Rapport annuel 2023-2024
Table des matières
- Message de la Commissaire
- Bilan de l’exercice 2023-2024
- Favoriser l’efficacité : une année de progrès
- Améliorations opérationnelles en 2023-2024
- Que se passe-t-il lorsque vous déposez une plainte ?
- Ordonnances : une issue envisageable dans le règlement des plaintes
- Observations sur le système d’accès à l’information
- À propos du Commissariat à l’information
- Annexe — Rapport annuel de la commissaire à l’information ad hoc
Message de la Commissaire
C’est avec des sentiments mitigés que je dépose le présent rapport sur les activités du Commissariat à l’information du Canada menées entre avril 2023 et mars 2024.
D’une part, je suis fière des efforts que nous avons déployés pour améliorer nos processus et outils ainsi que du travail accompli pour faire respecter le droit d’accès à l’information. D’autre part, après avoir enquêté sur plus de 30 000 plaintes, je ne peux m’empêcher de penser jour après jour à quel point la Loi sur l’accès à l’information et le système qu’elle soutient continuent de manquer à ses obligations envers les Canadiens et Canadiennes. En juillet 2023, cette loi désuète soufflait ses 40 bougies, dans un contexte où rien n’indiquait que des modifications se profilaient à l’horizon. En fait, par sa réponse au rapport sur l’état du système d’accès à l’information du Canada déposé par le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique, le gouvernement a indiqué très clairement que la population devra attendre au moins jusqu’en 2025, année à laquelle aura lieu la prochaine révision législative, avant d’espérer obtenir de véritables changements.
Au cours de la dernière année, j’ai remarqué que les Canadiens et Canadiennes étaient davantage concernés par la transparence gouvernementale, comme jamais auparavant depuis mon entrée en fonction. J’ai vu des journalistes se pencher sur les problèmes liés à l’accès à l’information dans un certain nombre de juridictions, tout comme des comités parlementaires s’efforcer de faire la lumière sur des questions touchant la culture du secret au sein du gouvernement et les lacunes dans la tenue de documents. Les gens s’aperçoivent de plus en plus que ces questions, qui sont au cœur de la démocratie, les touchent de façon concrète.
Je salue d’ailleurs cette attention marquée, dans la mesure où elle donne de l’élan aux efforts déployés pour améliorer les résultats dans l’ensemble du système d’accès en misant sur des éléments clés, soit le leadership, le changement de culture et le recours à l’innovation technologique – des points sur lesquels j’insiste chaque fois que je rencontre les responsables des institutions fédérales. Cette attention m’a aussi permis de m’adresser plus souvent aux médias, de collaborer avec mes homologues provinciaux et territoriaux, et de comparaître devant des comités parlementaires afin de souligner les principaux problèmes mettant en péril le droit d’accès. Parmi ces problèmes figurent une culture du secret qui perdure au sein de certaines institutions et des retards constants dans la réponse aux demandes d’accès, si bien que les institutions ne répondent qu’à un tiers des demandes dans les délais impartis.
Malgré toutes ces difficultés, je continue à veiller au bon fonctionnement du Commissariat à l’intérieur d’un système qui subit des pressions sans précédent, et ce, alors même qu’on nous demande constamment de faire plus avec moins. Depuis le premier jour de mon mandat, ma priorité a toujours été d’accroître notre efficacité. Je suis fière des résultats que nous avons obtenus, mon équipe et moi, au cours de la dernière année. Non seulement nous avons réglé plus de plaintes que nous n’en avons enregistrées, soit presque 25 % de plus, mais nous avons aussi fait d’importants progrès en réduisant le nombre de plaintes dans notre inventaire.
Malheureusement, il sera presque impossible d’éliminer cet inventaire avant la fin de mon mandat en 2025, faute de ne pas avoir obtenu un financement temporaire. Alors que nous entamons un nouvel exercice financier, je suis aux prises avec un déficit structurel imprévu. Cette situation résulte de la nécessité de couvrir le coût des augmentations salariales non financées, dans le cadre des conventions collectives négociées par le Secrétariat du Conseil du Trésor, pour les enquêteurs et les conseillers juridiques qui se sont joints à mon organisation. Ces derniers sont entrés en fonction après que le pouvoir de rendre des ordonnances m’avait été conféré afin que je m’acquitte de mes nouvelles obligations et de toute responsabilité supplémentaire connexe.
Bref, cette dépense imprévue représente une réduction budgétaire de 3 %, soit environ 465 000 $ en 2024-2025 et 425 000 $ pour les années suivantes, qui constitue une pression importante pour une petite organisation comme la mienne. Chaque membre de mon équipe joue un rôle essentiel, et le fait même de perdre quelques membres peut avoir de profondes conséquences sur la capacité du Commissariat à s’acquitter du mandat qui m’a été confié. Voilà pourquoi je continuerai à plaider en faveur d’un modèle de financement indépendant pour le Commissariat, conformément à la recommandation du Comité permanent.
Au moment où j’entame la dernière ligne droite de mon mandat en tant que Commissaire à l’information du Canada, je continuerai à militer en faveur de la refonte du système. Je continuerai aussi à préparer le terrain pour que le Commissariat puisse contribuer efficacement aux modifications législatives qui s’imposent afin que le Canada tire parti d’un système d’accès qui répond aux besoins du 21e siècle.
Caroline Maynard
Commissaire à l’information du Canada
En 2023-2024, j’ai rendu plus d’ordonnances que jamais auparavant, ce qui a permis de mettre au jour les lacunes du modèle actuel.
Plutôt que se conformer à mes ordonnances ou les contester devant les tribunaux, comme l’exige la Loi, certaines institutions décident de ne faire ni l’un ni l’autre. Pour faire face à cette situation, j’ai intenté mes propres procédures judiciaires — une façon coûteuse de régler un problème qui n’a pas lieu d’être.
Bilan de l’exercice 2023-2024
Des entretiens avec les dirigeants
La Commissaire à l’information rencontre divers dirigeants, dont le ministre du Patrimoine canadien, la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement de même que la conseillère à la sécurité nationale du premier ministre. Elle tient également des rencontres avec des cadres supérieurs d’une variété d’institutions, y compris le comité exécutif de l’Agence de la santé publique du Canada. D’autres rencontres semblables ont lieu au cours de l’année, notamment avec le ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté, la chef du Centre de la sécurité des télécommunications Canada, le directeur du Service canadien du renseignement de sécurité, le commissaire de la Gendarmerie royale du Canada, la présidente de l’Agence des services frontaliers du Canada, le ministre de la Justice ainsi que la présidente et la secrétaire du Conseil du Trésor.
Durant ces rencontres, la Commissaire discute du rendement des institutions en matière d’accès à l’information. Elle réitère aussi la nécessité pour les dirigeants de donner la priorité à la transparence et précise que l’accès relève de la responsabilité de tous les fonctionnaires, et non pas seulement de l’unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.
Plaidoyer en faveur d’un mécanisme de financement indépendant
La Commissaire comparaît devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements et de l’éthique (ETHI) dans le cadre de son étude sur le système d’accès. Dans ses déclarations écrites et orales au Comité, elle insiste sur la nécessité pour le Commissariat de disposer d’un mécanisme de financement indépendant et précise qu’il s’agit d’une question d’indépendance et de crédibilité en tant qu’agente du Parlement.
La Commissaire salue le rapport du Comité ETHI
La Commissaire salue le rapport du Comité ETHI sur l’état du système d’accès du Canada. Elle note que bon nombre des 38 recommandations du Comité rejoignent celles qu’elle a formulées dans ses observations dans le cadre de l’examen du système d’accès à l’information par le gouvernement.
