Réponse du Commissariat à l’information à la consultation menée auprès des parties plaignantes

Réponse du Commissariat à l’information à la consultation menée auprès des parties plaignantes
Recommandation	Principales mesures à prendre	Réponse du Commissariat
1. Concevoir et mettre en oeuvre un système de gestion des enquêtes destiné aux parties plaignantes Pour améliorer la communication avec les parties plaignantes et permettre la consultation en temps réel des mises à jour sur les enquêtes, le Commissariat devrait envisager de mettre en oeuvre un système de gestion des enquêtes en ligne destiné aux parties plaignantes. Ce système permettrait aux parties plaignantes ayant un compte en ligne protégé par mot de passe de suivre l'évolution des enquêtes, de surveiller les délais, de téléverser et télécharger des documents et de communiquer avec les enquêteurs et enquêteuses.	Analyser les capacités internes, la faisabilité, les besoins en ressources et l'incidence de la mise en oeuvre d'un système de gestion des enquêtes destiné aux parties plaignantes.	Compte tenu de l'infrastructure et des ressources financières actuelles, le Commissariat n'est pas en mesure de mettre en oeuvre un système de gestion des enquêtes destiné aux parties plaignantes. Le Commissariat réévaluera la situation une fois que la migration vers l'environnement infonuagique sera achevée, soit en 2026-2027. Il existe un projet visant à intégrer la gestion des plaintes au service de Demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor, lequel devra aussi faire l'objet d'une évaluation. Le Commissariat poursuit ses efforts en vue d'améliorer ses processus, notamment en assurant des communications fréquentes avec les parties plaignantes. Celles-ci peuvent à tout moment s'adresser à l'enquêteur ou l'enquêteuse qui s'occupe de leur(s) plainte(s) et lui demander de faire le point sur la situation. Consulter la page Foire aux questions du Commissariat pour obtenir de plus amples renseignements.
	Déterminer et évaluer les options de système offertes pour choisir celle qui correspond le mieux aux priorités et aux besoins.
	Collaborer avec l'équipe-conseil en gestion du changement pour gérer les changements à l'interne et à l'externe et ainsi assurer une intégration et une acceptation harmonieuses du système par les parties prenantes.
2. Améliorer le site Web du Commissariat Pour améliorer l'expérience des personnes qui utilisent le site Web du Commissariat, ce dernier devrait envisager de procéder à des modifications techniques.	Ajouter une fonction d'enregistrement automatique ou prolonger le délai d'inactivité pour les formulaires de plainte en ligne.	Le Commissariat a déjà prolongé le délai d'inactivité de 20 à 45 minutes. Il a aussi augmenté la limite maximale de caractères de 500 à 2000 mots. Toutefois, compte tenu de l'infrastructure actuelle, il n'est pas possible pour le moment d'ajouter une fonction d'enregistrement automatique. Le Commissariat réévaluera la situation une fois que la migration vers l'environnement infonuagique sera achevée, soit en 2026-2027.
	Rendre le site Web et le formulaire de plainte en ligne accessibles à l'étranger.	En raison de préoccupations liées à la cybersécurité, le formulaire de plainte en ligne n'est pas accessible aux personnes se trouvant à l'extérieur du Canada. Cela dit, ces personnes peuvent utiliser le formulaire de plainte en format PDF pour déposer une plainte auprès du Commissariat. Le Commissariat procédera à une évaluation de sécurité afin de déterminer les risques liés à la cybersécurité si l'accès au formulaire de plainte en ligne est permis à certains pays. Une décision sera prise d'ici la fin de l'exercice 2024-2025.
	Mettre en place un centre d'assistance sur le site Web pour renforcer les relations et accélérer la communication entre le Commissariat et les parties plaignantes. Si possible, envisager d'ajouter une fonction de clavardage en direct ou d'agent conversationnel.	Le Commissariat ne dispose pas de l'infrastructure ou des ressources nécessaires pour mettre en place une fonction de clavardage en direct sur son site Web. Les parties plaignantes peuvent à tout moment s'adresser à l'enquêteur ou l'enquêteuse qui s'occupe de leur(s) plainte(s) et lui demander de faire le point sur la situation. Consulter la page Foire aux questions Commissariat pour obtenir de plus amples renseignements.
	Instaurer une procédure de vérification ponctuelle de fonctionnement des liens du site Web.	Le Commissariat procède actuellement à l'activation d'un processus automatisé qui permettra de repérer les liens brisés et de les corriger (d'ici la fin de l'année civile 2024).
