PROCESSUS : Demande d’autorisation à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès

L’article 6.1 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) prévoit que le responsable d’une institution fédérale peut demander l’autorisation écrite de la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès s’il estime que cette demande est :

• vexatoire; 
• entachée de mauvaise foi; ou
• constitue autrement un abus du droit de faire une demande d’accès.

Le responsable de l’institution fédérale ne peut pas refuser de donner suite à une demande d’accès au seul motif que les renseignements contenus dans le document ont fait l’objet d’une divulgation proactive au titre de la partie 2 de la Loi.

Le présent document d’orientation décrit le processus et les délais pour demander cette autorisation. La Commissaire peut choisir de modifier le processus et les délais selon le contexte et les circonstances d’un cas en particulier.

Points à considérer lors de la demande d’autorisation

Afin de demander l’autorisation de la Commissaire pour ne pas donner suite à une demande d’accès, les institutions doivent être d’avis que la demande d’accès satisfait à l’un ou plusieurs des critères énoncés au paragraphe 6.1(1).

Demander une telle autorisation pourrait priver un demandeur de son droit formel d’accès en lien avec la demande en question.

Vu la nature quasi constitutionnelle du droit d’accès à l’information, la Commissaire n’accordera l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès que si la demande d’autorisation est appuyée par des preuves claires, convaincantes et suffisamment détaillées.

Les institutions devraient d’ailleurs demander l’autorisation de la Commissaire seulement après avoir fait tous les efforts raisonnables pour aider le demandeur, conformément à l’obligation de prêter assistance (paragraphe 4(2.1)). Ceci comprend le fait d’aider les demandeurs à clarifier leur demande d’accès pour permettre à l’institution d’en réduire la portée et/ou de trouver le(s) document(s).

Processus pour demander l’autorisation

Remarque : Il est seulement possible de refuser de donner suite aux demandes d’accès présentées depuis le 21 juin 2019.

1. DEMANDE

L’institution doit envoyer un courriel au Commissariat à l’information, à l’adresse permission@oic-ci.gc.ca, indiquant qu’elle souhaiterait demander l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès. Dans un délai d’un jour ouvrable après la réception du courriel, le Commissariat ouvrira une conversation au moyen du service Connexion postel de Postes Canada, en utilisant l’adresse de courriel fournie par l’institution. Celle-ci recevra alors par courriel des instructions pour télécharger sa demande d’autorisation dans la conversation. L’institution disposera de 2 jours ouvrables pour télécharger sa demande d’autorisation.

Le Guide du participant Connexion postel se trouve ici : 
https://www.canadapost.ca/cpc/fr_CA/assets/cpc/uploads/files/postal-services/epost-connect-participant-guide-fr.pdf 

La demande d’autorisation doit inclure les informations suivantes : 

• une copie de la demande d’accès en question;
• le nom et les coordonnées du demandeur;
• la date à laquelle l’institution a reçu la demande d’accès;
• le numéro de demande d’accès de l’institution;
• une confirmation que l’institution a avisé le demandeur par écrit en même temps qu’elle a communiqué avec la Commissaire à l’information pour demander l’autorisation de ne pas donner suite à la demande d’accès, conformément au paragraphe 6.1(1.3) de la Loi;
• toutes les observations et preuves que l’institution souhaite utiliser pour démontrer que la demande d’accès satisfait aux critères établis au paragraphe 6.1(1) de la Loi;
• des observations et toute pièce justificative attestant des efforts déployés par l’institution pour respecter son obligation de prêter assistance en ce qui concerne la demande d’accès.

Les institutions ont une seule occasion d’expliquer pourquoi la Commissaire devrait les autoriser à ne pas donner suite à une demande d’accès. Le Commissariat n’acceptera aucune autre raison ou information sur la question, à moins que la commissaire à l’information estime que c’est nécessaire.

La Commissaire à l’information peut refuser une demande d’autorisation si elle est incomplète ou ne contient pas assez d’information pour lui permettre de décider si elle autorise l’institution à ne pas donner suite à la demande d’accès.

Le Commissariat s’attend à ce que les observations à l’appui de la demande soient soumises dans la langue officielle de la demande d’accès. Cela permettra d’assurer l’équité et l’efficience du processus lorsque les observations doivent être communiquées au demandeur afin de lui donner l’occasion de répondre.

Il incombe aux institutions de s’assurer que la communication est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels lorsqu’elles communiquent des renseignements personnels à la Commissaire à l’information dans le cadre d’une demande d’autorisation pour ne pas donner suite à une demande d’accès.

2. INFORMER LE DEMANDEUR

DÉLAIS POUR LES INSTITUTIONS

Les institutions peuvent soumettre une demande d’autorisation pour ne pas donner suite à une demande d’accès durant le délai de 30 jours dont elles disposent pour répondre à la demande d’accès initiale ou durant une prorogation de délai valide. Les demandes d’autorisation soumises après cette période ne seront pas acceptées.

Si la Commissaire à l’information détermine que la demande d’autorisation semble être justifiée, elle invitera le demandeur à se joindre à une conversation Connexion postel.* Le demandeur disposera alors de 10 jours ouvrables pour répondre et joindre à la conversation des observations expliquant en détail pourquoi il estime que l’institution devrait donner suite à la demande d’accès.

* Si le demandeur requiert qu’un autre processus que Connexion postel soit utilisé, des mesures seront prises pour l’accommoder.

DÉLAIS POUR LES DEMANDEURS

Le demandeur doit répondre au Commissariat et à l’institution dans un délai de 10 jours ouvrables en soumettant les raisons pour lesquelles l’institution devrait donner suite à la demande d’accès.

3. DÉCISION DE LA COMMISSAIRE À L’INFORMATION

En se fondant sur l’information reçue de l’institution et du demandeur, la Commissaire à l’information décide si elle acquiesce à la demande d’autorisation pour ne pas donner suite à une demande d’accès. Une copie de sa décision sera téléchargée dans la conversation.

DÉLAIS POUR LA COMMISSAIRE À L’INFORMATION 

L’objectif de la Commissaire est de traiter une demande d’autorisation pour ne pas donner suite à une demande d’accès dans un délai de 20 jours ouvrables.

4.  PROCHAINES ÉTAPES

Une fois la décision de la Commissaire reçue par l’institution, cette dernière doit prendre les mesures suivantes :

• Dans le cas où la Commissaire acquiesce à la demande d’autorisation, l’institution doit aviser le demandeur par écrit de sa décision de ne pas donner suite à la demande d’accès et de ses raisons, conformément au paragraphe 6.1(2) de la Loi. Le Commissariat est d’avis que l’institution doit également rembourser les droits de 5 $ au demandeur.
• Dans le cas où la Commissaire à l’information n’acquiesce pas à la demande d’autorisation, l’institution doit aviser le demandeur par écrit du refus de la Commissaire et de la date à laquelle le délai de traitement de la demande d’accès recommence à s’écouler. Voici un exemple pour illustrer le fonctionnement des délais : 
  • 1er juin : l’institution reçoit la demande d’accès; 
  • 11 juin : l’institution communique avec la Commissaire pour demander la permission de ne pas donner suite à la demande d’accès;
  • 22 juin : l’institution reçoit la décision de la Commissaire comme quoi elle ne l’autorise pas à ne pas donner suite à la demande d’accès;
  • 23 juin : date à laquelle le délai de traitement recommence à s’écouler; 
  • 12 juillet : date à laquelle la réponse doit être fournie en vertu de l’article 7 (à moins qu’une prorogation ait été prise ou que la demande d’accès ait été transférée).