23 novembre 2023
Le 23 novembre 2023
De 9 h 30 à 10 h 30
Rencontre virtuelle
Membres :
Janine Sherman, membre externe (présidente)
André Grondines, membre externe
Caroline Maynard, Commissaire à l’information (absente)
Secrétaire du Comité :
France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique, et Services de transformation
Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)
Comité de la haute direction :
Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
Natacha Bernier, sous-commissaire intérimaire, Services juridiques et Affaires publiques
Invités :
James Ellard, directeur principal, Affaires publiques
Catherine Lapalme, directrice principale, Bureau du vérificateur général du Canada
Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)
Michael Walsh, conseiller en gestion financière
Ann Mousseau, directrice, Ressources humaines
Résumé de la réunion
Approbation du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la réunion du 20 septembre 2023.
Approbation du calendrier des activités à venir.
Présentation au sujet des trop-payés liés à Phénix.
Présentation des points saillants des initiatives et activités à venir.
1. Accueil et mot d’ouverture
La présidente souhaite la bienvenue aux participants. Madame Sherman mentionne qu’elle a assisté à la rencontre pour les membres des comités d’audit, qu’elle l’a trouvé fort utile, ainsi que M. Grondines.
France, qui remplace la Commissaire, informe les membres que Natacha Bernier occupera le poste de sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, par intérim jusqu’en janvier. De plus, elle annonce que Patrick Alexandre occupera le poste de Bojana Terzic de façon intérimaire puisqu’elle a quitté le Commissariat récemment pour accepter une promotion.
2. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 8 février 2023
Le compte rendu est approuvé avec des corrections mineures en anglais.
France mentionne que les deux plans d’action suivants sont encore en cours.
Ressources humaines – Dossier de dotation de la CFP et exercice de contrôle (l’élaboration de lignes directrices/d’outils pour évaluer le niveau de sécurité/le profil linguistique requis pour un poste est toujours en cours).
Évaluation des contrôles internes relatifs aux salaires et aux avantages sociaux des employés (principalement la mise en œuvre d’un nouveau système électronique de gestion des congés, même si MesRHGC et Phénix demeurent actifs).
Mesure de suivi :
Le compte rendu sera publié sur le site Web du Commissariat.
3. Mise à jour sur Phénix – contrôles internes
Sébastien Lafond et Ann Mousseau présentent les faits saillants, le volume et la valeur des transactions ainsi que les contrôles clés mis en place.
Mesure de suivi :
France Labine confirme qu’une mise à jour annuelle sera présentée aux membres du Comité.
4. Mise à jour de la DPV et DPF – Présentation par F. Labine
France présente quelques points saillants et indique que le plan ministériel de la sécurité a été entériné par la haute gestion.
Mesure de suivi :
Aucune mesure n’est requise.
5. États financiers – Présentation par S. Lafond
Le directeur principal, Finances, présente les états financiers de la période 6 de l’exercice 2023-2024, qui indiquent un léger surplus qui servira pour les projets de l’an prochain.
Mesure de suivi :
Aucune mesure n’est requise.
6. Mise à jour de la sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance – Présentation par L. Michaud
Layla présente les points saillants de son rapport et France indique que l’approche adoptée pour le sondage auprès des parties plaignantes servira aussi pour alimenter notre plan d’accessibilité.
Mesure de suivi :
Aucune mesure n’est requise.
7. Mise à jour de la sous-commissaire par intérim des Services juridiques et affaires publiques – Présentation par N. Bernier
Mme Bernier indique quelques suivis auprès des instances (Cour supérieure) qui ont été conclus ainsi que les prochaines étapes.
Mesure de suivi :
Aucune mesure n’est requise.
8. Mise à jour des Affaires publiques – Présentation par J. Ellard
Le directeur principal fait le point sur les événements récents. Enfin, il présente quelques points saillants du travail des Communications, des services de traduction et de l’unité d’AIPRP.
Mesure de suivi :
Aucune mesure n’est requise.
Séance à huis clos
Aucune séance n’a été prévue pour une discussion à huis clos.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue le 22 février 2024.