressources, la Loi stipule que les institutions peuvent proroger la limite des 30 jours en vertu de cet alinéa pour répondre à une demande qui concerne un grand nombre de documents ou qui nécessite une recherche à travers un grand nombre de documents et que l’observation du délai imparti entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution. Selon le rapport statistique, seulement 48 demandes ont nécessité le traitement de plus de 1 000 pages^{Note de bas de page 3}.

Les prorogations de délai de 30 jours ou moins représentaient quelque 39,9 % de toutes les prorogations de délai qui ont été requises (une hausse de 5 % par rapport à 2012-2013). Les prorogations de délai requises pour des consultations en vertu de l'alinéa 9(1)b) étaient pour de plus longues périodes : 75,79 % d'entre elles dépassaient 60 jours (un résultat similaire a été observé en 2012-2013).

Figure 1. Durée des prorogations (de 2011-2012 à 2013-2014)

Divulgation

Des 2 219 demandes traitées, 24,3 % ont entraîné la communication entière des renseignements demandés (une amélioration par rapport au taux de 19,25 % en 2012-2013). Bien que la proportion de pages traitées qui ont été communiquées ait diminué en 2013-2014 (de 86,8 % à 79,2 %), c'est beaucoup plus que la moyenne pangouvernementale (40,2 %).

Exceptions et exclusions

En 2013-2014, un total de 2 864 exceptions et de 445 exclusions ont été appliquées pour compléter 2 219 demandes, ce qui représente un taux de 1,49 exceptions/exclusions par demande complétée. En 2012-2013, ce taux était de 1,27.

Les exceptions importantes en 2013-2014 ont été : les affaires internationales ou la défense (728 fois), les activités du gouvernement (617 fois) et les renseignements personnels (539 fois). Ces chiffres sont similaires à ceux de 2012-2013.

Tableau 2. Rendement

Autres activités

En 2013-2014, le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du MDN a effectué un examen de ses processus administratifs dans le but de simplifier les processus de l'AIPRP, d'identifier et d'éliminer les exceptions redondantes et de trouver des points à améliorer. Les résultats des changements apportés à la suite de cet examen devraient être observables dès 2014-2015.

Le MDN a aussi travaillé à l'élaboration d'une nouvelle Directive et ordonnance administrative de la Défense qui, une fois approuvée et mise en œuvre, fournira une orientation sur l'administration de la Loi.

Le bureau de l'AIPRP fait également un suivi mensuel des activités liées à l'accès à l'information. Le coordonnateur de l'AIPRP reçoit des mises à jour sur divers indicateurs, comme le nombre de demandes traitées et le nombre de plaintes reçues au cours du mois. Il fournit ensuite des renseignements au Secrétariat ministériel tous les trimestres.

Plaintes

Le nombre de plaintes déposées au Commissariat^{Note de bas de page 4} contre le MDN a augmenté de 65,3 % en 2013-2014 (119 plaintes) par rapport à la période de référence précédente (72 plaintes).

Il s'agissait pour la plupart (78) de plaintes de refus (65,5 %). Ce chiffre est comparable à la proportion de plaintes de refus reçues en 2012-2013 (72; 63,9 %).

Un total de 37 plaintes reçues en 2013-2014 ont été jugées comme étant fondées, 26 ont été résolues sans conclusion et 14 étaient non fondées. Vingt-trois autres plaintes ont été discontinuées tandis que 19  étaient toujours en suspens au mois d'avril 2015.