	Déterminer les ressources financières, humaines et technologiques nécessaires aux modifications techniques.	Les besoins en ressources seront évalués pour chaque amélioration proposée.
3. Normaliser et optimiser le processus d'enquête Pour normaliser les interactions des parties plaignantes avec le personnel du Greffe et les enquêteurs et enquêteuses, le Commissariat devrait normaliser et optimiser le processus d'enquête.	Définir en collaboration avec un tiers une procédure normalisée pour aider les enquêteurs et enquêteuses à mieux comprendre la Loi et l'analyse fondée sur des scénarios.	La réduction du temps que prend le Commissariat pour assigner une plainte ainsi que la réduction du temps nécessaire pour conclure une enquête une fois celle-ci assignée sont des priorités clés. Le fait d'assigner et de conclure rapidement les enquêtes sur les plaintes fait en sorte que les Canadiens et Canadiennes reçoivent l'information à laquelle ils ont droit. Il fait également en sorte que, si nécessaire, les parties plaignantes puissent se prévaloir du deuxième niveau d'examen indépendant, à savoir la Cour fédérale. Bon nombre de documents d'orientation se rapportant au processus d'enquête ont récemment été publiés, dont les suivants: Processus de traitement des plaintes et d'enquête au Commissariat à l'information Réponses aux demandes d'accès par les institutions: quand et comment? Exception à la divulgation: avis, comptes rendus, positions et projets Quels sont les résultats possibles de ma plainte? Foire aux questions Politique: mesures d'adaptation dans la prestation de services par le Commissariat à l'information Loi sur l'accès à l'information : dispositions pertinentes Outils et apprentissage: les personnes en situation de handicap et l'accessibilité Fiche conseils: rédaction inclusive Soyez au fait des dernières nouvelles du Commissariat sur les médias sociaux: X et LinkedIn.
	Sonder les enquêteurs et enquêteuses pour cerner leurs défis et optimiser l'efficacité de la procédure.	Conformément à son engagement à donner des directives à jour et efficaces aux enquêteurs et enquêteuses, le Commissariat les consulte régulièrement afin de relever les problèmes d'engorgement dans les processus.
	Former les enquêteurs et enquêteuses sur les sujets suivants: communication inclusive, reconnaissance des préjugés et sécurité psychologique.	À l'automne 2023 et à l'hiver 2024, le Commissariat a donné une formation obligatoire à l'ensemble des enquêteurs et enquêteuses sur le service à la clientèle et la façon de gérer des situations difficiles. Le Commissariat organise périodiquement des séances de discussions sur l'équité, la diversité et l'inclusion (EDI) à l'intention de tout le personnel. Les conférenciers invités abordent divers sujets, notamment le travail avec des personnes handicapées, la lutte contre le racisme et la promotion de l'inclusion des perspectives neurodivergentes. Les messages hebdomadaires adressés aux membres du personnel comprennent des informations qui les guident et les aident à rédiger des textes cohérents et respectueux envers les peuples autochtones et à leur intention. Ces messages comprennent aussi diverses autres initiatives en matière d'EDI au sein du Commissariat et de la fonction publique.
4. Simplifier l'interprétation de la Loi Pour s'assurer que les parties plaignantes comprennent les exigences de la Loi, le Commissariat devrait fournir une interprétation simplifiée de la Loi.	Actualiser et diffuser le Guide des enquêteurs pour l'interprétation de la Loi sur l'accès à l'information.	Des travaux sont en cours pour augmenter le nombre de documents d?orientation de la Commissaire à l'information sur l'interprétation de la Loi publiés sur le site Web du Commissariat. En 2023-2024, le Commissariat a publié toutes lesordonnances rendues par la Commissaire sur des plaintes administratives (275) et tous les comptes rendus (35) renfermant une ordonnance sur une plainte de refus dans sa base de données de décisions. Le Commissariat a également publié 10 comptes rendus ne renfermant aucune ordonnance qui, selon la Commissaire, peuvent servir à orienter les institutions et les parties plaignantes. Les comptes rendus sont aussi publiés sur le site CanLII.
	Inclure des exemples et des scénarios réels pour illustrer l'interprétation des différents articles de la Loi.
