Processus de traitement des plaintes et d’enquête au Commissariat à l’information

Le Greffe du Commissariat reçoit toutes les plaintes, que celles-ci aient été déposées par voie électronique, par courriel ou par la poste. Le personnel du Greffe vérifie ensuite chacune d’entre elles pour s’assurer qu’elle est recevable, en fonction des renseignements et des documents soumis par la partie plaignante (p. ex., des accusés de réception, des avis et des réponses en lien avec la demande d’accès initiale, le cas échéant, ou tout détail provenant d’autres communications avec l’institution).

Pour être recevable, une plainte doit comprendre tous les détails essentiels, avoir été déposée dans le délai prescrit de 60 jours (voir Délai de dépôt d’une plainte), ne pas être prématurée et relever du mandat de la Commissaire.

Si le Greffe conclut que la plainte n’est pas recevable, il en informe la partie plaignante.

Si la plainte est recevable, le Greffe en informe la partie plaignante et envoie un avis d’enquête à l’institution et à la partie plaignante, à moins que la Commissaire ne refuse de faire enquête (voir « Refuser ou cesser de faire enquête sur des plaintes » ci-dessous).

Renseignements complémentaires sur le Greffe et ce qu’il peut faire pour vous

Une fois que l’avis d’enquête est envoyé, le personnel du Greffe recueille des documents et des renseignements auprès de l’institution en vue d’entreprendre l’enquête. Ces documents peuvent comprendre le dossier de l’institution précisant comment elle a traité la demande d’accès, le cas échéant, les avis qu’elle a envoyés à la partie plaignante, la correspondance acheminée au sein de l’institution, les communications avec la partie plaignante et les autres parties (p. ex., les tiers) de même que les documents demandés.

L’enquêteur communique avec la partie plaignante, l’institution et les autres parties pour en savoir plus sur les circonstances de la plainte. Des recherches indépendantes pourraient également être réalisées dans le cadre de l’enquête (p. ex., la recherche de renseignements déjà accessibles au public sur des sites Web).

Afin de bien comprendre le fond de la plainte et les circonstances qui y ont mené (dont le traitement de toute demande d’accès), l’enquêteur examine tous les documents, renseignements, faits et points de vue dont il dispose. Il peut aussi effectuer un suivi auprès de la partie plaignante, de l’institution et des autres parties pour leur poser des questions ou clarifier certains points. Il peut notamment demander des observations écrites à l’une ou l’autre des parties.

Au fur et à mesure que les circonstances de la plainte se précisent, l’enquêteur peut collaborer avec la partie plaignante et l’institution afin de régler ou réduire les questions en litige (p. ex., faire en sorte que l’institution ne traite que les documents auxquels la partie plaignante s’intéresse tout particulièrement).

D’après l’analyse, l’enquêteur recommande à la Commissaire à l’information un résultat concernant la plainte.

Lorsque la Commissaire conclut au bien-fondé de la plainte (autrement dit, une ou plusieurs allégations sont fondées), elle peut ordonner des mesures à l’institution qu’elle estime adéquates pour régler les questions en litige. Par exemple, elle pourrait ordonner à l’institution de répondre à la demande d’accès avant une certaine date lorsqu’elle ne l’a pas encore fait ou de communiquer les documents lorsqu’elle en a refusé la communication. (Remarque : Le Commissariat ne peut pas fournir aux parties plaignantes les documents qu’elles ont demandés. Ceux-ci doivent être fournis par l’institution.) Elle peut aussi formuler toute recommandation qu’elle juge à propos.

Pour en savoir plus : Quels sont les résultats possibles de ma plainte?; Foire aux questions : Ordonnances de la Commissaire à l’information

De manière générale, la Commissaire à l’information doit faire enquête sur toutes les plaintes recevables. Cependant, il existe deux circonstances qui lui permettent de refuser ou cesser de faire enquête sur des plaintes, et ce, même si celles-ci sont de son ressort :

• la plainte est futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi [alinéa 30(4)a)];
• compte tenu des circonstances, l’enquête est inutile ou il est inutile de la poursuivre [alinéa 30(4)b)].

La Commissaire peut décider de refuser ou de cesser de faire enquête sur une plainte à tout moment, c’est-à-dire qu’elle peut décider de ne pas l’entreprendre ou de l’arrêter. Cette situation peut survenir lorsque la Commissaire a déjà mené une enquête sur la question faisant l’objet de la plainte.

La Commissaire peut également décider de refuser ou de cesser de faire enquête sur une plainte parce que l’institution a répondu à la demande d’accès (p. ex., lorsque la plainte concerne un retard dans la réponse ou la question de savoir si une prorogation de délai est déraisonnable). En prenant cette décision, elle peut évaluer, entre autres facteurs, si le fait de poursuivre la plainte aura un intérêt pratique, puisque l’institution a répondu – plus particulièrement, si une mesure concrète peut être ordonnée à l’institution eu égard à la plainte.

Lorsque la Commissaire décide de refuser ou de cesser de faire enquête sur une plainte, elle transmet un avis en vertu du paragraphe 30(5).

La Commissaire à l’information doit présenter un compte rendu à la partie plaignante, à l’institution et aux autres parties une fois que l’enquête est terminée et qu’elle est parvenue à une conclusion relativement à la plainte.

• Lorsqu’une plainte est fondée et que la Commissaire a l’intention de rendre des ordonnances et/ou de formuler des recommandations, le Commissariat transmet d’abord un rapport à l’institution.
  • Celui-ci fait état des conclusions de la Commissaire à l’issue de l’enquête.
  • Il comprend aussi le libellé des ordonnances et/ou des recommandations et invite l’institution à lui préciser si elle envisage de les mettre en œuvre (et, dans la négative, de lui faire part des raisons de ce refus [c’est obligatoire]).
  • Il ne s’agit pas d’une occasion pour l’institution de présenter de nouveaux renseignements ou de nouvelles observations sur le résultat de la plainte, puisque l’enquête est terminée.
• Pour toutes les enquêtes dont le résultat de la plainte est « fondée » ou « non fondée », le Commissariat transmet un compte rendu à la partie plaignante et à l’institution.
  • Celui-ci fait état des résultats obtenus par la Commissaire à l’issue de l’enquête.
  • Lorsque la Commissaire rend des ordonnances et/ou formule des recommandations, le compte rendu les mentionne et précise si l’institution a l’intention de les mettre en œuvre.
  • Si le commissaire à la protection de la vie privée et/ou les tiers ont eu le droit de présenter des observations au cours de l’enquête et l’ont fait, le Commissariat leur transmet aussi une copie du compte rendu.

Lorsqu’un compte rendu comprend des renseignements utiles pour les parties plaignantes, les institutions ou les autres parties, le Commissariat peut le publier sur son site Web.

Une fois que la Commissaire transmet son compte rendu, la partie plaignante, les institutions et les autres parties peuvent exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Les parties ont des délais à respecter pour exercer un tel recours. Les ordonnances de la Commissaire prennent effet après l’expiration de ces délais.

Pour en savoir plus : Comptes rendus de la Commissaire à l’information; Exercer un recours en révision devant la Cour fédérale; Foire aux questions : Ordonnances de la Commissaire à l’information