Elle attire l’attention sur le fait que les recommandations du Comité pourraient avoir une incidence favorable sur l’amélioration de l’accès, à condition que le cycle actuel d’examens et de rapports se traduise par la prise de mesures concrètes et une meilleure transparence pour les Canadiens et Canadiennes. Elle incite le gouvernement à examiner attentivement les recommandations du Comité et à revoir sa position selon laquelle d’autres modifications législatives ne sont pas nécessaires pour le moment.
Points de vue d’ici et d’ailleurs à la Conférence internationale des commissaires à l’information de 2023
La Commissaire se rend à Manille pour participer à l’édition 2023 de la Conférence internationale des commissaires à l’information. Elle prend part à un groupe d’experts se penchant sur les leçons tirées de la pandémie en matière d’accès ainsi que sur les nouvelles possibilités d’innovation. La conférence annuelle sert de plateforme aux commissaires à l’information du monde entier afin qu’ils puissent transmettre leurs idées et échanger leurs points de vue sur ce domaine. La déclaration finale qui découle de cette conférence fait état du rôle essentiel que joue l’accès dans la protection de la démocratie, ainsi que dans la promotion de l’inclusivité et du développement.
La Loi sur l’accès à l’information passe le cap des 40 ans
Le 1er juillet marque le 40e anniversaire de la Loi sur l’accès à l’information, mais la Commissaire ne voit pas de raisons de s’en réjouir. Elle souligne que la Loi était reconnue comme un texte législatif avant-gardiste lorsqu’elle est entrée en vigueur. Cependant, les gouvernements qui se sont succédé ne l’ont pas modernisée au fil des ans. La Commissaire plaide en faveur d’une révision complète de la Loi, conformément à ce qu’elle avait indiqué dans ses observations de janvier 2021 dans le cadre de l’examen du système d’accès par le gouvernement.
L’accès à l’information au Canada en crise de la quarantaine
La Commissaire fait part de ses préoccupations au sujet de l’état du système d’accès dans des articles d’opinion publiés dans le Globe and Mail et Le Devoir à l’occasion de la Journée internationale de l’accès universel à l’information. Elle y note que la Loi s’est révélée inadéquate et mal adaptée pour répondre aux attentes des Canadiens et Canadiennes en ce 21e siècle. Elle sonne l’alarme quant à une « culture de complaisance » qui s’est enracinée au sein de nombreuses institutions fédérales, celles-ci traitant les demandes d’accès comme s’il s’agissait de « nuisances », tolérant des retards injustifiés et ne tenant pas compte des obligations législatives.
La Commissaire rencontre les membres de la communauté de l’accès à l’information
Dans le cadre d’une rencontre avec plus de 400 membres de la communauté fédérale de l’accès, la Commissaire présente ses priorités et discute avec les participants. Par l’entremise d’un questionnaire, elle recueille leurs points de vue sur la manière d’améliorer le système d’accès, tant pour les spécialistes que pour le public.
Les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada unissent leur voix
La Commissaire participe à la réunion annuelle des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée fédéraux, provinciaux et territoriaux à Québec. Le groupe discute de questions et de préoccupations communes, notamment les défis de taille auxquels sont confrontées les institutions fédérales lorsqu’il s’agit de répondre en temps utile aux demandes d’accès. À la fin de la conférence, les commissaires adoptent une résolution conjointe qui souligne l’urgence d’agir pour faciliter l’accès de la population aux documents gouvernementaux en vue de rétablir sa confiance à l’égard des institutions.
La Commissaire réagit à la réponse du gouvernement au rapport du Comité ETHI
À la suite du dépôt de la réponse du gouvernement au rapport du Comité ETHI, la Commissaire publie une déclaration dans laquelle elle mentionne que la Loi, après 40 ans d’existence, ne répond plus aux exigences et aux besoins des Canadiens et Canadiennes. En l’absence de mesures de la part du gouvernement visant à réparer le système, elle promet de promouvoir les changements indispensables à son amélioration, ce qui inclut des modifications législatives.
Visite d’une délégation des Philippines au Commissariat à l’information
La Commissaire accueille une délégation des Philippines. Les discussions portent sur le mandat de la Commissaire, les procédures d’enquête, la Loi et le système d’accès du Canada.
Réflexion sur une année de défis
Dans le cadre d’un discours prononcé devant l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, la Commissaire revient sur les événements de l’année qui s’achève et donne son point de vue sur les occasions manquées ainsi que sur l’état du système d’accès. Elle présente les trois principales modifications à apporter au système : une mise à jour des dispositions législatives afin qu’elles tiennent compte des technologies et des méthodes de travail actuelles, un changement de culture de sorte que les leaders gouvernementaux s’engagent à faire de l’accès une priorité au sein des institutions, ainsi qu’un investissement dans les ressources, les outils, la formation et les technologies nécessaires pour appuyer le système.
Une multitude de comparutions devant les comités parlementaires
Dans la foulée du rapport de la vérificatrice générale du Canada sur la passation des marchés, le développement et la mise en œuvre de l’application ArriveCAN, la Commissaire comparaît devant le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires dans le cadre de l’enquête qu’il mène sur la question. Cette comparution permet à la Commissaire d’expliquer pourquoi il est important pour les institutions de bien documenter les décisions et les mesures prises de même que de gérer efficacement l’information.
La Commissaire comparaît aussi devant le Comité permanent de la défense nationale dans le cadre de l’étude qu’il mène sur la transparence au sein du ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes. Lors de sa troisième comparution en sept jours, elle témoigne aux côtés du commissaire à la protection de la vie privée devant le Comité sénatorial permanent des peuples autochtones afin de discuter d’une série de questions, comme les documents relatifs aux dossiers des pensionnats qui n’ont pas encore été transférés au Centre national pour la vérité et la réconciliation.
La Commissaire lance une enquête systémique concernant l’application ArriveCAN
À la lumière d’allégations relatives à la destruction de documents qui étaient visés par une demande d’accès, la Commissaire lance une enquête concernant la demande ou l’obtention de documents concernant ArriveCAN entre mars 2020 et le 23 février 2024. Cette enquête indépendante porte principalement sur des questions qui relèvent de sa compétence et s’inscrit dans le cadre de plusieurs autres enquêtes en cours concernant ces allégations.
Les coulisses du pouvoir
Invitée de la populaire émission à teneur politique Les coulisses du pouvoir sur les ondes de Radio-Canada, la Commissaire s’entretient avec l’animateur Daniel Thibeault. Elle explique son rôle, présente son point de vue sur le système d’accès et évoque la culture du secret au sein de l’appareil fédéral.
Favoriser l’efficacité : une année de progrès
Depuis le début de son mandat, la Commissaire priorise l’amélioration des activités opérationnelles au Commissariat à l’information. Beaucoup de progrès ont été faits en ce sens au cours de l’exercice 2023-2024, grâce à la mise en œuvre de nouveaux outils et processus ainsi qu’aux efforts de l’équipe des enquêtes et de tous ceux et celles qui l’appuient, y compris le personnel des Finances, des Ressources humaines, des Services juridiques, des Affaires publiques ainsi que de la Gestion de l’information et de la Technologie de l’information. Au cours de la période visée, le Commissariat a réglé presque 25 % plus de plaintes qu’il n’en a enregistrées.
Le Commissariat enquête sur les plaintes des personnes qui font des demandes d’accès et estiment que les institutions n’ont pas respecté leurs droits en vertu de la partie 1 de la Loi.
Les plaintes administratives portent sur des allégations relatives à un retard ou une prorogation de délai. Les parties plaignantes n’ont pas encore reçu de réponse à leur demande d’accès.