5. Publier les résultats d'enquêtes Pour accélérer la publication de l'information, le Commissariat devrait mettre en ligne des statistiques en temps réel et à jour sur les enquêtes terminées sur son site Web.	Évaluer les répercussions sur les ressources de la publication de ces données plus d'une fois par année (c.-à-d., rapport annuel).	Les données relatives au nombre de plaintes reçues et de dossiers de plainte fermés chaque année sont publiées dans les rapports annuels du Commissariat. Le Commissariat compte aussi publier ces données, mises à jour régulièrement, sur son site Web d'ici la fin de l'exercice 2024-2025.
6. Gestion du changement Pour améliorer la communication et la mise en oeuvre des changements de politiques ou de procédures, le Commissariat devrait mettre en oeuvre les principes de gestion du changement.	Définir les changements et leur incidence sur les parties prenantes.	Le Commissariat s?engage à communiquer de façon proactive avec les parties prenantes régulièrement par l?intermédiaire de son site Web et de ses médias sociaux.
	Déterminer et offrir la formation et l'information pertinentes aux parties prenantes touchées.
	Créer une équipe de gestion du changement ou collaborer avec des spécialistes à l'intégration d'un plan de gestion du changement.
	Communiquer de façon proactive avec les parties prenantes avant la mise en oeuvre des changements.
7. Demander des améliorations à la Loi Pour améliorer la Loi sur l'accès à l'information, la Commissaire devrait envisager de demander d'y apporter des modifications.	Établissement de mécanismes pour accroître l'obligation de rendre compte des institutions.	Le Commissariat assure une surveillance indépendante des pratiques du gouvernement fédéral en matière d'accès à l'information en menant des enquêtes sur les plaintes qui lui ont été présentées au titre de la Loi et en travaillant de concert avec les institutions afin de garantir qu?elles respectent leurs obligations en vertu de la Loi. Même si la résolution informelle demeure, de loin, la façon la plus efficace de conclure une enquête sur une plainte, la Commissaire utilise la pleine mesure de ses pouvoirs, y compris rendre des ordonnances lorsque les plaintes sont fondées. En 2023-2024, la Commissaire a rendu 310 ordonnances, dont 275 à la suite d'enquêtes sur des plaintes concernant des allégations relatives à un retard ou à une prorogation de délai et 35 à la suite d'enquêtes cherchant à établir, par exemple, si les institutions ont correctement appliqué les exceptions ou ont effectué une recherche raisonnable de documents. Les comptes rendus et les ordonnances sont aussi publiés dans la base de données des décisions du Commissariat.
	Autorisation d'une certaine souplesse en ce qui concerne le délai de 60 jours pour déposer une plainte.	En vertu de l'article 31 de la Loi sur l'accès à l'information, les parties plaignantes disposent de 60 jours civils pour déposer une plainte. Ainsi, la Commissaire n'a pas le pouvoir de proroger le délai de 60 jours. L'utilisation du verbe «doit» à l'article 31 signifie qu'il est obligatoire de déposer la plainte dans le délai de 60 jours. Lorsque ce délai n'est pas respecté, la Commissaire n'a pas le pouvoir d'enquêter sur la plainte et elle informe la partie plaignante qu'elle n'est pas recevable. Le Commissariat doit veiller au respect du délai de 60 jours afin de garantir la compétence de la Commissaire pour mener des enquêtes et veiller à la validité de ses ordonnances.
	Réduction des prorogations que peuvent prendre les institutions.	Pour proroger le délai de réponse, les institutions doivent, dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande d?accès, aviser la personne qui a fait la demande: qu'elles prennent une prorogation en vertu de l'alinéa9(1)a), b) et/ou c) pour répondre à la demande d'accès; de la durée de celle-ci [pour les prorogations en vertu des alinéas9(1)a) et b)]; que la personne a le droit de déposer une plainte auprès de la Commissaire à l'information à propos de la prorogation. Les institutions doivent également démontrer que les critères de l'alinéa du paragraphe 9(1) sur lesquels elles se fondent pour proroger le délai sont satisfaits. Le Commissariat examine les plaintes alléguant que la prorogation de délai prise n'est pas valable ou encore qu'elle est déraisonnable. La Commissaire n'hésitera pas à ordonner à une institution de répondre à une demande d'accès si la prorogation de délai prise n'est pas valable ou si la durée de la prorogation est déraisonnable.
	Définition des renseignements qui peuvent être communiqués par les institutions.	La Commissaire a plaidé en faveur de la divulgation proactive des informations d'intérêt public par les institutions et elle continuera de le faire.