2017-2018 Rapport annuel de sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels préserve la vie privée des individus en protégeant les renseignements personnels de ces derniers qui sont détenus par les institutions fédérales. Elle accorde également aux individus un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. Le Commissariat à l’information du Canada (Commissariat) est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2007. Le Commissariat utilise toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels et fournir un accès rapide aux renseignements personnels qu’il détient en réponse aux demandes.

Ce rapport, préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, examine les activités du Commissariat liées à la protection de la vie privée pour 2017-2018.

Le Commissariat a reçu et traité six nouvelles demandes en 2017-2018. Le délai de traitement moyen des demandes était de 26 jours.

À propos du Commissariat

Le Commissariat est une institution publique indépendante qui a été créée en 1983 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Sa principale responsabilité consiste à soutenir le mandat de la commissaire à l’information dans la réalisation d’enquêtes efficaces, équitables et confidentielles lorsqu’une plainte est formulée quant au traitement d’une demande d’accès à l’information par une institution fédérale. Le Commissariat privilégie le recours à la médiation et à la persuasion afin de résoudre les plaintes, mais peut porter des affaires devant la Cour fédérale pour veiller à ce que la Loi soit correctement interprétée et appliquée.

Le Commissariat soutient également la commissaire dans son rôle consultatif auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions se rapportant à l’accès à l’information. Il fait la promotion active d’un plus grand accès à l’information au Canada au moyen d’initiatives ciblées, comme la Semaine du droit à l’information, et par un dialogue constant avec les Canadiens, le Parlement et les institutions fédérales.

Structure organisationnelle en 2017–2018

Sous la responsabilité de la sous-commissaire aux enquêtes et à la gouvernance, la Direction du règlement des plaintes et respect de la Loi du Commissariat a recours à la médiation concernant les plaintes relatives au traitement des demandes d’accès à l’information, ainsi que toutes les questions liées au fait de solliciter ou d’obtenir l’accès à des dossiers en vertu de la Loi, et mène des enquêtes à leur égard. Les responsabilités de gouvernance sont dirigées par la Direction des services organisationnels. Cette équipe assure un leadership stratégique et institutionnel en matière de planification, de reddition de comptes, de ressources humaines, de gestion financière, de services de sécurité et d’administration, de vérification interne et d’évaluation ainsi que de gestion de l’information et de technologie de l’information.

Sous la responsabilité du sous-commissaire aux services juridiques et aux affaires publiques, la Direction des services juridiques du Commissariat offre des conseils juridiques relativement aux enquêtes et aux questions législatives ou administratives, et fournit de la formation sur l’évolution de la jurisprudence. Elle assure également le suivi de l’évolution des lois et des règlements pour établir son incidence éventuelle sur les travaux de la commissaire et sur l’accès à l’information en général. La Direction des services juridiques représente la commissaire devant les tribunaux lorsqu’elle tente de clarifier des questions relatives au droit d’accès et de faire respecter le droit à l’information. L’Unité des affaires publiques dirige les communications et les relations externes avec un large éventail d’intervenants, notamment le Parlement, les gouvernements et les médias. Elle fournit également une rétroaction au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur l’amélioration de l’administration de la Loi. Elle est aussi chargée de gérer la fonction d’accès à l’information et de protection de la vie privée au Commissariat.

Activités relatives à la protection de la vie privée au Commissariat

Le Commissariat dispose d’une petite équipe de spécialistes qui mènent à bien les activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l’organisme. En 2017-2018, le Secrétariat de l’AIPRP comprenait le gestionnaire de l’AIPRP (temps plein), secondé par un agent de l’AIPRP (temps plein).

Le personnel du Secrétariat traite les requêtes, offre de la formation sur les questions d’accès et de protection de la vie privée aux nouveaux employés, en plus d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques et des procédures.

En 2017-2018, le directeur de l’AIPRP a formé l’agent de l’AIPRP et le personnel du Secrétariat a offert, sur demande, des conseils aux employés et aux gestionnaires du Commissariat à propos des questions relatives à la vie privée.

En vertu de la Loi, le directeur de l’AIPRP et le sous-commissaire aux services juridiques et aux affaires publiques détiennent la pleine délégation de pouvoirs. En annexe A, vous trouverez une copie de l’arrêté de délégation signé à la fois par l’ancienne commissaire à l’information, Suzanne Legault, dont le mandat a pris fin le 28 février 2018, et par Caroline Maynard, qui occupe le poste de commissaire à l’information depuis le 1er mars 2018.

Atteintes à la vie privée

En 2017-2018, des erreurs administratives survenues lors de processus de dotation ont mené à deux atteintes à la vie privée. Bien que le Commissariat ne considère pas ces deux incidents comme étant des violations substantielles, le Commissariat a tout de même jugé bon d’en informer le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Commissaire à la protection de la vie privée, en plus de mettre un terme au processus de dotation. Le personnel du Secrétariat de l’AIPRP a travaillé avec l’équipe des ressources humaines du Commissariat afin de sensibiliser les employés à leurs obligations en matière de respect de la vie privée afin d’éviter que de tels incidents de se reproduisent.

