Rapport financier trimestriel pour le trimestre se terminant le 30 juin 2020

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement,  au personnel et au programme

1. Introduction

Le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) a préparé le présent rapport trimestriel aux termes de l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce document devrait être lu de pair avec le Budget principal des dépenses. Il n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

La commissaire à l’information représente le premier niveau d’examen indépendant des décisions du gouvernement en ce qui concerne les demandes d’accès à l’information relevant des institutions fédérales. La Loi sur l’accès à l’information (LAI) exige que la commissaire fasse enquête sur toutes les plaintes qu’elle reçoit. (En vertu des modifications apportées à la Loi en juin 2019, la commissaire peut maintenant refuser ou cesser d’enquêter sur les plaintes qu’elle juge comme étant futiles, frivoles, vexatoires, entachées de mauvaise foi ou autrement un abus du droit d’accès.) Le deuxième niveau d’examen indépendant est la Cour fédérale.

Pour de plus amples renseignements sur le mandat, les responsabilités et les activités de programme du Commissariat, on peut consulter son Plan ministériel 2020-2021.

1.1 Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport trimestriel a été préparé selon la comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et utilisées par le Commissariat, en conformité avec le Budget principal des dépenses 2020-2021. Les organismes fédéraux ne peuvent dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les organisations reçoivent, par l’entremise de lois de crédits, des limites annuelles approuvées ou, par l’entremise de lois, des pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées. À la lumière de ce qui précède, ce rapport trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière concernant l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le Commissariat utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation et la présentation des états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel.  Toutefois, les autorisations de dépenser votées par le Parlement sont encore établies en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

Au premier trimestre, l’état des autorisations ci-dessous indique que le Commissariat a dépensé 26,1 % de ses autorisations disponibles pour l’exercice 2020-2021. Cet état indique aussi une diminution de 4 548 000$ dans les autorisations disponibles qui est principalement attribuable à la réduction des crédits du Budget principal des dépenses. En raison de la pandémie COVID-19 et des sessions limitées au printemps pour que le Parlement puisse étudier les crédits, le Règlement de la Chambre des communes a été modifié pour prolonger la période d'étude à l'automne. Le Commissariat devrait recevoir les pleins crédits pour le Budget principal des dépenses 2020- 21 en décembre 2020.

Comme le tableau 1 l’indique, les dépenses budgétaires totales du Commissariat ont diminué de 310 000 $ ou de 10,8 % au 30 juin 2020 par rapport à la même période en 2019-2020. Cela s’explique principalement par une diminution significative des services professionnels suite à la cessation de la majorité des contrats d’aide temporaires en raison de la pandémie et des gains d’efficacité des ressources internes. Par ailleurs, il y a eu une diminution d’achat d’équipements due aux remplacements d’équipements informatiques en 2019-2020.

3. Risques et incertitudes

La COVID-19, déclarée pandémie en mars 2020, a eu une incidence sur les enquêtes du Commissariat au premier trimestre. Puisque l’organisation a amélioré ses processus pour mener des enquêtes uniquement par voie électronique en 2019-2020 et grâce au travail extraordinaire de l'équipe des technologies de l'information du Commissariat, tous les employés ont pu, en quelques jours, travailler à domicile avec accès au réseau. Dans l’ensemble, les fonctions corporatives se sont déroulées normalement, facilitées par la mise en œuvre rapide de la transmission des versions électroniques des documents et la mise en place des signatures électroniques. Au premier trimestre, le Commissariat a commencé à planifier un accès sélectif au bureau, par ailleurs fermé, pour les services essentiels et à planifier pour de nouveaux outils afin de faciliter davantage le travail à distance. Bien que les fonctions corporatives n'aient pas été significativement touchées par la pandémie et que les enquêteurs sont en mesure de poursuivre leurs activités, les enquêtes ont été entravées par l'arrêt des opérations liées à l’accès à l’information dans de nombreux ministères.

Le Commissariat a réalisé des gains d’efficacité notables au cours des dernières années et poursuivra cet objectif en 2020 2021. Cependant, le fait de fonctionner avec un financement temporaire année après année a entraîné une rupture de la continuité et un ralentissement de l’élan, ce qui a fini par empêcher la prestation de services adéquats aux Canadiens et par engendrer une augmentation du nombre de dossiers. Par conséquent, le Commissariat a demandé des fonds dans le cadre du budget de 2020 pour augmenter de façon permanente sa capacité de mener des enquêtes pour la réduction de l’inventaire. La stabilité qui en résultera mènera à l’amélioration de l'efficacité et à une meilleure position du Commissariat pour réagir efficacement si le volume élevé de plaintes continue de croître, et ce, au milieu de l'incertitude provoquée par la pandémie. Si les fonds ne sont pas accordés, l'inventaire pourrait augmenter considérablement compte tenu du volume élevé des plaintes reçues. Cela risque de compromettre l’intégrité du programme du Commissariat, sous la forme d’importants délais dans les enquêtes sur les plaintes et de délais de réponse plus longs.

Le Commissariat a déterminé que les ressources humaines constituent un risque perpétuel. La question récurrente et délicate des ressources limite ce qui peut être accompli, malgré les meilleurs efforts. En augmentant sa capacité de mener des enquêtes, le Commissariat risque d’épuiser davantage le bassin déjà restreint de spécialistes de l’accès à l’information dans les institutions fédérales. Pour atténuer ce risque, le Commissariat a élargi le bassin d’employés potentiels, sur le plan de l’expérience et de la formation, dans lequel il puise. Parallèlement, face au roulement élevé du personnel, attribuable à cette forte demande et à la concurrence intense qui en découle entre les institutions pour attirer les talents, le Commissariat inscrit les nouveaux employés à son programme de perfectionnement et offre d’autres possibilités internes de croissance et d’avancement professionnels,  dans le but d’accroître le maintien en poste.

Le Commissariat continue de prendre des mesures pour atténuer les problèmes liés à la mise en œuvre du nouveau système de rémunération Phénix pour ses employés et pour surveiller de près, au besoin, les rajustements au titre des salaires.

4. Changements importants quant au fonctionnement,  au personnel et au programme

Il n’y a pas eu de changements importants quant au fonctionnement, au personnel et au programme au cours du premier trimestre de 2020-2021.

Document approuvé par :

Gatineau, Canada
30 juin 2020

État des autorisations (non vérifié)

* N’inclut que les autorisations disponibles pour l’exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Tableau 1 : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

* N'inclut que les autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.