Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2023-2024

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
  • Commissaire à l’information ad hoc
• Arrêtés de délégation
• Rendement en 2023-2024
  • Charge de travail
  • Respect des délais
  • Communication
  • Exceptions invoquées
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information
• Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
• Sommaire des questions clés et mesures prises à la suite des plaintes
• Rapport sur les frais d’accès à l’information pour l’application de la Loi sur les frais de service
• Surveillance de la conformité
• Annexe A

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet de protéger le droit du public d’avoir accès aux documents relevant des institutions fédérales, tout en veillant à ce que le recours aux exceptions et aux exclusions soit limité et précis. La Loi prévoit également que toute décision relative à la communication des renseignements doit être examinée indépendamment du gouvernement. Le présent rapport, préparé et déposé conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service, fait le point sur les activités menées en matière d’accès à l’information par le Commissariat à l’information du Canada en 2023-2024.

Le Commissariat a été créé en 1983 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour appuyer le ou la titulaire du poste de Commissaire à l’information dans ses fonctions. Il a pour mandat de réaliser des enquêtes efficaces, justes et confidentielles sur les plaintes qui lui sont adressées concernant le traitement des demandes d’accès par les institutions fédérales. La nature confidentielle de ces enquêtes, lesquelles sont réalisées par des enquêteurs et enquêteuses, permet aux parties concernées de faire valoir leur position relativement aux questions en cause.

Le Commissariat appuie la Commissaire dans son rôle de conseillère auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions touchant l’accès à l’information. De plus, il plaide continuellement en faveur d’un accès à l’information au Canada grâce à des initiatives ciblées, comme la Semaine du droit à l’information, et un dialogue constant avec les Canadiens et Canadiennes, le Parlement et les institutions fédérales.

Structure organisationnelle

Le Commissariat appuie la Commissaire dans son rôle de conseillère auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions touchant l’accès à l’information.

La Commissaire est épaulée par un effectif d’environ 128 employés, dont l’équipe de la haute direction qui est composée de 3 sous-commissaires :

• Sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
• Sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
• Sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation

L’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du Secteur des services juridiques et des affaires publiques. La gestionnaire de l’AIPRP, le sous-commissaire des Services juridiques et des Affaires publiques ainsi que le directeur principal des Communications et des Affaires publiques détiennent le plein pouvoir délégué en vertu de la Loi.

Le Commissariat dispose d’une petite équipe de spécialistes qui s’occupent des activités de l’organisation en matière d’AIPRP, à savoir traiter les demandes, publier de manière proactive les demandes d’accès terminées, offrir de la formation sur les questions d’accès et de protection des renseignements personnels aux nouveaux membres du personnel ainsi qu’élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures pour veiller à ce que l’institution respecte ses obligations en vertu des lois. En 2023-2024, l’Unité comptait une gestionnaire de l’AIPRP et trois agentes de l’AIPRP.

Le Commissariat s’assure que toutes les exigences en matière de divulgation proactive sont respectées, notamment par des publications qui sont effectuées dans les délais prévus par la Loi.

Il n’a pris part à aucun accord de services en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Commissaire à l’information ad hoc

Les personnes qui estiment que le Commissariat a mal traité leur demande d’accès sont autorisées à déposer une plainte. Afin de prévenir tout conflit d’intérêts et de garantir l’intégrité du processus de plainte, la commissaire à l’information ad hoc enquête sur les plaintes concernant les demandes d’accès présentées au Commissariat.

Anne E. Bertrand assume les fonctions de ce poste depuis le 1er juin 2018.

Arrêtés de délégation

Les arrêtés de délégation suivants étaient en vigueur au 31 mars 2024.

Rendement en 2023-2024

L’annexe A contient le rapport statistique du Commissariat sur la Loi sur l’accès à l’information pour l’exercice 2023-2024. La section ci-après présente certains faits saillants de ce rapport ainsi que les grandes tendances liées à la charge de travail, au respect des délais et à la communication au cours des cinq derniers exercices.

Charge de travail

Le Commissariat a observé une baisse dans la plupart des domaines en 2023-2024.

Il a reçu 69 nouvelles demandes, ce qui représente une baisse de 15,85 % par rapport à l’exercice précédent. De ce fait, il a traité 17 662 pages, ce qui représente une baisse de 79,26 %.

Il a reçu 8 demandes de consultation, ce qui représente une baisse de 42,85 %.

Il a reçu 22 demandes informelles, ce qui représente une baisse de 47,62 %.

Une demande a été reportée de 2022-2023, mais elle a été terminée en 2023-2024. Une autre demande a été reportée à 2024-2025. Toutes les demandes ont été traitées dans les délais prévus par la Loi en 2023-2024.

Comme le montre la figure 1, le nombre annuel de demandes officielles peut grandement varier au Commissariat.

Figure 1 : Nouvelles demandes, de 2019-2020 à 2023-2024

Il convient de mentionner qu’une tendance s’est dessinée au fil des années : la majorité des demandes reçues au Commissariat proviennent des membres du public. En 2023-2024, 49 demandes (soit 71 %) provenaient des membres du public, 10 demandes (soit 15 %) provenaient de personnes ayant refusé de préciser le type de catégorie à laquelle elles appartiennent, 4 demandes (soit 6 %) provenaient du secteur universitaire, 3 demandes (soit 4 %) provenaient du secteur commercial, 2 demandes (soit 3 %) provenaient de l’organisation et 1 demande (soit 1 %) provenait des médias.

Compte tenu de son travail d’enquête sur les plaintes, le Commissariat reçoit chaque année de nombreuses demandes liées à des plaintes. En 2023-2024, la majorité des demandes reçues concernaient des renseignements sur des enquêtes particulières ou des documents généraux d’orientation sur les enquêtes.

Figure 2 : Nombre de pages traitées, de 2019-2020 à 2023-2024

En 2023-2024, le Commissariat a traité 17 662 pages dans le cadre de réponses à des demandes d’accès officielles. En plus de ces demandes, il reçoit chaque année des demandes d’accès informelles. Celles-ci visent souvent des documents qui ont été communiqués auparavant. Le Commissariat a répondu à 22 demandes d’accès informelles en 2023-2024 et traité un total de 19 587 pages. Ce sont donc 37 249 pages qui ont été traitées en réponse à des demandes d’accès officielles et informelles.

Le Commissariat a reçu 8 demandes de consultation en 2023-2024, ce qui représente une hausse comparativement aux 6 demandes reçues en 2022-2023. Il ne fournit pas de recommandations sur l’application des exceptions en réponse aux demandes de consultation présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. En effet, la Commissaire pourrait être amenée plus tard à enquêter sur des plaintes concernant le recours, par l’institution, à ces dispositions de la Loi pour refuser de communiquer des renseignements. Le fait de ne pas faire de recommandations permet à la Commissaire de maintenir son impartialité et d’éviter les conflits d’intérêts.

Respect des délais

Le respect des délais est l’un des critères les plus importants afin d’offrir un service exemplaire aux personnes qui font des demandes. En effet, le fait de répondre aux demandes d’accès aussi rapidement que possible constitue la base même du système d’accès.

Figure 3 : Délai de traitement des demandes d’accès, 2023-2024

La Loi sur l’accès à l’information exige que les institutions répondent aux demandes dans un délai de 30 jours. Lorsque les institutions estiment qu’elles seront incapables de répondre à une demande dans un délai de 30 jours, elles peuvent prendre une prorogation de délai, pourvu qu’au moins l’une des conditions prévues à l’article 9 de la Loi soit respectée. En conformité avec le principe de respect des délais, le Commissariat s’efforce de garder ces prorogations aussi courtes que possible.

L’état des dossiers est surveillé en permanence par tous les membres de l’équipe de l’AIPRP pour veiller à ce que tous les dossiers soient traités dans les délais prévus par la Loi. Cela se fait à l’aide de rapports courants tirés du système de gestion des dossiers du Commissariat. La haute direction est tenue au courant des dossiers grâce à des rencontres d’information hebdomadaires.

Des 69 demandes que le Commissariat a terminées en 2023-2024, 95 % l’ont été en moins de 30 jours (figure 3), 54 %, en 15 jours ou moins, et 42 %, en l’espace de 16 à 30 jours.

En 2023-2024, le Commissariat a pris 2 prorogations de délai pour répondre aux demandes : 1 prorogation a duré moins de 30 jours et 1 prorogation a duré de 31 à 60 jours. Il y en a 1 qui a été prise pour consulter d’autres institutions fédérales, et l’autre a été prise en raison d’une recherche menée parmi un grand nombre de documents.

Le Commissariat a répondu à toutes les demandes reçues en 2023-2024, soit 69 demandes, dans le délai de 30 jours (ou le délai prorogé), de sorte qu’il n’a eu aucune « présomption de refus ».

Figure 4 : Délai de traitement moyen des demandes, de 2019-2020 à 2023-2024

Une autre mesure du respect des délais est le délai moyen de traitement d’une demande. Le délai moyen de traitement du Commissariat en 2023-2024 était de 19,7 jours.

Comme le montre la figure 4, au cours des cinq derniers exercices, le Commissariat affichait avec constance un délai moyen de traitement de moins de 30 jours.

Communication

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet de protéger le droit d’accès aux documents relevant des institutions fédérales, tout en veillant à ce que le recours aux exceptions et aux exclusions soit limité et précis. Par conséquent, le Commissariat s’efforce de communiquer aux personnes qui font des demandes autant de renseignements que possible et ne soustrait à la communication que les renseignements qui doivent l’être.

En 2023-2024, le Commissariat a communiqué tous les documents en réponse à 6 demandes (soit 9 %) des 69 dossiers terminés. Ces demandes visaient divers documents d’orientation, documents de procédures internes ainsi que d’autres documents courants.

Le Commissariat a communiqué une partie des renseignements demandés à l’égard de 29 dossiers (soit 42 %). Dans de nombreux cas, les demandes se rapportaient à des enquêtes. Le Commissariat ne peut communiquer les documents d’enquêtes avant que ces enquêtes et toute instance afférente ne soient achevées. À ce moment, certains de ces documents pourront être communiqués, comme il est énoncé à l’article 16.1 de la Loi.

En 2023-2024, le Commissariat a reçu 26 demandes pour lesquelles aucun document n’a été trouvé, ce qui représente 37 % du nombre total des demandes.

Exceptions invoquées

Le Commissariat a invoqué 7 différentes exceptions lui permettant de retrancher des renseignements dans ses réponses à des demandes sur l’ensemble des 34 dossiers qui ont été caviardés. Aucune exclusion n’a été invoquée.

L’alinéa 16.1(1)c) de la Loi, qui considère expressément les documents associés aux enquêtes du Commissariat comme étant des exceptions, a été invoqué dans 26 des 34 dossiers pour lesquels des renseignements n’ont pas été communiqués. Il s’agit d’une exception obligatoire.

À l’instar des exercices précédents, l’alinéa 16.1(1)c) a été l’exception la plus fréquemment invoquée par le Commissariat au cours de la période de référence. Ayant été invoqué dans 10 des 34 dossiers, le paragraphe 19(1), qui exige le prélèvement de renseignements personnels, a été la deuxième exception la plus utilisée. Il s’agit également d’une exception obligatoire.

La Loi exclut également certains renseignements, tels que les documents confidentiels du Cabinet (article 69) ou les documents mis en vente [alinéa 68a)]. Aucune exclusion n’a été invoquée en 2023-2024.

Formation et sensibilisation

Le Commissariat sensibilise les gens au droit d’accès à l’information au Canada grâce à des initiatives ciblées, comme la Semaine du droit à l’information, et à un dialogue constant avec les Canadiens et Canadiennes, le Parlement et les institutions fédérales.

L’équipe de l’AIPRP offre de la formation continue sur les questions d’accès et de protection des renseignements personnels au personnel du Commissariat. En 2023-2024, l’Unité a organisé des séances de formation officielles pour tous les nouveaux membres du personnel. Au total, 15 personnes ont participé à ces séances. Des séances de formation informelles ont également été organisées de manière ponctuelle avec les membres actuels du personnel, selon les besoins. De plus, les Services juridiques ont offert de la formation approfondie sur la Loi à l’ensemble des nouveaux enquêteurs et des nouvelles enquêteuses.

