Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023-2024

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Arrêté de délégation
• Rendement en 2023-2024
  • Charge de travail
  • Respect des délais
  • Communication
  • Plaintes
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée
• Sommaire des questions clés et mesures prises à la suite des plaintes
• Atteintes importantes à la vie privée
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Communications dans l’intérêt public
• Surveillance de la conformité
• Annexe A

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels préserve la vie privée des individus en protégeant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Elle accorde également aux individus un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. Le Commissariat à l’information du Canada est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2007. Il utilise toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels et fournir un accès rapide aux renseignements personnels qu’il détient lorsqu’il en reçoit la demande.

Le présent rapport, préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, fait le point sur les activités menées en matière de protection de la vie privée par le Commissariat en 2023-2024.

Le Commissariat à l’information a été créé en 1983 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour appuyer le ou la titulaire du poste de Commissaire à l’information dans ses fonctions. Il a pour mandat de réaliser des enquêtes efficaces, justes et confidentielles sur les plaintes qui lui sont adressées concernant le traitement des demandes d’accès par les institutions fédérales. La nature confidentielle de ces enquêtes, lesquelles sont réalisées par des enquêteurs et enquêteuses, permet aux parties concernées de faire valoir leur position relativement aux questions en cause.

Le Commissariat appuie la Commissaire dans son rôle de conseillère auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions touchant l’accès à l’information. De plus, il plaide continuellement en faveur d’un accès à l’information au Canada grâce à des initiatives ciblées, comme la Semaine du droit à l’information, et un dialogue constant avec les Canadiens et Canadiennes, le Parlement et les institutions fédérales.

Structure organisationnelle

Le Commissariat appuie la Commissaire dans son rôle de conseillère auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions touchant l’accès à l’information.

La Commissaire est épaulée par un effectif d’environ 128 employés, dont l’équipe de la haute direction qui est composée de 3 sous-commissaires :

• Sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
• Sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
• Sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation

L’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du Secteur des services juridiques et des affaires publiques. La gestionnaire de l’AIPRP, le sous-commissaire des Services juridiques et des Affaires publiques ainsi que le directeur principal des Communications et des Affaires publiques détiennent le plein pouvoir délégué en vertu de la Loi.

Le Commissariat dispose d’une petite équipe de spécialistes qui s’occupent des activités de l’organisation en matière d’AIPRP, à savoir traiter les demandes, publier de manière proactive les demandes d’accès terminées, offrir de la formation sur les questions d’accès et de protection des renseignements personnels aux nouveaux membres du personnel ainsi qu’élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures pour veiller à ce que l’institution respecte ses obligations en vertu des lois. En 2023-2024, l’Unité comptait une gestionnaire de l’AIPRP et trois agentes de l’AIPRP.

Le Commissariat n’a pris part à aucun accord de services en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements.

Arrêté de délégation

L’arrêté de délégation suivant était en vigueur au 31 mars 2024.

Rendement en 2023-2024

L’annexe A contient le rapport statistique du Commissariat sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2023-2024. La section ci-après présente certains faits saillants de ce rapport ainsi que les grandes tendances liées à la charge de travail, au respect des délais et à la communication au cours des cinq derniers exercices.

Charge de travail

Le Commissariat a observé une baisse dans la plupart des domaines en 2023-2024. Il a reçu 41 nouvelles demandes, ce qui représente une légère baisse de 4,65 % par rapport à l’exercice précédent. De ce fait, il a traité 4 442 pages, ce qui représente une baisse de 86,71 %.

Il y a eu une demande de renseignements personnels informelle qui a été reçue au cours de la période de référence.

Aucune demande n’a été reportée de 2022-2023, et aucune demande n’a été reportée à 2024-2025.

Aucune demande de consultation n’a été reçue au cours de la période de référence.