Les plaintes de refus concernent les institutions qui invoquent des exceptions en vertu de la Loi ou effectuent une recherche raisonnable de documents. Les parties plaignantes sont d’avis qu’elles n’ont pas reçu tous les renseignements auxquels elles ont droit.
Version textuelle
Plaintes enregistrées par rapport aux dossiers de plainte fermés
Plaintes enregistrées | Dossiers de plainte fermés | |
---|---|---|
Plaintes administratives | 2 208 | 2 915 |
Plaintes de refus | 1 153 | 1 268 |
Total | 3 361 | 4 183 |
Traiter l’inventaire des plaintes
Un autre point de mire de la Commissaire depuis son entrée en fonction concerne le traitement de l’inventaire des plaintes dont elle a hérité, tout en menant des enquêtes sur les nouvelles plaintes déposées.
En 2023-2024, le Commissariat a encore fait d’importants progrès au chapitre des plaintes les plus complexes de son inventaire. Certaines d’entre elles comptent des milliers de pages, et de nombreuses exceptions y sont invoquées. Alors que d’autres concernent des renseignements de tiers ou nécessitent l’analyse de renseignements hautement techniques et sensibles.
Version textuelle
Un inventaire en constante évolution : de 2019 à 2024
31 mars 2019 | 31 mars 2020 | 31 mars 2021 | 31 mars 2022 | 31 mars 2023 | 31 mars 2024 | |
---|---|---|---|---|---|---|
Avant 2018 | 1 969 | 1 167 | 869 | 419 | 106 | 24 |
2018-2019 | 1 371 | 659 | 459 | 286 | 88 | 18 |
2019-2020 | 2 128 | 746 | 398 | 184 | 58 | |
2020-2021 | 31 | 1 931 | 561 | 226 | 75 | |
2021-2022 | 2 476 | 603 | 179 | |||
2022-2023 | 2 265 | 458 | ||||
2023-2024 | 1 858 | |||||
Total | 3 340 | 3 985 | 4 005 | 4 140 | 3 472 | 2 670 |
Difficile de prévoir le nombre de plaintes déposées
Le nombre de plaintes déposées auprès du Commissariat fluctue d’une année à l’autre. Bien que différents facteurs puissent influer sur ce nombre, comme les ressources allouées aux unités d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) des institutions, le Commissariat n’a aucun contrôle sur le nombre de plaintes qu’il reçoit.
Par exemple, après avoir connu deux exercices records, le Commissariat a noté une diminution du nombre de plaintes enregistrées en 2023-2024. Entre 2019-2020 et 2022-2023, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) comptait pour plus de 50 % des plaintes enregistrées par le Commissariat chaque année. Cependant, les plaintes contre cette institution ont considérablement diminué en 2023-2024, celles-ci ne représentant plus que 18 % de l’ensemble des plaintes. En revanche, les plaintes contre l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) ont augmenté de manière considérable. En fait, l’ASFC figure désormais au premier rang des institutions contre lesquelles le Commissariat a enregistré des plaintes.
En 2023-2024, la Commissaire a entrepris une seconde enquête systémique sur l’accès aux renseignements relatifs à l’immigration, qui l’a amenée à déposer au Parlement un rapport spécial intitulé Question d’accès : un statu quo intenable. La Commissaire a conclu que, malgré la diminution du nombre de plaintes, les personnes qui font des demandes d’accès continuent d’utiliser ce système pour obtenir des renseignements relatifs à leurs demandes d’immigration. Cette situation découle du fait qu’IRCC a réalisé peu de progrès dans le développement d’une solution numérique de service à la clientèle qui constituerait une méthode plus efficace pour obtenir les renseignements que le système d’accès, comme l’avait recommandé la Commissaire dans son rapport spécial de 2021 intitulé Question d’accès : remettre en cause le status quo.
La plus récente enquête systémique révélait qu’IRCC a amélioré le traitement des demandes d’accès qu’il reçoit, ce qui a réduit le nombre de plaintes déposées contre l’institution. De plus, cette enquête révélait que l’ASFC recevait aussi des demandes d’accès visant des renseignements liés à l’immigration du fait qu’elle a accès aux mêmes données au moyen d’outils partagés.
Une diminution du nombre de plaintes contre une institution ne correspond pas nécessairement à une diminution du nombre de demandes d’accès reçues par cette même institution.
Traitement des plaintes en 2023-2024
Plaintes actives le 1er avril 2023
Plaintes enregistrées
Enquêtes terminées
Ordonnances rendues
Résultats
Fondées
Non fondées
Désistement
Cessation de faire enquête
Refus de faire enquête
Plaintes actives le 1er avril 2023 | Plaintes enregistrées en 2023-2024 | Enquêtes terminées en 2023-2024 | Fondées | Non fondées | Désistement | Cessation de faire enquête | Refus de faire enquête | Ordonnances | Total | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Agence des services frontaliers du Canada | 423 | 762 | 655 | 34 | 14 | 187 | 419 | 1 | 3 | 655 |
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada | 940 | 614 | 1 392 | 27 | 44 | 108 | 1 208 | 5 | 2 | 1 392 |
Affaires mondiales Canada | 91 | 257 | 112 | 33 | 11 | 9 | 58 | 1 | 10 | 112 |
Bureau du Conseil privé | 206 | 218 | 169 | 47 | 26 | 16 | 80 | 0 | 25 | 169 |
Gendarmerie royale du Canada | 274 | 217 | 289 | 32 | 37 | 45 | 173 | 2 | 5 | 289 |
Défense nationale | 106 | 119 | 130 | 45 | 13 | 12 | 59 | 1 | 32 | 130 |
Agence du revenu du Canada | 196 | 105 | 167 | 62 | 34 | 32 | 38 | 1 | 18 | 167 |
Bibliothèque et Archives Canada | 235 | 101 | 194 | 109 | 9 | 20 | 55 | 1 | 104 | 194 |
Santé Canada | 69 | 86 | 99 | 28 | 10 | 13 | 47 | 1 | 16 | 99 |
Services publics et Approvisionnement Canada | 109 | 68 | 66 | 13 | 4 | 13 | 36 | 0 | 7 | 66 |
Transports Canada | 82 | 65 | 90 | 39 | 14 | 9 | 27 | 1 | 17 | 90 |
Service canadien du renseignement de sécurité | 25 | 55 | 45 | 5 | 6 | 11 | 23 | 0 | 0 | 45 |
Emploi et Développement social Canada | 48 | 46 | 46 | 20 | 5 | 3 | 18 | 0 | 11 | 46 |
Services aux Autochtones Canada | 39 | 45 | 37 | 6 | 5 | 4 | 22 | 0 | 2 | 37 |
