La partie plaignante allègue que le ministère de la Défense nationale (MDN) a erronément refusé de communiquer des renseignements en vertu du paragraphe 19(1) (renseignements personnels) de la Loi sur l’accès à l’information et n’a pas effectué une recherche raisonnable en réponse à la demande d’accès. La demande vise à obtenir des documents relatifs au financement d’un programme de résidence dans le secteur de la médecine pendant une période donnée. Les plaintes s’inscrivent dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Le MDN a admis qu’il n’avait pas appliqué le paragraphe 19(1) correctement lorsque cette disposition était invoquée et a fait une communication supplémentaire à la partie plaignante. La Commissaire à l’information était d’avis que les autres renseignements non communiqués satisfaisaient aux critères de l’exception.

Au cours de l’enquête, le MDN a effectué d’autres recherches et a trouvé des documents supplémentaires. La Commissaire a conclu que la recherche initiale effectuée par le MDN en réponse à la demande d’accès n’était pas raisonnable. De plus, l’enquête a permis de conclure que des documents supplémentaires pertinents auraient dû exister, mais que, pour diverses raisons, ils n’avaient pas été conservés par le MDN. La Commissaire a aussi conclu que le MDN n’a pas procédé à d’autres recherches pour s’assurer que tous les documents pertinents avaient été localisés au moment où il avait traité la demande.

La Commissaire a recommandé au MDN de veiller à ce que ses employés reçoivent de la formation et du soutien relativement aux responsabilités en matière de gestion de l’information et aux procédures connexes, et de veiller à ce qu’ils soient informés du fait qu’ils doivent se conformer à ces responsabilités. Le MDN a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite aux recommandations et a fait part de son plan visant à améliorer les pratiques de gestion des documents.

La plainte est fondée.