Respect des délais

Le Commissariat a terminé toutes les demandes au cours de la période de référence, et toutes les demandes reçues en 2023-2024 ont été terminées dans les délais. Ce dévouement constant à assurer un accès à l’information en temps opportun est l’un des piliers du programme d’AIPRP du Commissariat depuis plus de 10 ans. L’état des dossiers est surveillé en permanence par tous les membres de l’équipe de l’AIPRP pour veiller à ce que tous les dossiers soient traités dans les délais prévus par la Loi. Cela se fait à l’aide de rapports courants générés par notre système de gestion des dossiers.

Le délai moyen de traitement des demandes de renseignements personnels en 2023-2024 était de 17,4 jours. En 2022-2023, il était de 15,8 jours; en 2021-2022, il était de 18,3 jours; et, en 2020-2021, il était de 17,6 jours. Aucune prorogation n’a été prise en vertu de l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Des 41 demandes que le Commissariat a terminées en 2023-2024, 11 l’ont été en l’espace de 1 à 15 jours, 29 l’ont été en l’espace de 16 à 30 jours, et 1 l’a été dans les délais prescrits en raison d’un jour férié.

Communication

En 2023-2024, le Commissariat a communiqué tous les documents en réponse à 10 demandes (soit 24,39 %). Des documents ont été partiellement communiqués en réponse à 7 autres dossiers (soit 17,07 %). Il y a eu 3 demandes qui ont fait l’objet d’un désistement (7,31 %), 21 demandes pour lesquelles aucun document n’a été trouvé en réponse à celles-ci (51,23 %), et 1 demande a été traitée de manière informelle. Au total, le Commissariat a divulgué 4 302 pages.

En 2023-2024, le Commissariat a invoqué des exceptions pour justifier son refus de communiquer des renseignements dans 7 des 41 demandes traitées. L’exception la plus fréquemment invoquée au cours de cet exercice était l’alinéa 22(1)b) (enquêtes), suivi de l’article 26 (renseignements personnels concernant un individu autre que celui qui a fait la demande) et de l’article 27 (secret professionnel de l’avocat). Ces trois exceptions sont systématiquement les trois principales exceptions invoquées. En règle générale, l’exception prévue à l’alinéa 22(1)b) est celle qui est la plus fréquemment invoquée.

Le Commissariat n’a pas communiqué de renseignements personnels dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m).

Plaintes

En 2023-2024, le Commissariat à la protection de la vie privée a reçu 2 plaintes à propos du traitement, par le Commissariat à l’information, de questions relatives à la vie privée. Elles ont toutes deux fait l’objet d’un désistement.

Formation et sensibilisation

L’équipe de l’AIPRP offre de la formation continue sur les questions d’accès et de protection des renseignements personnels au personnel du Commissariat. En 2023-2024, l’Unité a organisé des séances de formation officielles pour tous les nouveaux membres du personnel. Au total, 15 personnes ont participé à ces séances. Des séances de formation informelles ont également été organisées de manière ponctuelle avec les membres actuels du personnel, selon les besoins.

Politiques, lignes directrices et procédures

Aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure n’a été mise en œuvre au cours de la période de référence.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Plusieurs initiatives ont été entreprises en 2023-2024 afin d’améliorer l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels au Commissariat.

Mise à jour du système de gestion des dossiers

La version 11.1 d’ATIPXpress, dont le lancement a eu lieu le 1er avril 2023, a permis de traiter les demandes très efficacement, sans trop de difficultés techniques.

Récupération de documents électroniques

L’équipe de l’AIPRP a reconnu la nécessité de mettre en place un système de récupération des documents qui tient compte du travail à distance et de la numérisation croissante des documents. Avec le soutien de la haute direction, elle a travaillé en collaboration avec ses partenaires du groupe de la technologie de l’information et de la gestion de l’information afin d’élaborer un nouveau processus fondé sur le numérique. Ce processus comprend une liste de contrôle en matière de récupération mieux détaillée, un cadre désigné pour les fichiers de récupération, ainsi que des changements aux rôles et responsabilités des bureaux de première responsabilité. Jusqu’à présent, cette initiative a permis de faciliter la transition vers Mikan (SharePoint), notre nouveau système de gestion de contenu.