Patrimoine canadien | 20 | 44 | 32 | 9 | 6 | 2 | 15 | 0 | 2 | 32 |
Environnement et Changement climatique Canada | 19 | 40 | 41 | 12 | 4 | 1 | 24 | 0 | 6 | 41 |
Sécurité publique Canada | 21 | 35 | 27 | 4 | 6 | 5 | 12 | 0 | 3 | 27 |
Ministère des Finances Canada | 24 | 34 | 35 | 3 | 9 | 3 | 20 | 0 | 0 | 35 |
Ministère de la Justice Canada | 67 | 32 | 58 | 12 | 16 | 10 | 20 | 0 | 3 | 58 |
Innovation, Sciences et Développement économique Canada | 42 | 31 | 43 | 11 | 5 | 6 | 21 | 0 | 6 | 43 |
Service correctionnel du Canada | 54 | 30 | 56 | 18 | 7 | 4 | 26 | 1 | 4 | 56 |
Agence de la santé publique du Canada | 18 | 29 | 28 | 9 | 4 | 4 | 11 | 0 | 7 | 28 |
Pêches et Océans Canada | 24 | 27 | 37 | 14 | 8 | 1 | 14 | 0 | 5 | 37 |
Société Radio-Canada | 10 | 21 | 15 | 4 | 8 | 2 | 1 | 0 | 0 | 15 |
Ressources naturelles Canada | 16 | 19 | 19 | 6 | 7 | 1 | 5 | 0 | 0 | 19 |
Sous-total | 3 158 | 3 100 | 3 882 | 602 | 312 | 521 | 2 432 | 15 | 288 | 3 882 |
Autres institutions | 322 | 261 | 301 | 80 | 61 | 65 | 95 | 0 | 22 | 301 |
Total | 3 480 | 3 361 | 4 183 | 682 | 373 | 586 | 2 527 | 15 | 310 | 4 183 |
Version textuelle
Traitement des plaintes en 2023-2024
Plaintes actives en 2023-2024 | Enquêtes terminées en 2023-2024 | Résultats | Ordonnances | ||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Plaintes actives le 1er avril 2023 | Plaintes enregistrées entre le 1er avril 2023 et le 31 mars 2024 | Total | Plaintes enregistrées avant le 1er avril 2023 | Plaintes enregistrées entre le 1er avril 2023 et le 31 mars 2024 | Total | Fondées | Non fondées | Désistement | Cessation de faire enquête | Refus de faire enquête | Total | Ordonnances rendues | |
Agence des services frontaliers du Canada | 423 | 762 | 1 185 | 299 | 356 | 655 | 34 | 14 | 187 | 419 | 1 | 655 | 3 |
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada | 940 | 614 | 1 554 | 919 | 473 | 1 392 | 27 | 44 | 108 | 1 208 | 5 | 1 392 | 2 |
Affaires mondiales Canada | 91 | 257 | 348 | 81 | 31 | 112 | 33 | 11 | 9 | 58 | 1 | 112 | 10 |
Bureau du Conseil privé | 206 | 218 | 424 | 114 | 55 | 169 | 47 | 26 | 16 | 80 | 0 | 169 | 25 |
Gendarmerie royale du Canada | 274 | 217 | 491 | 185 | 104 | 289 | 32 | 37 | 45 | 173 | 2 | 289 | 5 |
Défense nationale | 106 | 119 | 224 | 88 | 42 | 130 | 45 | 13 | 12 | 59 | 1 | 130 | 32 |
Agence du revenu du Canada | 196 | 105 | 300 | 128 | 39 | 167 | 62 | 34 | 32 | 38 | 1 | 167 | 18 |
Bibliothèque et Archives Canada | 235 | 101 | 336 | 165 | 29 | 194 | 109 | 9 | 20 | 55 | 1 | 194 | 104 |
Santé Canada | 69 | 86 | 155 | 59 | 40 | 99 | 28 | 10 | 13 | 47 | 1 | 99 | 16 |
Services publics et Approvisionnement Canada | 109 | 68 | 177 | 46 | 20 | 66 | 13 | 4 | 13 | 36 | 0 | 66 | 7 |
Transports Canada | 82 | 65 | 147 | 60 | 30 | 90 | 39 | 14 | 9 | 27 | 1 | 90 | 17 |
Service canadien du renseignement de sécurité | 25 | 55 | 80 | 16 | 30 | 45 | 5 | 6 | 11 | 23 | 0 | 45 | 0 |
Emploi et Développement social Canada | 48 | 46 | 94 | 37 | 9 | 46 | 20 | 5 | 3 | 18 | 0 | 46 | 11 |
Services aux Autochtones Canada | 39 | 45 | 84 | 20 | 17 | 37 | 6 | 5 | 4 | 22 | 0 | 37 | 2 |
Patrimoine canadien | 20 | 44 | 64 | 19 | 13 | 32 | 9 | 6 | 2 | 15 | 0 | 32 | 2 |
Environnement et Changement climatique Canada | 19 | 40 | 59 | 16 | 25 | 41 | 12 | 4 | 1 | 24 | 0 | 41 | 6 |
Sécurité publique Canada | 21 | 35 | 56 | 15 | 12 | 27 | 4 | 6 | 5 | 12 | 0 | 27 | 3 |
Ministère des Finances Canada | 24 | 34 | 58 | 20 | 15 | 35 | 3 | 9 | 3 | 20 | 0 | 35 | 0 |
Ministère de la Justice Canada | 67 | 32 | 99 | 47 | 11 | 58 | 12 | 16 | 10 | 20 | 0 | 58 | 3 |
Innovation, Sciences et Développement économique Canada | 42 | 31 | 73 | 26 | 17 | 43 | 11 | 5 | 6 | 21 | 0 | 43 | 6 |
Service correctionnel du Canada | 54 | 30 | 84 | 42 | 14 | 56 | 18 | 7 | 4 | 26 | 1 | 56 | 4 |
Agence de la santé publique du Canada | 18 | 29 | 47 | 16 | 12 | 28 | 9 | 4 | 4 | 11 | 0 | 28 | 7 |
Pêches et Océans Canada | 24 | 27 | 51 | 22 | 15 | 37 | 14 | 8 | 1 | 14 | 0 | 37 | 5 |
Société Radio-Canada | 10 | 21 | 31 | 7 | 8 | 15 | 4 | 8 | 2 | 1 | 0 | 15 | 0 |
Ressources naturelles Canada | 16 | 19 | 35 | 13 | 6 | 19 | 6 | 7 | 1 | 5 | 0 | 19 | 0 |
Sous-total | 3 158 | 3 100 | 6 256 | 2 460 | 1 422 | 3 882 | 602 | 312 | 521 | 2 432 | 15 | 3 882 | 288 |
Autres institutions | 322 | 261 | 583 | 208 | 93 | 301 | 80 | 61 | 65 | 95 | 0 | 301 | 22 |
Total | 3 480 | 3 361 | 6 839 | 2 668 | 1 515 | 4 183 | 682 | 373 | 586 | 2 527 | 15 | 4 183 | 310 |
Améliorations opérationnelles en 2023-2024
En 2023-2024, le Commissariat à l’information a continué à améliorer ses processus et outils.
Un formulaire de plainte remanié
En juillet 2023, le Commissariat a procédé à une importante mise à jour de son formulaire de plainte en ligne. Tout en conservant les éléments conviviaux du modèle précédent, le nouveau formulaire offre d’autres fonctionnalités afin d’aider les parties plaignantes à formuler leurs plaintes avec précision. Il leur permet de fournir davantage de renseignements d’emblée, ce qui permet au Greffe du Commissariat de prendre des décisions éclairées quant à la recevabilité des plaintes. Outre la mise à jour du formulaire en ligne, le Commissariat a aussi amélioré l’accessibilité de la version PDF.
Un contenu du site Web actualisé
En vue d’aider les parties plaignantes, les institutions et d’autres personnes à mieux comprendre les processus relatifs au dépôt des plaintes et aux enquêtes, le Commissariat a ajouté et mis à jour des pages Web relatives aux plaintes et aux enquêtes, dont une version enrichie de la « Foire aux questions ». En outre, de nouvelles explications ont été publiées sur le site concernant des points clés que doivent prendre en considération les parties plaignantes et les démarches qu’elles doivent entreprendre avant de déposer leur plainte.
