Plan d’action de la direction – recommandations du vérificateur
Le Commissariat à l’information du Canada a élaboré le présent plan d’action de la direction après avoir reçu le rapport d’évaluation final de Samson sur la fonction de Greffe du Commissariat. Au cours de l’évaluation, Samson a fait quelques observations clés sur des questions précises, et le Commissariat s’est engagé à prendre les mesures nécessaires pour traiter chacune d’entre elles.
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OBSERVATIONS DU VÉRIFICATEUR |
ENGAGEMENTS DU COMMISSARIAT |
MESURE À PRENDRE |
RESPONSABLE |
DATE CIBLE |
PROGRÈS |
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1. L’amélioration des outils électroniques du Greffe (c.-à-d. Intrac) augmenterait son efficacité. |
1.1 Mettre à jour les outils électroniques du Greffe et automatiser les fonctions lorsque cela est possible. |
1.1.1 Déterminer les besoins de l’organisation et évaluer la faisabilité (technique et opérationnelle) des options possibles. |
Secteur des services organisationnels |
En continu |
En cours |
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1.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au Comité de la haute direction (CHD) |
1er décembre 2021 |
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1.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés |
T1 2022-2023 |
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2. Le fait de fournir davantage d’information sur les motifs de plainte dans l’avis d’enquête du Commissariat pourrait permettre aux institutions de répondre plus rapidement et plus précisément aux demandes de documents. |
2.1 Faire preuve d’une plus grande clarté dans les communications aux institutions, tout en maintenant la souplesse des processus d’enquête du Commissariat. |
2.1.1 Déterminer les possibilités et les difficultés liées à des communications plus ciblées de la part du Greffe. |
Secteur des enquêtes |
En continu |
En cours |
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2.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD |
1er décembre 2021 |
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2.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés |
T4 2021-2022 |
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3. Les délais de réponse aux demandes de documents sont trop courts, et les prorogations sont devenues la norme. |
3.1 Prévoir des délais raisonnables pour que les institutions fournissent des documents au Greffe. |
3.1.1 Examiner les délais et les taux de respect des délais liés à la remise de documents par les institutions. |
Secteur des enquêtes |
En continu |
En cours |
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3.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD |
1er décembre 2021 |
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3.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés |
T4 2021-2022 |
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4. L’utilisation des mêmes documents pour plusieurs plaintes connexes pourrait réduire les redondances. |
4.1 Explorer les possibilités d’utiliser les mêmes documents pour plusieurs plaintes. |
4.1.1 Déterminer la faisabilité (opérationnelle et juridique) de l’utilisation des mêmes documents pour plusieurs plaintes connexes. |
Secteur des enquêtes et Services juridiques |
T4 2021-2022 |
Pas commencé |
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4.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD |
T1 2022-2023 |
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4.1.3 Mettre en œuvre les changements approuvés |
T2 2022-2023 |
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5. Des rapports de situation mensuels aideraient les institutions à coordonner en continu les activités dans leurs propres services. |
5.1 Accroître la transparence en fournissant des rapports de situation mensuels à toutes les institutions. |
5.1.1 Élaborer un plan pour communiquer les rapports de situation mensuels d’Intrac aux institutions. |
Secteur des enquêtes |
T4 2021-2022 |
Pas commencé |
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5.1.2 Présenter les conclusions et les recommandations au CHD |
T1 2022-2023 |
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5.1.3 Mettre en œuvre la solution approuvée |
T2 2022-2023 |