Évaluations des incidences sur la vie privée                                                             

En 2017-2018, le Commissariat a préparé une évaluation des incidences sur la vie privée pour le projet pilote de formulaire de plainte en ligne. Ce formulaire permet aux Canadiens de déposer leur plainte par l’entremise du site Web du Commissariat. Pour réaliser cette évaluation, le Secrétariat de l’AIPRP a travaillé avec les équipes des technologies de l’information et de la sécurité afin de veiller à ce que les renseignements personnels inscrits dans les formulaires de plainte en ligne soient adéquatement protégés. Le projet pilote est en cours. Lorsque le projet deviendra officiel ou lorsqu’une nouvelle fonction sera ajoutée au formulaire, le Commissariat l’examinera et mettra à jour l’évaluation.

Statistiques et tendances pour 2017-2018

L’annexe B contient les rapports statistiques du Commissariat sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2017-2018. La section suivante présente quelques-uns des faits saillants de ce rapport.

Charge de travail

Le Commissariat a reçu six nouvelles demandes en 2017-2018, soit un peu moins que le nombre habituel de nouvelles demandes.

Pour répondre à ces demandes, le Commissariat a traité 4 007 pages. Une seule demande est à l’origine du traitement de la majorité de ces pages (plus de 3 000 pages traitées).

Délai de traitement

Le Commissariat a mené à bien toutes les demandes soumises pendant la période du rapport. Sur six demandes, quatre ont été menées en moins de 30 jours, une l’a été en 31 à 60 jours, et une prorogation de délai de 16 à 30 jours a été utilisée. Une demande a été abandonnée. Étant donné qu’une demande a exigé le traitement de plus de 3 000 pages, le délai moyen de 26 jours pour le traitement des demandes était plus élevé que la moyenne des années précédentes. Cependant, le délai de 30 jours prévu par la loi a été respecté.

Aucune demande traitée par le Commissariat en 2017-2018 n’a subi de retard. En fait, au cours des 11 années pendant lesquelles le Commissariat a été assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels, il n’a jamais réglé une demande en retard (« présomption de refus »).

Communication

Le Commissariat a divulgué une partie des documents de cinq des six demandes qu’il a complétées en 2017-2018. L’autre demande a été abandonnée. En tout, le Commissariat a divulgué 3 895 pages, soit 97 % des pages traitées, ce qui représente une faible augmentation par rapport à 2016-2017.

Le Commissariat a invoqué l’exception prévue à l’alinéa 22(1)b) (application de la loi et enquêtes) à cinq reprises et l’article 26 (renseignements personnels d’une personne autre que le demandeur) à deux reprises. Cela concorde avec les récentes tendances.

Le Commissariat n’a appliqué aucune exclusion aux documents en 2017-2018.

Le Commissariat n’a fait aucune divulgation de renseignements personnels dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m).

Plaintes

Le Commissariat à l’information du Canada n’a reçu aucune nouvelle plainte concernant le traitement des questions relatives à la vie privée en 2017-2018 et a mené à bien six enquêtes suite à des plaintes déposées entre 2013 et 2015. Le Commissariat a jugé que quatre de ces six plaintes étaient non fondées.

Les deux autres plaintes ont été jugées comme étant fondées. Dans le premier cas, le commissaire à la protection de la vie privée n’était pas d’accord avec la pratique du Commissariat qui consiste à remettre non officiellement, aux personnes cherchant des renseignements sur les enquêtes déclenchées par leurs plaintes, une copie de tout document que ces dernières ont fourni dans le cadre de l’enquête (sous réserve d’exemptions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information) et qui autrement aurait dû faire l’objet d’une retenue officielle. Le Commissariat a pris en considération les recommandations du commissaire à la protection de la vie privée et a adapté ses processus en conséquence.

Le deuxième cas concernait une enquête administrative à propos d’une question de sécurité interne où des renseignements personnels légitimement recueillis, mais non utilisés conformément aux modalités du fichier de renseignements personnels dans lequel ils étaient conservés. Le Commissariat s’est engagé à mieux respecter ces modalités dans l’éventualité où une situation semblable se présentait.

Annexe A : Ordonnances de délégation en vigueur en 2017-2018

Annexe B : Rapport statistique de 2017-2018

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l'information

Période d'établissement de rapport : 2017-04-01 to 2018-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

2.2  Exceptions

2.3  Exclusions

2.4  Support des documents communiqués

2.5  Complexité

2.5.1  Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2  Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3  Autres complexités

2.6  Présomptions de refus

2.6.1  Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2  Nombre de jours de retard

2.7  Demandes de traduction

PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

PARTIE 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2  Durée des prorogations

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

PARTIE 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

PARTIE 8 – Plaintes et enquêtes

PART 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales