Santé Canada (Re), 2021 CI 2

Date : 2021-01-21
Numéros de dossiers du Commissariat : 3219-00763 et 3219-00764
Numéros de dossiers de l’institution : A-2017-000925 et A-2017-000926

Sommaire

La partie plaignante alléguait que Santé Canada n’avait pas effectué une recherche raisonnable pour trouver des documents en réponse à deux demandes d’accès visant des renseignements sur des producteurs et utilisateurs personnels ou désignés de cannabis médical. Les documents produits en réponse aux demandes provenaient d’une base de données sur les producteurs de cannabis médical détenteurs d’une licence en vertu du Règlement sur l’accès au cannabis à des fins médicales (RACFM). Santé Canada reconnaissait qu’il y aurait pu avoir d’autres documents pertinents dans une seconde base de données, mais que les efforts requis pour les récupérer seraient déraisonnables. Le Commissariat à l’information était d’accord, compte tenu de la quantité de travail manuel requise pour récupérer les documents possiblement pertinents.

Les plaintes sont non fondées.

Plaintes

[1] La partie plaignante alléguait que Santé Canada n’avait pas effectué une recherche raisonnable pour trouver des documents en réponse à deux demandes d’accès visant des renseignements sur des producteurs et utilisateurs personnels ou désignés de cannabis médical.

Enquête

[2] En réponse aux demandes d’accès, Santé Canada a produit deux tableaux d’information préparés exclusivement à partir d’une base de données sur les producteurs de cannabis médical détenteurs d’une licence en vertu du Règlement sur l’accès au cannabis à des fins médicales (RACFM). Cette base de données ne contient pas d’information au sujet des producteurs autorisés à conserver leur licence délivrée sous l’ancien régime de réglementation (le Règlement sur l'accès à la marihuana à des fins médicales ou RAMFM) et dont la licence n’a pas été modifiée ou renouvelée sous le régime du RACFM.

[3] L’enquête portait sur l’obligation qui incombait à Santé Canada de faire des recherches dans des bases de données, autres que celle contenant les dossiers relatifs au RACFM, afin de trouver des documents répondant aux demandes d’accès.

Santé Canada a-t-il effectué une recherche raisonnable pour trouver des documents pertinents?

[4] Le paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l’accès à l’information prévoit que le responsable d’une institution fédérale « fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

[5] L’obligation qui incombe à une institution d’effectuer une recherche raisonnable pour trouver des documents pertinents signifie qu’un employé expérimenté dans le sujet visé consacre des efforts raisonnables à repérer de l’information répondant à la demande. Le seuil qui doit être atteint est le « caractère raisonnable » et non la perfection.

[6] Dans le cas qui nous occupe, Santé Canada a cherché et récupéré des données de codes postaux relatives à des producteurs de cannabis médical actuels détenteurs d’une licence en vertu du RACFM, mais soutenait qu’il n’aurait pas été raisonnable de déployer des efforts pour trouver et récupérer des renseignements supplémentaires possiblement pertinents dans sa base de données Secure Access Medical Marijuana (SAMM II) [« Accès sûr à la marihuana à des fins médicales »], qui contient des renseignements sur les détenteurs de licence en vertu de l’ancien régime de réglementation, le RAMFM. De plus, Santé Canada soutenait que même s’il avait été possible de repérer et de récupérer ce type de données, ses employés auraient dû les combiner manuellement à celles extraites de la base de données des producteurs de cannabis médical détenteurs de licence en vertu de du RACFM afin de produire des documents répondant aux demandes.

[7] Pour appuyer sa position, Santé Canada a expliqué que l’utilisation de la base de données SAMM II et de son contenu a été suspendue à la suite de l’entrée en vigueur du RACFM, le 21 mars 2014; par la suite, il est devenu impossible d’y modifier ou d’y mettre à jour des renseignements. Cette base se compose d’environ 30 000 entrées relatives à des demandes distinctes ou des détenteurs de licence distincts en vertu de l’ancienne réglementation. Seules certaines de ces entrées concernent des producteurs actuels qui n’ont pas obtenu de nouvelle licence sous le régime du RACFM. La base de données SAMM II n’est pas non plus équipée de fonctions de recherche avancées ni liée à la base de données des producteurs de cannabis médical détenteurs d’une licence en vertu du RACFM de Santé Canada.

[8] Par conséquent, bien que SAMM II puisse contenir des données concernant les producteurs dont la licence délivrée en vertu du RAMFM est demeurée valide sans modification sous le régime du RACFM, afin de repérer et de récupérer ces renseignements, Santé Canada aurait dû faire ce qui suit :

examiner individuellement les données contenues dans (environ) 30 000 entrées afin de repérer l’information se rapportant aux producteurs qui pourraient continuer d’exercer des activités avec une licence délivrée sous le régime du RAMFM;
faire des recoupements entre ces données et les renseignements que contient la nouvelle base de données de Santé Canada pour tenter d’éliminer les dédoublements;
en cas d’incertitude, communiquer avec chaque producteur pour vérifier s’il continue d’exercer des activités avec une licence délivrée sous le régime du RAMFM.

[9] Santé Canada estimait que ce processus prendrait environ 467 jours ouvrables et que les renseignements recueillis pourraient ne pas être entièrement exacts, par exemple, si Santé Canada n’était en mesure de communiquer avec aucun des producteurs qui continuent d’exercer des activités avec une licence délivrée sous l’ancien régime.

[10] Selon l’information et les observations reçues, le Commissariat est d’avis que la recherche et la récupération de données de codes postaux relatives aux producteurs actuels de cannabis médical détenteurs d’une licence en vertu du RACFM étaient raisonnables. Le Commissariat est également d’avis qu’il n’aurait pas été raisonnable de déployer les efforts requis pour repérer et récupérer des renseignements supplémentaires possiblement pertinents dans la base de données SAMM II.

[11] À ce sujet, le Commissariat remarque également que, si Santé Canada avait raisonnablement pu repérer et récupérer des renseignements pertinents supplémentaires dans la base de données SAMM II, il n’aurait pas eu besoin de produire un document pour combiner ces renseignements à ceux provenant de la base de données sur les producteurs de cannabis médical détenteurs d’une licence en vertu du RACFM.

[12] Le paragraphe 4(3) exige qu’une institution fédérale produise un document pour répondre à la demande si :

le document peut être produit à partir d’un « document informatisé » relevant de l’institution fédérale au sens que celle-ci a normalement à sa disposition le matériel, le logiciel et les compétences techniques nécessaires à la préparation dudit document;
la production du document n’entraverait pas de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.

[13] Dans le cas qui nous occupe, Santé Canada n’aurait pas pu combiner des données provenant de la base de données SAMM II à ceux de sa nouvelle base de données au moyen de matériel, d’un logiciel ou de compétences techniques qu’il avait normalement à sa disposition afin de produire des documents répondant à la demande.

[14] Le Commissariat est d’avis que Santé Canada a effectué une recherche raisonnable pour trouver des documents en réponse aux deux demandes d’accès.

Résultats

[15] Les plaintes sont non fondées.

L’article 41 de la Loi confère à la partie plaignante qui reçoit le présent compte rendu le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. La partie plaignante doit exercer ce recours en révision dans un délai de 35 jours ouvrables après la date du compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43.