Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Arrêté de délégation
  • Charge de travail
  • Respect des délais
  • Communication
  • Plaintes
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée
• Sommaire des questions clés et mesures prises à la suite des plaintes
• Atteintes importantes à la vie privée
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Communications dans l’intérêt public
• Surveillance de la conformité
• Annexe A

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels préserve la vie privée des individus en protégeant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Elle accorde également aux individus un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. Le Commissariat à l’information du Canada est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2007. Il utilise toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels et fournir un accès rapide aux renseignements personnels qu’il détient lorsqu’il en reçoit la demande.

Le présent rapport, préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, fait le point sur les activités du Commissariat en matière de protection de la vie privée pour l’exercice 2022-2023.

Le Commissariat à l’information a été créé en 1983 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour appuyer le ou la titulaire du poste de Commissaire à l’information dans ses fonctions. Il a pour mandat de réaliser des enquêtes efficaces, justes et confidentielles sur les plaintes qui lui sont adressées concernant le traitement des demandes d’accès par les institutions fédérales. La nature confidentielle de ces enquêtes, lesquelles sont réalisées par des enquêteurs et enquêteuses, permet aux parties concernées de faire valoir leur position relativement aux questions en cause.

Le Commissariat appuie la Commissaire dans son rôle de conseillère auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions touchant l’accès à l’information. De plus, il plaide continuellement en faveur d’un accès à l’information au Canada grâce à des initiatives ciblées, comme la Semaine du droit à l’information, et un dialogue constant avec les Canadiens et Canadiennes, le Parlement et les institutions fédérales.

Structure organisationnelle

Le Commissariat appuie la Commissaire dans son rôle de conseillère auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions touchant l’accès à l’information.

La Commissaire est épaulée par un effectif d’environ 128 employés, dont l’équipe de la haute direction qui est composée de 3 sous-commissaires :

• Sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
• Sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
• Sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation

L’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du Secteur des services juridiques et des affaires publiques. La gestionnaire de l’AIPRP et le sous-commissaire des Services juridiques et des Affaires publiques détiennent le plein pouvoir délégué en vertu de la Loi.

Le Commissariat dispose d’une petite équipe de spécialistes qui s’occupent des activités de l’organisation en matière d’AIPRP, à savoir traiter les demandes, publier de manière proactive les demandes d’accès terminées, offrir de la formation sur les questions d’accès et de protection des renseignements personnels aux nouveaux membres du personnel ainsi qu’élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures pour veiller à ce que l’institution respecte ses obligations en vertu des lois. En 2022-2023, l’Unité comptait une gestionnaire de l’AIPRP et trois agentes de l’AIPRP.

Le Commissariat n’a pris part à aucun accord de services en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements.

Arrêté de délégation

L’arrêté de délégation suivant était en vigueur au 31 mars 2023.

Version texte

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Delegation orders for the purpose of the Access to Information Act and the Privacy Act

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Commissaire à l’information du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Commissariat à l’information du Canada.  Le présent arrêté de délégation annule et remplace tout arrêté antérieur fait en vertu de l’article 73.

Cet arrêté de délégation prend effet le 22 mai 2018.

Daté, à la ville de Gatineau, ce 22 jour de mai 2018

Original signé par

The Information Commissioner of Canada, pursuant to Section 73 of the Access to Information Act and of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the Information Commissioner of Canada as the head of a government institution that is, the Office of the Information Commissioner of Canada. This Delegation Order supersedes all previous Delegation Orders pursuant to section 73.

This delegation order is effective on May 22, 2018

Dated, at the City of Gatineau, this 22 day of May 2018

Original signed by

______________________________________________

Caroline Maynard

Commissaire à l’information du Canada

Information Commissioner of Canada

Version texte

Annexe

Annexe / Schedule
Poste / Position	Loi sur la protection des renseignements personnelset règlement / Privacy Actand Regulations	Loi sur l’accès à l’informationet règlement / Access to Information Act and Regulations
Sous commissaire, Services juridiques et Affaires publiques / Deputy Commissioner, Legal Services and Public Affairs	Autorité Absolue / Full Authority	Autorité Absolue / Full Authority
Gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels / Manager, Access to Information and Privacy	Autorité Absolue / Full Authority	Autorité Absolue / Full Authority
Agent de l’AIPRP / ATIP Officer	Articles de la Loi / Sections of the Act : aucune délégation / no delegation Articles du Règlement / Sections of the Regulations : 11(2), 11(4)	Articles de la loi / Sections of the Act : 4(2.1), 8(1), 11(6), 27(1), 27(4). Articles du Règlement / Sections of the Regulations : 6(1)