En 2023-2024, le Commissariat a aussi continué à élaborer des documents d’orientation sur l’interprétation que fait la Commissaire des différents articles de la Loi. Ce travail s’inscrit dans le cadre d’efforts déployés pour fournir autant de renseignements et d’explications claires que possible aux institutions et aux parties plaignantes, de sorte qu’elles comprennent mieux la manière dont le Commissariat enquête sur les plaintes. À titre d’exemple, mentionnons le document d’orientation Exception à la divulgation : avis, comptes rendus, positions et projets. Il examine l’article 21, qui traite des processus décisionnels internes du gouvernement, et apporte des éclaircissements sur les exigences de cette exception ainsi que sur les éléments qu’examinent les enquêteurs lorsqu’ils cherchent à établir si les institutions ont correctement appliqué l’exception en question.
À la suite d'une évaluation indépendante de son programme d’enquête en 2022-2023, le Commissariat a élaboré un plan d’action de la direction en vue d’améliorer ses communications avec les institutions.
Cette année, il a cherché à connaître, par l’entremise d’un tiers indépendant, le point de vue des parties plaignantes pour mieux comprendre leurs besoins et adopter des mesures supplémentaires pour combler les lacunes ciblées.
Le Greffe
Toutes les nouvelles plaintes parviennent d’abord au Greffe, et son personnel détermine leur recevabilité. Ensuite, ce dernier avise les parties plaignantes et les institutions que les plaintes recevables feront l’objet d’une enquête. Enfin, il recueille les renseignements et les documents dont les enquêteurs ont besoin pour entreprendre leur travail.
La recevabilité au premier plan
Les critères qu’utilise le personnel du Greffe pour déterminer la recevabilité des plaintes consistent à établir si le Commissariat dispose de suffisamment de renseignements pour mener son enquête, si les plaintes ont été déposées dans le délai prescrit de 60 jours et si elles relèvent du mandat de la Commissaire. En 2023-2024, le Greffe a estimé que près de 1 500 plaintes étaient irrecevables pour l’une ou l’autre de ces raisons. Au cours de la période visée, le Commissariat a publié un document d’orientation sur le délai de dépôt d’une plainte. Puisque le délai de 60 jours est ferme, la Commissaire n’a pas le pouvoir de le prolonger.
Des communications profitables aux parties plaignantes et aux institutions
Le Commissariat a révisé son avis d’enquête. La Commissaire transmet ce document pour informer l’institution et la partie plaignante qu’elle va mener une enquête sur une plainte recevable. L’avis d’enquête contient une déclaration claire des allégations de la partie plaignante et indique à cette dernière et à l’institution les questions qui feront l’objet de l’enquête. De cette façon, il permet à la partie plaignante de clarifier rapidement ses allégations, au besoin.
Avec la mise à jour de la Demande initiale de renseignements et de documents du Commissariat, les institutions reçoivent désormais des instructions claires et détaillées de la part du Greffe concernant les éléments à soumettre qui permettront d’entreprendre l’enquête. Il en résulte que les institutions fournissent les documents pertinents plus rapidement et facilement.
Version textuelle
Plaintes irrecevables en 2023-2024
Renseignements insuffisants | Ne relèvent pas du mandat | Délai échu | Prématurées | Font déjà l'objet d'une enquête | Pouvoir d'enquêter épuisé |
---|---|---|---|---|---|
584 | 464 | 388 | 9 | 42 | 10 |
Que se passe-t-il lorsque vous déposez une plainte ?
Le Commissariat à l’information reçoit des plaintes à l’encontre de près de 100 institutions, et ce, sur une multitude de sujets. Peu importe ses particularités, chaque plainte suit les mêmes étapes de base.
- Traitement initial : Le Greffe vérifie chaque plainte pour établir si elle est recevable ou non.
- Cueillette de renseignements : Si la plainte est recevable, le Greffe recueille les documents et les renseignements dont les enquêteurs ont besoin pour entreprendre l’enquête. Une fois que la plainte est attribuée à un enquêteur, ce dernier recueille les commentaires de la partie plaignante, de l’institution et des autres parties.
- Analyse : L’enquêteur analyse tous les faits et points de vue. Il peut aussi faire un suivi auprès de la partie plaignante, de l’institution et des autres parties afin de recueillir d’autres informations. L’enquêteur peut collaborer avec la partie plaignante et l’institution afin de régler ou de réduire les allégations faisant l’objet de l’enquête.
Résultats possibles : D’après l’analyse de l’enquêteur, la Commissaire peut décider si la plainte est fondée ou non fondée, compte tenu du bien-fondé des allégations. Il arrive parfois que les parties plaignantes retirent leurs plaintes ou la Commissaire décide de refuser ou cesser de faire enquête (p. ex. lorsqu’une institution répond à une demande d’accès faisant l’objet d’une plainte liée à un retard).
Dans le cas des plaintes fondées, la Commissaire peut ordonner aux institutions de prendre des mesures précises afin de régler les questions en litige.
- Rapports : La Commissaire présente un compte rendu à la partie plaignante, à l’institution et aux autres parties une fois que l’enquête est terminée.
- Lorsqu’une plainte est fondée et que la Commissaire a l’intention de rendre des ordonnances, elle transmet un rapport à l’institution qui fait état de son analyse, de ses conclusions et des ordonnances qu’elle a l’intention de rendre.
- Elle envoie ensuite un compte rendu à la partie plaignante et à l’institution (ainsi qu’aux autres parties, au besoin), dans lequel elle expose à nouveau son analyse, ses conclusions et ses ordonnances, et précise si l’institution accepte ou non d’y donner suite.
- La Commissaire envoie aussi les comptes rendus aux parties plaignantes et aux institutions lorsque les plaintes sont non fondées.
Le Commissariat publie dans sa base de données des décisions de nombreux comptes rendus ainsi que des renseignements sur toutes les ordonnances rendues par la Commissaire.
Version textuelle
Résultats des plaintes en 2023-2024
Résultats | 2023-2024 |
---|---|
Fondées | 682 |
Non fondées | 373 |
Cessation de faire enquête | 2 527 |
Désistement | 586 |
Refus de faire enquête | 15 |
Résultats | 2022-2023 | 2023-2024 | ||
---|---|---|---|---|
Fondées | 1 018 | 12 % | 682 | 16 % |
Non fondées | 474 | 6 % | 373 | 9 % |
Cessation de faire enquête | 5 957 | 74 % | 2 527 | 60 % |
Désistement | 610 | 7,6 % | 586 | 14 % |
Refus de faire enquête | 30 | 0,40 % | 15 | 1 % |
Total | 8 089 | 100 % | 4 183 | 100 % |
Le Commissariat collabore avec la partie plaignante, l’institution et les autres parties à partir du moment où la plainte est déposée jusqu’à la conclusion de l’enquête. Dans ce contexte, il demande aux parties de présenter leurs observations et travaille en étroite collaboration avec elles pour trouver des solutions et des moyens de régler les questions faisant l’objet de l’enquête aussi rapidement que possible.
Ordonnances : une issue envisageable dans le règlement des plaintes
Depuis que la Loi a été modifiée en 2019, lorsqu’une plainte est fondée, la Commissaire à l’information peut ordonner à l’institution des mesures qu’elle estime adéquates pour régler les questions en litige.
En 2023-2024, la Commissaire a rendu 310 ordonnances, dont 275 à la suite d’enquêtes sur des plaintes concernant des allégations relatives à un retard ou à une prorogation de délai (plaintes administratives) et 35 à la suite d’enquêtes cherchant à établir, par exemple, si les institutions ont correctement appliqué les exceptions ou ont effectué une recherche raisonnable de documents (plaintes de refus).
Les ordonnances rendues par la Commissaire sont légalement contraignantes. Les institutions sont donc tenues de s’y conformer, à moins d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. En 2023-2024, trois institutions ont exercé seize recours qui concernaient des ordonnances rendues à l’issue d’une enquête sur des plaintes administratives.