Politiques, lignes directrices et procédures

Aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure n’a été mise en œuvre au cours de la période de référence.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Le Commissariat est une institution fédérale qui figure à l’annexe I de la Loi sur l’accès à l’information.

Il s’est acquitté de ses obligations en matière de divulgation proactive en veillant à ce que tous les renseignements pertinents fassent l’objet d’une publication en ligne dans les délais prévus par la Loi. En 2023-2024, le Commissariat a atteint un taux de conformité de 100 %.

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Plusieurs initiatives ont été entreprises en 2023-2024 afin d’améliorer l’accès à l’information au sein du Commissariat.

Mise à jour du système de gestion des dossiers

La version 11.1 d’ATIPXpress, dont le lancement a eu lieu le 1er avril 2023, a permis de traiter les demandes très efficacement, sans trop de difficultés techniques.

Récupération de documents électroniques

L’équipe de l’AIPRP a reconnu la nécessité de mettre en place un système de récupération des documents qui tient compte du travail à distance et de la numérisation croissante des documents. Avec le soutien de la haute direction, elle a travaillé en collaboration avec ses partenaires du groupe de la technologie de l’information et de la gestion de l’information afin d’élaborer un nouveau processus fondé sur le numérique. Ce processus comprend une liste de contrôle en matière de récupération mieux détaillée, un cadre désigné pour les fichiers de récupération, ainsi que des changements aux rôles et responsabilités des bureaux de première responsabilité. Jusqu’à présent, cette initiative a permis de faciliter la transition vers Mikan (SharePoint), notre nouveau système de gestion de contenu.

Sommaire des questions clés et mesures prises à la suite des plaintes

En 2023-2024, la commissaire à l’information ad hoc a reçu 10 plaintes concernant le traitement de demandes d’accès par le Commissariat. De ces 10 plaintes, 5 ont été jugées valides et elles ont fait l’objet d’une enquête, y compris celle qui a été reportée à 2024-2025. Il a été conclu qu’aucune des plaintes n’était fondée. Le rapport annuel de la commissaire à l’information ad hoc a été publié en annexe du rapport annuel de la Commissaire à l’information. Dans le but de régler les plaintes promptement, le Commissariat a rapidement donné suite aux demandes de la commissaire à l’information ad hoc.

Rapport sur les frais d’accès à l’information pour l’application de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Instrument habilitant : Loi sur l’accès à l’information
• Frais payables : Un versement de droits de 5 $ est exigé de la personne qui fait une demande d’accès, mais le Commissariat dispense cette personne de ce versement afin d’éviter tout obstacle à l’accès à l’information.
• Total des revenus : 0 $
• Droits ayant fait l’objet d’une dispense ou d’un remboursement : Le montant total des droits ayant fait l’objet d’une dispense s’est élevé à 345 $ au cours de la période de référence.
• Coût de fonctionnement du programme : 218 370 $

Surveillance de la conformité

Le Commissariat surveille la conformité à la Loi sur l’accès à l’information de différentes manières, notamment par la tenue de réunions d’équipe périodiques et de réunions bilatérales ainsi que par la communication, à la direction, d’un rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement des dossiers.

Afin de veiller au respect des délais, l’Unité de l’AIPRP du Commissariat ne consulte d’autres institutions fédérales que si la situation l’exige. Ces consultations sont conformes à l’avis de mise en œuvre, publié par le SCT, et se font de manière à ce qu’elles permettent de fournir des réponses en temps opportun.

Le droit d’accès du public à l’information se reflète dans les contrats, les ententes concernant l’échange d’informations et les accords par l’inclusion de clauses standards visant à faire connaître les obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Chaque secteur au sein du Commissariat a la responsabilité de surveiller l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements qui sont de son ressort et qui sont publiés de manière proactive.

Annexe A

Nom de l’institution : Commissariat à l’information

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

*A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1  Coûts

11.2  Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l’information

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

1.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

2.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 3: Numéro d'assurance social (NAS)

Section 4: Accès universel sous la Loi sur la protection des rensignements personels