Rendement pour l’exercice 2022-2023

L’annexe A contient le rapport statistique du Commissariat sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2022-2023. La section suivante présente certains faits saillants de ce rapport ainsi que les grandes tendances liées à la charge de travail, au respect des délais et à la communication au cours des cinq derniers exercices. 

Charge de travail

En 2022-2023, le Commissariat a connu des hausses sans précédent dans tous les domaines. Il a reçu 43 nouvelles demandes, ce qui représente une hausse de 154 % par rapport à l’exercice précédent. De ce fait, il a traité 33 429 pages, ce qui représente une hausse de 979 %.

Aucune demande de renseignements personnels informelle n’a été reçue au cours de la période de référence.

Aucune demande n’a été reportée de 2021-2022, et aucune demande n’a été reportée à 2023‑2024.

Le Commissariat a reçu 1 demande de consultation, laquelle a été traitée au cours de la période de référence.

Respect des délais

Le Commissariat a terminé toutes les demandes au cours de la période de référence, et toutes les demandes reçues en 2022-2023 ont été terminées dans les délais. Ce dévouement constant à assurer un accès à l’information en temps opportun est l’un des piliers du programme d’AIPRP du Commissariat depuis plus de 10 ans. L’état des dossiers est surveillé en permanence par tous les membres de l’équipe de l’AIPRP pour veiller à ce que tous les dossiers soient traités dans les délais prévus par la Loi. Cela se fait à l’aide de rapports courants tirés de notre système de gestion des dossiers.

Le délai moyen de traitement des demandes de renseignements personnels en 2022-2023 était de 15,8 jours. En 2021-2022, il était de 18,3 jours; en 2020-2021, il était de 17,6 jours; et, en 2019-2020, il était de 17,5 jours. Aucune prorogation n’a été prise en vertu de l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Des 43 demandes que le Commissariat a terminées en 2022-2023, 21 l’ont été en l’espace de 1 à 15 jours. Les 22 autres dossiers restants ont été terminés en l’espace de 16 à 30 jours.

Aucune mesure prise pour lutter contre la pandémie de COVID-19 n’a eu d’incidence sur les activités du Commissariat.

Communication

En 2022-2023, le Commissariat a communiqué tous les documents en réponse à 12 demandes (soit 27,9 %). Des documents ont été partiellement communiqués en réponse à 11 autres dossiers (soit 25,5 %). De plus, 6 demandes ont été abandonnées (soit 14 %), et aucun document n’a été trouvé en réponse à 12 demandes (soit 27,9 %). Quant aux 2 dernières demandes, elles ont été traitées de manière informelle (soit 4,7 %). Au total, le Commissariat a divulgué 33 429 pages.

En 2022-2023, le Commissariat a invoqué des exceptions pour justifier son refus de communiquer des renseignements dans 13 des 43 demandes traitées. L’exception la plus souvent invoquée au cours de cet exercice était l’alinéa 22(1)b) (enquêtes), suivi de l’article 26 (renseignements personnels concernant un individu autre que celui qui a fait la demande) et de l’article 27 (secret professionnel de l’avocat). Ces trois exceptions sont systématiquement les trois principales exceptions invoquées. En règle générale, l’exception prévue à l’alinéa 22(1)b) est celle qui est la plus souvent invoquée.

Le Commissariat n’a pas communiqué de renseignements personnels dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m).

Plaintes

En 2022-2023, le Commissariat à la protection de la vie privée a reçu 2 plaintes à propos du traitement, par le Commissariat à l’information, de questions relatives à la vie privée. Elles ont toutes deux été abandonnées.

Formation et sensibilisation

L’équipe de l’AIPRP offre de la formation continue sur les questions d’accès et de protection des renseignements personnels au personnel du Commissariat. En 2022-2023, l’Unité a organisé des séances de formation officielles pour tous les nouveaux membres du personnel. Au total, 15 personnes ont participé à ces séances. Des séances de formation informelles ont également été organisées de manière ponctuelle avec les membres actuels du personnel, selon les besoins.