La Commissaire avait conclu que les institutions n’avaient pas respecté leur obligation de répondre à la demande d’accès dans les délais prescrits par la Loi. Elle a donc rendu des ordonnances afin que les institutions répondent à ces demandes d’accès.
Version textuelle
Ordonnances rendues en 2023-2024 : les 10 principales institutions
Institution | Ordonnances rendues |
---|---|
Bibliothèque et Archives Canada | 104 |
Défense nationale | 32 |
Bureau du Conseil privé | 25 |
Agence du revenu du Canada | 18 |
Transports Canada | 17 |
Santé Canada | 16 |
Emploi et Développement social Canada | 11 |
Affaires mondiales Canada | 10 |
Agence de la santé publique du Canada | 7 |
Services publics et Approvisionnement Canada | 7 |
Version textuelle
Ordonnances rendues en 2023-2024 (par type de plainte)
Type de plainte | Ordonnances rendues | Pourcentage |
---|---|---|
Plaintes administratives | 275 | 89 % |
Plaintes de refus | 35 | 11 % |
Total | 310 | 100 % |
Version textuelle
Cas de plaintes administratives devant la Cour fédérale (2023-2024)
Institution | Cas de plaintes administratives |
---|---|
Bibliothèque et Archives Canada | 13 |
Bureau du Conseil privé | 2 |
Transports Canada | 1 |
Trois institutions ont contesté les ordonnances relatives à des plaintes de refus :
Exportation et Développement Canada
Exportation et Développement Canada (EDC) a demandé à la Cour fédérale d’annuler l’ordonnance rendue par la Commissaire, qui exigeait qu’EDC communique les numéros de police et les montants maximums prévus pour la responsabilité associés aux polices d’assurance d’EDC de plus de 50 000 $ au Honduras entre 2009 et 2019. La Cour était saisie de la question de savoir si EDC était justifiée de refuser de communiquer ces renseignements suivant l’article 24.3 de la Loi sur le développement des exportations, incorporé par renvoi à l’article 24 et/ou l’article 18.1 de la Loi sur l’accès à l’information. La Cour a rejeté la demande d’EDC et lui a ordonné de communiquer les renseignements.
Selon la Cour, l’interprétation de l’article 24.3 par EDC était trop vaste, n’était pas appuyée par le libellé de la Loi, ferait perdre leur sens aux mots « recueillis par » et ne correspondrait pas à l’intention du Parlement. La Cour était d’accord avec l’interprétation de l’article 24.3 par la Commissaire et a conclu ce qui suit :
- la Loi fait une distinction entre les renseignements qui ont été « recueillis par » et « créés par » une institution fédérale;
- afin que les renseignements soient considérés comme ayant été « recueillis » par EDC :
- les renseignements devaient déjà exister avant qu’EDC les reçoive;
- la source des renseignements doit être externe à EDC (c.-à-d. ils doivent provenir directement de ses clients ou être fournis à EDC par des tiers liés à ses clients);
- les renseignements créés par EDC (exclusivement ou conjointement avec une autre partie) ne peuvent pas également avoir été recueillis par EDC ou fournis à EDC.
La Cour a conclu que, comme EDC avait créé les renseignements caviardés, ceux-ci ne sont pas protégés par l’article 24.3 de la Loi sur le développement des exportations. Par conséquent, l’article 24 de la Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas.
La Cour a également rejeté les arguments d’EDC selon lesquels la communication des renseignements pouvait être refusée en vertu de l’article 18.1 de la Loi sur l’accès à l’information, qui vise à protéger les intérêts économiques des institutions fédérales énumérées dans l’exception, y compris EDC. Elle a aussi établi un test pour évaluer si l’article 18.1 s’applique. Ce test comprend quatre critères qui doivent être satisfaits afin que les renseignements puissent être visés par cette exception :
- les renseignements sont des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques, au sens courant de ces termes;
- il y a un lien raisonnable entre les renseignements demandés et les intérêts économiques de la Société;
- les renseignements appartiennent à l’une des sociétés énumérées au paragraphe 18.1(1);
- les renseignements ont toujours été traités comme étant confidentiels.
La Cour a conclu qu’EDC ne satisfaisait pas au deuxième et au quatrième critères du test. EDC a interjeté appel de cette décision devant la Cour d’appel fédérale.
Services publics et Approvisionnement Canada
La partie plaignante alléguait que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) n’avait pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès concernant un rapport sur les substances désignées visant tout l’Immeuble de la protection de la santé (pré Tunney).
La Commissaire a conclu que la plainte était fondée et que les documents relevaient de SPAC, de sorte qu’ils étaient assujettis à la Loi. Elle a donc ordonné à SPAC de récupérer les documents et de répondre à la demande d’accès en traitant les documents en cause conformément à la Loi. SPAC a contesté l’ordonnance devant la Cour fédérale. L’affaire a récemment été instruite, et une décision sera rendue plus tard cette année.
Agriculture et Agroalimentaire Canada
La partie plaignante alléguait qu’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) avait erronément refusé de communiquer des renseignements, en vertu du paragraphe 19(1) (renseignements personnels) et de l’alinéa 20(1)b) (renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques confidentiels de tiers) de la Loi, en réponse à une demande d’accès. Celle-ci visait à obtenir des communications avec le Conseil national pour les soins aux animaux d’élevage concernant le rapport sommaire de l’examen quinquennal et les propositions de modifications au Code de pratiques pour le soin et la manipulation des porcs.
La Commissaire a conclu que la plainte était fondée. Elle a donc ordonné à AAC de divulguer tous les renseignements non communiqués en vertu de l’alinéa 20(1)b), à moins qu’ils n’aient été visés par l’exception prévue au paragraphe 19(1) ou qu’ils n’aient pas été visés par la portée de la demande. AAC conteste l’ordonnance devant la Cour fédérale, et l’affaire sera instruite plus tard en 2024 ou au début de 2025.
La Commissaire a exercé un recours en révision devant la Cour fédérale dans le cadre d’une autre plainte de refus :
Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada
En réponse à une demande d’accès visant à obtenir des documents relatifs à la propriété, à la vente, à la rétrocession ou à la restitution de terres sur la péninsule Bruce/Saugeen ou dans les environs, des années 1850 à 1980, Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada avait refusé de communiquer des renseignements en vertu de l’article 23 (secret professionnel de l’avocat et privilège relatif à un litige) de la Loi.
La Commissaire a recommandé au ministre de communiquer tous les documents. La recommandation n’a pas été mise en œuvre. La Commissaire a exercé un recours en révision devant la Cour au nom de la partie plaignante.
Demandes de mandamus
En 2022-2023, la Commissaire a fait part de ses préoccupations concernant les institutions qui n’avaient ni donné suite à ses ordonnances ni exercé un recours en révision devant la Cour fédérale, comme l’exige la Loi. En ignorant ses ordonnances, ces institutions enfreignent la Loi. Concrètement, cela veut dire que les Canadiens et Canadiennes doivent attendre plus longtemps avant de recevoir les renseignements demandés auxquels ils ont droit.
Face à cette intransigeance, la Commissaire a commencé à intenter des procédures judiciaires contre les institutions qui ignoraient ses ordonnances. En 2023-2024, elle a présenté quatre demandes de mandamus devant la Cour fédérale afin d’obliger les institutions à s’y conformer.
Un bref de mandamus est un recours extraordinaire par lequel une demande est présentée à un tribunal visant à ordonner à une autorité publique de se conformer à une obligation légale.
Compte tenu du fait que les ordonnances de la Commissaire sont légalement contraignantes, un bref de mandamus ne devrait pas s’avérer nécessaire. Cette situation entraîne la mobilisation des ressources du Commissariat au même titre que celles des institutions appelées à déployer leurs propres services juridiques pour traiter ce type de demandes.