Sommaire des questions clés et mesures prises à la suite des plaintes

Bien que 2 plaintes aient été reçues au cours de la période de référence, elles ont toutes deux fait l’objet d’un désistement. Par conséquent, aucune recommandation n’a été formulée.

Atteintes importantes à la vie privée

Il n’y a pas eu d’atteintes importantes à la vie privée en 2023-2024.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Trois évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFPV) ont été menées en 2023-2024, et une EFPV a fait l’objet d’une modification.

EFPV concernant l’application de l’article 6.1 de la Loi sur l’accès à l’information (motifs pour ne pas donner suite à la demande)

Une EFPV a été commandée afin d’analyser l’application de l’article 6.1 de la Loi sur l’accès à l’information, lequel permet aux institutions de demander l’autorisation à la Commissaire de ne pas donner suite aux demandes vexatoires, entachées de mauvaise foi ou qui constituent autrement un abus du droit de faire une demande de communication. Afin d’examiner ces demandes d’autorisation, le Commissariat a élaboré et mis en œuvre, en 2023-2024, un processus transparent de collecte et de communication de renseignements qui respecte les obligations prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’EFPV englobe le processus qui permet d’assumer la responsabilité conférée au Commissariat, son déroulement, les risques encourus et les stratégies d’atténuation.

EFPV concernant le formulaire électronique de l’entente de travail en mode hybride

Cherchant à moderniser ses opérations et à maximiser ses capacités technologiques, le Commissariat a décidé de convertir, en format électronique, son formulaire d’entente de travail en mode hybride. Ainsi, le formulaire pourra être soumis par voie électronique à l’aide des technologies existantes du réseau.

EFPV concernant le système de gestion de contenu (Mikan/SharePoint)

Le SGDDI sera remplacé par Mikan, une application basée sur Microsoft SharePoint qui assurera une gestion supérieure du cycle de vie de l’ensemble des ressources d’information électroniques contenues au Commissariat. Mikan sera l’unique dépôt pour tous les documents opérationnels électroniques et toutes les ressources d’information.

Le point sur l’EFPV concernant le formulaire de plainte en ligne

Le système de formulaire de plainte en ligne permet, via un portail sur le site Web du Commissariat, de déposer des plaintes concernant les demandes d’accès faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et concernant d’autres questions liées à la demande et à l’obtention de documents en vertu de la partie 1 de la Loi. Grâce à cet outil en ligne, le processus de dépôt des plaintes sera plus rapide et plus efficace, ce qui contribuera à améliorer le service offert par le Commissariat au public et aux institutions fédérales.

Un sommaire de ces EFPV sera publié prochainement sur le site Web du Commissariat.

Communications dans l’intérêt public

Le Commissariat n’a pas communiqué de renseignements personnels dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m).

Surveillance de la conformité

Le Commissariat surveille la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels de différentes manières, notamment par la tenue de réunions d’équipe périodiques et de réunions bilatérales ainsi que par la communication, à la direction, d’un rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement des dossiers.

Afin de veiller au respect des délais, l’Unité de l’AIPRP du Commissariat ne consulte d’autres institutions fédérales que si la situation l’exige. Ces consultations sont conformes à l’avis de mise en œuvre, publié par le SCT, et se font de manière à ce qu’elles permettent de fournir des réponses en temps opportun.

Le droit d’accès du public à l’information se reflète dans les contrats, les ententes concernant l’échange d’informations et les accords par l’inclusion de clauses standards visant à faire connaître les obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l'information

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 to 2024-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1  Motifs des prorogations

6.2  Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommendations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l’information

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

1.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

2.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 3: Numéro d'assurance social (NAS)

Section 4: Accès universel sous la Loi sur la protection des rensignements personels