Politiques, lignes directrices et procédures

Aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure n’a été mise en œuvre au cours de la période de référence.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Plusieurs initiatives ont été entreprises en 2022-2023 afin d’améliorer l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels au sein du Commissariat.

Mise à jour du système de gestion des dossiers

Une nouvelle base de données a été créée, et tous les préparatifs ont été faits pour passer à la version la plus récente d’ATIPXpress, le système de gestion des dossiers en usage au Commissariat. Grâce à cette nouvelle version, dont le lancement a eu lieu le 1^er avril 2023, le traitement des demandes sera beaucoup plus efficace, et il y aura moins de difficultés techniques.

Récupération de documents électroniques

L’équipe de l’AIPRP a reconnu la nécessité de mettre en place un système de récupération des documents qui tient compte du travail à distance et de la numérisation croissante des documents. Avec le soutien de la haute direction, elle a travaillé en collaboration avec ses partenaires du groupe de la technologie de l’information et de la gestion de l’information afin d’élaborer un nouveau processus fondé sur le numérique. Ce processus comprend une liste de contrôle en matière de récupération mieux détaillée, un cadre désigné pour les fichiers de récupération, ainsi que des changements aux rôles et responsabilités des bureaux de première responsabilité. Cette initiative s’est avérée très fructueuse, et nous continuons d’y apporter des modifications pour résoudre les difficultés au fur et à mesure qu’elles se présentent.

Projet pilote sur l’application Outils de gestion de l’AIPRP en ligne

Le Commissariat a fait partie d’un groupe d’institutions sélectionnées qui ont eu la possibilité de participer à la phase d’essai de la nouvelle application Outils de gestion de l’AIPRP en ligne, laquelle a été conçue par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ces essais ont commencé le 1^er avril 2022. Tout au long de cette phase, les membres de l’équipe de l’AIPRP du Commissariat ont fourni des commentaires utiles au SCT, ce qui a contribué au lancement réussi de l’application en juillet 2022. C’est d’ailleurs à ce moment que l’application est devenue accessible à toutes les institutions.

Sommaire des questions clés et mesures prises à la suite des plaintes

Bien que 2 plaintes aient été reçues au cours de la période de référence, elles ont toutes deux été abandonnées. Par conséquent, aucune recommandation n’a été formulée.

Atteintes importantes à la vie privée

Il n’y a pas eu d’atteintes importantes à la vie privée en 2022-2023.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFPV) a été menée en 2022-2023. Cette EFPV a été commandée afin d’analyser l’application de l’article 6.1 de la Loi sur l’accès à l’information, lequel permet aux institutions de demander l’autorisation à la Commissaire de ne pas donner suite aux demandes vexatoires, entachées de mauvaise foi ou qui constituent autrement un abus du droit de faire une demande de communication. Afin d’examiner ces demandes d’autorisation, le Commissariat a élaboré un processus de collecte et de communication de renseignements qui est transparent et qui respecte les obligations prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’EFPV englobe le processus qui permet d’assumer la responsabilité conférée au Commissariat, son déroulement, les risques encourus et les stratégies d’atténuation. 

Un sommaire de cette évaluation sera prochainement publié sur le site Web du Commissariat.

Communications dans l’intérêt public

Le Commissariat n’a pas communiqué de renseignements personnels dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m).

Surveillance de la conformité

Le Commissariat surveille la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels de différentes manières, notamment par la tenue de réunions d’équipe périodiques et de réunions bilatérales ainsi que par la communication, à la direction, d’un rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement des dossiers.

Afin de veiller au respect des délais, l’Unité de l’AIPRP du Commissariat ne consulte d’autres institutions fédérales que si la situation l’exige. Ces consultations sont conformes à l’avis de mise en œuvre, publié par le SCT, et se font de manière à ce qu’elles permettent de fournir des réponses en temps opportun.

Le droit d’accès du public à l’information se reflète dans les contrats, les ententes concernant l’échange d’informations et les accords par l’inclusion de clauses standards visant à faire connaître les obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l'information

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 to 2023-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1  Motifs des prorogations

6.2  Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommendations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l’information

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5: Numéro d'assurance social (NAS)

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des rensignements personels