Quoi qu’il en soit, la Commissaire a fait savoir qu’elle continuerait à prendre des mesures semblables à l’avenir, s’il le faut.
Trans Mountain Corporation
Étant donné le refus de Trans Mountain Corporation (TMC) de se conformer à son ordonnance ou d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale, la Commissaire a déposé, en juillet 2023, sa première demande de bref de mandamus devant la même Cour à l’encontre du responsable de l’institution.
La demande indiquait que la Commissaire tenait à ce que la Cour soit saisie de l’affaire pour que les institutions fédérales respectent ses ordonnances, puisqu’il est dans l’intérêt public d’obliger ces institutions à s’acquitter de leurs obligations en vertu de la Loi, c’est-à-dire en respectant ses ordonnances.
TMC a reconnu avoir manqué à son obligation légale en omettant de donner suite à l’ordonnance de la Commissaire et a accepté que la Cour rende une ordonnance de mandamus. Le 19 septembre 2023, la Cour a rendu une ordonnance de mandamus sur consentement. TMC a répondu à la personne qui a fait la demande d’accès en janvier 2024.
Ministère de la Défense nationale
En juin 2023, la Commissaire a ordonné à la ministre de la Défense nationale de l’époque de communiquer les politiques du ministère de la Défense nationale en matière de COVID-19 au plus tard le 30 novembre 2023. Ces politiques avaient été demandées l’année précédente au moyen d’une demande d’accès.
Le Ministère avait avisé le Commissariat qu’il donnerait suite à l’ordonnance, mais le délai de novembre n’avait pas été respecté. En décembre 2023, la Commissaire a présenté une demande de bref de mandamus à la Cour fédérale afin d’obliger le ministre actuel de la Défense nationale à se conformer à son ordonnance.
En février 2024, la Commissaire a présenté deux nouvelles demandes de mandamus afin d’obliger le ministre à se conformer à d’autres ordonnances qui auraient dû être mises en œuvre respectivement en novembre et en décembre 2023.
Observations sur le système d’accès à l’information
Grâce à ses enquêtes et à ses échanges avec les intervenants, le Commissariat à l’information dispose d’une perspective unique quant aux difficultés auxquelles fait face le système fédéral d’accès. En 2023-2024, plusieurs questions ont retenu l’attention de la Commissaire.
L’accès à l’information : une responsabilité collective
Pour que les unités de l’AIPRP des institutions puissent traiter les documents en réponse aux demandes d’accès, la collaboration des responsables des programmes dont relèvent les documents est cruciale. Une absence de réponse de la part des détenteurs de documents compromet fortement la capacité d’une institution à répondre aux demandes conformément aux exigences de la Loi. Le Commissariat a constaté qu’il y a de plus en plus d’unités de l’AIPRP qui éprouvent ce genre de difficultés.
Les responsables des institutions se doivent de rappeler aux membres de leur personnel qu’ils sont tenus de donner aux Canadiens et Canadiennes un accès rapide à l’information. Cette année, la Commissaire a rencontré les équipes de direction de plusieurs institutions pour insister sur cette responsabilité essentielle.
Les institutions doivent aussi élaborer des procédures et processus adéquats pour que les responsables des programmes fournissent rapidement les documents pertinents à leur unité de l’AIPRP. Celle-ci a la responsabilité d’examiner les documents et d’établir si les renseignements qui s’y trouvent doivent être communiqués. Même si les responsables estiment que la communication n’est pas nécessaire ou que les documents demandés sont classifiés « Secret », ils doivent tout de même les transmettre à l’unité de l’AIPRP.
De plus, les institutions devraient mettre en place des indicateurs de rendement afin que leurs cadres supérieurs soient tenus responsables des retards dans la communication des documents pertinents se rapportant aux demandes d’accès à l’information ou de renseignements personnels.
La responsabilité de veiller au respect de la Loi n’incombe pas uniquement à l’unité de l’AIPRP; il s’agit plutôt d’une responsabilité collective partagée par tous les fonctionnaires. C’est au responsable de l’institution de veiller à ce que cette responsabilité soit comprise et respectée au sein de son organisation.
Transmettre le bon message en matière d’accès
La Commissaire a reçu une plainte qui alléguait que les dirigeants principaux des finances (DPF) des institutions dans l’ensemble de la fonction publique fédérale avaient reçu, lors d’une réunion tenue le 2 février 2023, des instructions de la part du Bureau du Contrôleur général du Canada (BCG) de ne pas consigner d’informations ayant une valeur opérationnelle puisqu’elles pourraient faire l’objet d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Concrètement, la partie plaignante alléguait que le contrôleur général avait conseillé aux personnes présentes de faire preuve de vigilance quant aux informations consignées, car celles-ci pourraient devenir accessibles par le biais du système d’accès.
Le BCG a soutenu que les déclarations servaient simplement de rappel aux fonctionnaires pour qu’ils s’en tiennent aux faits dans leurs communications afin d’éviter des situations dans lesquelles des opinions personnelles pourraient être interprétées comme étant la position du gouvernement du Canada. De plus, il a précisé que personne au sein de son organisation n’avait dit ou laisser entendre que les DPF ne devaient pas consigner les informations ayant une valeur opérationnelle.
Selon la partie plaignante, les déclarations contredisaient à la fois l’objet et l’esprit de la Loi en restreignant l’accès aux avis et opinions écrits des fonctionnaires.
Le Commissariat a demandé aux DPF qui avaient assisté à la réunion de lui faire part de leur interprétation par rapport aux déclarations. Tous se sont accordés à dire que les déclarations étaient perçues comme un rappel à l’intention des fonctionnaires, à savoir qu’ils doivent s’en tenir aux faits dans leur documentation lorsqu’ils sont confrontés à des situations délicates.
En fin de compte, la plainte a été abandonnée. Toutefois, il convient de noter que, dans une communication récente aux DPF, le contrôleur général a insisté sur l’importance de maintenir une culture de responsabilité et de transparence dans l’ensemble de la fonction publique fédérale. Il a rappelé à ses collègues que les décisions doivent être étayées par des informations exactes et complètes et que les documents doivent être conservés pour faciliter leur accès, que ce soit de manière proactive ou en réponse à des demandes.
La Loi n’oblige pas les institutions à consigner les informations ayant une valeur opérationnelle. La Commissaire a recommandé l’établissement d’une obligation législative visant la nécessité de documenter qui inclurait la surveillance et l’application de la Loi.
Des défis uniques associés aux institutions qui reçoivent peu de demandes d’accès
Quelque 110 institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information reçoivent 10 demandes d’accès ou moins par année. La plupart de ces organisations sont des administrations portuaires, des administrations de pilotage et des musées.
Dans le cadre de ses enquêtes, le Commissariat a constaté que souvent ces institutions ne savent pas comment traiter les demandes d’accès et ne connaissent pas leurs obligations en vertu de la Loi. Elles ne disposent généralement pas d’une équipe chargée de coordonner les demandes d’accès, et les personnes affectées à cette tâche doivent souvent gérer de nombreuses responsabilités. Il arrive parfois que ces institutions soient aux prises avec un afflux soudain de demandes, ce qui entraîne des difficultés en matière de gestion de la charge de travail.
Travailler avec des institutions qui ne connaissent pas leurs obligations en matière d’accès présente plusieurs difficultés pour le Commissariat, dont les suivantes :
- les institutions créent de nouveaux documents pour résumer les documents au lieu de fournir les documents eux-mêmes, ce qui constitue un déni du droit d’accès;
- elles n’appliquent pas les exceptions correctement ou ne comprennent pas bien leurs obligations envers les personnes qui font des demandes d’accès;
- elles ne considèrent pas l’accès à l’information comme une priorité ou même une responsabilité;
- elles ne disposent pas de suffisamment de ressources pour présenter des observations et des éléments de preuve au Commissariat en temps opportun.
La Commissaire encourage les institutions qui reçoivent peu de demandes d’accès de s’acquitter de leurs obligations législatives en matière d’accès à l’information. Ainsi, elles peuvent éviter des procédures judiciaires et, ultimement, mieux servir les intérêts de la population canadienne.
Un regard sur les arriérés de demandes
Chaque institution assujettie à la Loi est tenue de fournir au Secrétariat du Conseil au Trésor (SCT) des statistiques annuelles sur son rendement en matière de réponse aux demandes d’accès. L’une des données obligatoires consiste à indiquer le nombre de demandes d’accès reportées d’une année à l’autre.
D’après les informations publiées par le SCT en décembre 2023, de nombreuses institutions ne parviennent pas à suivre le rythme des nouvelles demandes d’accès reçues. Les tableaux ci-dessous montrent l’ampleur des arriérés des institutions de même que la progression de ces arriérés d’une année à l’autre.
L’état actuel des arriérés préoccupe la Commissaire. Elle souligne la nécessité pour les institutions de prioriser leurs efforts visant à réduire ces arriérés ou, mieux encore, à les éliminer. Il est extrêmement important de répondre aux demandes d’accès dans les délais impartis, tout comme il est essentiel de s’attaquer aux arriérés dans un souci de responsabilité et de transparence. Dans le but d’assurer des réponses opportunes et efficaces aux demandes d’accès, il faut que les institutions prennent des mesures proactives pour rationaliser les processus, affecter suffisamment de ressources et mettre en œuvre des stratégies efficaces.
Version textuelle
IRCC : Nombre de demandes reportées à la prochaine période de référence (de 2021-2022 à 2022-2023)
Institution | Reportées de 2021-2022 | Reportées de 2022-2023 |
---|---|---|
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada | 49 392 | 72 918 |
Source : Rapport statistique sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels pour 2022-2023 Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Version textuelle
Le plus grand nombre de demandes reportées à la prochaine période de référence (de 2021-2022 à 2022-2023) – sauf IRCC
Institution | Reportées de 2021-2022 | Reportées de 2022-2023 |
---|---|---|
Affaires mondiales Canada | 885 | 1 262 |
Agence du revenu du Canada | 1 072 | 1 286 |
Innovation, Sciences et Développement économique Canada | 1 493 | 1 354 |
Défense nationale | 1 778 | 1 777 |
Environnement et Changement climatique Canada | 1 679 | 1 906 |
Santé Canada | 1 918 | 1 921 |
Bibliothèque et Archives Canada | 2 468 | 3 113 |
Gendarmerie royale du Canada | 6 173 | 6 048 |
Agence des services frontaliers du Canada | 3 381 | 6 410 |
À propos du Commissariat à l’information
L’objectif de la Loi sur l’accès à l’information, entrée en vigueur en 1983, est de prévoir le droit du public d’accéder aux documents relevant des institutions fédérales, tout en veillant à ce que le recours aux exceptions et aux exclusions soit limité et précis. La Loi confie également à la Commissaire à l’information du Canada l’examen indépendant de toute question liée à la demande ou l’obtention d’un accès aux documents en vertu de la partie 1 de la Loi. Le Commissariat a été créé pour soutenir la Commissaire en tant qu’agente indépendante du Parlement.
Le Commissariat s’efforce de faire respecter la Loi en utilisant toute la gamme d’outils, d’activités et de pouvoirs à la disposition de la Commissaire. Ceux-ci comprennent la capacité de négocier avec les parties plaignantes et les institutions ainsi que la formulation de recommandations ou d’ordonnances pour régler les questions à l’issue des enquêtes.
Le Commissariat appuie la Commissaire dans son rôle de conseillère auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions touchant l’accès à l’information. De plus, il plaide continuellement en faveur d’un accès accru à l’information au Canada, par des initiatives ciblées comme la Semaine du droit à l’information et par un dialogue constant avec les Canadiens et Canadiennes, le Parlement et les institutions fédérales.
La Commissaire mène des enquêtes confidentielles sur des plaintes concernant le traitement des demandes d’accès par les institutions fédérales et donne la possibilité aux parties plaignantes et aux institutions de faire valoir leur point de vue.
Merci à tous les membres du personnel du Commissariat ayant participé à l’élaboration du présent rapport annuel, conçu entièrement à l’interne.
Annexe - Rapport annuel de la commissaire à l’information ad hoc
Selon la Loi sur l’accès à l’information, le Commissariat à l’information est lui-même assujetti à la loi qu’il surveille. Cela signifie que les personnes ont le droit de demander de l’information au Commissariat et, lorsqu’elles demeurent insatisfaites du traitement de leurs demandes déposées auprès du Commissariat, elles peuvent déposer une plainte auprès de la commissaire à l’information ad hoc.
Dans le cadre de ces enquêtes, j’examine les étapes du traitement de la demande d’accès à l’information par le Commissariat, notamment son obligation de prêter assistance, le respect des délais et l’exhaustivité de la réponse fournie. Pour ce faire, j’analyse rigoureusement les faits, les observations fournies par les deux parties et l’utilisation d’exceptions prévues par la loi pour refuser de communiquer l’information demandée. À l’issue des enquêtes sur les plaintes, je formule des conclusions écrites soulignant les règles qui régissent le droit d’accès à l’information détenue par le Commissariat ainsi que les cas où celui-ci a refusé de communiquer certains types d’information. Ces conclusions visent toujours à favoriser une meilleure compréhension du droit d’accès à l’information que contiennent les documents du Commissariat.
Dans le cadre de mon travail, je reçois également des plaintes de la part de personnes qui veulent obtenir des réponses concernant l’état d’avancement ou les résultats des enquêtes menées par le Commissariat sur des plaintes au sujet d’autres institutions fédérales. Les personnes qui ont de la difficulté à trouver l’autorité compétente auprès de laquelle déposer une plainte, que ce soit au niveau provincial ou fédéral, me consultent aussi. Bien que je ne puisse pas accepter ces plaintes, je prends néanmoins le temps de répondre, d’expliquer mon rôle et de rediriger les personnes vers l’institution compétente en fournissant des liens vers les sites Web appropriés. J’estime ainsi fournir un service utile au public.
L’exercice 2023-2024 a été beaucoup plus occupé que les précédents : 100 nouvelles affaires ont été portées à mon attention, dont un grand nombre n’étaient pas des plaintes recevables et ont été redirigées. Il y avait également certaines affaires dans lesquelles je recevais une copie de la correspondance destinée à plusieurs administrateurs fédéraux, qui ne nécessitaient aucune action de ma part.
Du 1er avril 2023 au 31 mars 2024, j’ai traité 103 dossiers et conclu 10 enquêtes sur des plaintes, comme l’illustre la ventilation ci-dessous :
- Plaintes d’exercices précédents ayant fait l’objet d’une enquête et conclues : 3
- Nouvelles plaintes reçues : 10
- Plaintes en cours d’examen : 1
- Plaintes ayant fait l’objet d’une enquête et conclues : 7
- Plaintes entamées/reportées : 2
- Plaintes irrecevables redirigées : 66
- Plaintes ne nécessitant aucune action de ma part : 24
Je me réjouis à la perspective de continuer à offrir un service utile au public au cours de ce qui promet d’être une autre année occupée.
Respectueusement soumis,
Anne E. Bertrand, c.r.
Commissaire à l’information ad hoc
Version textuelle
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